1、NARA與ERA

現(xiàn)階段NARA（National Archives and Records Administration，美國國家檔案與文件管理局，簡稱NARA）主要負(fù)責(zé)長期保存美國政府業(yè)務(wù)活動中形成的具有重要歷史價值的文件。在數(shù)字時代，伴隨大量電子文件的不斷產(chǎn)生，新形態(tài)的電子文件也開始不斷出現(xiàn)，這給電子文件的管理帶來了諸多困難。為了應(yīng)對這一難題，NARA開始開發(fā)ERA系統(tǒng)（Electronic Records Archives，電子文件檔案館，簡稱ERA）。

2、新型電子文件帶來的挑戰(zhàn)

ERA的主要使命是推動NARA開展文件管理工作。據(jù)此，NARA提出了相應(yīng)的需求。第一，NARA所需要負(fù)責(zé)管理的文件包括美國政府在計算機(jī)環(huán)境下所生成的各種類型的電子文件。第二，政府需要依據(jù)相關(guān)法律和規(guī)章確保公眾在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)獲取和使用他們所感興趣的聯(lián)邦政府信息。第三，NARA有責(zé)任幫助其他機(jī)構(gòu)更好的開展文件管理和政府事務(wù)工作。

NARA致力于把ERA建成一個完整的系統(tǒng)，負(fù)責(zé)文件的保存管理和提供利用，同時還需要確保政府文件在整個生命周期內(nèi)的在線傳遞，推動機(jī)構(gòu)間的各項合作，促進(jìn)文件管理工作的發(fā)展。

在關(guān)注工作使命的同時，NARA也逐漸意識到與美國政府以外的機(jī)構(gòu)進(jìn)行多方合作的必要性。例如，NARA希望數(shù)字圖書館能夠作為國家檔案館館藏文件利用的先行者。公眾可以通過NARA獲取與其館藏相關(guān)的相應(yīng)文件信息服務(wù)，但是NARA無法針對不同的用戶提供個性化的服務(wù)，圖書館卻可以更好地為公眾提供這樣的服務(wù)。這樣的合作，一方面使得數(shù)字圖書館可以在其館藏信息傳播和拓展過程中發(fā)揮重要的作用；另一方面，數(shù)字圖書館也可以將NARA的館藏劃歸為其自身館藏的一部分。

NARA所面臨的挑戰(zhàn)是極其嚴(yán)峻的。據(jù)國會研究服務(wù)部（The Congressional Research Service）估計，現(xiàn)存15年前的聯(lián)邦信息中，有超過95%的信息都無法在計算機(jī)中讀取?，F(xiàn)在只有不到5%的聯(lián)邦文件被保存在國家檔案館里，但是數(shù)字信息的案卷數(shù)量正在增長。例如：

1972年至2000年間，NARA接收到的政府部門文書有約25，000，000件。

每四年或八年時間，當(dāng)一個總統(tǒng)任職期結(jié)束以后，NARA會接收到大量來自白宮的電子文件。老布什政府時期，NARA收到了十萬多封電子郵件；克林頓政府時期，NARA收到了32，000，000件；預(yù)計現(xiàn)任總統(tǒng)任期結(jié)束以后NARA將會面臨更多數(shù)量文件的考驗。

2000年十年人口普查給NARA帶來了上億件圖像掃描文件。

在軍方人事檔案管理中，NARA所面臨的圖像掃描文件數(shù)量估計有十萬億之多。正當(dāng)NARA在嘗試選擇最佳管理方式的時候，軍方早已經(jīng)制定好了數(shù)據(jù)中心人事管理系統(tǒng)來對龐大數(shù)量的圖像掃描文件進(jìn)行管理。

新型復(fù)雜的數(shù)字格式會給電子文件的管理帶來諸多問題。在美國，傳統(tǒng)意義上，國家檔案館為海軍的每一艘船只都保存有一套完整的船舶構(gòu)造圖紙，其中的某些文件經(jīng)常會被調(diào)用。NARA和海軍軍方在保存這些文件的過程中遇到了相同的難題。幾十年以來，海軍軍方不斷對船只進(jìn)行維護(hù)，到一定的時候，勢必需要對船只進(jìn)行修繕和改裝，需要對船只的機(jī)械系統(tǒng)、計算機(jī)系統(tǒng)，乃至廚房、干衣間等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改造。這就像一個城市的發(fā)展一樣，它們都在不斷地變化。

3、NARA的應(yīng)對策略

面對重重挑戰(zhàn)，NARA針對數(shù)字信息的保存問題制定了相應(yīng)的策略。NARA已逐步認(rèn)識到將信息技術(shù)應(yīng)用于聯(lián)邦政府管理的重要性。如果能夠在技術(shù)上找到解決的辦法，供機(jī)構(gòu)使用并應(yīng)用于業(yè)務(wù)中，那么相關(guān)系統(tǒng)中的電子文件將更易于傳遞和管理。不僅如此，NARA還決定為下一代國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尋求技術(shù)解決方案。但是NARA也逐步意識到，僅僅針對數(shù)字信息保存而開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)解決方案代價將是十分昂貴的。

除了應(yīng)對數(shù)字文件保存問題所帶來的挑戰(zhàn)，ERA還必須為所有類型文件生命周期內(nèi)的管理提供支持。文件生命周期內(nèi)的管理的關(guān)鍵在于文件的形成者需要對文件進(jìn)行長時間的保管，不論其載體為數(shù)字形式、紙張還是膠片，這些文件都應(yīng)該被保存在國家檔案館里。管理的唯一依據(jù)就是這些文件告訴我們了什么。因此，NARA不應(yīng)只關(guān)注文件的形式或特點，而需要一套完成的方法來應(yīng)對政府文件的管理。作為系統(tǒng)內(nèi)部的一個子系統(tǒng)，ERA將在國家檔案館、總統(tǒng)圖書館和聯(lián)邦文件中心這三個不同的業(yè)務(wù)流程中為電子文件的管理提供相應(yīng)的支持。

ERA系統(tǒng)的應(yīng)用有諸多益處：

為政府和公眾提供更好、更簡單和更快捷的“一站式”的文件查閱服務(wù)。

整合政府文件生命周期內(nèi)的管理，在保守機(jī)密的前提下最大限度地提供館藏文件的利用。

有利于形成一套完整和不斷發(fā)展的文件生命周期管理方法。

利用在線通訊與合作工具進(jìn)行多方交流。

NARA發(fā)現(xiàn)，將來要想建立一個更優(yōu)的系統(tǒng)，需要滿足以下條件：

系統(tǒng)必須是可進(jìn)化的?，F(xiàn)在沒有一種方法能夠完全解決數(shù)字保存的問題，即這本身就是一個動態(tài)問題。現(xiàn)階段所實施的任何方法和技術(shù)在將來的某個時間點都會化為一種阻礙。為了使文件的保存不受信息技術(shù)更替的影響，必須保持所有硬件和軟件的更新，與此同時整個系統(tǒng)必須不斷滿足新的需求，維護(hù)保存在其中的文件的真實與完整。

系統(tǒng)必須沿著兩個需求方向開發(fā)。一是要滿足國防部及其下屬部門數(shù)十億文件的處理，二是要考慮到某些必須單獨存放開來的文件集合體的處理。

系統(tǒng)必須是可擴(kuò)展的。只要信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展，就會不斷有新的電子文件產(chǎn)生，這些文件的類型甚至都是現(xiàn)階段人們無法想象得到的。十年、二十年乃至一百年以后，我們必須對系統(tǒng)進(jìn)行更新以應(yīng)對新型數(shù)據(jù)文件的管理、保存和提供利用。

4、ERA建設(shè)目前所取得的成果

NARA開發(fā)的ERA系統(tǒng)顯然走在了時代的最前沿?？梢哉f，目前世界上尚沒有一個系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)NARA的工作目標(biāo)，即滿足其在功能、規(guī)模、可進(jìn)化性和擴(kuò)展性上的需求。為了將需求具體化，NARA花了幾年的時間來分析和定制這些需求信息。通過與NARA內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)等合作方的多方探討，重復(fù)進(jìn)行機(jī)構(gòu)范圍的復(fù)議，對管理方法變革進(jìn)行細(xì)化，同時還邀請技術(shù)部門和普通服務(wù)部門對相關(guān)需求進(jìn)行點評。至此，NARA已經(jīng)組織了兩次會議對ERA計劃進(jìn)行討論并獲得相關(guān)的反饋信息，兩次會議一個面向的是未來用戶，另一個面向企業(yè)，如今已經(jīng)有數(shù)百人參加了會議。隨后，NARA轉(zhuǎn)向信息技術(shù)企業(yè)尋求實際的開發(fā)方案。2004-2005年NARA在Harris和Lockheed Martin公司間進(jìn)行設(shè)計方案競標(biāo)。公司各自提出了系統(tǒng)的詳盡設(shè)計架構(gòu)和系統(tǒng)工程計劃。2005年9月，最終選擇了Lockheed Martin公司來建造和操作這個系統(tǒng)。任務(wù)主要以O(shè)AIS（Open Archival Information System）為參考模型設(shè)計一個面向服務(wù)的系統(tǒng)架構(gòu)。

鑒于需求的龐大及其復(fù)雜性，NARA將整個系統(tǒng)的建設(shè)周期定為六年時間，預(yù)計整個系統(tǒng)將于2011年完工。系統(tǒng)的一期工程已于2007年9月啟動，主要實現(xiàn)文件的在線創(chuàng)建、依據(jù)時間表向NARA進(jìn)行文件的提交等功能。接下來的差不多六個月，系統(tǒng)將逐步使電子文件能夠向國家檔案館進(jìn)行在線移交。

目前系統(tǒng)用戶僅僅限制在系統(tǒng)內(nèi)部人員以及其他四個機(jī)構(gòu)，如美國海軍軍方、能源部、勞工部以及專利與商標(biāo)辦公室等美國國內(nèi)政府機(jī)構(gòu)。但是，ERA承諾會逐步擴(kuò)大用戶面，并預(yù)計在即將開始的2009年第三期工程中提供公眾獲取信息的渠道。

5、展望

ERA系統(tǒng)的建設(shè)將針對NARA的各種需求不斷地調(diào)整。目前文件管理的核心業(yè)務(wù)流程尚未能實現(xiàn)自動化處理的支持，但是今后ERA將完全改變這一切，它將會改變我們現(xiàn)階段單一和團(tuán)體的工作方式，將改變我們與其他機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)和公眾的交流方式。它還將幫助我們實現(xiàn)一些現(xiàn)階段電子文件管理所難以達(dá)到的目標(biāo)：即確?？焖僭鲩L的大量極具歷史價值的電子文件的永久保存和持續(xù)利用，確保人們可以對這些豐富的文獻(xiàn)遺產(chǎn)進(jìn)行持續(xù)的開發(fā)、利用和學(xué)習(xí)。

參考文獻(xiàn)：

The National Archives Electronic Records Archives (ERA). www.archives.gov/era. （訪問時間2008-4-16）

Kenneth Thibodeau. If you build it， will it fly? Criteria for success in a digital repository. Texas Digital Library， September， 2007.

Kenneth Thibodeau. Preserving Electronic Records: Developments at the National Archives and Records Administration. June 17， 2004.

Kenneth Thibodeau. Building the Archives of the Future: Advances in Preserving Electronic Records at the National Archives and Records Administration. D-Lib Magazine. Volume 7 Number 2， February 2001.

作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院