摘要：文章針對管先海先生在《論“檔案包含文件”——從發(fā)收文角度看檔文關(guān)系并兼與劉東斌先生商榷》一文中提出的“檔案包含文件”這一顛覆傳統(tǒng)式的全面創(chuàng)新的學(xué)術(shù)觀點進(jìn)行商榷，指出該文存在邏輯推理錯誤和自相矛盾之處。并結(jié)合文件運動規(guī)律，深入分析支撐“檔案包含文件”觀點論據(jù)的不合理性，由此得出結(jié)論，并非檔案包含文件，而是檔案均由文件轉(zhuǎn)化而來。

關(guān)鍵詞：檔案 文件 關(guān)系 發(fā)文 收文

2008年第4期《檔案管理》刊登的管先海先生的《論“檔案包含文件”——從發(fā)收文角度看檔文關(guān)系并兼與劉東斌先生商榷》一文(以下簡稱《管文》)，讀后受益匪淺?？傮w上看，《管文》有兩層意思：“從發(fā)文角度看。檔案包括文件定稿、發(fā)文處理簽、印制的文件。而文件僅為印制的文件，故檔案包含文件；從收文角度看，檔案包括收文(文件)、收文處理簽，而文件僅為收文(文件)，故檔案包含文件。”表面上看。從發(fā)收文角度推斷出“檔案包含文件”這個結(jié)論似乎有一定合理性，恰似可以自圓其說，但是再深入推敲、琢磨便發(fā)現(xiàn)存在諸多疑點和漏洞。

1 《管文》所指的“文件”實為非常狹義的文件概念

在我國檔案界，文件概念有狹義和廣義之分，“狹義的文件概念主要有兩種情況：一種是針對文件所涉及的范圍而言，往往把文件狹義地限定為公務(wù)文書：另一種是針對文件的價值或者運動階段進(jìn)行限定，即把文件狹義地限定為僅僅指具有現(xiàn)行價值的文件?！被蛘哒f：“文件——既包括各機(jī)關(guān)向外發(fā)出和收進(jìn)的公文，也包括機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件。但不包括內(nèi)部使用的其他書面材料。例如簿冊、帳本、表格之類?！比欢豆芪摹分械奈募拍罡鼮楠M義，僅指根據(jù)文件定稿印制的、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字無誤、格式規(guī)范、公文生效的標(biāo)識齊全并具有法定效用的公文，即發(fā)文(文件)和收文(文件)，認(rèn)為文件的概念等同于現(xiàn)行公文的概念。在檔案學(xué)研究領(lǐng)域，這種十分狹義的文件概念，曾經(jīng)有過輝煌的歷史，并且長期占據(jù)主導(dǎo)地位；但是，文件的概念不是僵化不變的，它必須隨著文件自身的發(fā)展變化以及人們對文件認(rèn)識的深化而發(fā)展變化。社會的全面發(fā)展促使人們開始重新審視文件，于是出現(xiàn)了廣義的文件概念：“文件就是組織或個人在社會活動中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事務(wù)、表達(dá)意志、交流情況而制作的又構(gòu)成該項活動組成部分的記錄材料(用現(xiàn)代的話來說，文件就是人們?yōu)榱嗽跁r間和空間上傳遞信息而制作的固定了信息的物體)?！苯陙?，我國檔案界的文件觀念正由長期以來的“狹義文件”觀逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閺V義的文件觀，“從目前我國檔案學(xué)的研究現(xiàn)狀看，由于‘廣義文件觀’逐漸為我國檔案界所接受，因而按傳統(tǒng)的‘狹義文件觀’應(yīng)歸屬文書學(xué)研究范圍的許多課題，如文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論、電子文件管理理論等，現(xiàn)在事實上已納入了檔案學(xué)的研究范圍之內(nèi)，甚至已經(jīng)成了我國檔案學(xué)研究的重點內(nèi)容?！薄豆芪摹分幸暋拔募?“公文”，認(rèn)為文件僅是發(fā)文(文件)和收文(文件)，這違背了文件自身在不斷發(fā)展變化的趨勢，也阻礙了人們對文件認(rèn)識的進(jìn)一步深化。管先海先生正是基于極其狹義的文件概念，才得出“檔案包含文件”這一結(jié)論的，至于此結(jié)論合理與否，下文將依據(jù)狹義文件概念進(jìn)行分析。

2 《管文》中存在明顯的邏輯推理錯誤和自相矛盾

2.1 《管文》中“因為我們通常所說的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)即‘印制的文件’的內(nèi)容來自作為檔案重要內(nèi)容的‘文件定稿’，而文件上的‘簽發(fā)人’信息內(nèi)容則來自作為檔案重要內(nèi)容的‘發(fā)文處理簽’上的領(lǐng)導(dǎo)的簽名?！庇纱司屯瞥鼋Y(jié)論“從發(fā)文角度看，文件來自檔案?！惫P者認(rèn)為其中存在著明顯的邏輯推理錯誤，所以得出的推理結(jié)果或者結(jié)論十分牽強(暫且不說此時的“文件定稿”和“發(fā)文處理簽”是不是檔案，下文會有論述)，按照《管文》中的邏輯推理方式，同樣也可以得出這樣的結(jié)論：作為文件重要組成部分的載體——紙張。來自某某造紙廠。那是否可以說文件來自造紙廠?構(gòu)成文件的要素不是單一的，而是多樣的。從大的方面上來看，文件是信息符號和載體的結(jié)合體，是內(nèi)容和形式的統(tǒng)一體。單就構(gòu)成文件的某一要素來自x，然后便草率地推斷文件整體是來自x：單個局部的性質(zhì)決定整體的性質(zhì)，這是關(guān)鍵部分在一定條件下才發(fā)生的，所以從不科學(xué)的邏輯推理中得出的結(jié)論也是不科學(xué)的、不合理的，不乏有臆斷之嫌。

2.2 《管文》中出現(xiàn)前后自相矛盾的觀點。從發(fā)文角度看“作為檔案保存的一份完整的檔案最終形成的標(biāo)志應(yīng)是‘印制的文件’的形成，而我們通常所說的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)最終形成的標(biāo)志顯然也應(yīng)是‘印制的文件’的形成?！焙汀皺n案孕育文件”自相矛盾。既然檔案和發(fā)文(文件)都是以“印制的文件”的形式成為最終形成的標(biāo)志，兩者的形成不存在誰先誰后的問題，是同步共生的。那何謂檔案孕育了文件呢?先來看看“孕育”一詞在《現(xiàn)代漢語詞典》中的完整解釋：“動詞，懷胎生育，比喻既存的事物中醞釀著新生事物：海洋是孕育原始生命的溫床?！比绻麢n案和文件確如管先海先生所說的，兩者是同步共生，那根本就不存在檔案孕育文件。因為孕育就意味著有先后，它是既存事物衍生和培養(yǎng)新生事物的一個過程。因此，用懷孕母親與胎兒的關(guān)系來形容或者描述檔案與文件的關(guān)系尚欠妥當(dāng)。從發(fā)文角度看，如果真要問是誰孕育了文件?那只能說“文件定稿”和“發(fā)文處理簽”孕育了文件(印制的文件)。

3 對“文件定稿”、“發(fā)文處理簽”、“收文(文件)”和“收文處理簽”幾個概念的不同認(rèn)識

從發(fā)文角度看，管先海先生認(rèn)為檔案和文件都是以“印制的文件”的形成為最終形成的標(biāo)志?！艾F(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件三部分……顯然這三部分當(dāng)中‘印制的文件’最后形成。”既然“印制的文件”是最后形成且其形成之后作為檔案保存的一份完整的檔案才最終形成，那么“印制的文件”形成之前，即檔案最終形成之前?！拔募ǜ濉焙汀鞍l(fā)文處理簽”到底為何物?管先海先生在文章當(dāng)中沒有作出解釋，只是在“印制的文件”形成之后，才提到“文件定稿”和“發(fā)文處理簽”是現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案的核心內(nèi)容。

從收文角度看，《管文》中“盡管文件即我們通常所說的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的收文(文件)不是由本單位直接形成的，也不具有原始記錄性；但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位‘直接形成的’的‘原始記錄’，也具有原始記錄性，而現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統(tǒng)一體保存。”顯然。管先海先生認(rèn)為“收文(文件)”不具有原始記錄性。因為“收文(文件)”不是由收文單位直接形成的。另外，在收文這一階段，管先海先生雖然沒有明確說明檔案最終形成的標(biāo)志，但是《管文》中隱含著這樣的結(jié)論(在《管文》從檔案的本質(zhì)屬性、檔案的唯一性和檔案的形成三方面對收文與檔案的關(guān)系的論述中隱含)：“收文處理簽”的誕生就意味著檔案的最終形成，也就是說，“收文處理簽”一經(jīng)形成便是檔案。

到底是不是真如《管文》中所論述的那樣?個人就這幾個概念在以下提些不同看法。

3.1 文件定稿和發(fā)文處理簽。文件定稿即定稿，也稱原稿，它“是經(jīng)過修改審閱后由負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過會議正式討論通過的最后完成稿，是繕印發(fā)出所用的文件的正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，”而發(fā)文處理簽記載著單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)文件的信息，文件正本(印制的文件)上的簽發(fā)人信息就是來自發(fā)文處理簽上的領(lǐng)導(dǎo)人的簽名。具有標(biāo)準(zhǔn)格式和法定效用的文件正本(印制的文件)通常是根據(jù)文件定稿和發(fā)文處理簽印制或繕寫并發(fā)文的。關(guān)于文件定稿和發(fā)文處理簽，筆者認(rèn)為可以從兩個方面認(rèn)識：①將文件定稿和發(fā)文處理簽置于文件(廣義)整個運動過程中的第一階段(文件的設(shè)計制作形成階段)進(jìn)行分析。這是一個積累、記錄信息。表達(dá)思想、意圖，并賦予文件現(xiàn)行價值的過程。在文件正本(印制的文件)形成之前。文件定稿和發(fā)文處理簽逐步被賦予現(xiàn)行價值但尚未具有完整的現(xiàn)行價值。當(dāng)然，這是將其置于整個文件的設(shè)計制作形成階段來說的，這一階段的目標(biāo)就是為了形成具有法定效用的文件正本(印制的文件)。因而，只有待文件正本(印制的文件)形成之后，并連同之前的文件定稿和發(fā)文處理簽作為一個整體，才共同發(fā)揮著完整的現(xiàn)行作用，這種完整的現(xiàn)行作用通常是由文件正本(印制的文件)集中體現(xiàn)。提綱、草稿、擬稿、核稿、文件定稿、發(fā)文處理簽等等都是圍繞著文件正本(印制的文件)的形成而逐步形成但尚未生效的文件，或許可以稱之為準(zhǔn)現(xiàn)行文件。②將文件定稿和發(fā)文處理簽視為獨立的個體，即相對獨立于文件的設(shè)計制作形成階段，此時的文件定稿和發(fā)文處理簽各自就是一份完整、獨立的文件，發(fā)揮著現(xiàn)行作用，具有現(xiàn)行期文件的特性。巴斯克斯教授指出“‘現(xiàn)行’就是一份文件為了完成或達(dá)到其為之形成的目標(biāo)而具有的法律或行政的效力或力量：‘現(xiàn)行期’是文件用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)或達(dá)到其為之而形成的目標(biāo)而發(fā)揮作用的階段?！毙纬晌募ǜ搴桶l(fā)文處理簽的目標(biāo)就是為了形成文件正本(印制的文件)。在形成文件正本(印制的文件)的過程中。文件定稿和發(fā)文處理簽各自都具有相對獨立的效力，并發(fā)揮著相對獨立的現(xiàn)行作用，也就是說。兩者各自對文件正本(印制的文件)的形成都發(fā)揮著相對獨立的效用。從這個角度看，文件定稿和發(fā)文處理簽各自就是完整、獨立的現(xiàn)行文件?？傊瑹o論是被視為整體還是個體，文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件一樣都屬于現(xiàn)行文件范疇，即便它們一形成就被檔案人員或者有關(guān)人員存檔或者以備存檔之用，但所具有的依然是現(xiàn)行價值(包括孕育現(xiàn)行價值)。只有等到退出現(xiàn)行期并進(jìn)入半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期時，這三部分現(xiàn)行文件才構(gòu)成一份完整的檔案。

3.2 收文(文件)也具有原始記錄性。發(fā)文(文件)和收文(文件)實為同一文件，只是劃分的角度不同，而才有不同的稱謂。既然承認(rèn)了發(fā)文(文件)的原始記錄性，那就不應(yīng)該否認(rèn)收文(文件)的原始記錄性?！拔募恰谌祟惿鐣顒又兄苯有纬珊褪褂玫摹?，這一點決定了文件信息記錄的原始性?！雹購氖瘴?文件)的來源上看，收文(文件)的產(chǎn)生和使用并非隨心所欲，而是要以人們的具體活動需要為基礎(chǔ)，社會實踐活動才是收文(文件)產(chǎn)生的根源。②從收文(文件)的內(nèi)容上看，收文(文件)記錄了當(dāng)時當(dāng)?shù)厝藗儚氖律鐣顒拥倪^程和結(jié)果，并真實反映了活動主體的思想、意圖和要求；即便收文(文件)所記錄的、所反映的不是收文單位直接形成的信息，但它也具有原始記錄性，是對其形成活動的原始記錄。③從收文(文件)的形成上看，收文(文件)物質(zhì)載體上保留著文件形成者(文件制作者)當(dāng)時活動中形成的各種原始信息，也就是說，從發(fā)文到收文的文件處理和傳遞過程中，文件的原始記錄性沒有被改變，發(fā)文(文件)的原始記錄性可以較完美地轉(zhuǎn)移到收文(文件)上。從以上三方面考證。收文(文件)必然存在著原始性的特點。

3.3 收文處理簽一形成并非就是檔案(半現(xiàn)行文件或非現(xiàn)行文件)。目前。關(guān)于文件運動階段的劃分有多種類型，“更大量的或者說主流的劃分方法則是以文件在運動中的價值變化或者說前后發(fā)揮作用的不同作為劃分依據(jù)?！笔瘴奶幚砗炌瑯右灿猩\動周期，以其在運動中的價值變化為根本動力，它整個生命的運動也要經(jīng)歷現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期再到非現(xiàn)行期這么一個過程。當(dāng)然。不否認(rèn)會出現(xiàn)跳躍、回流等非常態(tài)運動。這個運動過程與收文(文件)的運動軌跡是相一致的，也可以說是同步共行的，甚至說是以收文(文件)的運動為主導(dǎo)也不為過。事實上，收文(文件)和收文處理簽通常是被作為一個統(tǒng)一的整體并以其價值變化為動力進(jìn)行整體運動的。這種整體運動往往集中體現(xiàn)在收文(文件)的個體運動上。也就是通常以收文(文件)價值的變化為依據(jù)，來判定收文(文件)和收文處理簽整體的價值，進(jìn)而對整體運動進(jìn)行階段劃分，確定整體所處的運動狀態(tài)。所以收文處理簽一形成是否就是檔案?或者什么時候才是檔案?那就要以收文(文件)在特定階段所具有的價值或所發(fā)揮的作用為依據(jù)進(jìn)行判定。這種收文(文件)的主導(dǎo)性表現(xiàn)在歸檔上，收文處理簽只是收文(文件)的輔助件或附帶物，當(dāng)然。收文處理簽也是作為檔案保存的一份完整的檔案的重要組成部分。是不可或缺的?？傊瘴奶幚砗灪褪瘴?文件)的運動軌跡也要遵循文件運動規(guī)律，只有進(jìn)入半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期時，這兩部分文件才構(gòu)成一份完整的檔案。

綜上所述，無論是從發(fā)文還是收文角度看，檔案(半現(xiàn)行文件或非現(xiàn)行文件)和文件(現(xiàn)行文件)并非同處于某一運動狀態(tài)或運動階段，根本就談不上有包含與被包含的關(guān)系，而應(yīng)該是，所有的檔案(半現(xiàn)行文件或非現(xiàn)行文件)均由文件(現(xiàn)行文件)轉(zhuǎn)化而來。另外，筆者拜讀了劉東斌先生的《論檔案形成在前》，覺得《管文》與其說是跟劉東斌先生商榷，還不如說是對《論檔案形成在前》一文的補充或是完善。關(guān)于檔案與文件關(guān)系的表述，檔案界之所以眾說紛紜、莫衷一是。是因為在討論時。各自所用的概念不對應(yīng)?；蛘咚值臋n案觀點不盡相同，或者立足點各異。筆者不揣淺陋，斗膽呈才，僅就《管文》中的觀點談點個人看法。特作拙文。如有不當(dāng)之處。請管先海先生指正。