摘 要： 在電算化會(huì)計(jì)核算軟件功能模塊中，總賬系統(tǒng)處于中心地位。企事業(yè)單位在實(shí) 現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的過程中，也往往把總賬系統(tǒng)作為實(shí)施的起步和切入點(diǎn)。用友U852與金蝶K3財(cái) 務(wù)軟件相比，總賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想、模塊構(gòu)成、功能作用和操作流程似乎大體上都是相同的 。但仔細(xì)分析比較兩個(gè)軟件的功能特色和操作方法等卻各有各的不同。因此，對(duì)流行的財(cái)務(wù) 軟件從系統(tǒng)功能特點(diǎn)上進(jìn)行若干分析比較和評(píng)析，將有助于我們?cè)趯W(xué)習(xí)應(yīng)用時(shí)更好地把握軟 件性能，充分發(fā)揮軟件的特性和潛力，用好財(cái)務(wù)軟件；同時(shí)也有助于推進(jìn)會(huì)計(jì)軟件操作性能 的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)軟件 總賬系統(tǒng) 功能

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-4914(2008)04-163-02

總賬系統(tǒng)適用于各類企事業(yè)單位。主要提供憑證處理、賬簿處理、出納管理和期末轉(zhuǎn)賬 等基本核算功能，并提供個(gè)人、部門、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目核算和備查簿等輔助管理功能。 在業(yè)務(wù)處理的過程中，可隨時(shí)查詢包含未記賬憑證的所有賬表，充分滿足管理者對(duì)信息及時(shí) 性的要求?？傎~系統(tǒng)是一個(gè)基本的系統(tǒng)，以處理憑證為核心，相應(yīng)進(jìn)行賬簿報(bào)表的查詢。各 業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的憑證與總賬無縫聯(lián)接，直接在總賬中進(jìn)行查詢。本文就流行面廣、應(yīng)用范圍 較大的“用友U852”、“金蝶K3標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)”財(cái)務(wù)軟件總賬系統(tǒng)的若干特性，作一些比較和評(píng) 析。

一、財(cái)務(wù)軟件建立賬套的比較

建立賬套是使用財(cái)務(wù)軟件的第一步，建立賬套的實(shí)質(zhì)是在會(huì)計(jì)軟件環(huán)境里創(chuàng)建一系列的 數(shù)據(jù)庫文件，用以存放各種憑證賬簿資料。這個(gè)過程是由系統(tǒng)自動(dòng)完成的。而需要用戶完成 的工作是，明確當(dāng)前會(huì)計(jì)主體的核算要求，輸入核算過程中應(yīng)遵循的規(guī)則，以及告訴系統(tǒng)這 個(gè)單位的一些業(yè)務(wù)背景資料。

1.用友U852財(cái)務(wù)軟件賬套的創(chuàng)建。在用友U852軟件創(chuàng)建賬套出現(xiàn)多個(gè)界面，要單獨(dú)指定賬套主管，較為煩雜。但只有系統(tǒng) 管理員（Admin）才有權(quán)建立賬套，控制嚴(yán)密。

2.金蝶K3標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)軟件賬套的創(chuàng)建。金蝶K3軟件創(chuàng)建賬套過程中，除了要求賬套名稱外，還要求賬套文件名并給出存儲(chǔ)路徑 ，同時(shí)提出建套向?qū)У母拍睿蔡峁競(jìng)€(gè)界面，操作繁雜。

3.財(cái)務(wù)軟件賬套備份的比較。為了保證賬套數(shù)據(jù)的安全，也是賬套資料的到長期保存。財(cái)務(wù)軟件通常同時(shí)提供引出（ 引入）功能和備份（恢復(fù)）功能。金蝶K3所提供的這方面功能就比較全面，而用友U852卻是 用“輸出”和“引入”兩項(xiàng)功能代替?zhèn)浞菖c恢復(fù)。但是，金蝶K3雖然在每個(gè)模塊中都提供了 數(shù)據(jù)“引出”的功能，沒有提供數(shù)據(jù)“引入”的功能，這是金蝶K3的一個(gè)缺陷。

4.用友U852與金蝶K3在賬套創(chuàng)建的評(píng)價(jià)。用友U852與金蝶K3在建立賬套是，還要指定賬套主管，提供多個(gè)界面，控制嚴(yán)密，但較 為繁雜。今后的財(cái)務(wù)軟件在設(shè)計(jì)賬套程序時(shí)應(yīng)考慮提供現(xiàn)成模板，應(yīng)集簡(jiǎn)明性、控制性與一 體。

二、財(cái)務(wù)分工及權(quán)限比較

為了保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供操作員設(shè)置功能，以便在會(huì)計(jì)信 息系統(tǒng)上進(jìn)行操作分工及權(quán)限控制，滿足內(nèi)部控制的要求。一方面可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員操 作系統(tǒng)，另一方面可以對(duì)系統(tǒng)所含的各個(gè)子系統(tǒng)的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密 。

1.賬套的人員操作權(quán)限比較。在財(cái)務(wù)軟件中一般有三類操作人員：系統(tǒng)管理員、賬套主管和普通操作員。這三類人員 在軟件中的各自權(quán)限和作用如下：“用友U852”中系統(tǒng)管理員(admin) 的主要工作任務(wù)是： 建立賬套；增加人員和設(shè)置人 員權(quán)限(包括財(cái)務(wù)主管的設(shè)置) ；賬套的“引入”和“輸出”；上機(jī)日志的管理等。系統(tǒng)管 理員(admin) 不能打開賬套，不能進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置和賬套業(yè)務(wù)操作?！坝糜裊852”中賬套 主管是由系統(tǒng)管理員設(shè)定的，其主要工作是：打開賬套進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置和初始化工作；日 常業(yè)務(wù)操作；修改賬套參數(shù)和年初始化等，具有賬套內(nèi)業(yè)務(wù)操作的一切權(quán)限。

“金蝶K3”中系統(tǒng)管理員(Administrator) 與賬套主管統(tǒng)一為同一個(gè)人，具有對(duì)所有賬 套進(jìn)行操作的一切權(quán)限。這種設(shè)計(jì)思想的優(yōu)點(diǎn)是操作十分簡(jiǎn)單方便，但從會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)嚴(yán)密 性角度上講是有所缺陷的，系統(tǒng)管理員對(duì)賬套“天馬行空”般的超級(jí)權(quán)限缺乏制約機(jī)制，不 利于會(huì)計(jì)監(jiān)督。另外，這種軟件功能的設(shè)計(jì)也使得軟件無法租給多家公司多賬套地進(jìn)行會(huì)計(jì) 業(yè)務(wù)核算，因?yàn)槿魏我患夜径疾粫?huì)容忍本公司賬目對(duì)外部人員(系統(tǒng)管理員) 是透明的。

2.用戶管理。金蝶K3財(cái)務(wù)軟件中提供與用友U852財(cái)務(wù)軟件相類似的針對(duì)操作員的管理，通過用戶管理 ，金蝶K3可以有效地對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行管理、分工，對(duì)用戶權(quán)限設(shè)置的功能，能有效保護(hù)賬套 和數(shù)據(jù)的安全性。與“用友U852”不同的是“金蝶K3”把用戶進(jìn)行分組管理，即把財(cái)務(wù)人員 按不同方式進(jìn)行分組來進(jìn)行管理。但也和“用友U852”的角色管理相類似。

3.評(píng)價(jià)用友U852與金蝶K3財(cái)務(wù)分工的優(yōu)缺點(diǎn)。

(1)用友U852的優(yōu)缺點(diǎn)。 ①優(yōu)點(diǎn)。由系統(tǒng)管理員建立賬套、指定賬套主管、增加操作員、指定操作員的賬 套歸屬，比較符合內(nèi)部控制的要求。 ②缺點(diǎn)。操作界面復(fù)雜，賦權(quán)方式不直觀，不易操作。

(2)金蝶K3的優(yōu)缺點(diǎn)。 ①優(yōu)點(diǎn)。功能全面，增加了用戶組的設(shè)置功能，獨(dú)創(chuàng)目錄樹結(jié)合復(fù)選框的授權(quán)方式。 ②缺點(diǎn)。沒有賬套管理員的權(quán)限概念，新增操作員的安全碼設(shè)置容易和用戶口令混 淆且意義不大，個(gè)人的權(quán)限適用范圍設(shè)置也不太必要，使用起來比較復(fù)雜。在用戶授權(quán)界面 中的右部分的撤銷口令按鈕不合理，因?yàn)椴僮鲉T的口令不能由非本人隨意撤消。另外選項(xiàng)框 的“系統(tǒng)管理員”概念應(yīng)該是“賬套主管”。意思是以系統(tǒng)管理員的身份將當(dāng)前人員指定為 “賬套主管”。

總的來說， 用友U852與金蝶K3在財(cái)務(wù)分工模塊設(shè)計(jì)主要功能大體相當(dāng)，但風(fēng)格各異且 內(nèi)部控制思想差異較大。用友U852復(fù)雜，控制比較嚴(yán)謹(jǐn)；金蝶K3的設(shè)計(jì)風(fēng)格超前，較難掌握 。

三、用友U852與金蝶K3總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理

總賬系統(tǒng)初始化設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是 通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢和打印輸出各種日記賬、明細(xì)賬和總分 類賬，同時(shí)對(duì)個(gè)人往來和單位輔助賬進(jìn)行管理。

1.憑證處理的比較。會(huì)計(jì)核算處理系統(tǒng)是以證—賬—表為核心的有關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)信息加工系統(tǒng)。會(huì)計(jì)憑證是整 個(gè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源，是整個(gè)核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)憑證的正確性將直接影響到 整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的真實(shí)性、可靠性，因此系統(tǒng)必須能保證會(huì)計(jì)憑證錄入數(shù)據(jù)的正確性?？?賬系統(tǒng)為您提供十分安全、可靠、準(zhǔn)確快捷的會(huì)計(jì)憑證處理功能。

(1)用友U852的憑證處理特點(diǎn)。功能豐富強(qiáng)大，控制嚴(yán)密。憑證界面華麗，金額欄以線條間隔，視覺上略顯雜亂，如果 金額輸入錯(cuò)誤，不便于修改。在憑證編號(hào)方面，如果是網(wǎng)絡(luò)版，幾個(gè)人同時(shí)制單時(shí)，在憑證 的右上角，系統(tǒng)將提示一 個(gè)參考編號(hào)，真正的編號(hào)只有在憑證已填制并保存完畢才給出。若只有一個(gè)制單或使用單用 戶版制單時(shí)憑證右上角的憑證號(hào)即是正在填制的編號(hào)。

在金額方面，金額不能為零，在金額處按“=”，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動(dòng)計(jì)算此筆 分錄的金額。

(2)金蝶K3的憑證處理特點(diǎn)。金蝶軟件憑證輸入功能豐富，控制嚴(yán)密。憑證界面和用友差不多，界面華麗、金額欄以 線條間隔，視覺雜亂，如果金額有輸入錯(cuò)誤，不便于修改。額外增加“順序號(hào)”，沒有太大 現(xiàn)實(shí)意義，在使用中容易使操作員將其和憑證號(hào)混淆。特別注意，在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)一定要 進(jìn)行憑證輸入個(gè)性設(shè)置，否則當(dāng)前憑證保存后，系統(tǒng)不會(huì)自動(dòng)增加新憑證。

通過以上的比較可以看出：用友U852與金蝶K3財(cái)務(wù)軟件的憑證輸入功能各有千秋，界面 華麗，功能豐富；但金額欄過多的間隔線影響了實(shí)用性；金蝶K3提供的功能鍵查詢給用戶提 供了方便；但金蝶K3 軟件的“順序號(hào)”功能有畫蛇添足之嫌。

2.憑證審核及記賬的比較。

(1)用友U852與金蝶K3的憑證審核。用友U852與金蝶K3財(cái)務(wù)軟件都提供了審核方法，有 屏幕查看法和二次輸入法（用友U852 的提法是對(duì)照審核，而金蝶K3的說法是雙敲審核）。屏幕審核流程比較簡(jiǎn)單，易于組織，但 審核人較疲勞，且不易留下審核依據(jù)。而次輸入法是最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒?，但審核人員工作量太大 。同時(shí)用友U852與金蝶K3也都提供了成批審核的功能，減少審核員的工作量，提高工作效率 。 但是采用這種方法不易發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或有異議的憑證，也有違于設(shè)置審核員的目的，違背會(huì)計(jì)制 度的規(guī)定。金蝶K3的“成批審核憑證”的功能提供兩個(gè)選項(xiàng)：可以將會(huì)計(jì)序時(shí)簿中所有憑證 成批審核了，也可以選擇反審核將已審核憑證成批反審核。每個(gè)審核員可以根據(jù)具體情況酌 情選擇適合自己的審核方法。

(2)用友U852與金蝶K3的記賬的比較。金蝶K3在憑證過賬提供了人機(jī)友善界面，可分設(shè)多套 賬目處理多個(gè)用戶的數(shù)據(jù)。在記賬 前軟件會(huì)對(duì)需登賬的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行校驗(yàn)，并讓用戶進(jìn)行選擇：“若憑證編號(hào)不一致，是否繼 續(xù)登賬”。若不選擇該項(xiàng)，則對(duì)記賬憑證編號(hào)不連續(xù)的憑證拒絕登賬；若有尚未審核的憑證 ，系統(tǒng)會(huì)予以提示，并拒絕登賬。

金蝶K3在憑證過賬是否須經(jīng)過審核可根據(jù)自己的需要選擇。只要通過選擇，該軟件允許 在一個(gè)期間內(nèi)憑證既可審核后記賬，也可無須審核而記賬?！稌?huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》 第17條規(guī)定“會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后 即不能再提供對(duì)機(jī)內(nèi)憑證的修改。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對(duì)核算功能與輸入修改功能的 使用權(quán)限控制?！笨梢娭贫纫髾C(jī)內(nèi)憑證一律需經(jīng)審核。未經(jīng)審核的憑證記賬，從健全內(nèi)部 控制的角度來說，制度規(guī)定更為合理。

用友U852“憑證”菜單下所謂的“恢復(fù)記賬前數(shù)據(jù)”與“反記賬”實(shí)質(zhì)相同。記賬后選 擇“恢復(fù)記賬前數(shù)據(jù)”模塊下的“最近一次記賬狀態(tài)”或“月初狀態(tài)”，系統(tǒng)均會(huì)恢復(fù)到相 應(yīng)的記賬前狀態(tài)。這與《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第18條規(guī)定“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通 過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或補(bǔ)充更正法進(jìn)行更正”相悖， 并不合理。但是，如果由于斷電或人為因素導(dǎo)致記賬錯(cuò)誤時(shí)，可調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功 能，將數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)并進(jìn)行調(diào)整。

用友U852與金蝶K3財(cái)務(wù)軟件對(duì)于記賬的處理流程和實(shí)質(zhì)基本相同，只在界面上略有不同 。在結(jié)賬的具體操作過程中都采用了幫助提示的方式進(jìn)行，只要按照相應(yīng)的提示功能做簡(jiǎn)單 的選擇確定，就可以完成操作。同時(shí)用友U852與金蝶K3財(cái)務(wù)軟件都考慮了安全的問題，在記 賬 前都提供了備份功能。都規(guī)定只有上個(gè)月已經(jīng)結(jié)賬的情況下本月才能記賬。但是考慮到一些 特殊需要，用友U852與金蝶K3都提供了“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”的功能，以應(yīng)付結(jié)賬后又檢查出 錯(cuò)誤的特殊情況，但該功能的操作只能由賬套主管執(zhí)行，以防止濫用逆記賬。

四、用友U852與金蝶K3總賬系統(tǒng)的月末處理

1.用友U852與金蝶K3的月末結(jié)轉(zhuǎn)。用友U852對(duì)損益類科目月末采用結(jié)賬法。設(shè)置“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”與“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”產(chǎn) 生重復(fù)。損益類科目月末結(jié)賬無需事先確定自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的借貸方科目，所編制的結(jié)轉(zhuǎn)憑證 為多借多貸分錄。

金蝶K3對(duì)損益類科目月末結(jié)賬采用的是賬結(jié)法，所以在調(diào)用結(jié)賬模塊中的結(jié)轉(zhuǎn)損益之前 ，打開資產(chǎn)負(fù)債表，會(huì)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)負(fù)債表兩邊不平。調(diào)用結(jié)賬模塊中的結(jié)轉(zhuǎn)損益，完成之后再 打開資產(chǎn)負(fù)債表，發(fā)現(xiàn)表仍然不平。原因在于結(jié)賬模塊中的結(jié)轉(zhuǎn)損益并未包括憑證過賬。由 于該憑證的生成必然要伴隨著憑證的過賬，否則報(bào)表會(huì)出錯(cuò)，所以設(shè)置結(jié)轉(zhuǎn)損益時(shí)把憑證過 賬包括其中，以減少會(huì)計(jì)人員的工作量。上述損益類科目的月末結(jié)賬無須事先確定自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 憑證的借貸科目，這一工作在軟件設(shè)計(jì)時(shí)就已做好了，其所編制的結(jié)轉(zhuǎn)分錄為多借多貸分錄 ，但易于看懂，前一半分錄為結(jié)轉(zhuǎn)收入，后一半分錄為結(jié)轉(zhuǎn)成本費(fèi)用，故可行。

金蝶K3固定資產(chǎn)的計(jì)提折舊模塊能自動(dòng)計(jì)提折舊生成轉(zhuǎn)賬憑證。該憑證仍需經(jīng)過審核、 過賬、結(jié)賬后才能進(jìn)入報(bào)表。這是其不完善的地方，因?yàn)樵诠潭ㄙY產(chǎn)其他情況如原值、殘值 、用途、使用年限等一定的基礎(chǔ)上，折舊計(jì)提憑證也就定了，因此，該機(jī)內(nèi)自動(dòng)生成的憑證 無須經(jīng)過審核、過賬程序，完全可以直接記賬，以防止在此期間被人有意或無意篡改。若未 計(jì)提折舊就進(jìn)行結(jié)賬、編表，軟件會(huì)進(jìn)行提示，這可防止會(huì)計(jì)人員粗心大意。但軟件并不強(qiáng) 制執(zhí)行，若操作人員不理睬提示，仍繼續(xù)操作，系統(tǒng)也會(huì)結(jié)賬編表。在這個(gè)方面，系統(tǒng)應(yīng)強(qiáng) 制執(zhí)行折舊計(jì)提，以免產(chǎn)生漏洞。此模塊另一個(gè)缺點(diǎn)是，在固定資產(chǎn)資料輸入過程中，一項(xiàng) 固定資產(chǎn)只對(duì)應(yīng)一種用途，其折舊費(fèi)用只能對(duì)應(yīng)一個(gè)科目。在一幢大樓既有廠房又有辦公房 時(shí)，只能將該房原值分拆，變成幾項(xiàng)固定資產(chǎn)輸入。在計(jì)提折舊時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示讓用戶選擇 所生成的憑證為轉(zhuǎn)字或付字，由于計(jì)提折舊憑證一定為轉(zhuǎn)賬憑證，故此項(xiàng)實(shí)屬多余。

2.用友U852與金蝶K3的反結(jié)賬。金蝶K3結(jié)賬后進(jìn)行反結(jié)賬，月末自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益的轉(zhuǎn)賬憑證并 未進(jìn)行同步可逆操作，即此 時(shí)的報(bào)表與反結(jié)賬前的報(bào)表一樣。在進(jìn)行反記賬時(shí)，自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證同步進(jìn)行了可逆操 作，這時(shí)打開報(bào)表可發(fā)現(xiàn)表中數(shù)據(jù)均為零。為了避免再度結(jié)賬時(shí)重復(fù)結(jié)轉(zhuǎn)損益，可在憑證查 詢模塊中將自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊予以刪除。將反結(jié)賬、反記賬模塊明確置于工具欄之中并不合理。

用友U852對(duì)已結(jié)賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”鍵可以進(jìn)行反結(jié)賬操作，盡管操作的 權(quán)限在主管的手里，但是結(jié)賬模塊的設(shè)置還是與電算化制度相悖。

總之，用友U852與金蝶K3財(cái)務(wù)軟件對(duì)于結(jié)賬的處理流程和實(shí)質(zhì)基本相同，只在界面上略 有不同。

五、結(jié)束語

經(jīng)過以上對(duì)“用友U852”、“金蝶K3”財(cái)務(wù)軟件的總賬系統(tǒng)部分特性的比較和討論，我 們可以看到：“用友U852”軟件是一個(gè)模塊比較完備，功能比較齊全的大型財(cái)務(wù)軟件，有比 較嚴(yán)密的會(huì)計(jì)稽核和控制手段，這是很突出的。在某些操作易用性上，如果進(jìn)一步求精，制 作得更完美些就更好了。“金蝶K3”軟件模塊和功能也比較全，易用性好，界面簡(jiǎn)潔明快是 一個(gè)突出優(yōu)點(diǎn)。軟件在實(shí)踐中不斷提高，功能在使用中逐漸完善?？梢韵嘈?，隨著我國經(jīng)濟(jì) 的迅速發(fā)展，將要求和推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展。財(cái)務(wù)軟件不但在使用性能上，而且 在模塊結(jié)構(gòu)上、軟件的功能定位上將會(huì)有更大的發(fā)展和嶄新的未來。

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（作者單位：福建龍洲運(yùn)輸股份有限公司財(cái)務(wù)部 福建龍巖 364000）

（責(zé)編：紀(jì)毅）