魏云芳

種種角色的重疊，確實需要董事會秘書有“三頭六臂”之才

春節(jié)后不久，董事長就接到老友楊總的電話，說想和董事長聚聚，因為春節(jié)的關(guān)系，一幫圈里朋友已有數(shù)日不見，多有想念。捎帶嘛，有些問題想和董事長咨詢咨詢。董事長心頭一樂，即答道，我們還是直奔主題，直說你需要解決什么問題吧。楊總也樂，還是老兄了解我，那我直說了。公司準備上市了！有一系列的現(xiàn)實問題需要解決。幸而這之前他一直在董事長的俱樂部里定期參加“頭腦風暴”，已經(jīng)掌握了不少上市公司所需的公司治理規(guī)則，公司的治理結(jié)構(gòu)大的框架已基本搭建完成，但是，還是有些問題需要請教實踐經(jīng)驗豐富的董事長。能否請董事長在聚會時，探討探討董事會秘書的問題。

董事長放下電話后，即和董事會秘書小王商量，讓他找些同行來參加聚會，談?wù)劯髯缘膹臉I(yè)經(jīng)驗和感受。又給軍師陳教授打電話，煩他請些這方面的專家，給大家一些專業(yè)的見解。

轉(zhuǎn)眼到了周末，一群人相聚于這個城市的東郊俱樂部。董事長落座時，發(fā)現(xiàn)人數(shù)明顯比之前聚會的要多，小廳的空間已顯得很局促。然而，大家談興頗濃，并未在意這一點。董秘小王工作效率很高，邀來了幾位在董事會秘書圈里頗為知名的董秘。而陳教授也請來他的一位好友——國內(nèi)研究公司治理的權(quán)威李安安教授。李教授就中國董秘制度化建設(shè)發(fā)表過多篇學術(shù)論文，還參與過《中華人民共和國公司法》（以下簡稱《公司法》）關(guān)于董秘規(guī)章的制定，是這方面的排名前幾位的專家。

談話照例由董事長開始。

什么是董事會秘書

董事長:今日人到的這么齊全，看來大家都想了解董事會秘書是怎么回事啊。陳教授，可否請你的朋友李教授先給大家補補有關(guān)董事會秘書的基本知識？

李教授:各位好，初次見面，如有講的不妥之處，請各位海涵。如果說現(xiàn)代企業(yè)制度、公司治理對于我們來說，是近十幾年的事情，那么再具體到董事會秘書，就更是新興事物了。大家對于秘書可能比較熟知，但是冠之以董事會在前，就和我們通常所理解的秘書不同了。

確切地說，真正具有法律意義上的董事會秘書制度，西方也是在上世紀70年代才確立。1971年，英國確認董事會秘書作為公司法定機關(guān)的地位，此后，又在1985年公司法和1989年公司法對董事會秘書的任職資格、職權(quán)與責任等方面進行了詳細的規(guī)定,并賦予了董事會秘書在公司治理結(jié)構(gòu)中成為關(guān)鍵因素的屬性。

而在中國，在公司中設(shè)置董事會秘書并作為高管人員，經(jīng)歷了從境外上市的外資股，到境內(nèi)上市的外資股，再到境內(nèi)上市的內(nèi)資股的漸進過程。中國公司法上的董事會秘書制度開始于深圳市。1993年，深圳市人民代表大會制定的《深圳經(jīng)濟特區(qū)股份有限公司條例》專條規(guī)定，董事會設(shè)秘書，秘書負責董事會的日常事務(wù)，受董事會聘任，對董事會負責。

此后的數(shù)年間，陸續(xù)有幾部部委頒布的《管理辦法》確立了董事會秘書地位相當于公司高管人員，并對董事會秘書任職資格、職責、任免做出詳盡的規(guī)定。

2005年全國人大修訂的《公司法》第124條對董事會秘書做出了明確的定義:上市公司設(shè)董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管，以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜。董事會秘書為公司的高級管理人員，對公司和董事會負責。

董事長:李教授，所有公司都需要設(shè)董事會秘書？

李教授:這個不必，董事長。根據(jù)對《公司法》第124條的引申，對于一般的股份有限公司，其董事會中是否設(shè)置董事會秘書一職可以由該公司自主決定的。據(jù)我所知，那些強調(diào)透明、開放、良好公司治理形象的公司，一般都設(shè)置了這一職位。

為什么要設(shè)置董事會秘書

楊總:李教授，那就是說非上市公司可以不設(shè)置董事會秘書，為何上市公司就需要設(shè)置董事會秘書？

李教授:這個問題我需要從兩個層面來回答您，楊總。從法律層面來講，上市公司設(shè)立董事會秘書是監(jiān)管層的規(guī)定，而后又有《公司法》的規(guī)制，既然是法律法規(guī)，而你的公司又要上市，當然必須設(shè)立這一職位以跨過上市的門檻。從公司治理機制層面來講，西方普遍認為一個有效的董事會秘書是保證“不老實”的董事不偏離正常軌道的主要制約因素，如果不設(shè)立董事會秘書，會在一定程度上減少了對董事濫用職權(quán)行為的制約力。即使在我國，設(shè)立董事會秘書制度表現(xiàn)為從證券法的角度進行規(guī)制，但客觀上也起到了規(guī)范上市公司運作的作用，部分滿足了監(jiān)管層對上市公司的監(jiān)管要求。

董事長:是不是可以這樣說，設(shè)置董事會秘書是有益于公司發(fā)展的？

李教授:確實如此。雖然各國在董事會秘書制度設(shè)立的目的、法規(guī)的制度主體及對公司治理的影響三個方面各有區(qū)別，但是，當面對取消董事會秘書強制性規(guī)定的建議時，都會伴有爭議或否決，這就說明了董事會秘書在公司發(fā)展中日益重要的地位和作用。

楊總:李教授，什么樣的人可以勝任這董事會秘書呢？

董事會秘書的任職資格

李教授:《公司法》有關(guān)董事會秘書的任職資格是這樣規(guī)定的:董事會秘書應(yīng)當具備履行職責所必需的財務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識，具有良好的職業(yè)道德和個人品質(zhì)，并取得上海證券交易所（以下簡稱“上交所”）所頒發(fā)的董事會秘書培訓合格證書。

此外，具有下列情形之一的人士不得擔任董事會秘書:《公司法》第147條規(guī)定的情形;最近三年受到過中國證監(jiān)會的行政處罰;最近三年受到過證券交易所公開譴責或者三次以上通報批評;本公司現(xiàn)任監(jiān)事;上交所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。

而在實際中，對董秘的要求可能還要更高一些。因為董事會秘書，尤其是上市公司的董事會秘書，在資本圈里儼然處于一個各方利益交匯的樞紐點上——公司的“對外發(fā)言人”，公司與政府主管部門的“指定聯(lián)系人”，公司與新聞媒體的“窗口”，公司股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層之間的協(xié)調(diào)人，還是公司進行資本運作時的參與者。這種種角色的重疊，確實需要董事會秘書有“三頭六臂”之才。

有調(diào)查顯示，目前上市公司中的董秘，其基本素質(zhì)呈現(xiàn)出年齡適中、高學歷、高職稱人才。90%以上的董秘擁有經(jīng)濟師、高級經(jīng)濟師、會計師、高級會計師、工程師、高級工程師、政工師、高級政工師、高級國際商務(wù)師、副研究員、統(tǒng)計師等各種職稱頭銜，更有些董秘擁有兩個以上的職稱。其中，又以經(jīng)濟師、高級經(jīng)濟師職稱最多，占被調(diào)查董秘的一半以上。由此可見，當好董秘的個人基本條件就是知識水平、知識結(jié)構(gòu)與其工作內(nèi)容相適應(yīng)。俗語說得好，沒有金剛鉆，不攬瓷器活。

事實上，對董秘自身素質(zhì)要求如此之高，還是和他們所需履行的職責直接相關(guān)的。下面我就給各位講一講董秘都有哪些職責。

董事會秘書的職責

李教授:《公司法》對董秘職責的規(guī)制很簡單，只有區(qū)區(qū)三塊事宜。但在實際經(jīng)濟活動中，董秘的職責遠比這細瑣煩雜得多。根據(jù)我對現(xiàn)有上市公司所制定的董秘職責來看，基本包括這樣十個方面:

（一）負責公司和相關(guān)當事人與上交所及其他證券監(jiān)管機構(gòu)之間的溝通和聯(lián)絡(luò)，保證上交所可以隨時與其取得工作聯(lián)系;（二）負責處理公司信息披露事務(wù)，督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報告制度，促使公司和相關(guān)當事人依法履行信息披露義務(wù)，并按照有關(guān)規(guī)定向上交所辦理定期報告和臨時報告的披露工作；（三）協(xié)調(diào)公司與投資者之間的關(guān)系，接待投資者采訪，回答投資者咨詢，向投資者提供公司披露的資料;（四）按照法定程序籌備股東大會和董事會會議，準備和提交有關(guān)會議文件和資料;（五）參加董事會會議，制作會議記錄并簽字;（六）負責與公司信息披露有關(guān)的保密工作，制定保密措施，促使董事、監(jiān)事和其他高級管理人員以及相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密，并在內(nèi)幕信息泄露時及時采取補救措施，同時向上交所報告;（七）負責保管公司股東名冊、董事名冊、大股東及董事、監(jiān)事和高級管理人員持有本公司股票的資料，以及股東大會、董事會會議文件和會議記錄等;（八）協(xié)助董事、監(jiān)事和其他高級管理人員了解信息披露相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、上市交易規(guī)則、上交所其他規(guī)定和公司章程,以及上市協(xié)議中關(guān)于其法律責任的內(nèi)容;（九）促使董事會依法行使職權(quán);在董事會擬做出的決議違反法律、法規(guī)、規(guī)章、上市規(guī)則、上交所其他規(guī)定或者公司章程時,應(yīng)當提醒與會董事,并提請列席會議的監(jiān)事就此發(fā)表意見;如果董事會堅持做出上述決議,董事會秘書應(yīng)將有關(guān)監(jiān)事和其個人的意見記載于會議記錄,同時向上交所報告;（十）上交所要求履行的其他職責。

這些職責各家公司各有側(cè)重,而且在實際中,要想當好董秘,還需要許多規(guī)則以外的事宜。有些實踐經(jīng)驗,就是我這個專家也不能體味到的。我看今天也來了不少上市公司的“一線董秘”,我們是不是請他們聊聊從業(yè)感想？（未完待續(xù)）