第29屆奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱北京奧組委）成立于2001年12月13日，承擔(dān)著北京奧運(yùn)會(huì)和北京殘奧會(huì)各項(xiàng)籌辦任務(wù)的組織工作，目前下設(shè)秘書行政部、總體策劃部、國(guó)際聯(lián)絡(luò)部、新聞宣傳部、場(chǎng)館運(yùn)行部、開閉幕式工作部等29個(gè)部門。

秘書行政部作為北京奧組委重要的職能部門之一，設(shè)有綜合、秘書、會(huì)議、城市聯(lián)絡(luò)、行政和機(jī)關(guān)保衛(wèi)6個(gè)處室，工作職責(zé)是為奧組委領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為奧組委機(jī)關(guān)各職能部門服務(wù)，為競(jìng)賽場(chǎng)館和非競(jìng)賽場(chǎng)館服務(wù)，承擔(dān)著當(dāng)好參謀助手、公文辦理運(yùn)轉(zhuǎn)、各類會(huì)議組織、機(jī)關(guān)后勤保障、檔案工作管理等項(xiàng)職能。

一、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對(duì)奧運(yùn)檔案工作提出嚴(yán)格要求

北京奧組委成立以來，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，奧組委執(zhí)行副主席劉敬民、王偉同志曾多次聽取秘書行政部檔案工作匯報(bào)，強(qiáng)調(diào)“奧運(yùn)會(huì)檔案工作十分重要，奧運(yùn)會(huì)要留下一筆豐富的遺產(chǎn)，各部門負(fù)有不可推卸的責(zé)任，要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)全國(guó)人民負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案工作”。

秘書行政部領(lǐng)導(dǎo)為北京奧組委檔案工作提出“以舉辦一屆‘有特色、高水平’奧運(yùn)會(huì)的總體目標(biāo)指導(dǎo)檔案工作，貫徹落實(shí)《北京市“十一五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的精神，確保北京奧運(yùn)會(huì)（殘奧會(huì)）檔案收集全面，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)，移交到位的目標(biāo)”，明確要求奧運(yùn)檔案工作應(yīng)遵循我國(guó)檔案工作現(xiàn)行法律法規(guī)，遵循檔案管理本身的系統(tǒng)性，在管理范圍上擴(kuò)大信息的收集渠道；在組織構(gòu)建上強(qiáng)化檔案管理機(jī)制；在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上合理配備人員；在管理技術(shù)上采用法律、行政、經(jīng)濟(jì)等多種現(xiàn)代管理手段，實(shí)現(xiàn)全部檔案集中統(tǒng)一管理，實(shí)行統(tǒng)籌安排，分級(jí)管理的原則，確保將檔案工作部署到位，責(zé)任到人。

秘書行政部部長(zhǎng)韓子榮同志就做好奧運(yùn)檔案工作特別指出，2008年是奧運(yùn)的決戰(zhàn)、決勝之年，我們的各項(xiàng)工作都要圍繞辦好這屆高水平、有特色的奧運(yùn)會(huì)通力配合、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，要把奧運(yùn)檔案的收集、整理工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)來抓緊抓好。

她強(qiáng)調(diào)，為了給中國(guó)和世界留下寶貴的奧運(yùn)文化遺產(chǎn)，我們檔案工作者要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)的態(tài)度，在奧運(yùn)籌辦這有限的時(shí)間內(nèi)，把豐厚的檔案文化遺產(chǎn)齊全完整地保存下來。奧運(yùn)籌辦工作最大的特點(diǎn)，就是臨時(shí)性和不可復(fù)制性，這就給我們的各項(xiàng)工作提出了非常高的要求。我們的檔案部門、檔案工作者一定要挺進(jìn)奧運(yùn)主戰(zhàn)場(chǎng)，站位一定要高，要有全局意識(shí)，主動(dòng)出擊，全盤把握，把涉及奧運(yùn)的各項(xiàng)工作都納入我們檔案的收集范疇范疇。

她還強(qiáng)調(diào)，奧運(yùn)檔案工作決不能循例平推，要根據(jù)工作實(shí)際主動(dòng)地去抓，主動(dòng)地去謀劃，主動(dòng)地去思考，要打破常規(guī)來重新審視我們的檔案工作體系、機(jī)制，力求符合服務(wù)奧運(yùn)的要求、符合奧運(yùn)檔案工作的要求。把北京2008年奧運(yùn)會(huì)的檔案文化遺產(chǎn)齊全完整地保存下來，不僅是檔案者義不容辭的責(zé)任，也是我們對(duì)國(guó)際奧委會(huì)的莊嚴(yán)承諾，更是歷史和黨和人民賦予我們的光榮使命。

二、各部門通力配合，檔案工作成效顯著

為不辱使命，秘書行政部將收集全面，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)，移交到位確定為奧運(yùn)檔案的工作目標(biāo)。

收集全面，一是收集范圍涵蓋北京奧組委委內(nèi)29個(gè)部門、北京奧運(yùn)會(huì)37個(gè)競(jìng)賽場(chǎng)館、13個(gè)非競(jìng)賽場(chǎng)館、14個(gè)工作協(xié)調(diào)小組；二是檔案載體包括文書、實(shí)物、聲像、電子、資料等各類載體檔案及會(huì)計(jì)、合同、主題等專項(xiàng)檔案。

整理規(guī)范，一是按照檔案移交標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔，保證檔案全宗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；二是以方便利用為原則，提供全宗電子、紙質(zhì)目錄。

移交到位是指在2008年12月31日完成向北京市檔案館、國(guó)家體育總局檔案館、中國(guó)殘疾人聯(lián)合會(huì)移交檔案，并確保奧運(yùn)檔案的齊全完整。

為達(dá)到上述目標(biāo)，秘書行政部根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《第29屆奧運(yùn)會(huì)組委會(huì)工作規(guī)則》，起草了《北京奧運(yùn)會(huì)檔案工作管理意見》，并以此為依據(jù)開展了如下工作：

1、建立工作網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)檔案工作。成立了由北京奧組委主管執(zhí)行副主席王偉為組長(zhǎng)，奧組委秘書行政部等相關(guān)部門、北京市檔案局館、國(guó)家體育總局辦公廳、北京市文物局、北京市規(guī)劃委員會(huì)、北京2008環(huán)境建設(shè)指揮部辦公室、奧帆委、奧馬委、各足球賽區(qū)辦公室、各京外賽區(qū)城市檔案局領(lǐng)導(dǎo)組成的奧運(yùn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。

2、發(fā)揮體制優(yōu)勢(shì)，組建檔案隊(duì)伍。經(jīng)與北京市檔案局協(xié)商，京內(nèi)競(jìng)賽場(chǎng)館和非競(jìng)賽場(chǎng)館檔案工作由北京市檔案局直接管理，并抽調(diào)檔案人員入駐競(jìng)賽場(chǎng)館，負(fù)責(zé)收集、整理檔案。同時(shí)，還從北京市檔案局館抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干組織督導(dǎo)組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案人員和督導(dǎo)檔案工作。

3、依靠屬地政府，做好京外競(jìng)賽場(chǎng)館檔案工作。召開賽區(qū)辦和賽區(qū)城市檔案局領(lǐng)導(dǎo)參加京外賽區(qū)檔案工作會(huì)議，部署京外賽區(qū)檔案工作，確保奧運(yùn)檔案工作整體同步進(jìn)行。

4、建立健全規(guī)章制度。依據(jù)《北京奧運(yùn)會(huì)檔案工作管理意見》，編制了《關(guān)于北京奧組委文書檔案的歸檔操作標(biāo)準(zhǔn)》，《專項(xiàng)檔案管理辦法》等10余項(xiàng)規(guī)章制度。

5、落實(shí)工作機(jī)制，確保責(zé)任落實(shí)到人。一是明確崗位職責(zé)，確保部門檔案工作責(zé)任落實(shí)到人；二是實(shí)行驗(yàn)收責(zé)任機(jī)制；三是各歸檔機(jī)構(gòu)根據(jù)職責(zé)和《北京奧組委歸檔范圍管理規(guī)定》填寫重要檔案目錄，并簽署《歸檔責(zé)任書》。

6、加強(qiáng)各類載體檔案的管理力度。在這方面，目前已完成委內(nèi)部門2001年至2007年文書、聲像、實(shí)物等各類載體檔案的歸檔工作，并已妥善保管。

三、加強(qiáng)規(guī)范管理，檔案的重要作用凸顯

奧運(yùn)檔案是2008年奧運(yùn)籌辦工作的重要組成部分，在奧運(yùn)籌辦過程中已經(jīng)發(fā)生了重要作用，表現(xiàn)在行政、業(yè)務(wù)、文化、教育等幾個(gè)方面。

1、行政工作參考

奧組委是一個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)，人員流動(dòng)性大。為保證工作的連續(xù)性，每位新任部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在熟悉情況、處理問題時(shí)，檔案資料往往能起到重要的參考作用，有利于提高工作效率和管理水平。截至目前先后調(diào)卷165次，共計(jì)3277卷，為相關(guān)部門提供檔案信息咨詢96次。

2、指導(dǎo)業(yè)務(wù)建設(shè)

奧運(yùn)檔案記載了在籌備過程中的相關(guān)情況或經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是保證奧運(yùn)籌備工作高效、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展的重要的基礎(chǔ)性參考依據(jù)，在加強(qiáng)部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)方面，發(fā)揮著不可替代的重要作用。

3、弘揚(yáng)奧運(yùn)文化

“百年奧運(yùn)，中華圓夢(mèng)”，是奧運(yùn)檔案真實(shí)記錄了北京奧運(yùn)會(huì)和殘奧會(huì)運(yùn)行得全部歷程，將我們的國(guó)家與民族為成功舉辦一屆“有特色，高水平”奧運(yùn)會(huì)所做的一切努力都如實(shí)地載入了史冊(cè)，內(nèi)容廣泛而豐富，極大豐富了主辦城市檔案館館藏。

4、宣傳教育作用

在奧運(yùn)籌辦過程中，利用檔案資料多次舉辦不同規(guī)模和類型的展覽，對(duì)員工進(jìn)行愛國(guó)注意教育，激發(fā)人們參與奧運(yùn)、奉獻(xiàn)奧運(yùn)的工作熱情。同時(shí)，還參與了國(guó)際奧委會(huì)組織的境外巡展，讓更多的人了解中國(guó)、了解北京，擴(kuò)大了北京奧運(yùn)會(huì)的國(guó)際影響。

另外，為進(jìn)一步規(guī)范奧運(yùn)檔案工作，還挑選出部分管理規(guī)范的檔案資料在內(nèi)部舉辦陳列展覽，邀請(qǐng)奧組委機(jī)關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和競(jìng)賽場(chǎng)館工作人員參觀，在普及檔案歸檔、管理知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)方面收到較好的效果。

四、增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步做好奧運(yùn)檔案工作

截至目前，秘書行政部的檔案工作已取得可喜的階段性成果。根據(jù)檔案工作的總體安排，秘書行政部將以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、不辜負(fù)黨中央和全國(guó)人民深切厚望的政治責(zé)任感，為完整留存北京奧運(yùn)會(huì)的檔案文化史料繼續(xù)做好以下幾項(xiàng)工作：

1、進(jìn)一步清理歷史檔案

隨著場(chǎng)館化的推進(jìn)，各部門工作人員調(diào)離或調(diào)整崗位后，極易導(dǎo)致檔案流失，要求各部門繼續(xù)動(dòng)員本部門全體同志， 進(jìn)一步清理歷史檔案，并及時(shí)向秘書行政部移交。

2、加強(qiáng)實(shí)物檔案和聲像檔案的收集工作

實(shí)物檔案、聲像檔案能真實(shí)再現(xiàn)奧運(yùn)籌辦運(yùn)行情況，是奧運(yùn)檔案的重要組成部分，但某些部門仍存在對(duì)實(shí)物檔案、聲像檔案的收集工作重視不夠的現(xiàn)象，各部門應(yīng)繼續(xù)強(qiáng)化檔案工作三級(jí)責(zé)任人機(jī)制，提高各歸檔部門關(guān)于實(shí)物檔案和聲像檔案的歸檔意識(shí)，認(rèn)真履行《第29屆奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)歸檔責(zé)任書》。

3、集中歸檔專項(xiàng)檔案

專項(xiàng)檔案是指北京奧運(yùn)會(huì)和殘奧會(huì)籌辦工作中形成的會(huì)計(jì)檔案、合同檔案、主題檔案。為確保檔案的齊全完整，秘書行政部派專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)檔案的驗(yàn)收工作，集中清理財(cái)務(wù)部、法律事務(wù)部、監(jiān)察審計(jì)部等相關(guān)部門的專項(xiàng)檔案。

4、簽署檔案利用備忘錄

為確保奧運(yùn)檔案歸屬檔單位的有效利用，北京奧組委將分別與北京市檔案館、國(guó)家體育總局檔案館、中國(guó)殘疾人聯(lián)合會(huì)簽署《檔案利用備完錄》。

5、調(diào)整驗(yàn)收移交時(shí)間

根據(jù)北京奧組委檔案工作總體安排，委內(nèi)部門檔案收集整理工作將于2008年10月31前完成。為確保檔案移交工作順利完成，擬將委內(nèi)部門文書檔案歸檔進(jìn)度由半年度歸檔調(diào)整為季度歸檔。

6、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，促進(jìn)奧運(yùn)檔案保質(zhì)、保量完成任務(wù)。適應(yīng)賽時(shí)需求，對(duì)各歸檔單位開展實(shí)地檢查指導(dǎo)和檔案質(zhì)量驗(yàn)收工作，定期召開工作協(xié)調(diào)會(huì)，力求奧運(yùn)檔案工作與奧運(yùn)籌辦工作同步進(jìn)行。

（北京奧組委秘書行政部）