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        加強科技檔案資源開發(fā)利用的有效途徑

        2007-12-31 00:00:00王玲芬
        北京檔案 2007年11期

        科技檔案是科學技術(shù)知識存在的重要形式之一,是加快知識創(chuàng)造和科技成果轉(zhuǎn)化的重要資源。面對知識經(jīng)濟給檔案界帶來的良好的信息交流環(huán)境,改進現(xiàn)有的工作模式,最大限度地開發(fā)科技檔案信息資源是擺在檔案管理人員面前的一個新課題。

        一、科技檔案開發(fā)與利用存在的問題

        1、由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉和半封閉環(huán)境的影響,許多檔案部門和檔案工作者的思想觀念仍然停留在“重管輕用”上,認為只要按時接收,按時開放,提供憑據(jù)就行了,對于如何開發(fā)檔案信息、提高檔案利用率想得不多,行動上缺乏積極主動性。

        2、長期以來,檔案工作仍是強調(diào)保密多,開放型管理少,強調(diào)館內(nèi)提供利用多,利用科技檔案為社會提供服務少??萍紮n案信息資源的開發(fā)利用仍處于原始、簡單的數(shù)據(jù)整理狀態(tài),信息含金量低,無法實現(xiàn)信息的共享。強調(diào)科技檔案的保密性,到了開放年限還不開放、該公布的檔案不公布,錯過了科技檔案利用的有效價值時期。

        3、即便進行了開發(fā)與利用,但開發(fā)出來的信息產(chǎn)品精品不多,缺乏時效性。不能夠“適銷對路”。表現(xiàn)在某些課題開發(fā)的信息產(chǎn)品對于目前的科技活動沒有指導借鑒作用,而到了社會需要這些課題的相關(guān)信息時,又失去了現(xiàn)實意義,只好閑置。相反,對于目前社會亟需的課題信息,卻由于未能及時開發(fā)而不能夠滿足社會的需求,降低了科技檔案信息資源的有效利用率,最終導致開發(fā)與利用脫節(jié)。

        4、科技檔案的完整性不夠??萍紮n案的開發(fā)利用主要源于其潛在價值,而潛在價值的大小,除了決定于科技檔案內(nèi)容的科學水平外,還取決于科技檔案的質(zhì)量。當前影響科技檔案質(zhì)量的主要因素是科技檔案的完整性不夠,一些單位只向檔案部門移交成果階段材料,大量課題研制階段的材料仍留在課題組個人手中。因此科技檔案的完整性是影響其質(zhì)量的一個主要因素,它關(guān)系到科技檔案信息資源的系統(tǒng)性。

        5、檔案信息開發(fā)利用渠道單一,長期徘徊在機械式的提供檔案和常規(guī)編研的局面上。當前經(jīng)濟和社會各項事業(yè)飛速發(fā)展,各類信息的開發(fā)利用工作空前活躍,渠道眾多,通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機檢索技術(shù),就能夠了解全世界各行各業(yè)的信息技術(shù)情況,這給檔案信息的開發(fā)利用帶來了很大沖擊。

        二、建立健全檔案信息利用制度和服務體系

        首先,要分層次構(gòu)筑檔案信息資源體系。一是要建立行業(yè)檔案信息資源體系,集中本行業(yè)檔案資料,對檔案信息進行整體開發(fā),綜合管理,形成檔案信息的拳頭產(chǎn)品,為某一行業(yè)服務。二是要建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系。這個體系的建立應以地市級綜合檔案館為中心,輻射各縣、市、區(qū),形成資源共享的格局,體現(xiàn)經(jīng)濟發(fā)展的區(qū)域性,這種信息資源體系有利于檔案信息的整體開發(fā),統(tǒng)一運用。三是要建立國家檔案信息資源體系,形成全國信息開發(fā)利用網(wǎng)絡,這樣不僅有利于規(guī)范開發(fā)檔案信息,也有利于各行業(yè)的利用,可體現(xiàn)整體優(yōu)勢,有利于檔案信息開發(fā)利用走向市場,特別是有利于提高檔案信息開發(fā)利用的經(jīng)濟效益和社會效益。

        其次,建立檔案信息庫,創(chuàng)造信息開發(fā)利用的資料基礎。目前,檔案信息庫的建立要以文書檔案和科技檔案、經(jīng)濟建設檔案、歷史檔案以及專業(yè)檔案為主,要以文件目錄為依據(jù),加大檔案資料的收集、整理、分析、加工和管理工作,并同時開展檔案咨詢服務,介紹檔案信息開發(fā)的基礎和檔案信息利用的效益,只有配套聯(lián)動,才能使檔案信息開發(fā)利用取得較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

        三、正確處理好保密與開發(fā)之間的關(guān)系

        我們強調(diào)科技檔案的開發(fā)與利用,并不是說所收集來的可開發(fā)的科技檔案越多越好,也不是所有的科技檔案都可以隨心所欲地公布于眾。科技檔案該保密的要保密,該歸檔的就要保證全部歸檔,技術(shù)成果能開發(fā)的要開發(fā),要認真遵守《保密法》、《科學技術(shù)保密條例》和有關(guān)保密規(guī)定,這是檔案工作的重要原則。保密工作做得好,能夠直接促進科技檔案開發(fā)工作。科技檔案是一種科技儲備形式,對它的保護是為了更好地利用開發(fā),但現(xiàn)在我們在如何界定哪些科技檔案是該保密的、哪些科技檔案該開發(fā)的問題上還比較模糊。有些開發(fā)者對技術(shù)成果檔案保密過嚴,限制過多,影響了科技檔案開發(fā)的深度和廣度;相反,有些開發(fā)者保密意識淡薄,因泄露秘密而造成損失的現(xiàn)象也時有發(fā)生。

        四、人員業(yè)務素質(zhì)決定檔案開發(fā)利用的水平

        處于信息化社會的今天,從信息資源開發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案部門也不再是單純的收藏機構(gòu),還應是檔案信息的聚集中心、交流中心。在為科技人員提供檔案信息服務的基礎上,創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。

        要想實現(xiàn)檔案的信息化管理必須提高檔案信息管理人員的素質(zhì)和業(yè)務能力,實現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的管理人才和較高的知識層次與先進技術(shù)水平。從目前情況看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復合型人才是更奇缺一些單位的檔案部門雖然配備了電子計算機,錄入了不少檔案信息并編制了各種專題目錄,但并沒有真正實現(xiàn)計算機的檢索功能。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺,另一方面檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”的工作方針,他們只滿足于踏踏實實地做好本職工作,頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳和開發(fā)的意識。還有一些檔案管理部門采取的是坐等上門的被動服務方式,沒有針對館藏檔案內(nèi)容開展方便、快捷、行之有效的利用方式,檔案的利用效率不高,這里所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準率,而是查詢者來到檔案室后,手工檢索的繁瑣、服務設施的不完善、閱覽環(huán)境等一系列問題導致了檔案利用效率的降低,令查詢者望而卻步。試想檔案管理者如果只限于管好檔案這最基本的服務方式,怎能對科技檔案進行有效的研究和發(fā)掘?因此,檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案開發(fā)與利用的管理水平的高低。

        五、加強檔案信息開發(fā)利用工作的對策

        鑒于檔案信息開發(fā)利用所面臨的種種挑戰(zhàn),我們不能坐而論道,也不能怨天尤人,只能在認真總結(jié)過去的經(jīng)驗教訓的基礎上,采取相應的對策,迎接挑戰(zhàn)。

        (一)解放思想,更新觀念,確立檔案信息開發(fā)和利用工作的地位。檔案信息的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的,是檔案工作其他環(huán)節(jié)的落腳點??萍紮n案信息開發(fā)是“強化應用技術(shù)的開發(fā)和推廣,促進科技成果向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁,是檔案工作中最活躍的部分,也是檔案部門最能為社會和經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻的重要工作。首先,從事檔案工作的干部職工,要解放思想,更新觀念,勇于改革,善于創(chuàng)新。要明確檔案信息開發(fā)利用是檔案工作的主導,這項工作的好壞是衡量檔案工作好壞的尺度和標志。要破除“重管輕用”的觀點,克服“無所作為”、“不求進取”的消極落后的思想認識,積極進取,愛崗敬業(yè),這是做好檔案信息開發(fā)利用的前提和必要條件。其次,各級分管檔案工作的領(lǐng)導,要高度重視對檔案信息開發(fā)利用工作,在人、財、物等方面向檔案信息開發(fā)利用工作傾斜,使檔案信息開發(fā)利用工作能在高起點、高標準的基礎上發(fā)展,真正起到為當?shù)亟?jīng)濟和社會各項事業(yè)發(fā)展起到引導和服務的作用。另外,檔案工作部門也應樹立超前意識,立足于出成果,出效益。

        (二)運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行檔案信息開發(fā)。從近幾年檔案信息的開發(fā)利用效果來看,計算機的應用勢在必行,這也是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段。要在短時間內(nèi)為檔案信息利用開發(fā)工作配備相關(guān)的設備,加快電子計算機終端網(wǎng)絡的應用,現(xiàn)代化技術(shù)設備、手段是高質(zhì)量快速進行檔案信息開發(fā)的重要手段,它可以為檔案信息開發(fā)創(chuàng)造優(yōu)越的條件,使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來,使大力開發(fā)和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實,也可以為將來共享檔案信息資源打下基礎。要逐步克服資金不足的困難,逐步使計算機進入檔案信息開發(fā)利用領(lǐng)域,實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。

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