郵件合并 分節(jié)符別再煩我

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郵件合并是我們在Word中經(jīng)常使用的一個功能。比如我們要為每位職工制作工資條就可以使用郵件合并來完成。但是，郵件合并之后，Word會自動在每一個記錄后添加一個分節(jié)符，使每一個工資條單獨占據(jù)一頁的位置，非常浪費。那么，如何使這些工資條合并以節(jié)約打印紙張呢?有如下的方案可供選擇。

直接刪除法

如果文檔中的多余的分節(jié)符很少，完全可以用手工將它們刪除。方法是：將文檔的視圖切換到普通視圖方式。在這個視圖方式下，分節(jié)符“暴露無遺”，我們要做的，只不過是選中它們，再按Delete鍵罷了(如圖1)。

查找替換法

如果頁面比較多，那么用上面的方法顯然比較麻煩。還是直接查找替換來得快一些。方法是：點擊菜單命令“編輯／替換”，打開“查找和替換”對話框。點擊“替換”選項卡，在“查找內(nèi)容”后的輸入框內(nèi)輸入“＾b”，在“替換為”后的輸入框內(nèi)輸入“＾p”。目的是將分節(jié)符替換為分段符。如果只是想刪除分節(jié)符，那么在“替換為”的輸入框中什么也不輸入?，F(xiàn)在，點擊“全部替換”按鈕，那么所有的分節(jié)符就會無影無蹤了(如圖2)。

但是這個方法并不是任何時候都可以奏效。比如像圖1所示主文檔為單獨的表格時，此方法就很難將分節(jié)符替換成別的什么，此時可以使用下面的方法。

改變用途法

郵件合并中默認情況下插入的分節(jié)符也是分頁符，它會使此分節(jié)符后的內(nèi)容移到一個新建的頁面中。所以，我們還可以改變這個分節(jié)符的用途，達到節(jié)約紙張的目的。方法是：選中第一個分節(jié)符及以后的全部內(nèi)容，點擊菜單命令“文件／頁面設置”，在打開的“頁面設置”對話框中點擊“版式”選項卡，將“節(jié)的起始位置”由“新建頁”改為“延續(xù)本頁”(如圖3)，確定后，在普通視圖下可以看到，雖然分節(jié)符仍在，但已經(jīng)由“分節(jié)符(下一頁)”改為 “分節(jié)符(連續(xù))” 了?；氐巾撁嬉晥D就可以看到，那些原本占據(jù)一個單面的記錄已經(jīng)乖乖地合并了。

如果我們使用了郵件合并功能，那么不妨也照上面的方法試一試。別的不說，在提倡厲行節(jié)約的社會，能省幾張打印紙，也是很有成就感的呀。

Office加油站

冬去春來百花香，小編祝福送四方!一年一度的新春佳節(jié)終于到了。在這個國家團圓的日子里，小編代表《電腦迷》雜志社全體員工，對所有支持、愛護我們的可愛的讀者們、作者們道一聲：謝謝!愿大家在新的一年里身體康健!工作順利!生活美滿!

在2007年里，讀者朋友們希望看見什么樣的內(nèi)容呢?歡迎大家來信，請發(fā)E-mail到：eoftware@cpcfan．corn，標題注明“Office加油站”即可。

最近在演示PPT文件的時候，我發(fā)現(xiàn)某位同事將鼠標停留在圖片上時會顯示提示性的文字，請問我該如何設置才能達到這個效果呢?

其實設置很簡單：選中要設置超鏈接的圖片，執(zhí)行菜單欄中的“插入／超鏈接”，打開“插入超鏈接”對話框，在“鏈接到”列表中選擇“本文檔中的位置”，在“請選擇文檔中的位置”列表框中選擇所要鏈接的內(nèi)容選項。單擊“屏幕提示”按鈕，打開“設置超鏈接屏幕提示”對話框，在“屏幕提示文字”文本框中輸入說明性文字，單擊“確定”按鈕即可。

這樣在幻燈片放映時，當鼠標停留在該圖片，就會出現(xiàn)我們設置的提示性文字信息了。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。