摘要：本文對大文件概念提出的緣由、內(nèi)涵及與其相關(guān)的廣義文件概念、檔案概念之間的關(guān)系等作了交流探討。

關(guān)鍵詞：大文件 廣義文件 檔案 內(nèi)涵關(guān)系

任何事物都是發(fā)展變化的。文件作為一種適應(yīng)社會(huì)生活、生產(chǎn)和管理實(shí)踐的需要而產(chǎn)生的信息記錄物，也必然隨著人類實(shí)踐活動(dòng)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展變化而發(fā)展變化。相應(yīng)地，人們對于文件這一事物的認(rèn)識也處在不斷的深化發(fā)展之中?！按笪募^”的出現(xiàn)，正是這種對文件概念認(rèn)識深化的一個(gè)體現(xiàn)。

“大文件觀”是一個(gè)以“大文件”概念為基礎(chǔ)的觀念系統(tǒng)。即“大文件觀”的內(nèi)涵并不僅僅是“大文件”概念。而是牽涉到一系列與文件概念密切相關(guān)的理論和實(shí)踐問題。如文件與檔案的關(guān)系。檔案中有否非文件成分，文件生命周期理論的認(rèn)識和應(yīng)用，文檔一體化管理的實(shí)踐。乃至文件學(xué)與文書學(xué)、檔案學(xué)的關(guān)系等。目前，學(xué)界對于上述問題多有爭論，難以定論，究其原因。莫不與文件概念認(rèn)識上的分歧有關(guān)。可以說，只要這種分歧沒有消除。那么這種爭論就不會(huì)停息。

限于篇幅，本文希望首先通過對“大文件”概念本身的對話。以引起讀者對“大文件觀”的關(guān)注和有識之士對檔案學(xué)基礎(chǔ)理論問題的進(jìn)一步深化研究。

潘連根：“大文件”概念是我國在20世紀(jì)80年代引入西方文件生命周期理論后，對文件運(yùn)動(dòng)進(jìn)行全方位的研究考察過程中提出的。應(yīng)該說，這一概念的確立，對于深化我國檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究和指導(dǎo)有關(guān)文件管理和檔案管理的實(shí)踐起到了積極的作用。

對于“大文件”概念。在此我想具體說明兩點(diǎn)：一是“大文件”概念的提法是否恰當(dāng)：二是“大文件”概念的內(nèi)涵到底是什么。

說到“大文件”概念，有些學(xué)者認(rèn)為?！啊笪募拍詈汀∥募拍钍窍鄬?yīng)的一個(gè)概念，沒有‘小文件’概念就沒有‘大文件’概念，而沒有‘大文件’概念也就沒有‘小文件’概念?！痹诖?，如果認(rèn)為我們是先有一個(gè)“小文件”概念的提法，而對應(yīng)地提出了一個(gè)“大文件”概念的稱呼，那么我認(rèn)為是不恰當(dāng)?shù)?。因?yàn)?，在“大文件”概念提出前，事?shí)上我們并無“小文件”概念的稱謂。而文件概念我們現(xiàn)在一般認(rèn)為有廣義和狹義之分，“大文件”概念實(shí)際上就是廣義文件概念，或者說是“廣義文件”概念的一個(gè)通俗說法，即將傳統(tǒng)“狹義文件”概念認(rèn)為不是文件的文件也包容進(jìn)來而取的一個(gè)更為形象化的稱謂。舉一個(gè)相近的例子，在地方國家綜合性檔案館進(jìn)行館藏檔案資源優(yōu)化配置過程中。提出了“大檔案”建設(shè)。即將傳統(tǒng)檔案管理體制下原來分散保存在各處的黨政機(jī)關(guān)檔案、城建檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、土管檔案及其他各種專門檔案統(tǒng)統(tǒng)集中到地方國家綜合性檔案館之中。從而使國家綜合性檔案館名副其實(shí)，能更為準(zhǔn)確快捷地為黨和政府及社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。可見，“大檔案”的提法。我個(gè)人認(rèn)為也許并不科學(xué)。因?yàn)槲覀兪聦?shí)上從來沒有否認(rèn)原來沒有保存在國家綜合性檔案館之中的檔案不是檔案，也沒有對應(yīng)的“小檔案”的提法，現(xiàn)在只不過是對國家綜合性檔案館拓寬檔案資源建設(shè)渠道展現(xiàn)新舉措的一個(gè)形象化提法。

至于“大文件”概念的內(nèi)涵到底是什么?這需要在分析我國傳統(tǒng)文件觀念的基礎(chǔ)上進(jìn)行把握。我國傳統(tǒng)的文件概念實(shí)際上是一種狹義文件概念，其內(nèi)涵：一是認(rèn)為文件必須是具有現(xiàn)行效用的。即現(xiàn)行文件；二是認(rèn)為文件必然是書面文字材料(甚至有時(shí)又將文件等同于公文)。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，文件不僅涵蓋的內(nèi)容日益廣泛。而且形式(信息記錄的方式和載體)也日趨多樣，導(dǎo)致傳統(tǒng)的狹義文件概念已很難適應(yīng)實(shí)踐的需要，特別是文件生命周期理論引進(jìn)后，為了更好地理解、推廣、應(yīng)用該理論，迫使我們必須擴(kuò)大文件概念的適用范圍。于是學(xué)界開始倡導(dǎo)“廣義文件”概念，提出了“大文件”概念。應(yīng)該說。陳兆祦教授在“大文件”概念的確立中功不可沒。他早在1987年就撰文指出：“文件是一個(gè)大概念……文件就是組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中。為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事務(wù)、表達(dá)意志、交流情況而制作的又構(gòu)成該項(xiàng)活動(dòng)組成部分的記錄材料(用現(xiàn)代的話來說，文件就是人們?yōu)榱嗽跁r(shí)間和空間上傳遞信息而制作的固定了信息的物體)?！钡?991年。他又將上述文件定義更精煉地表述為“組織或個(gè)人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的材料。是人類記錄、固定、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具?！雹磉@種“大文件”概念的內(nèi)涵在把握時(shí)，與傳統(tǒng)狹義文件概念的內(nèi)涵剛好相反，即文件不僅僅是指現(xiàn)行文件，也指半現(xiàn)行文件(如果認(rèn)可該概念的話)和非現(xiàn)行文件：不僅僅指書面文件，也包括各種圖示文件、影像文件、電子文件等。因此，“大文件”概念的內(nèi)涵可用一句話來概括，即文件是指在其整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價(jià)值形態(tài)如何的各種記錄材料。應(yīng)該說，這種文件概念在國際上具有普遍性，如《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)(IS015489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)認(rèn)為文件是指“機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事務(wù)過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的記錄”。采用“大文件”概念不僅有助于促使我國的文件管理、檔案管理逐步與國際接軌，也有助于國際間的學(xué)術(shù)對話交流。

需要特別說明的是，大文件概念的確立與檔案概念的認(rèn)識并無必然的聯(lián)系。因?yàn)?。無論是以美國為代表的日耳曼語族國家(認(rèn)為只有在檔案館中永久保存的文件才是檔案)，還是以法國為代表的拉丁語族國家(認(rèn)為文件從現(xiàn)行階段開始就是檔案)。盡管他們的檔案概念是如此的不同，但并不影響他們對于(廣義)文件概念的認(rèn)同和應(yīng)用文件生命周期理論。如果認(rèn)為我國的檔案概念與國外不同，因而我國沒有必要采用國外的文件概念(廣義的)，沒有必要應(yīng)用文件生命周期理論，顯然是站不住腳的。此外，有學(xué)者認(rèn)為，我國原已有“廣義文件”和“狹義文件”之分(以《檔案學(xué)詞典》中對文件的釋義為例…)，如果“大文件”概念就是指“廣義文件”的話，就沒有必要引入國外的文件概念，也沒有必要提出“大文件”概念。但我要說的是，《檔案學(xué)詞典》中“廣義文件”的釋義仍是陳兆祦教授1991年的表述，而這一概念顯然已不是我國傳統(tǒng)的對文件的認(rèn)識，事實(shí)上我們所說的傳統(tǒng)文件觀，主要是指20世紀(jì)80年代引入文件生命周期理論以前的文件概念，在當(dāng)時(shí)也無所謂文件的廣義和狹義之說。所以，現(xiàn)在說到我國的“廣義文件”概念。一般就是指“大文件”概念。

劉東斌：對于“大文件”概念提法我認(rèn)為不恰當(dāng)。我同意學(xué)者王茂躍認(rèn)為的：“‘大文件’概念和‘小文件’概念是相對應(yīng)的一個(gè)概念，沒有‘小文件’概念就沒有‘大文件’概念，而沒有‘大文件’概念也就沒有‘小文件’概念”的觀點(diǎn)。因?yàn)椤Ｈ绻按笪募备拍钭鳛橐粋€(gè)學(xué)術(shù)術(shù)語提出來，那么，它的前提就應(yīng)該有一個(gè)相對的“小文件”概念，或是把原來的文件概念定為“小文件”?；蛄硗舛x“小文件”概念。而把擴(kuò)大了的文件概念定為“大文件”。沒有“小”何來“大”呢?當(dāng)然，先生您給出的一個(gè)理由是“在‘大文件’概念提出前。事實(shí)上我們并無‘小文件’概念的稱謂?！边@個(gè)理由是不充分的。比如說，在沒有“廣義文件”概念之前，也沒有“狹義文件”概念，由于廣義和狹義是相對的，因此，在提出“廣義文件”概念時(shí)，就把原來的文件概念定為“狹義文件”。這也才使“廣義文件”概念立住了腳。給出的第二個(gè)理由是：“‘大文件’概念實(shí)際上就是‘廣義文件’概念，或者說是‘廣義文件’概念的一個(gè)通俗說法，”是“更為形象化的稱謂。”我覺得也不妥，“大文件”概念的涵義實(shí)際上與“廣義文件”概念不相同的，下文還將專門論述。對于“大文件”概念是“廣義文件”概念的通俗說法和更為形象化的稱謂的觀點(diǎn)，我認(rèn)為。如果僅僅是這樣，就沒有必要非造一個(gè)“大文件”概念了，因?yàn)??！皬V義文件”概念不是更通俗嗎?至于說“更為形象化的稱謂”，我認(rèn)為，如果我們在工作中為了方便，而稱之為“大文件”，倒也無妨。正如您舉的“大檔案”的例子。您也認(rèn)為不科學(xué)。“只不過是……形象化提法。”問題就在于作為方便開展一項(xiàng)工作可以提出某個(gè)形象化提法，但是，作為一個(gè)學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和學(xué)術(shù)術(shù)語提出來。就有問題了。而“大檔案”的提法和“大文件”概念的提法的初衷和目的是不一樣的，“大檔案”的提法只是“展現(xiàn)新舉措的一個(gè)形象化提法”，“大文件”概念的提出卻是作為理論層面上的一個(gè)學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和學(xué)術(shù)術(shù)語提出來的。理論層面上的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和學(xué)術(shù)術(shù)語應(yīng)該是相對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。是不宜用通俗的和形象化的說法。

對于“大文件”概念的內(nèi)涵的解釋，我認(rèn)為有幾點(diǎn)值得商榷：

第一，“大文件”概念就是廣義文件概念嗎?“大文件”概念與“廣義文件”概念并不是一回事。“大文件”概念的提出并不是為了確定某類事物限定其范圍的。實(shí)際是作為理論理念而提出來的，它表述的并非是“文件”的概念，而是一種文件理論概念。“‘大文件’概念的內(nèi)涵……即文件不僅僅是指現(xiàn)行文件，也指半現(xiàn)行文件(如果認(rèn)可該概念的話)和非現(xiàn)行文件”，“‘大文件’概念的內(nèi)涵可用一句話來概括。即文件是指在其整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價(jià)值形態(tài)如何的各種記錄材料?！边@實(shí)際就是文件生命周期理論的翻版或者說是中國版的文件生命周期理論。但是，“廣義文件”概念的提出并不是由于“文件生命周期理論引進(jìn)后，為了更好地理解、推廣、應(yīng)用該理論，迫使我們必須擴(kuò)大文件概念的適用范圍，于是學(xué)界開始倡導(dǎo)廣義文件概念”的。“廣義文件”概念是由于越來越多的檔案現(xiàn)象無法用文件概念所涵蓋而提出來的。在文件生命周期理論傳入我國之前，隨著我國檔案工作范圍的擴(kuò)大，已經(jīng)有許多不在原來檔案范圍中的被納入了檔案范圍。如在1960年吳寶康先生就認(rèn)為：“現(xiàn)代的檔案就是一切機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、人民公社及個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的文書材料、技術(shù)文件、影片、錄音帶等。經(jīng)過一定的制度，進(jìn)行立卷歸檔，并集中保管起來的材料?！逼渲小皞€(gè)人在工作活動(dòng)中形成的文書材料”和“技術(shù)文件、影片、錄音帶等”并不屬于所謂的狹義文件的范圍。這雖說是為檔案定義，但傳統(tǒng)經(jīng)典的檔案學(xué)理論認(rèn)為“文件是檔案的前身。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”，這里已經(jīng)有了“廣義文件”的味道，只是沒有稱“廣義文件”而已。而這些檔案現(xiàn)象顯然不符合經(jīng)典檔案學(xué)理論的“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)。為了維持這個(gè)觀點(diǎn)的正確性，只有不斷地?cái)U(kuò)大“文件”概念的外延。對“文件”做廣義的解釋，于是提出了“廣義文件”概念?！皬V義文件”概念的提出也只是為了涵蓋所有檔案現(xiàn)象而擴(kuò)大了文件的范圍，它并沒有更多的涵義。我們看《檔案學(xué)詞典》對“廣義文件”概念的解釋：“廣義指組織或個(gè)人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料。是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具”，“現(xiàn)代使用的文件，既包括以文字為主要記錄方式的書面文件，也包括以線條、紋路、明暗反差方式記錄客體信息的圖樣文件，以錄音、攝像、計(jì)算機(jī)存貯等方式方法記錄客體信息的音像文件和機(jī)讀文件；既包括紙質(zhì)文件，也包括膠片文件、磁帶文件、磁盤文件和光盤文件：既包括公務(wù)文件，也包括私人文件?！笨梢钥搓愓椎佅壬鷮Α皬V義文件”的解釋：“組織或個(gè)人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的材料。是人類記錄、固定、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具?！睆倪@些解釋中我們能看到“廣義文件”定義以外的內(nèi)容嗎?也就是我們能看出“‘廣義文件概念’，即文件不僅僅是指現(xiàn)行文件，也指半現(xiàn)行文件(如果認(rèn)可該概念的話)和非現(xiàn)行文件”，“即文件是指在其整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價(jià)值形態(tài)如何的各種記錄材料”的內(nèi)涵嗎?看不出來。“廣義文件”概念與“狹義文件”概念并沒有本質(zhì)的不同，它們的區(qū)別就在于它們的范圍有大有小而已。而“廣義文件”概念與“大文件”概念的區(qū)別卻有著本質(zhì)的不同。

第二，“大文件”概念的確立與檔案概念的認(rèn)識沒有必然的聯(lián)系嗎?“大文件”概念要確立，就必須滿足兩個(gè)前提。一是文件概念能夠涵蓋所有的檔案；二是只有文件概念能夠涵蓋所有的檔案，才能使“大文件”包含從文件到檔案，也就是從現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件(如果認(rèn)可該概念的話)到非現(xiàn)行文件，即文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程(從文件的形成到銷毀或永久保存)。沒有這兩個(gè)前提，“大文件”概念對檔案學(xué)理論來說就沒有任何意義。而我國對文件的廣義認(rèn)識，正是從不斷擴(kuò)展的檔案工作領(lǐng)域，已經(jīng)有許多不在原來檔案范圍中的被納入了檔案范圍。越來越多的檔案現(xiàn)象無法用文件概念所涵蓋而提出來的。為什么會(huì)有“大文件觀的內(nèi)涵并不僅僅是大文件概念，而是牽涉到一系列與文件概念密切相關(guān)的理論和實(shí)踐問題。如文件與檔案的關(guān)系。檔案中有否非文件成分，文件生命周期理論的認(rèn)識和應(yīng)用，文檔一體化管理的實(shí)踐，乃至文件學(xué)與文書學(xué)、檔案學(xué)的關(guān)系等”的問題，不是先有“莫不與文件概念認(rèn)識上的分歧有關(guān)”，而是隨著我國檔案工作的不斷擴(kuò)大和人們對檔案更進(jìn)一步的認(rèn)識，使人們認(rèn)識到：“檔案未必來自文件”，“檔案中恐怕還會(huì)有不屬于文件范疇的東西”，“檔案不是文件的一部分”，“文件很難涵蓋檔案”。先有對檔案認(rèn)識的深入，后引起對文件認(rèn)識的分歧。由此一些檔案學(xué)者便對“文件”概念進(jìn)行廣義的解釋，不斷擴(kuò)展其外延，但其結(jié)果不是難免多帶有牽強(qiáng)之處，就是仍不能涵蓋所有的檔案現(xiàn)象。有學(xué)者已經(jīng)指出：“‘廣義文件’概念的引入仍不能使‘檔案來源于文件’的結(jié)論成立”?！斑^度擴(kuò)展的‘廣義文件’概念等同于信息記錄材料概念，從理論上講毫無意義?！边@不能說“大文件”概念的確立與檔案概念的認(rèn)識沒有必然的聯(lián)系吧?至于說：“無論是以美國為代表……還是以法國為代表……盡管他們的檔案概念是如此的不同，但并不影響他們對于(廣義)文件概念的認(rèn)同和應(yīng)用文件生命周期理論?！蔽艺J(rèn)為，這不僅與檔案概念有聯(lián)系，而且與檔案學(xué)的存亡有聯(lián)系。其一。美國說“只有在檔案館中永久保存的文件才是檔案”，法國說：“文件從現(xiàn)行階段開始就是檔案”，這不是人為地指定某些事物是檔案嗎?這就提出一個(gè)問題，檔案是不是人為的指定物?其二，如果說檔案概念的不同。并不影響“對于(廣義)文件概念的認(rèn)同和應(yīng)用文件生命周期理論”的話，那么，檔案概念和檔案學(xué)的存在是不是就成為多余的了?

第三?！按笪募备拍畹拇笄疤嵴_嗎?“大文件”概念要確立并是正確的，其實(shí)還有兩個(gè)大的前提，一是國際上說的文件概念是正確的；二是文件生命周期理論是正確的。然而，這兩個(gè)前提真的都正確嗎?國際上說文件概念能夠真正反映文件的內(nèi)涵?文件生命周期理論就真正反映了文件的運(yùn)動(dòng)情況?先看《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)認(rèn)為的文件是“機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事務(wù)過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的記錄”。這個(gè)文件概念真正反映了文件的內(nèi)涵了嗎?文件是什么?文件為什么而產(chǎn)生?文件最主要的功能是什么?文件是人們“在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息”而使用的“社會(huì)交往工具”?！拔臅侨藗冝k事時(shí)使用的一種工具”，“公務(wù)文書是國家管理政務(wù)的一種工具，也是各類機(jī)關(guān)和組織上下左右之間相互聯(lián)系工作、處理問題的一種辦事工具”?！拔臅鳛橐环N國家管理工具”，在國家形成之初就得到相當(dāng)規(guī)模的應(yīng)用?！霸陔A級社會(huì)中，文字在國家管理中的應(yīng)用，就產(chǎn)生了最早的文書?！薄皣易鳛樯鐣?huì)組織的最完備形式，面臨著日益復(fù)雜的社會(huì)事務(wù)，它必須找到一種能夠克服時(shí)空界限的管理工具。行使自身的權(quán)力，表達(dá)自己的意志。于是，文書便應(yīng)運(yùn)而生。”“公文的首要功能是管理工具；離開了管理活動(dòng)。背離了管理活動(dòng)的原則，公文的‘生命，就終止了。”也就是說文件是一種辦事、管理的工具，尤其是作為文件主要部分的公文它的“首要功能是管理工具”。它的主要功能是辦事、管理，也就是發(fā)揮其現(xiàn)行效用。國家政府機(jī)關(guān)的建立是管理的需要，它因有管理對象而存在，它的文件主要是為了管理管理對象的需要而產(chǎn)生，文件只有到了管理對象那里才有價(jià)值，才能發(fā)揮其現(xiàn)行效用，才是其主要功能所在。如果文件只是“保管的作為證據(jù)及信息的記錄”，而沒有作用于管理對象，沒有現(xiàn)行效用，那還是文件嗎?“檔案是社會(huì)記憶的工具或存在物”?！皺n案，在現(xiàn)代社會(huì)里，已經(jīng)成為人們社會(huì)生活中不可或缺的記憶工具”。檔案是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的，檔案最基本的功能是記憶備忘。用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來看這個(gè)文件概念是不是頗像檔案啊?至于說文件生命周期理論是否正確，這里不做更多的論述，只從一個(gè)小的方面來說明。面對有些僅僅是為記憶備忘而產(chǎn)生的并不符合文件生命周期四階段的檔案現(xiàn)象，先生您和何嘉蓀教授用文件的跳躍來解釋，認(rèn)為：“在特定條件下，文件由第一(設(shè)計(jì)制作形成)階段，越過第二(現(xiàn)行)階段。直接進(jìn)入第三(暫存)階段，然后再順向運(yùn)動(dòng)?！边@沒有現(xiàn)行階段即現(xiàn)行效用的文件，能不能算是文件呢?

潘連根：對于“大文件”概念的確立，我是從大文件概念本身在提出之前當(dāng)時(shí)確實(shí)并無“小文件”概念的稱謂來分析的。正如“大檔案”提出之前我們也一直并沒有“小檔案”的提法一樣。當(dāng)然，提出“大文件”概念后，有些學(xué)者又倒推過去將原來的文件概念稱之為“小文件”概念亦無不可，但我認(rèn)為這并不是問題的關(guān)鍵。(盡管。從理論層面和學(xué)術(shù)術(shù)語上來講，我十分贊同您的觀點(diǎn)，即“大文件”的稱謂不如用“廣義文件”稱謂更恰當(dāng)、更嚴(yán)謹(jǐn)。)關(guān)鍵是“大文件”概念是否就是“廣義文件”概念，它的內(nèi)涵是什么。

據(jù)我所知，“廣義文件”和“狹義文件”概念的提法也是在20世紀(jì)80年代文件生命周期理論引進(jìn)以后在分析應(yīng)用該理論過程中才有的，因?yàn)楫?dāng)時(shí)有叫“大文件”概念的。也有叫“廣義文件”概念的，因而我認(rèn)為“大文件”概念其實(shí)就是“廣義文件”概念。至于先生您提及的吳寶康教授在1960年文章中提出的“現(xiàn)代檔案就是……在工作活動(dòng)中形成的文書材料、技術(shù)文件、影片、錄音帶等，”恰恰說明當(dāng)時(shí)使用的文件概念就是我們現(xiàn)在認(rèn)為的傳統(tǒng)的一種“狹義文件”概念，因?yàn)槿绻恰皬V義文件”概念，就沒有必要如此表述，直接表述為“文件”(指廣義的)即可。至于您認(rèn)為《檔案學(xué)詞典》和陳兆祦教授提出的文件概念中并沒有我所提出的“大文件”概念的內(nèi)涵，事實(shí)上，你只要仔細(xì)查閱他們的全文，便會(huì)發(fā)現(xiàn)他們對文件概念的真正理解。如陳兆祦教授在1987年著名的論文《再論檔案的定義——兼論文件的定義和運(yùn)動(dòng)周期問題》中提出了“大文件”概念的定義后，指出“檔案就是作為歷史記錄保存起來以便查考的文件”，而“文件的形式和制成材料幾千年來有了很大的變化。除了文字之外，出現(xiàn)了圖像的、聲音的和電子計(jì)算機(jī)閱讀的文件：從泥版、甲骨、金石、羊皮、紙草、竹木、棕櫚葉、紡織品、紙質(zhì)文件，發(fā)展到膠片、磁帶文件?！薄拔募钠洚a(chǎn)生到成為檔案以至消亡是有一個(gè)過程的，這個(gè)過程就是文件的運(yùn)動(dòng)周期?！边@便是我認(rèn)為的“大文件”概念的真正內(nèi)涵。2007年，陳兆祦教授又撰文指出，20多年來討論檔案定義及其屬概念時(shí)，其中一個(gè)分歧就是因?yàn)閷ξ募胁煌恼J(rèn)識，從而造成了討論問題沒有共同語言的局面。那么現(xiàn)在有沒有一個(gè)比較符合實(shí)際的、比較好的文件概念呢?他分析了《中國大百科全書，圖書館學(xué)情報(bào)學(xué)檔案學(xué)》、《檔案學(xué)詞典》、《辭?！芳啊稒n案工作基本術(shù)語》中的文件定義，認(rèn)為文字表述盡管不完全相同，但其基本內(nèi)涵和外延是一致的。這種擴(kuò)大了的文件概念有什么樣的檔案不能包容呢?

關(guān)于“大文件”概念的確立和檔案概念之間的關(guān)系，主要就是要解決您所提到的使文件概念能涵蓋所有的檔案現(xiàn)象。讓文件概念能適應(yīng)不斷發(fā)展了的檔案工作領(lǐng)域。但文件概念本身的擴(kuò)大，并不能解決檔案概念的認(rèn)識問題，即從文件運(yùn)動(dòng)的角度講，檔案是文件運(yùn)動(dòng)的一個(gè)階段，但從文件運(yùn)動(dòng)的哪個(gè)階段開始才算檔案。則不是大文件概念本身所能解決的。正如美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格所指出的：“‘檔案’一詞顯然并沒有一個(gè)不可更動(dòng)而必須優(yōu)先采用的、最終的、最完備的定義。它的定義可以在不同的國家作不同的修改。以適應(yīng)不同的需要。被采納的定義都應(yīng)該提供一個(gè)基礎(chǔ)，使檔案工作者能夠在這個(gè)基礎(chǔ)上有效地應(yīng)付他們?yōu)橹?wù)的政府所產(chǎn)生的各種材料。凡是有損他們的工作效力的定義，就不應(yīng)該接受。”可見，檔案的定義因各國的歷史文化背景、文檔管理體制以及思維方式等的不同而不同，無法在世界范圍內(nèi)得到統(tǒng)一。但這并不影響取得以下共識：檔案都是由文件轉(zhuǎn)化而來，文件運(yùn)動(dòng)到一定階段就成了檔案。

何嘉蓀教授曾對全世界的檔案概念作過比較研究。他從“文書處理程序完畢”、“歷史記錄”、“原始性(真實(shí)性)”、“發(fā)揮(現(xiàn)行、還是非現(xiàn)行)作用”、“具有保存價(jià)值”以及“按一定規(guī)律特地保存”等幾個(gè)方面分析它們是否是全世界共同認(rèn)可的劃分標(biāo)準(zhǔn)，最后得出的結(jié)論是——從全世界范圍來看，人們都可以接受如下觀點(diǎn)：檔案是原始的(真實(shí)的)歷史記錄，具有一定的保存價(jià)值，是人們有意識保存下來的文件有機(jī)整體。但是，其中原始的(真實(shí)的)歷史記錄和有一定的保存價(jià)值。是檔案與文件共有的特性。不能用作兩者的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)，剩下的只有最后一條，檔案是人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的文件有機(jī)整體，而文件則是“自然”形成的。這才是兩者之間的本質(zhì)區(qū)別。雖然歸檔只是將文件實(shí)體或文件信息從此歸為檔案管理部門有效控制的一種手段，同時(shí)也是用于改變文件存放地點(diǎn)和管理方式的一種手段。但是。正如何嘉蓀教授指出的，歸檔是人們有目的保存檔案的一種自覺行動(dòng)。人們正是通過歸檔正式承認(rèn)了文件所具有的保存價(jià)值，并使其轉(zhuǎn)變成了整個(gè)社會(huì)的寶貴財(cái)富和信息資源。它們將因此作為檔案受到法律的保護(hù)和物質(zhì)上的保護(hù)。通過歸檔，文件就從法律上被賦予了更權(quán)威的憑證作用。作為檔案，文件成了在一切場合普遍承認(rèn)的歷史憑證和法律憑證。所以，歸檔不僅僅是文件的轉(zhuǎn)手和移交，相反它是一種具有重大意義的法律性、歷史性行動(dòng)?？梢?。“歸檔”(即“按一定規(guī)律有意識保存”)才是文件向檔案轉(zhuǎn)化的唯一的最重要的條件和標(biāo)志。因此，從歸檔這一角度，檔案也可理解為“人為的指定物”。當(dāng)然這種人為指定也是有限制的，不是任何東西都可指定為檔案，即只能從文件當(dāng)中去指定(選擇)。其實(shí)。也有學(xué)者從另一角度進(jìn)行過表述，檔案比文件多了一重品格，具有雙重品格，即文件和檔案都具有行為主體(文件作者)行為“伴生物”的品格，而檔案又具有一定行為主體(檔案形成者)目的行為的品格。任何一個(gè)行為主體在將其自身行為伴生物(文件)立卷歸檔時(shí)，都要對其進(jìn)行挑選鑒別。即哪些文件轉(zhuǎn)化為檔案確實(shí)是由人根據(jù)一定的原則標(biāo)準(zhǔn)來指定的。需要說明的是。盡管檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來，盡管文書學(xué)和檔案學(xué)正處在整合過程之中，但文件概念和檔案的概念畢竟是不同的，現(xiàn)有的處在發(fā)展之中的檔案學(xué)學(xué)科也是不會(huì)消亡的，先生您大可不必?fù)?dān)心“檔案概念和檔案學(xué)的存在是不是就成為多余的了?！?/p>

至于您提到“大文件”概念確立的兩個(gè)大前提是否正確，我可以就第一個(gè)前提作個(gè)簡單的解釋。國際上的文件概念就是“大文件”概念。還是以《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)中認(rèn)為的文件是“機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事務(wù)過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的記錄”為例，這個(gè)文件概念恰恰說明文件是指在其整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中(從文件的形成、收到到保管)不論其價(jià)值形態(tài)如何的各種信息記錄材料。對于文件功能的理解，您上面講的還是傳統(tǒng)狹義文件(現(xiàn)行文件)的功能——管理工具(發(fā)揮現(xiàn)行效用)，而從大文件概念來說，文件當(dāng)然具有現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行的價(jià)值，文件在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事務(wù)過程中當(dāng)然會(huì)發(fā)揮其現(xiàn)行管理工具的功能，事后保存下來當(dāng)然也會(huì)起到憑證參考和留存人類活動(dòng)記憶的功能。至于你說這個(gè)文件概念像檔案的概念，這是由于“大文件”概念從外延上涵蓋了檔案所致，但我在前面已經(jīng)說過，事實(shí)上文件的概念和檔案的概念在內(nèi)涵上還是有所不同的。其實(shí)您在前面所引述的各種文件功能的說法，都是從文件在各種現(xiàn)實(shí)管理工作中所起的作用角度來談的，而《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)》中為文件下定義的角度是“旨在確保適宜的文件能形成、捕獲和得到有效的管理”，兩者定義的角度是不同的。定義是可以從不同角度來下的。值得一提的是，《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)》第7頁有一條注釋?！霸谝恍﹪抑?，文件管理也適用于檔案管理。但本標(biāo)準(zhǔn)不包括檔案管理。”這是否可以給先生您以一定的思考呢?

而你提到的“大文件”概念的第二個(gè)前提，即文件生命周期理論是不是正確。這不是三言兩語所能說清楚的?？梢灾v，這是一個(gè)自從20世紀(jì)80年代引入文件生命周期理論以來一直爭論不休的問題。一度成為爭論的熱點(diǎn)。在此。我也不想作過多的闡述，還是就你提到的問題做個(gè)回答。您說，沒有現(xiàn)行階段即現(xiàn)行效用的文件。能不能算是文件呢?

自從我和何嘉蓀教授提出文件運(yùn)動(dòng)的跳躍和回流的觀點(diǎn)以來，有學(xué)者贊同也有學(xué)者反對。就我們的認(rèn)識來說，檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，這是作為檔案必須具備的屬性。這是完全正確的。也是國際檔案界的共識。問題是。對于文件內(nèi)容規(guī)定要辦而未辦或未辦完的事情，這份文件確實(shí)還不是該事情的歷史記錄。但對于文件的起草擬制(用來表達(dá)制作者的意圖)過程(這也是人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng))而言，這份文件已經(jīng)真實(shí)地記錄了文件的起草擬制過程，實(shí)質(zhì)是真實(shí)地記錄了制作者要表達(dá)的意圖，它已經(jīng)是該制作活動(dòng)和制作意圖的歷史記錄了。如果由于某種原因制作者的意圖并未在現(xiàn)實(shí)中得到貫徹實(shí)施，或?qū)嵤┻^程尚未完成(即這份文件未進(jìn)入現(xiàn)行期或現(xiàn)行期尚未結(jié)束)，但有必要的話，這份文件仍可作為“真實(shí)的歷史記錄”而躍過現(xiàn)行階段歸檔保存，將其認(rèn)作檔案。事實(shí)上，歸檔保存已經(jīng)制作完成卻尚未轉(zhuǎn)入現(xiàn)行期的文件比比皆是，如某種產(chǎn)品圖紙?jiān)O(shè)計(jì)完成后。該產(chǎn)品由于種種原因并未投產(chǎn)。圖紙卻依然歸檔保存：甚至是一些尚未正式成文的草稿，有必要的話也可歸檔作為檔案保存，只要認(rèn)為它們?nèi)蘸髮ξ覀冞€有某種(或某些)利用價(jià)值。因而，文件的運(yùn)動(dòng)完全可能從形成制作階段躍過現(xiàn)行階段直接進(jìn)入暫存階段或歷史階段。至于這種沒有現(xiàn)行效用的文件算不算是文件?我想請先生讀一讀陳瓊的一篇文章，她指出。人們一般將文件現(xiàn)行效用單純理解為對文件收受者具有的某些作用，而她認(rèn)為文件現(xiàn)行效用是指文件對實(shí)現(xiàn)其制作和使用的直接目的所具有的作用。有些記錄性文件。其制作的直接目的是為了記載事務(wù)處理過程，或表達(dá)制作者的思想、意圖并且備忘，如家譜、日記等，其記載過程就是備忘過程，也是現(xiàn)行效用的發(fā)揮過程。記載完畢，文件直接目的達(dá)到，則現(xiàn)行效用消失。陳兆祦教授也認(rèn)為各種各樣的記錄(如會(huì)議記錄)稱作文件和列入文件范圍之內(nèi)，是有一定道理的，并不是在隨便胡說!這也可以算是一種新解。但不管怎么說，就算是從陳兆祦教授的“文件運(yùn)動(dòng)四階段論”來看，制作當(dāng)然是文件運(yùn)動(dòng)的一個(gè)階段，所以即便如您所說的沒有現(xiàn)行階段即現(xiàn)行效用的文件，當(dāng)然也是文件。

劉東斌：對于“大文件”概念就是“廣義文件”概念及其內(nèi)涵的問題，我的疑問是：“大文件”概念就是“廣義文件”概念嗎?我認(rèn)為，“大文件”概念與“廣義文件”概念并不是一回事?！按笪募备拍畹奶岢霾⒉皇菫榱舜_定某類事物限定其范圍的，實(shí)際是作為理論理念而提出來的，它表述的并非是“文件”的概念。而是一種文件理論概念。先生您的闡述并沒有說明這個(gè)問題。當(dāng)然，也許是我表述的不清晰，并沒有把問題說明白。我認(rèn)為，“大文件”概念是作為一種文件理論概念提出來的，而“廣義文件”概念是為了確定某類事物限定其范圍提出的，是對某類具體事物的定義?！按笪募备拍罹褪恰皬V義文件”概念以及對其內(nèi)涵的闡釋并沒有分清它們的不同，而是把它們混在一起，使其在邏輯關(guān)系上混亂不清的。按照大文件概念就是廣義文件概念及其內(nèi)涵的闡釋，“大文件”=“廣義文件”=現(xiàn)行文件+非現(xiàn)行文件(按國外的說法)=文件+檔案(按國內(nèi)的說法)，那么，“大文件”=“廣義文件”≠現(xiàn)行文件，“大文件”=“廣義文件”≠文件。這個(gè)式子中的現(xiàn)行文件(國外)中的文件和文件(國內(nèi))概念是不是陳兆祦教授所定義的“廣義文件”概念呢?也就是說現(xiàn)行文件(國外)中的文件和文件(國內(nèi))與“廣義文件”的范圍是不是一樣的?如果是，那么，“大文件”=“廣義文件”=現(xiàn)行文件=文件，這是不是自相矛盾呢?如果不是。那么，現(xiàn)行文件(國外)中的文件和文件(國內(nèi))概念的概念是什么?它的范圍是什么?

對于“大文件”概念的確立和檔案概念之間的關(guān)系的問題，先生您引用了美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格關(guān)于“檔案”的名言，但我認(rèn)為這個(gè)“檔案”名言本身就有問題的。謝倫伯格名言的前半句：“‘檔案’一詞顯然并沒有一個(gè)不可更動(dòng)而必須優(yōu)先采用的、最終的、最完備的定義?！辈还芩幱谑裁纯紤]應(yīng)該說是正確的，因?yàn)閷θ魏问挛锏恼J(rèn)識都有一個(gè)由淺入深的過程。都不可能有一個(gè)“最終的、最完備的定義”。但是，他的名言的后半句顯然是有問題的，當(dāng)“檔案”成為“在不同的國家作不同的修改，以適應(yīng)不同的需要，”而由檔案工作者“應(yīng)付他們?yōu)橹?wù)的政府所產(chǎn)生的各種材料”時(shí)，那種所謂的“檔案”。不就成了人為指定的“檔案”嗎?而且是檔案工作者指定的，并且把“政府所產(chǎn)生的各種材料”以外的檔案全部排除在檔案之外，這種“檔案”定義下的“檔案”還有多少客觀性呢?事實(shí)上。檔案作為世界上存在的一種事物。它不應(yīng)該具有國家屬性，它不應(yīng)該“在不同的國家作不同的修改，以適應(yīng)不同的需要，”它不應(yīng)該在這個(gè)國家是檔案，而在另一個(gè)國家就不是檔案。各國檔案概念的差異，并不是“因各國的歷史文化背景、文檔管理體制以及思維方式等的不同而不同，無法在世界范圍內(nèi)得到統(tǒng)一”，而是由于各國檔案工作開展的范圍不同造成的。各國檔案工作者沒有從世界范圍、從古今范圍去考察研究檔案這個(gè)事物，而只是為了“有效地應(yīng)付他們?yōu)橹?wù)的政府所產(chǎn)生的各種材料”，各自把檔案在各自開展檔案工作以后其所具有的一些屬性作為檔案本身所固有的屬性，再用以作為根據(jù)反過來去認(rèn)識什么是檔案，從而把檔案概念限制在各自“有效地應(yīng)付他們?yōu)橹?wù)的政府所產(chǎn)生的各種材料”上，限制在各自開展的檔案工作狹小的范圍內(nèi)，其檔案概念人為地打上了各國檔案工作者認(rèn)識自己檔案工作范圍的印記，同時(shí)也留下了檔案是檔案工作者人為指定物的痕跡。

何嘉蓀教授對全世界的檔案概念作過比較研究，得出了“檔案是人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的文件有機(jī)整體：文件則是‘自然’形成的。這才是兩者之間的本質(zhì)區(qū)別”的觀點(diǎn)。何先生的觀點(diǎn)顯然是說檔案的本質(zhì)“是人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的”，如果這就是檔案的本質(zhì)的話，那么這種本質(zhì)：第一，并非檔案所獨(dú)有。如圖書館保存的圖書、情報(bào)部門保存的情報(bào)文獻(xiàn)。還有某個(gè)單位、某個(gè)個(gè)人保存的資料等，哪一個(gè)不是“人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的”呢?第二，這種本質(zhì)實(shí)質(zhì)上明明白白告訴我們檔案就是人為的指定物，而且是檔案工作者的人為指定物；第三，何先生的觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上把許多檔案都排斥在檔案之外，他所指的具有這種本質(zhì)的檔案實(shí)際上僅存在于檔案室和檔案館之中。何先生也認(rèn)為：“如果有些文件根據(jù)人們的總體上的主體需要必須保存，卻由于種種原因?qū)嶋H上未能集中保存，這些文件仍然應(yīng)該是檔案”。但是這種檔案卻沒有何先生認(rèn)為的檔案的本質(zhì)屬性，這又如何解釋?既然沒有檔案的本質(zhì)屬性，怎么“仍然應(yīng)該是檔案”呢?這不是自相矛盾嗎?從實(shí)質(zhì)上講何先生觀點(diǎn)中的文件與檔案并沒有本質(zhì)區(qū)別。至于有學(xué)者提出的檔案“具有雙重品格”的觀點(diǎn)，第一，所謂“具有一定行為主體(檔案形成者)目的行為的品格”，不過是由檔案人加上的，因?yàn)檫@種“品格”是由檔案人在“立卷歸檔時(shí)，都要對其進(jìn)行挑選鑒別”加上的；第二，“具有雙重品格”的檔案實(shí)際上也僅存在于檔案室和檔案館之中。這種觀點(diǎn)把許多檔案都排斥在檔案之外了。

至于《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)中認(rèn)為的文件定義及第7頁的一條注釋?！霸谝恍﹪抑校募芾硪策m用于檔案管理，但本標(biāo)準(zhǔn)不包括檔案管理。”它給人們的思考是，它定義的文件概念沒有文件的功能，而更像是對檔案的定義，它雖不包括檔案管理，卻又不像是為文件管理而定，而更像為檔案管理而定。文件管理是為了什么?文件是辦事的工具。及時(shí)快速地傳遞文件信息、讓文件高效運(yùn)轉(zhuǎn)、更好更快地實(shí)現(xiàn)文件現(xiàn)行效用和價(jià)值，是文件管理的主要內(nèi)容。然而，“旨在確保適宜的文件能形成、捕獲和得到有效的管理”角度下的定義是為了文件管理的需要?還是為了檔案管理的需要呢?

對于沒有現(xiàn)行效用的文件算不算是文件的問題，我拜讀了陳瓊的《試論文件現(xiàn)行效用》一文，陳瓊教授是這樣解釋：“文件現(xiàn)行效用是指文件對實(shí)現(xiàn)其制作和使用的直接目的所具有的作用，是發(fā)文者與受文者特定關(guān)系的體現(xiàn)”?！坝行┯涗浶晕募Ｆ渲谱鞯闹苯幽康氖菫榱擞涊d事務(wù)處理過程，或表達(dá)制作者的思想、意圖并且備忘。如家譜、日記等，其記載過程就是備忘過程。也是現(xiàn)行效用的發(fā)揮過程，記載完畢，文件直接目的達(dá)到，則現(xiàn)行效用消失。制作者是發(fā)文者，當(dāng)制作者閱讀使用這些文件的時(shí)候，又成為受文者，具有雙重身份，因此現(xiàn)行效用雖然體現(xiàn)在某一個(gè)主體上，但仍在收發(fā)文者之間特定聯(lián)系的范疇之中?！标惌偨淌诘慕忉屒昂笫怯忻艿?。對于日記來說?！鞍l(fā)文者”制作了，“受文者”閱讀使用了嗎?一般日記是只制作并未閱讀使用。有多少人的日記是記一遍再閱讀使用一遍?大部分的情況是記完了以后什么時(shí)間閱讀使用還不知道，有些記日記的當(dāng)事人記的日記從未閱讀過，怎么能又成為受文者呢?沒有閱讀者沒有受文者，怎么“也是現(xiàn)行效用的發(fā)揮過程”呢?其實(shí)。記日記，只有一個(gè)目的，就是記憶備忘，記下所記之事。以后再閱讀。至于以后什么時(shí)間閱讀的那一刻也并不是“現(xiàn)行效用的發(fā)揮過程”，而是發(fā)揮檔案記憶備忘的過程。

至于說從“文件運(yùn)動(dòng)四階段論”來看，制作是文件運(yùn)動(dòng)的一個(gè)階段，所以沒有現(xiàn)行階段即現(xiàn)行效用的文件。當(dāng)然也是文件，這種說法是不是有問題?既然沒有現(xiàn)行階段即現(xiàn)行效用，那么。這種“文件”也就沒有文件價(jià)值，但是它作為檔案保存而具有檔案價(jià)值。一個(gè)從制作階段到最后階段都沒有文件價(jià)值卻有檔案價(jià)值的“文件”還是文件嗎?這完全是讓檔案來適應(yīng)所謂的文件運(yùn)動(dòng)四階段論，硬把檔案拉人文件運(yùn)動(dòng)中。把沒有現(xiàn)行階段即現(xiàn)行效用的“文件”認(rèn)為也是文件。是不是有點(diǎn)牽強(qiáng)?

至此，我們都已完全表明了自己對“大文件”概念的理解和認(rèn)識。顯然，我們兩個(gè)的觀點(diǎn)是如此的不同，事實(shí)上也在一定程度上代表了學(xué)界兩種主要的觀點(diǎn)。我們的對話盡管沒有最終達(dá)成一致的意見和認(rèn)識。但相信這種探討還是有益的，無論是對我們自己，還是對讀者。理論研究需要的就是這種窮根究底的精神，理論研究也是一個(gè)艱辛的過程。但我們可以從中得到快樂。我們相信。讀者在看完我們的對話后，一定也會(huì)有自己的認(rèn)識。如果這次的對話能對讀者認(rèn)識“大文件”概念有所幫助，也算是達(dá)到了我們的初衷。