在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國有大型企業(yè)集團(tuán)是國家獨(dú)資的、全民所有制的、對內(nèi)經(jīng)營的大型企業(yè)，檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)方面，主要承擔(dān)各種檔案的收集、整理、立卷歸檔的工作。在企業(yè)內(nèi)部封閉運(yùn)行的條件下，檔案的使用范圍有限，其保密、歸檔等工作也易于完成。20世紀(jì)80年代我國開始實(shí)施改革開放戰(zhàn)略，外資不斷涌入，我國的經(jīng)濟(jì)體制也從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)走向了市場經(jīng)濟(jì)。國有大型企業(yè)集團(tuán)從一個(gè)相對封閉的經(jīng)濟(jì)實(shí)體走向市場，成為多種所有制形式并存的開放的經(jīng)營實(shí)體。這給檔案管理和使用帶來了一系列的問題和挑戰(zhàn)。

一、新時(shí)期國有大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的特點(diǎn)

1、企業(yè)改制之后經(jīng)營結(jié)構(gòu)調(diào)整，檔案歸口工作面臨挑戰(zhàn)

改革開放以來，為了適應(yīng)市場競爭，國有大型企業(yè)集團(tuán)紛紛實(shí)行改制，改制主要集中在兩個(gè)方面：一是企業(yè)的所有制形式發(fā)生變化，由過去單一的公有制走向了公有制占主體，多種所有制形式并存的結(jié)構(gòu)。二是企業(yè)的管理體制發(fā)生改變，由單一的直線式逐步轉(zhuǎn)向多種管理形式并存。所有制和管理體制發(fā)生改變的直接后果就是企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置發(fā)生了變化，許多舊的機(jī)構(gòu)被合并、裁撤而消失，同時(shí)根據(jù)市場的變化而建立了許多新的機(jī)構(gòu)。對于檔案管理而言，這造成了歸口管理的困境。一些檔案由于其原有的管理機(jī)構(gòu)被裁撤而找不到歸口管理部門，另一些新成立的部門卻找不到自己需要的檔案。檔案管理歸口工作的困境同時(shí)造成了檔案管理人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定性。一些人員在機(jī)構(gòu)變動(dòng)中失去了職位，而一些新機(jī)構(gòu)又沒有建立專門的檔案管理隊(duì)伍和制度。

2、人員的頻繁流動(dòng)造成檔案經(jīng)常處于動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中

國有大型企業(yè)集團(tuán)在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下大多存在機(jī)構(gòu)臃腫、人員閑置的問題。改制之后，企業(yè)大量裁減閑置人員，同時(shí)引進(jìn)了許多專業(yè)技術(shù)人才，人員流動(dòng)頻繁。事實(shí)上，作為市場化運(yùn)營的現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)的一個(gè)固有現(xiàn)象，人員的自由流動(dòng)既是一種趨勢，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展的一種動(dòng)力。人員的頻繁流動(dòng)給檔案工作提出了挑戰(zhàn)，人事檔案因?yàn)槿藛T的不斷變動(dòng)而不斷更新，但是更新的速度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上人員的流動(dòng)速度。檔案人員的頻繁流動(dòng)，給檔案管理工作帶來了困難。其一給檔案培訓(xùn)工作帶來壓力，主要表現(xiàn)在培訓(xùn)頻率趕不上人員流動(dòng)的速度。其二歸檔質(zhì)量下降，檔案人員身兼數(shù)職，崗位隨時(shí)可能調(diào)整，檔案人員不能把精力完全投入到檔案管理中去，造成文件積壓，歸檔不及時(shí)，移交手續(xù)不健全。這些都進(jìn)一步加劇了企業(yè)改制和機(jī)構(gòu)調(diào)整對企業(yè)檔案管理工作的沖擊。

3、國有大型企業(yè)集團(tuán)因其歷史沿革對檔案管理工作有著特殊要求

國有大型企業(yè)集團(tuán)大多歷史悠久，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代承擔(dān)著大量國家交辦的任務(wù)，這些任務(wù)不少涉及國家機(jī)密。在企業(yè)改制和變遷過程當(dāng)中，有些檔案必須進(jìn)行單獨(dú)處理歸檔。例如北京建工集團(tuán)，其曾經(jīng)承建過人民大會堂、中南海等國家重點(diǎn)工程，這些檔案保密要求是比較高的，如果缺乏安全有效的檔案管理機(jī)制，這些涉及國家機(jī)密的檔案資料很有可能發(fā)生泄密，給國家和企業(yè)利益造成嚴(yán)重?fù)p失。再比如，在企業(yè)招投標(biāo)過程當(dāng)中，標(biāo)書的制作和使用是一個(gè)重要方面，直接關(guān)系到企業(yè)是否能夠成功中標(biāo)。不少國有大型企業(yè)集團(tuán)經(jīng)營歷史悠久，有大量的標(biāo)書范本和設(shè)計(jì)方案可供參考。這些借鑒意義重大的標(biāo)書以及企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略情況等資料雖然不是國家機(jī)密，但是卻是企業(yè)的核心經(jīng)營機(jī)密，如果不妥善保管也會對企業(yè)造成不可估量的巨大損失。

4、新技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的使用對檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，國有大型企業(yè)集團(tuán)和所有單位一樣，檔案的管理面臨著信息化的要求，檔案的載體也變得多種多樣，檔案的數(shù)量也越來越多。信息技術(shù)的普及使檔案的管理人員獲得了一個(gè)有力的管理工具，使他們有可能承擔(dān)比過去繁重幾十倍甚至上百倍的管理工作。為了適應(yīng)這種需求，檔案部門必須利用高新技術(shù)來保證在激烈的市場競爭中檔案工作的自身生存和可持續(xù)發(fā)展，檔案工作成為一種高技術(shù)、高難度的技術(shù)性工作，檔案人員面臨著新的挑戰(zhàn)。

由此可見，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，國有大型企業(yè)集團(tuán)的改制對于原有的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以專職人員為基礎(chǔ)，直線式的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)國有大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的要求。

二、國有大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的策略選擇

目前對于國有大型企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作主要有以下三種模式：統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理和社會委托式管理。

1、統(tǒng)一管理

這是國有大型企業(yè)集團(tuán)采用的一種傳統(tǒng)的管理模式。統(tǒng)一管理模式是企業(yè)在謀求“縱向一體化”過程中，企業(yè)按系統(tǒng)、按專業(yè)上下一統(tǒng)的管理。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，統(tǒng)一管理模式保證了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮權(quán)力，使企業(yè)的管理高度集中，管理體制和機(jī)制固定，管理模式千篇一律。這種管理模式是一種比較僵化的管理體制，一刀切式的管理做法很難顧及不同企業(yè)之間的差異，難以滿足利用需求，同時(shí)各系統(tǒng)、部門之間缺乏必要的溝通和交流，組織產(chǎn)生非理性決策的可能性很大。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)自身的經(jīng)營方式變得靈活多樣，企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜多變，企業(yè)的外部環(huán)境也在發(fā)生變化，統(tǒng)一管理顯然不能適應(yīng)變化。因此，統(tǒng)一管理檔案模式在大型企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作中已經(jīng)逐步遭到淘汰。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理結(jié)構(gòu)模式是以統(tǒng)一管理為基礎(chǔ)，以法人為單位的集中統(tǒng)一管理的管理體制。即集團(tuán)一級負(fù)責(zé)管理著母公司的檔案，對各子公司具有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、培訓(xùn)的職能，各子公司的檔案由法人獨(dú)自管理，各法人單位在職權(quán)范圍內(nèi)對自有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理結(jié)構(gòu)模式適合于復(fù)雜但相對穩(wěn)定的企業(yè)組織，尤其是規(guī)模較大的企業(yè)組織。從檔案管理的實(shí)踐來看，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理分為兩個(gè)部分，即在集團(tuán)整體層面上采用統(tǒng)一管理，形成了以集團(tuán)公司檔案室為主體的檔案信息中心，以部門兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理體制，集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定集團(tuán)的檔案管理制度，同時(shí)對各子公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)檢查。在各子公司獨(dú)立法人單位的層面上，成立由專兼職檔案管理人員的檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定本單位的檔案管理辦法，辦法即符合集團(tuán)公司對檔案工作的整體要求，又體現(xiàn)檔案管理的個(gè)性化、多元化的特點(diǎn)，在獨(dú)立法人單位內(nèi)對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理

這一體制改變了以往行政管理為主的做法，強(qiáng)調(diào)行業(yè)自律，突出監(jiān)督檢查的職能，強(qiáng)調(diào)服務(wù)引導(dǎo)，允許企業(yè)檔案管理體制的多元化。這種管理模式兼具統(tǒng)一管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理模式的優(yōu)點(diǎn)，筆者認(rèn)為，這是當(dāng)前最適合大型企業(yè)集團(tuán)采用的一種檔案管理模式。

3、社會委托式管理

這是新的市場經(jīng)濟(jì)條件下發(fā)展起來的一種檔案管理模式。檔案委托管理是將企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)工作委托具備相應(yīng)功能的檔案管理中心， 受委托檔案管理中心從委托企業(yè)的歸檔材料收集開始直到調(diào)閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。受委托檔案機(jī)構(gòu)成為委托企業(yè)的編外檔案管理機(jī)構(gòu)， 委托企業(yè)是受委托檔案中心的業(yè)主， 二者之間是一種商業(yè)關(guān)系， 受合同的制約。這種管理模式徹底擺脫了過去的檔案管理機(jī)制。但是，社會委托式管理目前還缺乏有力的實(shí)證研究，這種管理模式難以解決檔案的保密性與合理使用的問題，所以，只能說社會委托式管理是未來檔案管理的一種發(fā)展趨勢，但并不是當(dāng)前大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理的最佳策略選擇。

綜上所述，筆者認(rèn)為，當(dāng)前解決大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作困境的關(guān)鍵是盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的統(tǒng)一管理向統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理模式的轉(zhuǎn)型。筆者在北京建工集團(tuán)從事了多年的檔案管理工作，親歷了集團(tuán)改制后檔案管理工作的變遷，下面，將結(jié)合北京建工集團(tuán)檔案管理工作成功轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗(yàn)提供一個(gè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理檔案模式的實(shí)證研究。

三、北京建工集團(tuán)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)及啟示

北京建工集團(tuán)有限責(zé)任公司前身是北京市建筑工程局，成立于1953年。1984年改組為北京市建筑工程總公司。1992年組建北京建工集團(tuán)。1996年改制為北京建工集團(tuán)有限責(zé)任公司。目前集團(tuán)成員150余家，現(xiàn)有職工2.3萬人，專業(yè)技術(shù)人員1.2萬人，集團(tuán)總資產(chǎn)168.6億元。

2000年以來，為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，集團(tuán)推行企業(yè)改制，明確提出以產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整為核心，全面推進(jìn)三個(gè)層次的改革改制，其主要做法是：一是對第三層次小企業(yè)進(jìn)行改制剝離。即對20年來由集團(tuán)公司、各子公司等不同層次投資的363個(gè)法人實(shí)體企業(yè)，通過重組、撤銷、兼并、改制等方式，實(shí)現(xiàn)與原企業(yè)徹底剝離，國有資本基本退出。二是對二級單位進(jìn)行產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)重組。做到投資主體到位，產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)多元化，建立現(xiàn)代企業(yè)制度。三是把第一層次即集團(tuán)公司自身做大做強(qiáng)。實(shí)行職能部門與事業(yè)部并存，集團(tuán)由單純的管理型向管理與經(jīng)營型轉(zhuǎn)變。

為了適應(yīng)集團(tuán)改制，我們及時(shí)根據(jù)需要調(diào)整了集團(tuán)檔案管理模式，主要有以下做法：

1、建立以集團(tuán)檔案室為核心的專、兼職隊(duì)伍相結(jié)合的管理體制

針對信息化之后管理幅度增大的情況，我們將原先的統(tǒng)一管理模式調(diào)整為分級管理，即集團(tuán)、二級公司（廠）、分公司（項(xiàng)目部）的管理。集團(tuán)公司成為全集團(tuán)檔案工作的龍頭，設(shè)立了專門的檔案室作為集團(tuán)檔案管理的專職機(jī)構(gòu)，對集團(tuán)范圍內(nèi)的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。對于二級公司（廠）則實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的分級管理，管理機(jī)構(gòu)和管理模式由二級公司（廠）根據(jù)自身實(shí)際情況建立，集團(tuán)不再統(tǒng)一要求。集團(tuán)檔案室除管理集團(tuán)層面的檔案外，對于各子公司（廠）的檔案管理定期進(jìn)行人員培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查監(jiān)督等工作。二級公司根據(jù)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的分公司（項(xiàng)目部），自主確定對分公司及項(xiàng)目部檔案的管理形式。目前，集團(tuán)公司下設(shè)檔案室共計(jì)30個(gè)，有檔案人員176名，其中專職人員21名，兼職人員155名。

2、 針對不同層次的改制采取不同的檔案管理方法

（1）對第三層次的363家小企業(yè)，我們的方法是：對重組、兼并型企業(yè)，檔案繼續(xù)保留在產(chǎn)權(quán)所有單位；對撤銷、倒閉型企業(yè)，集團(tuán)公司直接投資的，集團(tuán)公司檔案室負(fù)責(zé)接收檔案。集團(tuán)所屬二級單位投資的，二級單位負(fù)責(zé)接收。

（2）對于第二層次的企業(yè)，集團(tuán)公司加大了檔案管理力度，由集團(tuán)直接負(fù)責(zé)改制檔案的收集、整理，并明確規(guī)定改制檔案為永久保存，實(shí)現(xiàn)檔案的無縫銜接，確保不出現(xiàn)盲區(qū)。

（3）對于第一層次的企業(yè) ，加強(qiáng)對7個(gè)事業(yè)部的監(jiān)督指導(dǎo)，加強(qiáng)對個(gè)職能部門培訓(xùn)，要求從事檔案管理工作的專、兼職人員具備一定的工作能力和管理素質(zhì)，同時(shí)要求各事業(yè)部建立適應(yīng)自身情況的檔案管理模式。

3、加強(qiáng)改制檔案的收集管理工作

改制檔案是國有大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理承上啟下的重要組成部分，新的檔案管理模式要很好地兼容舊模式，一個(gè)重要方面就是保證改制檔案的完整性。我們對改制檔案收集開辟了三個(gè)渠道：一是二級單位直接向集團(tuán)公司報(bào)送，二是集團(tuán)職能部室向檔案部門移交，三是由集團(tuán)委派的董事、監(jiān)事按時(shí)向集團(tuán)公司歸檔。同時(shí)對改制檔案采取專項(xiàng)、動(dòng)態(tài)的管理方式，打破按年度、機(jī)構(gòu)分類，一事一項(xiàng)按件歸檔，確保檔案收集萬無一失。

4、加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)工作

集團(tuán)公司注重對檔案隊(duì)伍的培養(yǎng)，每年定期組織培訓(xùn)，橫向覆蓋各部室，縱向覆蓋二級公司、分公司（項(xiàng)目部），培訓(xùn)覆蓋面達(dá)到100%。注重加強(qiáng)對基層檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極開展業(yè)務(wù)交流，組織檔案人員觀摩學(xué)習(xí)。針對不同所有制形式，采取不同的管理方式。對全資子公司，集團(tuán)加大管理力度，定期進(jìn)行檢查。對參股、控股企業(yè)，管理以服務(wù)為導(dǎo)向，切實(shí)解決實(shí)際問題為重點(diǎn)，把企業(yè)檔案工作引導(dǎo)到依法自主運(yùn)行的軌道上來。

通過這些創(chuàng)新且細(xì)致的工作，北京建工集團(tuán)成功地實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作適應(yīng)了集團(tuán)改制的需要，更好地為改制后的集團(tuán)服務(wù)。國家檔案局法規(guī)司司長郭嗣平同志在評價(jià)建工集團(tuán)檔案管理工作時(shí)說：“建工集團(tuán)是一流的企業(yè)、一流的檔案工作”，這充分肯定了我們目前采用的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理檔案管理模式是適應(yīng)實(shí)際情況的，是有效而可行的。我們也希望這種管理模式和管理經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驗(yàn)楦鲊写笮推髽I(yè)集團(tuán)改制后建立適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理體制提供一些有益的借鑒和啟示。

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作者單位：北京建工集團(tuán)