一、做好館藏檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作

第一，檔案質(zhì)量檢查。質(zhì)量整改不是對檔案進(jìn)行重新整理，要根據(jù)數(shù)字化需要進(jìn)行。根據(jù)數(shù)據(jù)采集的不同方式（錄入、掃描、數(shù)碼處理）要區(qū)別對待。對于字跡不清、破損污染、編號有誤、案卷（文件）題名不確切、缺少目錄等不能進(jìn)行數(shù)字化工作或數(shù)字化后影響利用的問題，應(yīng)在數(shù)字化之前將其解決。對于“整理人”、“檢查人”等檔案整理過程的記錄不必強求。條目中文件的“字號”、“責(zé)任者”、“時間”等雖不夠規(guī)范，但不影響數(shù)字化，或數(shù)字化后由于檢索途徑增多不影響利用的，可不做過多修改。需要注意的是，實際工作中不要過分強調(diào)整理基礎(chǔ)的規(guī)范而影響數(shù)字化進(jìn)程。

第二，加大檔案鑒定開放力度。通過鑒定剔除那些重復(fù)的、臨時性的、事務(wù)性的以及失去利用價值的檔案，突出那些重要的、具有珍貴價值、典型意義、地方特色和廣泛使用價值的檔案，可以使數(shù)字化的檔案精煉高效。

第三，做好館藏涉密檔案文件的解密工作。檔案館在開展檔案數(shù)字化加工之前，要依據(jù)國家檔案局、國家保密局聯(lián)合發(fā)布的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，結(jié)合鑒定開放工作，對保密期限屆滿的檔案文件進(jìn)行解密工作。凡帶有密級標(biāo)識的檔案文件，解密并加蓋解密章后再進(jìn)行數(shù)字化加工。

二、檔案數(shù)字化信息采集應(yīng)分步實施

第一，優(yōu)先實施檔案目錄數(shù)字化。檔案目錄相對于檔案原文數(shù)量少，信息采集較為簡單，而且投入小、見效快，可以在較短的時間內(nèi)將館藏可公開利用的案卷（文件）目錄全部實施數(shù)字化。進(jìn)入共享平臺的目錄信息，可以使更多的檔案用戶及時了解所需檔案的藏所，根據(jù)目錄索引按圖索驥，主動查找和利用館藏檔案。

第二，特殊載體檔案的數(shù)字化。近年來，特殊載體檔案的利用呈上升趨勢，照片、錄像帶、錄音帶、實物檔案等原生信息在制作各種展覽、錄制文獻(xiàn)片、多媒體制作等方面被頻繁利用。例如，近年來中央電視臺錄制的《歷史上的今天》、《話說香港》、《紀(jì)念紅軍長征勝利70周年》等大型系列文獻(xiàn)片，由于大量使用音、影、像等原生歷史資料，令片子更具文獻(xiàn)價值和觀賞性。另外，特殊載體檔案的保護(hù)技術(shù)要求相對較高，需要經(jīng)常進(jìn)行檢查，及早進(jìn)行數(shù)字化還有利于保護(hù)檔案原件。

第三，紙質(zhì)檔案原文數(shù)字化應(yīng)有所選擇?？上冗x擇館藏中若干個重點全宗，或一般全宗中的重要檔案，或?qū)Ρ镜貐^(qū)發(fā)展有重要影響的重大活動、重大事件的檔案。為了“數(shù)”（數(shù)字化加工）以致用，一般可在館藏目錄信息、特殊載體檔案基本完成數(shù)字化加工，或目錄信息數(shù)據(jù)庫形成一定規(guī)模后，進(jìn)行檔案原文的數(shù)字化加工，在具有人力物力財力的檔案館也可三者同時進(jìn)行。

第四，數(shù)字化加工應(yīng)以本地區(qū)形成的檔案文件為主。檔案數(shù)字化是一項龐大的工程，為避免重復(fù)加工，館際之間應(yīng)有原則性分工，即各級各類檔案館只對本館收集范圍內(nèi)的、館藏各機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案文件，或本專業(yè)系統(tǒng)形成的檔案文件進(jìn)行數(shù)字化加工，館藏中上級機關(guān)制發(fā)的、業(yè)務(wù)機關(guān)頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的檔案文件的數(shù)字化工作，由制發(fā)機關(guān)依法移交的檔案館負(fù)責(zé)。基層檔案館一般不對上級文件、業(yè)務(wù)主管機關(guān)制發(fā)的文件進(jìn)行數(shù)字化工作。

三、檔案數(shù)字化信息采集應(yīng)以共享性和高利用率為標(biāo)準(zhǔn)

對于一個館藏若干門類，館藏量達(dá)十幾萬、幾十萬、上百萬卷（件）的檔案館來說，短時間內(nèi)對所有檔案全部數(shù)字化顯然是不現(xiàn)實的。應(yīng)對內(nèi)容信息進(jìn)行選擇，信息的篩選和采集要以檔案文件的共享性和高利用率為標(biāo)準(zhǔn)。具體說來，館藏下列內(nèi)容應(yīng)作為檔案數(shù)字化信息采集的重點。

1、法律法規(guī)和政府規(guī)章。館藏檔案中的各種法律法規(guī)和政府規(guī)章、規(guī)章制度的文件，是人們了解國家和地方社會事務(wù)管理、研究國家和地方的政治經(jīng)濟(jì)文化等發(fā)展的最直接、最可靠的信息資源，這些檔案文件不僅共享程度高而且利用頻繁，應(yīng)首先將其數(shù)字化。

2、政府工作流程方面的檔案文件。計算機技術(shù)在社會事務(wù)管理中的應(yīng)用，使得政府各職能部門履行社會職責(zé)的程序愈加規(guī)范。例如工商登記和企業(yè)年檢、企業(yè)繳稅和減免稅收、法律訴訟和司法公證等方面的職能工作，都有其規(guī)范固定的業(yè)務(wù)工作流程。將檔案中涉及各種工作流程的文件數(shù)字化，實現(xiàn)信息共享，既能節(jié)約成本提高政府的辦事效率，又減少公民在時間精力上的投入，從而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)和社會效益。

3、公民維權(quán)依據(jù)性的檔案文件。館藏國家和地方各職能部門的檔案中，有許多與公民個人利益密切相關(guān)，例如勞動工資、福利待遇、醫(yī)療保險、下崗再就業(yè)、勞動保護(hù)等，直接關(guān)系公民的工作和生活。這些檔案文件是維護(hù)公民合法權(quán)益的依據(jù)，也是公民維護(hù)自身權(quán)益、依法訴求的指南。其信息數(shù)字化和資源共享，將提高公民依法維權(quán)意識，減少或避免公民盲目上訪現(xiàn)象，促進(jìn)以人為本的和諧社會建設(shè)。

4、特色檔案。各級各類檔案館的館藏檔案，都從不同領(lǐng)域、不同方面，全面客觀地記錄了本地區(qū)或本行業(yè)的發(fā)展變革情況，例如地區(qū)的建制沿革、行政區(qū)劃、工農(nóng)商科文各業(yè)發(fā)展、本地區(qū)（系統(tǒng)）的重大事件、在本地區(qū)（系統(tǒng)）有重要影響的英雄人物和先進(jìn)事跡，文物古跡、等等。將這些檔案數(shù)字化，能方便公眾了解地區(qū)（或行業(yè)）的發(fā)展變化情況，對于加強公民的思想道德建設(shè)，提高公民素質(zhì)將會產(chǎn)生積極的作用。

5、不宜公開的、記錄個人情況的檔案不做數(shù)字化處理。館藏中部分涉及政治運動的檔案往往言過其實，對人的處理缺乏法律依據(jù)，為了維護(hù)社會穩(wěn)定，在利用上需要有一定的限制，所以不需進(jìn)行數(shù)字化加工。館藏中招工錄用、轉(zhuǎn)正定級、上山下鄉(xiāng)等檔案是在特定歷史條件下形成的，其利用目的大多是落實政策或現(xiàn)階段改革的特殊需要。隨著人事檔案管理的規(guī)范和對個人信息知情權(quán)的實現(xiàn)，個人利用館藏自身的招工、上山下鄉(xiāng)、轉(zhuǎn)正定級等檔案的情形將逐漸減少，因此也不必做數(shù)字化處理。

四、數(shù)字化工作的組織

第一，建立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由局（館）領(lǐng)導(dǎo)和信息化工作人員、檔案管理人員組成，必要時可吸收本地區(qū)信息化工作機構(gòu)的人員參加。領(lǐng)導(dǎo)小組的主要任務(wù)是：協(xié)調(diào)與本地區(qū)信息化工作部門的業(yè)務(wù)和工作關(guān)系，使檔案數(shù)字化從始至終納入本地區(qū)信息化整體建設(shè)之中；制定檔案數(shù)字化工作計劃和工作標(biāo)準(zhǔn)；對數(shù)字化后檔案信息輸入內(nèi)、外網(wǎng)提出要求；解決數(shù)字化工作必需的人、才、物等問題；組織落實檔案數(shù)字化工作。

第二，處理好數(shù)字化與檔案館日常業(yè)務(wù)的關(guān)系。實際工作中要將數(shù)字化工作和日常業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，互為促進(jìn)。以規(guī)范有序的日常工作來保證數(shù)字化工作的順利開展，以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。檔案館可將數(shù)字化工作與開放審查工作聯(lián)動，通過數(shù)字化加快進(jìn)檔案開放的步伐，拓寬服務(wù)層面，提升檔案館的社會知名度，最大限度地發(fā)揮檔案在物質(zhì)文明、政治文明、精神文明建設(shè)中的作用。

第三，社會力量與自身力量相結(jié)合。對于檔案數(shù)量龐大的檔案館來說，完全依靠自身力量完成數(shù)字化工作顯然力不從心。檔案數(shù)字化加工可以依靠社會力量，選擇能夠滿足數(shù)字化工作要求且資信良好的專業(yè)組織來完成。檔案館要與其簽訂檔案數(shù)字化加工合同，以保證雙方的權(quán)益；為確保數(shù)字化加工質(zhì)量，檔案館應(yīng)進(jìn)行一定比例的抽查；要對數(shù)字化后相關(guān)的數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢驗測試和驗收，以保證數(shù)據(jù)齊全完整。

第四，做好數(shù)字化后檔案文件的復(fù)原整理工作。原文掃描、數(shù)碼攝錄等數(shù)字化加工過程中，需要對部分檔案進(jìn)行拆卷處理。為了保證檔案原件的安全完整，數(shù)字化加工后要對紙質(zhì)檔案恢復(fù)裝訂，抽出的照片、磁盤等原位復(fù)歸。切不可認(rèn)為數(shù)字化后電子檔案可以代替檔案原件使用，就忽視檔案原件保管形態(tài)的完整，為以后的有效管理埋下隱患。

作者單位：北京市朝陽區(qū)檔案局