摘要：本文從大文件觀產(chǎn)生的背景入手，指出了大、小文件概念與廣義文件、狹義文件概念的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，分析和揭示了中外廣義文件概念的一致，爾后從“文檔一體化管理”的呼喚和電子文件管理原則等方面，總結(jié)出：大文件觀應(yīng)是當(dāng)代中國檔案學(xué)的必然選擇。

關(guān)鍵詞：大文件觀 中國檔案學(xué) 當(dāng)代 選擇

大小文件概念(或稱大、小文件觀)問題在我的意識中本不復(fù)雜，但最近閱讀了王茂躍先生發(fā)表在《檔案管理》2007年第6期上的一篇題為《關(guān)于大文件概念的一些思考》(以下簡稱《王文》)的文章后，促使本人對大、小文件概念又作了一番思考。筆者發(fā)現(xiàn)，《王文》中的某些觀點與筆者完全一致，而另一些觀點則與筆者的思想有所出入，甚至有相反的現(xiàn)象，現(xiàn)筆者敘述如下，兼與王茂躍先生商榷。

1 大、小文件概念產(chǎn)生的背景剖析

正如《王文》所言，我們本無大、小文件概念之說。但當(dāng)上世紀(jì)80年代隨著歐美國家的文件生命周期理論引入我國后，問題便出現(xiàn)了。我們發(fā)現(xiàn)。這一理論中的文件概念與我國傳統(tǒng)檔案學(xué)理論中的文件概念有著相當(dāng)?shù)牟町?，具體表現(xiàn)在：“我國普遍認(rèn)為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個不同名稱?！蔽覈鴤鹘y(tǒng)檔案學(xué)理論常指出：“今天的文件是明天的檔案，今天的檔案是昨天的文件，”或說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿?！彼浴！拔覈瓉韺ξ募拍畹睦斫夂芎唵?，認(rèn)為文件就’是現(xiàn)行文件，所以才會有檔案與文件同屬一物的說法?！?/p>

而文件生命周期理論認(rèn)為：文件形成后的整個生命運動過程中，我們都可以稱其為文件，只是依據(jù)文件先后呈現(xiàn)出的不同價值類型，我們相應(yīng)地分別稱其為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非半現(xiàn)行文件。在此理論下。我們發(fā)現(xiàn)。文件包含了檔案，檔案也屬于文件。檔案是文件中的一部分，或說檔案是文件運動至特定階段的產(chǎn)物或別名。

顯然，“和國外的文件概念相比，我國的文件相當(dāng)于國外的現(xiàn)行文件概念，我國的同一事物相當(dāng)于國外的文件概念?！庇捎谖募芷诶碚撝械奈募拍顑?nèi)涵和外延大于我國傳統(tǒng)檔案學(xué)理論中的文件概念內(nèi)涵和外延，所以。“正是為了將中外文件概念區(qū)別開來，我國的檔案學(xué)者才將我國的文件概念稱為小文件概念、狹義文件概念，將國外的文件概念稱為大文件概念、廣義文件概念?！?/p>

需要指出的是，中外文件概念或說大、小文件概念間存在的差異，并不是如《王文》所言的沖突，而是反映了中外認(rèn)識文件的不同思想、不同方法，這種不同的思想、不同的方法是我們認(rèn)識事物時常普遍采用的思想方法，檔案學(xué)中存在。其他學(xué)科中也存在，如“信息資源”概念、“數(shù)字檔案館”等概念也有大、小或廣義、狹義之分。

另外，《王文》認(rèn)為：“國外的文件概念就是文件概念，絕對不會稱之為大文件概念，但我國檔案學(xué)界卻只能稱為大文件概念，這是一種無奈之舉，或者說是一種權(quán)宜之計。”筆者認(rèn)為，這種觀點值得商榷，如果中國傳統(tǒng)檔案學(xué)理論中的文件概念傳至國外，外國檔案學(xué)家在了解了我們這種文件概念后必然也會得出，它們的文件概念是大文件概念，而中國的文件概念是小文件概念，怎能說國外絕對不會把自己的文件概念稱之為大文件概念呢?我們在了解國外文件概念前也并無大、小文件概念之說，只是在文件生命周期理論傳入我國后才出現(xiàn)這樣的稱謂，國外文件概念的引入。拓展、豐富和發(fā)展了我們對文件的認(rèn)識，不能說我國檔案界把國外文件概念稱之為大文件概念是一種無奈之舉，或者說是一種權(quán)宜之計，至于我們今后是應(yīng)該繼續(xù)采用我國傳統(tǒng)的小文件概念，還是轉(zhuǎn)而采用大文件概念。那是另一回事，這需要我們深入比較大、小文件概念的優(yōu)缺點并根據(jù)檔案工作的實際需要來決定。

2 大、小文件概念與廣義文件、狹義文件概念的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)

文件概念可以有大、小之分。且正如《王文》所言，“提到大文件概念，我們很自然地就會想到小文件概念。因為大文件概念和小文件概念是相對應(yīng)的一個概念，沒有小文件概念就沒有大文件概念，而沒有大文件概念也就沒有小文件概念”。所以，大文件概念與小文件概念確實是相對應(yīng)的，而且，筆者認(rèn)為，大文件概念與小文件概念必須相對應(yīng)，否則就失去設(shè)立大、小文件概念的意義，這就要求大、小文件概念設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)必須統(tǒng)一。

那么。大、小文件概念的設(shè)立究竟應(yīng)以什么為標(biāo)準(zhǔn)呢?從純理論上說，只要能讓大文件概念的內(nèi)涵和外延大于小文件概念的內(nèi)涵和外延就可，所以，理論上大、小文件概念的設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)可以是多樣的。但從大、小文件概念的產(chǎn)生背景看，筆者認(rèn)為。大、小文件概念的設(shè)立必須是從文件運動的視角出發(fā)以文件所處運動階段的不同為標(biāo)準(zhǔn)，把在全生命運動過程中一律都稱為文件的文件概念稱之為大文件概念，而把只在現(xiàn)行期內(nèi)的才稱為文件的文件概念稱之為小文件概念。顯然，小文件概念特指現(xiàn)行文件概念，而大文件概念既包括現(xiàn)行文件概念，也包括半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件概念。

同樣，文件概念也可以有廣義、狹義之分，且提到廣義文件概念，我們也應(yīng)很自然地想到狹義文件概念。因為廣義文件概念和狹義文件概念是相對應(yīng)的一個概念，沒有狹義文件概念就沒有廣義文件概念，而沒有廣義文件概念也就沒有狹義文件概念，而且。筆者認(rèn)為，廣義文件概念與狹義文件概念必須相對應(yīng)，否則也失去設(shè)立廣義、狹義文件概念的意義。這就同樣要求廣義、狹義文件概念設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)必須統(tǒng)一。

那么。廣義、狹義文件概念的設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)究竟又應(yīng)是什么呢?同樣，從純理論上說，只要能讓廣義文件概念的內(nèi)涵和外延大于狹義文件概念的內(nèi)涵和外延就可，所以。理論上廣義、狹義文件概念的設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)也可以是多樣的。(具體設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)見下面論述)

3 中外廣義文件概念有差異嗎?

由于理論上廣義、狹義文件概念的設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)可以是多樣的，而從不同的標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)所產(chǎn)生形成的廣義、狹義文件概念應(yīng)該是有所不同的，所以。理論上中外廣義文件概念是可以有出入的。《王文》認(rèn)為，把大文件概念稱為廣義文件概念(姑且稱之為國外廣義文件概念)與我國傳統(tǒng)的廣義文件概念是不同的，國外廣義文件概念就是指把貫穿于從形成到銷毀或永久保存的整個生命運動過程中的全部記錄材料一律統(tǒng)稱為文件的思想，不論其記錄方式、載體類型和公私性質(zhì)，也不論其呈現(xiàn)的價值類型如何，如美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格在其著作《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中寫道：“文件是任何公私機構(gòu)，在履行其法定職責(zé)的過程中，或者在與其本職業(yè)務(wù)過程有關(guān)的情況下所制作或收到，并且作為其職能、政策、決定、程序、行動或者其他活動之證據(jù)，或者由于其所含內(nèi)容具有情報價值，而被該機構(gòu)或該機構(gòu)之合法繼承者所保存或指定加以保存的一切簿冊、證件、地圖、照片和其他記錄材料，而不論其物質(zhì)形式和特征如何，”謝倫伯格的文件概念顯然是廣義的，因為它不僅涵蓋了全生命運動過程中的文件(呈現(xiàn)各種價值類型的文件)，而且也涵蓋了各種記錄方式、載體類型和公私性質(zhì)，這種文件概念在內(nèi)涵和外延上明顯大于只把現(xiàn)行期內(nèi)才稱為文件的狹義文件概念。

與此同時，《王文》又指出：“我們知道，我國最初的文件概念是狹義的，僅指有特定體式和處理程序的公文，也有人認(rèn)為是指機關(guān)使用的書面文字材料?！钡半S著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，狹義的文件概念已適應(yīng)不了實踐的需要，需要擴大文件概念的適用范圍，使之由狹義擴展到廣義，”使之也能涵蓋公文外的原始記錄材料，也能涵蓋其他各種載體類型和記錄方式，《王文》又進(jìn)一步引用了《檔案學(xué)詞典》(吳寶康、馮子直：上海辭書出版社，1994年)中對文件的描述：“廣義指組織或個人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料。是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具，而狹義僅指法定機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文，”《王文》以此來說明國外廣義文件概念與我國傳統(tǒng)的廣義文件概念的差異。

顯然，在《王文》看來，我國的狹義文件概念指的雖是現(xiàn)行文件概念，但僅指機關(guān)使用的書面文字材料，而我國的廣義文件概念指的是現(xiàn)行文件概念，只是并不僅限于機關(guān)使用的書面文字材料。而是已擴大到各種公私性質(zhì)、載體類型和記錄方式的原始記錄材料，并且《王文》引用了陳兆祦教授為文件所下的定義：文件是“組織或個人在社會活動中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事務(wù)、表達(dá)意志、交流情況而制作的又構(gòu)成該項活動組成部分的記錄材料，”以此來說明我國的文件概念“不能只理解為紅頭文件”等狹義的文件，而是一個廣義的文件概念。對此，筆者以為，值得商榷。

在我國，文件最初確實僅限于紅頭文件等有特定體式和處理程序的公文，僅限于機關(guān)使用的書面文字材料，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新型載體類型和記錄方式的廣泛采用，我們早已破除了這種認(rèn)識，早已破除了文件僅限于公文、書面文字的限制，擴大至各種公私性質(zhì)、載體類型和記錄方式的原始記錄材料，但我國的文件在此演變中只是簡單地擴大了文件的外延，并未擴大文件的內(nèi)涵，在本質(zhì)上，文件始終仍是指“現(xiàn)行文件”，這一點一直未變。正如《王文》所言：“我國原來對文件概念的理解很簡單，認(rèn)為文件就是現(xiàn)行文件，”“和國外的文件概念相比，我國的文件相當(dāng)于國外的現(xiàn)行文件概念?！彼?，《王文》所述的所謂我國的廣義文件概念其實并不廣義，仍是狹義的。如果1994年的《檔案學(xué)詞典》中所述的“廣義文件”與“狹義文件”正如《王文》所言的含義，那么，這種闡述早已不能代表中國當(dāng)代檔案學(xué)的主流思想。應(yīng)該被廢除。而筆者的認(rèn)識卻有別于《王文》的解析，筆者以為，我國的狹義文件雖在《檔案學(xué)詞典》中仍表述為公文，但由于本質(zhì)上指的應(yīng)是現(xiàn)行文件，所以，我們在理解上應(yīng)該破除僅限于公文的限制(當(dāng)然應(yīng)予改正)，而《檔案學(xué)詞典》中我國的廣義文件事實上早已是指各運動階段內(nèi)的文件，所謂的“組織或個人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料”，已不僅涵蓋了各種公私性質(zhì)、載體類型和記錄方式的原始記錄材料，而且更是涵蓋了所有運動階段內(nèi)的文件，尤其是陳兆祦教授為文件所下的定義指的更是全生命周期內(nèi)的文件，因為“陳兆祦教授是大文件概念的首倡者”，文件論是上世紀(jì)80年代以來他在廣義文件概念基礎(chǔ)上首先提出的一種理論，他的廣義文件概念與國外的廣義文件概念并無任何區(qū)別，而并非如《王文》所言的那種僅僅由于載體類型和記錄方式等的變化而需擴大適用范圍。但并未改變本質(zhì)。所產(chǎn)生的所謂廣義文件概念。

其實，《王文》中引用的，何嘉蓀教授所說的：“廣義的文件概念。即大文件概念”：潘連根教授認(rèn)為的：“狹義的文件僅指現(xiàn)行文件，即正在使用的文件。廣義的文件則指文件整個運動過程中不論其價值形態(tài)如何的各種記錄材料”等，難道所指的均是國外廣義文件概念和狹義文件概念的情形，而不是中國檔案學(xué)者對廣義文件概念和狹義文件概念的認(rèn)識'顯然，這些均是中國檔案學(xué)者對廣義文件概念和狹義文件概念認(rèn)識的典型反映，所以，中外廣義文件概念并無本質(zhì)差異。

因此，從廣義、狹義文件概念的產(chǎn)生背景看。筆者認(rèn)為，廣義、狹義文件概念的設(shè)立也必須是從文件運動的視角出發(fā)以文件所處運動階段的不同為標(biāo)準(zhǔn)，把在全生命運動過程中一律都稱為文件的文件概念稱之為廣義文件概念，而把只在現(xiàn)行期內(nèi)的才稱為文件的文件概念稱之為狹義文件概念。即特指現(xiàn)行文件。所以，廣義文件概念就是大文件概念。狹義文件概念就是小文件概念。《王文》中所言的：“我國的檔案學(xué)者才將我國的文件概念稱為小文件概念、狹義文件概念。將國外的文件概念稱為大文件概念、廣義文件概念，”正是這種思想的典型反映，且中外均是如此。

4 大文件觀：當(dāng)代中國檔案學(xué)的必然選擇

無疑。文件生命周期理論傳入我國后，大文件概念至今并未被我國檔案界普遍接受，對于這樣一種客觀存在的現(xiàn)實，《王文》認(rèn)為并不是偶然的。而是必然的?！锻跷摹分赋觯骸拔铱醋罡镜脑蚓褪?，我國文書工作和檔案工作的實踐還沒有達(dá)到需要大文件概念的程度?；蛘哒f。目前大文件概念還不符合我國的實際。既然如此，我國檔案界絕大部分人不予認(rèn)可。不是很自然的嗎?”

同時，《王文》還引用了檔案學(xué)者劉東斌先生曾作過的檔案工作者關(guān)于文件概念認(rèn)識的問卷調(diào)查結(jié)果來印證這一事實，“檔案學(xué)者劉東斌曾通過問卷的形式調(diào)查了60人，其職業(yè)有工人、營業(yè)員、推銷員、教師、機關(guān)干部、醫(yī)務(wù)人員、圖書管理人員、企業(yè)管理人員、技術(shù)人員等。問到什么是文件。認(rèn)為文件就是‘紅頭’文件。即帶有固定版頭的文件的有49人，占81.6％：認(rèn)為還包括‘黑頭’文件的有7人，占11.6％；認(rèn)為還包括科技文件的有4人，占6.6％。”“劉東斌還調(diào)查了檔案室和檔案局(館)的36名人員，認(rèn)為‘文件’即公文，包括通常說的‘紅頭’文件和‘黑頭’文件的有21人，占58.3％；認(rèn)為‘文件’除了公文，還包括科技文件、統(tǒng)計報表等的有14人。占38.8％：認(rèn)為‘文件’是廣義的文件的有1人，占3.6％。”

《王文》認(rèn)為：這一調(diào)查數(shù)據(jù)充分說明了，檔案理論界認(rèn)為的廣義文件概念，并沒有被廣大檔案工作者所接受認(rèn)同，同時也“實際上間接地回答了國外的大文件概念未被我國接受的真正原因：我國的文件與檔案概念與我國現(xiàn)行的文件與檔案管理體制是相吻合的?！?/p>

對此。筆者以為：檔案學(xué)當(dāng)前還不是顯學(xué)，專業(yè)性又很強，廣義文件概念等目前還只在檔案理論界較為盛行，由于長期以來狹義文件觀的廣泛宣傳，普通百姓無人知曉廣義文件概念。這是必然。不足為怪，即使連早已形成近半個世紀(jì)的科技文件概念，普通百姓知曉者也很少，這足見我國傳統(tǒng)文件概念的根深蒂固，同時也說明要讓普通百姓變換文件概念，我們要做的工作還很多。至于在檔案室和檔案局(館)工作人員中絕大多數(shù)仍持小文件概念，知曉廣義文件概念的也很少，這一方面說明，廣義文件概念等確實目前還只限在檔案理論界較為盛行，檔案室和檔案局(館)工作人員參與檔案理論研究的人員基本不多，另一方面，我國至今在檔案培訓(xùn)和教育的各種教材上，尤其是基礎(chǔ)教育與培訓(xùn)上，宣傳的仍主要是小文件概念，所以。出現(xiàn)這樣的結(jié)果是正常的、必然的。我們發(fā)現(xiàn)在檔案室和檔案局(館)中調(diào)查“文件是否包括科技文件”時，結(jié)果比普通百姓好許多，這是因為科技文件概念形成較早，且在各種法規(guī)性文件和教材中宣傳出現(xiàn)也甚多，經(jīng)過長期的教育、培訓(xùn)和宣傳，出現(xiàn)這一結(jié)果是必然的。其實，一般的普通百姓和基層檔案工作者對于檔案學(xué)專業(yè)知識和專業(yè)術(shù)語，他們通常只是被動接受者。只要我們研究到位。被各類教材和國家法規(guī)性文件所采納、宣傳，那么，經(jīng)過一段時間。讓他們變換文件概念完全是可能的。

所以，我們絕不能以當(dāng)前的普通百姓和基層檔案工作者的文件觀念來說明廣義文件概念并未被廣大檔案工作者所接受認(rèn)同，進(jìn)而甚至否定廣義文件概念的價值，問題的關(guān)鍵是我國檔案理論界自身是否已接受認(rèn)同大文件觀，且是否已被國家檔案行政管理部門采納認(rèn)可，寫入各種教材和國家的各種法規(guī)性文件之中。

雖然我國的基層檔案工作者了解和認(rèn)可大文件概念的人員較少。但筆者深信。在當(dāng)前的中國檔案學(xué)界和接受過當(dāng)代檔案高等教育的中國檔案工作者中了解和認(rèn)可大文件概念的人員絕不會是少數(shù)。

我國文書工作和檔案工作長期以來分開進(jìn)行，這是我國現(xiàn)行的文件與檔案管理體制所決定的。雖然我們也時常提及(現(xiàn)行)文件與檔案間的聯(lián)系，但在實踐上卻始終體現(xiàn)和反映出我們關(guān)注(現(xiàn)行)文件與檔案間的區(qū)別甚于聯(lián)系，在這樣的環(huán)境下。我們自然就只會產(chǎn)生形成小文件觀，也可以說只需要小文件觀，難以形成和理解大文件觀。但這種前后一刀兩斷、分開進(jìn)行的理念與實踐畢竟在實踐中暴露出了許多弊端，我國檔案界上世紀(jì)80年代發(fā)出的“文檔一體化管理”的呼喚便是最典型的反映，它是我們對長期以來自身開展工作的一種自我糾正。甚至是一種自我否定。它告訴我們，關(guān)注聯(lián)系應(yīng)該甚于關(guān)注區(qū)別，文件生命周期理論傳入我國，使我們的眼睛為之一亮，找到了理論依據(jù)。

需要指出的是，“文檔一體化管理”的呼喚，要求我們使用大文件觀，但這并不是文件與檔案概念的一體化，并不是我們從此抹殺檔案概念。無論是拉丁語族國家，還是北美國家，它們都是大文件觀的積極倡導(dǎo)者，但它們都有各自不同的檔案概念，所以，檔案概念的不同不應(yīng)成為我們樹立大文件觀和推進(jìn)“文檔一體化管理”的障礙。

不可否認(rèn)的是，“文檔一體化管理”呼喚多年，但許久只停留在理論研究和口號呼喚層面，實踐仍不見起色，可又無人能否認(rèn)“文檔一體化管理”的客觀需求，于是有學(xué)者著文：“文檔一體化路在何方——擴大我國檔案概念的外延?”他的思想是借鑒拉丁語族國家的做法，把文件一經(jīng)生成就宣布為檔案，于是檔案部門就可名正言順地從文件一經(jīng)生成就開始管起，以此來推動和實施“文檔一體化管理”，但從北美國家的情形來看，這并不是必要的。我們只要關(guān)注聯(lián)系甚于關(guān)注區(qū)別，重視和使用大文件觀就可。

我國現(xiàn)行的文件與檔案管理體制確實是我們接受大文件觀和推行“文檔一體化管理”的最大障礙，但我們并不能因此就停止大文件觀的樹立和“文檔一體化管理”的推行，難道我們就任由現(xiàn)行文件管理與檔案管理分開進(jìn)行的弊端繼續(xù)下去。所以。我們不能以“我國文書工作和檔案工作的實踐還沒有達(dá)到需要大文件概念的程度，或者說。目前大文件概念還不符合我國的實際”，“我國的文件與檔案概念與我國現(xiàn)行的文件與檔案管理體制是相吻合的”等，來阻礙或否定大文件觀的樹立和推行，“文檔一體化管理”的呼喚難道不是實踐的要求嗎?尤其是電子文件的出現(xiàn)更要求我們不能止步。

當(dāng)今，電子文件已成為主流文件，越來越多的文件在計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成，電子文件管理的前端控制和全程管理原則已深入人心，電子時代的文件與檔案的一體化管理已成為必需，而不是可以的問題。所以，電子時代的大文件觀也已成為必需。中國人民大學(xué)馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》 (中國人民大學(xué)出版社，2001年8月)則是以21世紀(jì)檔案學(xué)教材的方式在宣揚電子時代的大文件觀，本教材中的電子文件概念就是廣義電子文件概念，國家檔案局出臺的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894－2002)更是以法規(guī)的形式肯定和使用了電子時代的大文件觀，這份法規(guī)性文件中的電子文件概念也是廣義電子文件概念，它所討論的是全生命運動過程中的電子文件管理問題。

理論源于實踐，又往往會超越實踐，指導(dǎo)實踐的開展，筆者認(rèn)為。大文件觀就應(yīng)如此。在紙質(zhì)時代“文檔一體化管理”的呼喚下，更是在電子時代文件管理原則的推動下，大文件觀應(yīng)成為當(dāng)代中國檔案學(xué)的必然選擇。