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        修訂《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》的思考

        2007-12-31 00:00:00馬秋影
        北京檔案 2007年11期

        一、修訂原因

        (一)《規(guī)定》與現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境不和諧

        1992年原勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局頒布了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)。該規(guī)定的實(shí)施對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效保護(hù)和利用檔案發(fā)揮了積極作用。但是,《規(guī)定》帶有很強(qiáng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的色彩,隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,某些條款與現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境明顯不相適應(yīng),這是《規(guī)定》修改的直接原因。

        (二)職工檔案的重要性使得《規(guī)定》必須及時(shí)修訂

        企業(yè)職工檔案和職工個(gè)人勞動(dòng)權(quán)益密切相關(guān),是勞動(dòng)關(guān)系運(yùn)行中不可缺少的組成部分,特別是職工檔案中的崗位技能考核、勞動(dòng)合同、工資、社會(huì)保險(xiǎn)等材料,對(duì)職工重新就業(yè)時(shí)的勞動(dòng)權(quán)益有直接影響。因?yàn)闆](méi)有企業(yè)職工檔案致使公民辦不了退休手續(xù)的例子并不鮮見(jiàn),因檔案記載不全或檔案丟失引起的民事訴訟也不勝枚舉。企業(yè)職工檔案的重要性不容置疑,《規(guī)定》內(nèi)容必須及時(shí)修訂才能緩解社會(huì)矛盾、更好地保護(hù)勞動(dòng)者的切身利益。

        二、修訂內(nèi)容

        (一)《規(guī)定》調(diào)整的對(duì)象需要進(jìn)一步擴(kuò)大

        《規(guī)定》制定時(shí)公有制經(jīng)濟(jì)占絕對(duì)優(yōu)勢(shì),所以它調(diào)整的對(duì)象是國(guó)有企業(yè)職工檔案。目前非公企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn),非公有制經(jīng)濟(jì)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。《規(guī)定》雖然名為企業(yè)職工檔案,但實(shí)際調(diào)整對(duì)象只是國(guó)有企業(yè)職工檔案,各種私營(yíng)企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨(dú)資等非公企業(yè)職工檔案并不在調(diào)整范圍,由《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》調(diào)整。這造成《規(guī)定》調(diào)整范圍過(guò)小,規(guī)章名稱與實(shí)際內(nèi)容不符的局面。筆者認(rèn)為應(yīng)在總則里增加一條:“本《規(guī)定》適用于公有企業(yè)、非公企業(yè)職工檔案”,擴(kuò)大調(diào)整范圍、使名實(shí)相符。

        現(xiàn)在,我國(guó)人事檔案實(shí)行高度分散的管理體制:干部檔案按照1991年4月中央組織部、國(guó)家檔案局發(fā)布《干部檔案工作條例》執(zhí)行,工人檔案按照1992年勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局發(fā)布《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》執(zhí)行,流動(dòng)人員人事檔案按照1996年中央組織部、人事部發(fā)布《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。筆者認(rèn)為,企業(yè)職工檔案擴(kuò)大適用范圍并不與管理體制相沖突,《規(guī)定》中確定的內(nèi)容與分類、收集保管與銷毀、提供利用等要求都是普遍適用的,流動(dòng)人員人事檔案也不例外。

        (二)隨著新型檔案保存機(jī)構(gòu)的出現(xiàn),企業(yè)職工檔案的歸屬流向需要明確

        《規(guī)定》第五條提出,“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理;實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案?!痹谟?jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期,檔案一直是勞動(dòng)者與企業(yè)具有勞動(dòng)關(guān)系的重要標(biāo)志。當(dāng)時(shí),檔案關(guān)系隨用工指標(biāo)轉(zhuǎn)入用人單位,檔案與勞動(dòng)關(guān)系不可分離。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步建立,職工由“單位人”逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”,一元化的管理方式受到挑戰(zhàn)。

        1995年1月1日《勞動(dòng)法》實(shí)施以后,職工檔案不再是確定勞動(dòng)者與企業(yè)是否具有勞動(dòng)關(guān)系的重要標(biāo)志。檔案與勞動(dòng)關(guān)系分離的現(xiàn)象越來(lái)越普遍。隨著人才流動(dòng)的頻繁,勞動(dòng)保障行政部門設(shè)立的職業(yè)介紹服務(wù)中心等流動(dòng)人才管理機(jī)構(gòu)出現(xiàn),這些新型機(jī)構(gòu)保留有大量的流動(dòng)就業(yè)人員的檔案。隨著企業(yè)退休人員逐步社會(huì)化管理,街道社會(huì)保障所這類退休人員社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)也留有大量退休人員檔案。此外失業(yè)人員檔案在街道社保所保管。

        《規(guī)定》對(duì)新型人事檔案保管機(jī)構(gòu)不能視而不見(jiàn)。應(yīng)該明確用人單位、勞動(dòng)保障代理機(jī)構(gòu)、街道社會(huì)保障事務(wù)所的各自職責(zé)范圍,并明確歸屬流向。北京市的實(shí)際情況是有管理人事檔案權(quán)限的單位管理本單位職工的人事檔案,流動(dòng)就業(yè)人員檔案由各級(jí)勞動(dòng)和社會(huì)保障部門設(shè)立的勞動(dòng)保障代理機(jī)構(gòu)保管。就業(yè)轉(zhuǎn)失業(yè)人員檔案和實(shí)行社會(huì)化管理的企業(yè)退休人員的檔案由街道社會(huì)保障事務(wù)所管理。以宣武區(qū)為例,截止到2007年2月,區(qū)職業(yè)介紹中心有流動(dòng)就業(yè)人員檔案近六萬(wàn)卷,8個(gè)街道社保所共有失業(yè)人員檔案三萬(wàn)卷,退休人員檔案一萬(wàn)三千余卷。

        (三)明確有管理人事檔案權(quán)的單位必須具備的條件

        《規(guī)定》沒(méi)有明確什么樣的單位有管理人事檔案權(quán)限,在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期約定俗成的條件是處級(jí)及以上、有人事權(quán)和有人事章的國(guó)有企業(yè)有管理企業(yè)職工檔案的權(quán)限。在我國(guó)逐步步入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)期,上述條件并不適用。企業(yè)早不與行政級(jí)別掛鉤;有的國(guó)有企業(yè),檔案人員素質(zhì)和檔案保管的設(shè)備實(shí)施等軟硬件條件達(dá)不到保管要求;有的非公企業(yè),無(wú)論從檔案人員、物質(zhì)條件都符合要求。筆者認(rèn)為,應(yīng)借鑒《大連市職工檔案管理辦法》的規(guī)定,對(duì)職工檔案管理機(jī)構(gòu)提出必備條件。例如規(guī)定職工檔案管理機(jī)構(gòu)必須取得獨(dú)立法人資格;職工檔案管理機(jī)構(gòu)要有明確的領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé),設(shè)有專(兼)職檔案管理人員;建立、健全職工檔案的歸檔、管理、利用、轉(zhuǎn)遞等有關(guān)管理制度并在實(shí)際工作中貫徹落實(shí):要有符合條件的檔案庫(kù)房和裝具等。

        此外,檔案局與勞動(dòng)保障局要制定職工檔案保管機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn),對(duì)各類企業(yè)、同級(jí)職工檔案代理機(jī)構(gòu)等保管職工檔案的單位進(jìn)行資格認(rèn)定,合格者才能保管職工檔案。

        (四)明確管理相對(duì)人權(quán)利救濟(jì)渠道

        權(quán)利救濟(jì)是公法的重要內(nèi)容,是指公民在其合法權(quán)益受到違法或不當(dāng)?shù)墓珯?quán)力侵害時(shí),請(qǐng)求有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)與組織停止侵權(quán)行為與排除侵害,使自己受侵害的權(quán)利得到恢復(fù)、利益得到補(bǔ)救的法律制度的總稱。沒(méi)有救濟(jì)就沒(méi)有權(quán)利,沒(méi)有救濟(jì)的權(quán)利不是權(quán)利。因此,有必要設(shè)計(jì)相關(guān)的行政救濟(jì)、司法救濟(jì)渠道,保護(hù)當(dāng)事人的權(quán)利。但是《規(guī)定》只明確了法律責(zé)任,并沒(méi)有規(guī)定管理相對(duì)人的權(quán)利救濟(jì)渠道?,F(xiàn)在由于企業(yè)職工檔案發(fā)生糾紛的案例很多,特別是企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)移糾紛頻發(fā),而管理相對(duì)人并不知道通過(guò)何種途徑維護(hù)權(quán)利,在《規(guī)定》中明確權(quán)利救濟(jì)渠道具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意識(shí)。

        檔案轉(zhuǎn)移糾紛主要包括兩種類型:一是遲延轉(zhuǎn)檔,二是檔案丟失?!兑?guī)定》第十八條規(guī)定,企業(yè)有義務(wù)在雙方勞動(dòng)合同解除或終止之日起一個(gè)月內(nèi)將職工檔案轉(zhuǎn)移。超過(guò)一個(gè)月就是遲延轉(zhuǎn)檔?!蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋(二)》五條規(guī)定:“勞動(dòng)者與用人單位解除或者終止勞動(dòng)關(guān)系后,請(qǐng)求用人單位返還其收取的勞動(dòng)合同定金、保證金、抵押金、抵押物產(chǎn)生的爭(zhēng)議,或者辦理勞動(dòng)者的人事檔案、社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系等移轉(zhuǎn)手續(xù)產(chǎn)生的爭(zhēng)議,經(jīng)勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)仲裁后,當(dāng)事人依法起訴的,人民法院應(yīng)予受理?!币虼?,檔案轉(zhuǎn)移糾紛應(yīng)按勞動(dòng)爭(zhēng)議案件受理。

        據(jù)此,《規(guī)定》要明確檔案轉(zhuǎn)移糾紛,先經(jīng)勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)仲裁,再到人民法院提起訴訟。由于遲延轉(zhuǎn)檔、檔案丟失造成勞動(dòng)者損失的,應(yīng)當(dāng)給予經(jīng)濟(jì)賠償。

        (五)強(qiáng)化相關(guān)部門職責(zé),對(duì)企業(yè)職工檔案的監(jiān)督檢查日常化、制度化

        《規(guī)定》是原勞動(dòng)部和國(guó)家檔案局發(fā)文,現(xiàn)實(shí)情況是勞動(dòng)部門無(wú)暇監(jiān)督職工檔案,檔案部門也只做宏觀管理,對(duì)本地區(qū)職工檔案數(shù)量和齊全完整程度不掌握。與干部檔案管理力度相比,職工檔案管理力度明顯遜色。據(jù)了解,組織部門、人事部門對(duì)干部檔案經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)和檢查,但相關(guān)部門對(duì)職工檔案的培訓(xùn)、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查力度不夠。丟失的人事檔案大多是職工檔案而非干部檔案。這也從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明勞動(dòng)部門、檔案部門要進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)、加大監(jiān)督檢查力度,要建立數(shù)據(jù)庫(kù)掌握失業(yè)人員、流動(dòng)就業(yè)人員、退休人員檔案的數(shù)量。

        目前《規(guī)定》中第九條明確企業(yè)職工檔案分為履歷材料,自傳材料,鑒定、考核、考察材料等十類。并規(guī)定職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。但現(xiàn)實(shí)情況是大量的職工檔案并沒(méi)按照規(guī)定分類、裝訂。勞動(dòng)部門、檔案部門對(duì)職工檔案的監(jiān)督檢查要制度化、經(jīng)?;?,形成長(zhǎng)效機(jī)制。

        筆者認(rèn)為,《規(guī)定》應(yīng)該強(qiáng)化部門職責(zé),在第三條相關(guān)部門職責(zé)中增加“定時(shí)對(duì)職工檔案進(jìn)行執(zhí)法檢查”的內(nèi)容,改為“企業(yè)職工檔案工作,在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理,定時(shí)對(duì)職工檔案進(jìn)行執(zhí)法檢查,同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)?!?/p>

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