摘要：以“檔案形成在前”學(xué)說(shuō)的角度看來(lái)，檔案館中的部分“檔案”并非真正意義的檔案。而是被賦予檔案信息的文件。檔案是對(duì)歷史事件的最為直接的記錄，而歷史事件的記錄又大多是關(guān)于人的言行的記錄，檔案因此具有記錄支配社會(huì)活動(dòng)的人的觀念與動(dòng)機(jī)的價(jià)值。分析出檔案的這種價(jià)值，對(duì)未來(lái)的檔案實(shí)踐工作具有指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：檔案形成在前 檔案信息 檔案價(jià)值 檔案實(shí)踐

讀了劉東斌老師討論檔案與文件形成順序的系列文章之后。覺得大受啟發(fā)。雖然劉老師的學(xué)說(shuō)只是初創(chuàng)，尚有很大的開拓余地，但這并不妨礙該學(xué)說(shuō)意義與價(jià)值的展現(xiàn)。筆者不揣冒昧，撰寫此文。希望能沿著劉老師的思路，繼續(xù)有所收獲。

1 “檔案形成在前”必須面對(duì)的問(wèn)題

綜合目前的各種檔案定義，我們可以得出一些具有共識(shí)性的內(nèi)容：檔案是一種原始記錄；是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中。直接形成的記錄。其中“原始記錄”意即“各種記錄中的原始者”，而非“對(duì)原始的記錄”。只有這樣理解，才不會(huì)與隨后的“直接形成”相矛盾。

檔案的性質(zhì)(原始記錄)與檔案出現(xiàn)的條件(直接形成)。共同決定了檔案既不能間接生成，亦不可事后追補(bǔ)。所以。檔案的具體形態(tài)，如用一次會(huì)議為例。便應(yīng)包括錄音、錄像、筆錄、草稿等會(huì)議過(guò)程中即時(shí)形成的記錄，卻絕不包括回憶錄等事后追補(bǔ)的記錄。然則經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并最終發(fā)布的文件，又是否屬于會(huì)議的檔案?筆者覺得不能。因?yàn)榫蜁?huì)議而言，文件所能記錄與反映的內(nèi)容，僅局限于最終討論結(jié)果，因此并非是對(duì)整個(gè)開會(huì)過(guò)程的記錄。只有錄音、錄像、筆錄、草稿等各種類型的檔案，才能從不同的側(cè)面。共同反映出會(huì)議全貌。

文件是一種終點(diǎn)，而檔案則對(duì)應(yīng)過(guò)程。任何社會(huì)活動(dòng)都是先有過(guò)程，而后才有終點(diǎn)。劉東斌老師據(jù)此提出“檔案形成在前”的學(xué)說(shuō)，認(rèn)為“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件?！惫倘活H有合理之處，但同時(shí)也會(huì)引發(fā)幾個(gè)邏輯上的問(wèn)題：既是先有檔案而后有文件，那么文件還能否繼續(xù)運(yùn)動(dòng)，并重新成為檔案?倘若文件不能重新成為檔案的話，則如今檔案館里所收藏者，又是何物?這兩個(gè)問(wèn)題相輔相成。對(duì)于劉老師的學(xué)說(shuō)而言，都是不容回避的關(guān)鍵問(wèn)題。

2 檔案館里不盡都是檔案

以筆者個(gè)人的意見，既然檔案是對(duì)過(guò)程的記錄。文件則只是對(duì)結(jié)果的反映，那么對(duì)于一個(gè)完整的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)而言，檔案所承載的信息應(yīng)是連續(xù)的、不間斷的，而文件所承載者卻僅僅是結(jié)束時(shí)的一點(diǎn)。二者本質(zhì)不同，發(fā)揮的作用自然也不一致。檔案的作用是記錄形成文件的過(guò)程并最終形成文件，文件的作用則是指導(dǎo)一個(gè)全新的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。因此對(duì)任何一個(gè)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)而言。文件都是檔案的終點(diǎn)。倘若檔案竟可以先成為文件，繼而又重新成為檔案，那便只有兩種解釋：一是檔案與文件間的運(yùn)動(dòng)關(guān)系并非直線。而為圓形(或可逆的直線)；二是位于文件之前與之后的兩種“檔案”。所指并非同一事物。

比較這兩種解釋，顯然以后者更為合理。因?yàn)橐环N事物一旦成為另一種事物，就必然要發(fā)生自身價(jià)值的改變，這種變化或正或負(fù)，但一定非正即負(fù)。設(shè)若檔案成為文件，是價(jià)值的增加；那么文件成為檔案，豈非就成了價(jià)值的減少?這個(gè)道理反之亦然。也就是說(shuō)，無(wú)論從檔案到文件，還是從文件到檔案，二者間必有一種變化，是減少了價(jià)值的。而這又與實(shí)際情況明顯相違。第一種解釋由此可以排除。然而在第二種解釋里，倘若前后“檔案”所指不同，則我們?nèi)粢韵嗤拿Q討論，就難免發(fā)生混淆，因此便不如分別為之命名，以示區(qū)別。既然檔案是原始記錄，先于文件形成，那么文件之前的“檔案”，自然應(yīng)為檔案；至于文件之后的“檔案”。我們且不妨稱作“文檔”。

在當(dāng)前的具體實(shí)踐過(guò)程中，“文檔”即我們慣常所說(shuō)的“檔案”，它是這樣形成的：“就拿現(xiàn)行文件來(lái)說(shuō)吧，一份已公開的現(xiàn)行文件，人們能夠識(shí)讀到其中的內(nèi)容信息，而當(dāng)該份文件歸檔的時(shí)候，檔案人員還要收集這份文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的背景信息，如文件的起草人信息、修改經(jīng)辦人與修改經(jīng)辦信息、簽發(fā)人與簽發(fā)信息，等等。這些背景信息與正式頒發(fā)的文件一起，構(gòu)成了該份文件的檔案。也正是這些背景信息。保持了該份文件的原始記錄性，使得該文件具有了檔案的本質(zhì)特征……在日常的文件起草過(guò)程中，不同經(jīng)辦者之間產(chǎn)生意見分歧是很正常的事，有時(shí)甚至達(dá)到?jīng)_突的程度。而這些不同意見分歧，在正式文件中是反映不出的。”由此可見。我們慣常所說(shuō)的“檔案”，其實(shí)就是被附加了背景信息的文件。既然有無(wú)背景信息。是判斷“檔案”與“文件”的依據(jù)。那么這些背景信息，自然也就是僅僅屬于“檔案”。而并不屬于“文件”的信息。然而這些信息，又都是源于文件的形成過(guò)程。那么也就是說(shuō)，這些僅僅屬于“檔案”的背景信息。其出現(xiàn)要早于文件的出現(xiàn)。因此這些信息的來(lái)源，便只能是文件尚未形成時(shí)就業(yè)已存在的檔案。我們?cè)跉w檔時(shí)的做法，其實(shí)就是把這些早已存于檔案的檔案信息，又擇要復(fù)制到了文件之上，從而使文件成為我們心目中的“檔案”，如此而已?？紤]到這種“檔案”，其功能介乎于文件與檔案之間。筆者遂擬名為“文檔”。

文件被賦予檔案信息，即成為文檔。文檔的性質(zhì)與文件極似。只是因?yàn)楸毁x予了檔案信息，所以才能夠成為檔案的一種替代品，入館保存。文件在形成過(guò)程中所產(chǎn)生的背景信息十分復(fù)雜，由于一份文件通常會(huì)由幾位負(fù)責(zé)人經(jīng)手，因此每位負(fù)責(zé)人就都不可避免地要在文件底稿中留下經(jīng)辦痕跡，而這種“痕跡”正是對(duì)每個(gè)經(jīng)辦人的思想或觀點(diǎn)的原始記錄，也即是最終發(fā)布的文件所不能具備的“檔案信息”。我們現(xiàn)階段的歸檔環(huán)節(jié)。其實(shí)并不是創(chuàng)造檔案、或使檔案經(jīng)歷由無(wú)至有的過(guò)程，而是通過(guò)賦文件以檔案信息。使之成為文件與檔案信息的混合體(文檔)，令其價(jià)值盡可能接近于檔案，繼而將其視同檔案保存。不過(guò)，這里又有一個(gè)問(wèn)題需要解答：既然文檔是在價(jià)值上盡力向檔案靠攏，那么檔案價(jià)值便必定要有多過(guò)文檔價(jià)值之處，這多出來(lái)的價(jià)值為何?

3 一種被長(zhǎng)期忽視的檔案價(jià)值

回顧以往檔案學(xué)界對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知，無(wú)論憑證的價(jià)值也好，其余的價(jià)值也罷，因?yàn)槎紡酿^藏著眼，所以幾乎全是針對(duì)“文檔”而言。當(dāng)然這也并不意味著過(guò)去的結(jié)論。統(tǒng)統(tǒng)錯(cuò)了：而只是說(shuō)以往的結(jié)論有所局限、涵蓋尚不夠全面而已。雖然以往的結(jié)論都是針對(duì)“文檔”而言，但畢竟也都是據(jù)文檔所具有的檔案信息推理而出，因此對(duì)同樣具有檔案信息的真正檔案而言，并不失其意義?？墒且环N事物，其所能承載的另一種事物的信息。終究十分有限；并且這種信息的疊加。只能使一種事物無(wú)限近似于另一種事物，并不會(huì)動(dòng)搖信息載體的本質(zhì)。文件在被整理歸檔時(shí)，檔案人員要在文件上補(bǔ)充一些檔案信息，以使之酷似檔案，但這些人工添加的檔案信息，當(dāng)然是十分有限、不夠完全的檔案信息。永遠(yuǎn)也不能使文件變成真正的檔案。而只能成為檔案的一種替代品。事實(shí)上，文檔與檔案間的差異，主要就在于各自承載的檔案信息量的不同。而這種信息量的不同，又直接導(dǎo)致了各自價(jià)值的多寡。以往我們對(duì)于檔案價(jià)值的論斷，莫不是以默認(rèn)“檔案在后”為先決條件，因此無(wú)形中便多一層束縛。使目光有所局限，最后結(jié)論其實(shí)都是對(duì)文檔中檔案信息的價(jià)值的論斷，并未察覺到檔案因針對(duì)社會(huì)活動(dòng)直接形成而具有的更為重要的價(jià)值。而這部分被長(zhǎng)期忽略的價(jià)值，其實(shí)也正是檔案相較于文檔，多出來(lái)的那部分信息的價(jià)值。

如果我們承認(rèn)社會(huì)活動(dòng)是歷史事件的一種，那么檔案便可理解為是對(duì)歷史事件的最為直接的記錄，而歷史事件的記錄又大多是關(guān)于人的言行的記錄。人的行為是要受觀念與價(jià)值系統(tǒng)的支配的，但是當(dāng)社會(huì)行動(dòng)轉(zhuǎn)化為具體的文件時(shí)，支配行動(dòng)者行動(dòng)的動(dòng)機(jī)與觀念，卻通常不會(huì)被文件體現(xiàn)出來(lái)，而是在文件中消失掉了。并且隨著日常生活習(xí)慣的變更。這些動(dòng)機(jī)與觀念可能會(huì)越來(lái)越難以被后世的研究者所理解。如此一來(lái)，無(wú)論這些動(dòng)機(jī)與觀念，對(duì)行動(dòng)者而言是如何難忘，在最終公布的文件里，卻總會(huì)發(fā)生動(dòng)機(jī)與觀念的缺失。這就為回憶錄的出現(xiàn)。提供了基礎(chǔ)。因?yàn)榛貞涗浰噲D彌補(bǔ)的，正是這種動(dòng)機(jī)或觀念的缺失，是以才能與文檔一同。成為檔案的替代品。那么反過(guò)來(lái)說(shuō)，回憶錄和文檔所承擔(dān)的，其實(shí)也正是檔案所具有的最重要的價(jià)值，即對(duì)支配社會(huì)活動(dòng)的人的觀念與動(dòng)機(jī)的記錄。其間的差別在于?；貞涗浐臀臋n并不是直接形成的記錄，只是“對(duì)原始的記錄”；而檔案則是直接形成的記錄，是“記錄中的原始者”。打個(gè)或許不甚恰當(dāng)?shù)谋确剑浩矫孀鴺?biāo)軸的任何一條線段(檔案)，都可以用屬于這條線段的點(diǎn)(文件)輔以表達(dá)式和約束條件(檔案信息)進(jìn)行表達(dá)——在此，檔案就相當(dāng)于直觀的圖形，而文檔則是對(duì)圖形的抽象描述，二者具有本質(zhì)不同；然而圖形只有一個(gè)，倘若因故消失的話，我們也只能通過(guò)保存對(duì)圖形的描述。間接收到保存圖形的效果。這就是現(xiàn)在館藏中頗多文檔與回憶錄的根源所在。

“歷史事件的核心是人的行為，而人的行動(dòng)又受動(dòng)機(jī)的支配。當(dāng)歷史記錄是人的行動(dòng)或社會(huì)行動(dòng)時(shí)，闡明支配該社會(huì)行動(dòng)發(fā)生的價(jià)值系統(tǒng)和觀念是呈現(xiàn)歷史事件真相的前提?！币簿褪钦f(shuō)，為了確保歷史的真實(shí)，歷史學(xué)家必須尋找支配歷史事件背后的觀念，把史料還原為受觀念支配而發(fā)生的社會(huì)行動(dòng)；若不恢復(fù)事件背后的真實(shí)觀念，則找到的必定不是真實(shí)，而僅僅是個(gè)形同真實(shí)的虛擬世界，并且這種虛擬世界的細(xì)節(jié)愈符合真實(shí)。本質(zhì)上便距離真實(shí)愈遠(yuǎn)。因?yàn)樗鼤?huì)營(yíng)造一種幻境，使人誤以為找到了真實(shí)，實(shí)則搞不清楚到底什么才是真實(shí)。所以。為了達(dá)到歷史研究的真實(shí)性，我們?cè)谔幚黻P(guān)于人的行動(dòng)的史料時(shí)，首先就要恢復(fù)記錄它時(shí)所未能記錄下來(lái)的動(dòng)機(jī)與觀念——只有通過(guò)追求歷史的真實(shí)性，才能達(dá)到研究歷史的意義。而這些被文件缺失的動(dòng)機(jī)與觀念，正是由錄音、錄像、筆錄、文稿等各種形式的檔案記錄下來(lái)的。

換而言之，檔案是我們追求歷史真實(shí)的最為有效的途徑，其最重要的價(jià)值，就是使我們能從中窺測(cè)到歷史人物的真實(shí)心境，繼而解釋歷史之所以成為歷史的原因，以及探尋歷史長(zhǎng)河中屹然不變的規(guī)律。我國(guó)檔案界很早就有學(xué)者注意到了檔案的這種價(jià)值，但幾乎都將其視同檔案的“本質(zhì)屬性”進(jìn)行表述，例如鄒吉輝老師提出的“歷史再現(xiàn)性”，所指其實(shí)就是檔案的這種與眾不同的價(jià)值，而并非檔案的本質(zhì)屬性：其他如伍振華老師的“備以查考性”、王恩漢老師的“憑證屬性”等，亦同此理。本質(zhì)屬性當(dāng)然是要與眾不同、唯我獨(dú)有的。但與眾不同的卻未必便是本質(zhì)屬性：至少由本質(zhì)屬性直接生發(fā)而來(lái)的價(jià)值，也是與眾不同的價(jià)值。這個(gè)問(wèn)題已被學(xué)界討論甚久，此處因篇幅有限，又是題外之話，故不贅言。

4 提出“檔案形成在前”學(xué)說(shuō)的現(xiàn)實(shí)意義

本文最后想要探討的問(wèn)題，是“檔案形成在前”學(xué)說(shuō)的提出，對(duì)于我們當(dāng)前的檔案學(xué)研究而言，具有一些什么樣的意義。劉東斌老師在發(fā)表其學(xué)說(shuō)之余，亦陸續(xù)為此提出幾點(diǎn)意義，其中尤為重要的至少也有兩點(diǎn)：一是可以成為電子檔案全程管理的理論基礎(chǔ)：二是“厘清了檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻(xiàn))的區(qū)別”，從而使我們能站在一個(gè)新的角度，對(duì)已有的各種檔案學(xué)理論進(jìn)行審視。而筆者則根據(jù)此文的所思所論，又在劉老師的基礎(chǔ)上。感受到另外兩點(diǎn)意義。這兩點(diǎn)意義。第一是可以發(fā)掘以往被忽略的檔案價(jià)值。當(dāng)屬理論層面的意義；第二則是實(shí)踐層面的意義——既可以解釋現(xiàn)在檔案館保存回憶錄等非檔案文獻(xiàn)的事實(shí)，又可以對(duì)未來(lái)檔案館的接收方向，乃至技術(shù)的研究方向，起一定的指導(dǎo)作用。其中理論意義已于上文詳釋。在此僅就實(shí)踐意義，繼續(xù)做些說(shuō)明。

雖然綜合各種檔案的定義看來(lái)，回憶錄不應(yīng)該是檔案的一種。但它在檔案館的存在。首先是為了保證歷史的可知，在這個(gè)大前提下，一切館藏檔案的存在。都是為了還原歷史，然后方才談到文化、娛樂、休閑等其他價(jià)值。也就是說(shuō)，任何一份檔案的缺失，都意味著對(duì)該段歷史的解讀即將出現(xiàn)偏差，因此我們確有必要以回憶錄等價(jià)值近乎檔案之物，來(lái)作為對(duì)缺失檔案的一種替代?！皺n案形成在前”學(xué)說(shuō)的提出，使我們對(duì)該問(wèn)題有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也讓我們意識(shí)到未來(lái)檔案館應(yīng)調(diào)整館藏方向，更加致力于保存錄音、錄像、筆錄、文稿等各種類型的檔案，從而使后人能有基礎(chǔ)，對(duì)歷史進(jìn)行全方位、多角度的解讀與研究。畢竟文件的存在，只證明歷史上確曾有過(guò)此事；而文檔雖可揭示歷史事件的部分過(guò)程，卻終究無(wú)法體現(xiàn)全貌：只有檔案作為一種直接的、連續(xù)的記錄。才可以承擔(dān)起歷史研究中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，即通過(guò)對(duì)支配社會(huì)活動(dòng)的人的觀念與動(dòng)機(jī)的呈現(xiàn)，使后來(lái)者看清歷史，繼往開來(lái)。

隨著各種媒介的出現(xiàn)與應(yīng)用，檔案逐漸由原本十分單一的紙質(zhì)檔案，分化為紙質(zhì)檔案與其他媒介檔案共存的狀態(tài)，尤其在電子計(jì)算機(jī)出現(xiàn)之后，更呈現(xiàn)出了從以紙質(zhì)檔案為主保存，向以電子檔案為主保存的轉(zhuǎn)變趨勢(shì)。這是因?yàn)殡娮用浇椴粌H可以承擔(dān)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的文稿、記錄，而且還能以多媒體文件的形式，為過(guò)去錄音、錄像等磁媒介的檔案提供平臺(tái)，從而真正做到將各種類型的檔案匯聚一處，蔚為大觀。不過(guò)，像這種聲光色效的綜合運(yùn)用，固然能令我們得以更加全面、細(xì)致的記錄歷史，但如何保護(hù)這些電子檔案的真實(shí)性。卻也成了重中之重的問(wèn)題。檔案學(xué)界因長(zhǎng)期囿于“文件是檔案前身”的觀念，把關(guān)注重點(diǎn)都放在由文件加工而成的文檔，并且又將這種觀念原樣引入到了對(duì)電子檔案的管理之中，遂使當(dāng)前對(duì)電子檔案的管理，雖有“前端控制”等一系列的方針，以及“元數(shù)據(jù)”等一系列的技術(shù)。卻都只是針對(duì)電子公文的辦法。對(duì)錄音、錄像等更為重要的多媒體形式的檔案，仍缺乏一套行之有效的保障策略。這未免有些舍本逐末。如今隨著“檔案形成在前”學(xué)說(shuō)的提出，以及對(duì)檔案價(jià)值的重新評(píng)定。則多媒體檔案的重要性必將在未來(lái)逐日凸顯，已為可以預(yù)見之事。然而多媒體檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)遠(yuǎn)比電子公文復(fù)雜。因此確保其真實(shí)性的難度，也必定要較電子公文為甚。如何順利解決此事?？芍^一道難題。眼下針對(duì)電子公文的幾個(gè)方案。如“前端控制”、“元數(shù)據(jù)”等，不知能否依然適用于多媒體檔案?如若可以，又要不要做些改良?這都是亟待回答的問(wèn)題，值得引起重視。理論最終總要用來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐，以上或可推為提出“檔案形成在前”學(xué)說(shuō)的最為重要的意義。