“工欲善其事，必先利其器”。檔案執(zhí)法檢查工作，作為檔案部門維護(hù)檔案法律法規(guī)尊嚴(yán)，保障檔案工作健康、順利開(kāi)展的重要手段，長(zhǎng)期以來(lái)一直發(fā)揮著重要作用。以筆者多年工作實(shí)踐來(lái)看，前期準(zhǔn)備工作完備是充分發(fā)揮檔案執(zhí)法檢查效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、目的準(zhǔn)備

——直觀明了，重點(diǎn)突出

“通過(guò)檢查活動(dòng)，宣傳檔案法律法規(guī)，提升全社會(huì)的檔案法律意識(shí)，從而全面提高本地區(qū)檔案工作整體水平”。這是檔案執(zhí)法檢查工作的總目標(biāo)。在實(shí)際工作中，我們往往會(huì)結(jié)合地區(qū)、年度、一段時(shí)期內(nèi)的實(shí)際情況和中心工作，有針對(duì)性地確定一次檢查活動(dòng)的目的，或者是檔案工作常規(guī)業(yè)務(wù)檢查，或者是在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門面前展示多年來(lái)本地區(qū)檔案工作取得的優(yōu)異成績(jī)，或者是借助相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的檢查活動(dòng)解決本地區(qū)檔案工作開(kāi)展過(guò)程中遇到的困難和難題，亦或者是希望通過(guò)本次執(zhí)法檢查活動(dòng)廣泛宣傳檔案工作和檔案法規(guī)，為今后本地區(qū)檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和輿論氛圍，再或者是有目標(biāo)、有針對(duì)性地查處違法案件……等等。諸多執(zhí)法檢查活動(dòng)的目的，需要活動(dòng)的組織者和直接責(zé)任部門確定和選擇。明確目標(biāo)，有的放矢，對(duì)于準(zhǔn)備解決的問(wèn)題，集中精力各個(gè)攻破，不貪多不求大，不抱有“一次檢查解決所有問(wèn)題”的幻想，踏踏實(shí)實(shí)，持之以恒。

二、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備

——充分準(zhǔn)確，言簡(jiǎn)意賅

對(duì)于檔案執(zhí)法檢查標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)備通常涉及到執(zhí)法檢查考核標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)解釋的文字、執(zhí)法檢查人員對(duì)熟悉考核標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)等內(nèi)容。三者之間相互銜接，關(guān)系密切。

首先，檔案執(zhí)法檢查考核標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須在以“維護(hù)檔案法律的嚴(yán)肅性，宣傳檔案法律及檔案工作，提高本地區(qū)檔案工作整體水平，為中心工作服務(wù)”為考核宗旨的前提下進(jìn)行，條款安排力求重點(diǎn)突出，針對(duì)性強(qiáng)，能夠充分體現(xiàn)出本次檢查特色；文字表述直觀、準(zhǔn)確、明了，經(jīng)得起推敲。同時(shí)，回避一些容易使人產(chǎn)生歧義的文字及表述，為迎檢單位清楚、準(zhǔn)確理解標(biāo)準(zhǔn)提供便利，從而保證檢查效果的客觀與真實(shí)。

其次，在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)解釋的文字準(zhǔn)備工作時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)制定主要參與人員——主要執(zhí)筆者，可以將標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生過(guò)程中歷次修訂的經(jīng)歷和修改原因進(jìn)行簡(jiǎn)要敘述，針對(duì)條款逐一注釋，同時(shí)對(duì)某些“歧義理解” 還可以進(jìn)行反面列舉，讓每一位閱讀“解釋”的同志，更多地了解和體會(huì)到標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生過(guò)程中的思想變化及發(fā)展過(guò)程，從而提高閱讀者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解和熟悉程度，達(dá)到在執(zhí)法過(guò)程中準(zhǔn)確、熟練應(yīng)用的目標(biāo)。

第三，對(duì)于執(zhí)法檢查人員為熟悉考核標(biāo)準(zhǔn)而進(jìn)行的學(xué)習(xí)準(zhǔn)備，可以采取“先分散后統(tǒng)一”的步驟來(lái)完成。即：在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行集中學(xué)習(xí)之前，將標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)文字注釋分發(fā)到每一位檢查參與者手中，并留出相對(duì)充裕的時(shí)間讓每一個(gè)人閱讀、分析、理解和體會(huì)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。讓檢查參與者以局外人的身份，變換角色和角度對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中的條款進(jìn)行再一次的推敲和檢驗(yàn)，從而最大限度地保證條款文字表述的精練和準(zhǔn)確；內(nèi)容安排的合理與公平。在此基礎(chǔ)上，檔案部門統(tǒng)一安排時(shí)間，組織集中學(xué)習(xí)，由標(biāo)準(zhǔn)制定的主要參與人對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)解析。統(tǒng)一思想、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一口徑規(guī)范執(zhí)法，從而體現(xiàn)檔案執(zhí)法檢查的公平、準(zhǔn)確與公正，維護(hù)法律的尊嚴(yán)。

三、對(duì)象準(zhǔn)備

——類型全面，配置恰當(dāng)

執(zhí)法檢查對(duì)象的確定，通常會(huì)以“本次執(zhí)法檢查目的、被查單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度、機(jī)關(guān)檔案工作管理水平、是否存在檔案違法現(xiàn)象等”諸多內(nèi)容作為條件要素進(jìn)行考慮。執(zhí)法檢查的目的，決定了備查目標(biāo)的范圍劃定區(qū)域；被查單位基本情況，決定了對(duì)其進(jìn)行檢查的必要性，本次檢查活動(dòng)是否對(duì)被查單位今后檔案工作的發(fā)展具有推動(dòng)作用；如果存在檔案違法行為，此次檢查力度是否可以達(dá)到維護(hù)檔案法律法規(guī)的嚴(yán)肅性、終止違法行為的效果，最終達(dá)到提升機(jī)關(guān)檔案工作管理水平，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的目的……。

對(duì)被檢查單位基本情況的準(zhǔn)備工作，可以由以下幾方面入手：了解執(zhí)法檢查對(duì)象的單位性質(zhì)、工作職能，以及該機(jī)關(guān)自成立以來(lái)經(jīng)歷的主要大事；機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員基本情況；機(jī)關(guān)檔案建檔時(shí)間及管理情況；本單位開(kāi)展檔案工作過(guò)程中存在的主要問(wèn)題；本次檢查的預(yù)期目標(biāo)等內(nèi)容。準(zhǔn)確掌握了被查單位基本情況，鎖定問(wèn)題所在，不僅可以為檢查工作目標(biāo)的圓滿完成提供充作的信息資源保證，讓執(zhí)法人員在執(zhí)法過(guò)程中做到成竹在胸，處處掌握檢查過(guò)程中的主動(dòng)權(quán)。同時(shí)，確鑿的證據(jù)必將成為保障執(zhí)法過(guò)程順利進(jìn)行，維護(hù)檔案法律法規(guī)嚴(yán)肅性的用力武器。

四、人員準(zhǔn)備

——結(jié)構(gòu)合理，組合科學(xué)

執(zhí)法檢查人員的準(zhǔn)備工作通常包括：“檢查活動(dòng)參與部門的確定，每個(gè)檢查小組人員的配置以及執(zhí)法檢查組中檔案專業(yè)人員的選擇”等內(nèi)容。

多年的工作實(shí)踐，讓我們清楚地認(rèn)識(shí)到，在檔案執(zhí)法檢查活動(dòng)中，聯(lián)合檢查組在整個(gè)檢查過(guò)程中發(fā)揮的重要作用是不容忽視的，“借風(fēng)行船”的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)。因此，在檢查活動(dòng)的準(zhǔn)備之初，確定合適的檢查組參與部門并進(jìn)行溝通和接洽是很必要的?；顒?dòng)參與部門明確后，檔案部門還應(yīng)該做好人員配置的準(zhǔn)備工作，根據(jù)參與部門的人員情況，合理安排檢查小組人員配置，盡量體現(xiàn)出本次執(zhí)法檢查的“聯(lián)合”特性，使活動(dòng)最大限度發(fā)揮檔案執(zhí)法的作用，從而圓滿完成預(yù)期目標(biāo)。同時(shí)，還應(yīng)盡量避免“聯(lián)合執(zhí)法檢查組=A部門檢查小組+B部門檢查小組+C部門檢查小組”， 分別執(zhí)法檢查局面的出現(xiàn)。

眾所周知，“借風(fēng)行船”中 “風(fēng)”的作用在于加快船行進(jìn)的速度，從而使其更快達(dá)到更高的目標(biāo)，而不是代替船去航行，因此決定航程遠(yuǎn)近的主要因素還在于船自身所付出努力的大小。同樣的道理，作為檔案執(zhí)法檢查活動(dòng)中的檔案部門參與人員，就要責(zé)無(wú)旁貸的承擔(dān)起“船”的角色。為了讓船走得更遠(yuǎn)，行駛得更快，圓滿完成預(yù)期目標(biāo)，首先要了解航線的狀況和特點(diǎn)，同時(shí)打造堅(jiān)實(shí)的船體，為“船”的遠(yuǎn)航提供物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。因此，作為檔案執(zhí)法檢查中的檔案部門參與人員——檔案專業(yè)人員，應(yīng)該具有較高的政治素養(yǎng)，能夠保障檔案執(zhí)法過(guò)程中的公平與公正；熟悉檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，了解立檔單位基本情況；熟悉檔案執(zhí)法程序，執(zhí)法能力強(qiáng)，通曉檔案法規(guī)及相關(guān)法律法規(guī)中有關(guān)檔案方面規(guī)定，能夠?qū)?zhí)法過(guò)程中遇到的檔案違法犯罪行為的緣由、后果、責(zé)任進(jìn)行實(shí)事求是的調(diào)查、研究和分析，并且能夠充分運(yùn)用法律武器秉公執(zhí)法；具有一定的組織協(xié)調(diào)能力，能夠妥善處理好執(zhí)法過(guò)程中的各類突發(fā)事件。

五、時(shí)間準(zhǔn)備

——科學(xué)充裕，統(tǒng)籌安排

檔案執(zhí)法檢查的時(shí)間安排應(yīng)該盡量體現(xiàn)“分散與集中相結(jié)合”的原則。

所謂的“分散”，就是要在檢查活動(dòng)籌備伊始——年初的工作計(jì)劃中，清楚注明本次檢查的內(nèi)容及對(duì)象，并且以正式公文的形式發(fā)布。這樣做有兩點(diǎn)好處：第一是讓每一個(gè)待查單位提前知曉自己是此次活動(dòng)的“主人公”，對(duì)照已經(jīng)下發(fā)的檢查標(biāo)準(zhǔn)，查漏補(bǔ)缺，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，從而在檢查過(guò)程中清晰反映出本單位檔案管理工作真實(shí)水平；第二，檢查計(jì)劃以正式公文形式發(fā)布，在文件到達(dá)范圍之內(nèi)宣傳檔案工作，同時(shí)待查單位的迎檢準(zhǔn)備過(guò)程還是一次長(zhǎng)時(shí)間的檔案宣傳和強(qiáng)迫有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注檔案工作的過(guò)程，它可以在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)提高檔案工作在本單位的影響力和領(lǐng)導(dǎo)的相對(duì)重視程度。

所謂“集中”，則是突出檔案聯(lián)合執(zhí)法檢查實(shí)施過(guò)程的時(shí)間集中。單位時(shí)間內(nèi)集中檢查組部門及成員的主要精力，突出重點(diǎn)，在執(zhí)法檢查雙方精力都相對(duì)充沛的期限內(nèi)，完成檢查工作，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。具體做法是：自《檔案執(zhí)法檢查通知書(shū)》下發(fā)到具體實(shí)施檢查活動(dòng)，以及完成《檔案執(zhí)法檢查反饋意見(jiàn)》的擬寫和反饋，全部工作完成時(shí)間應(yīng)該控制在三周之內(nèi)——即：檢查前一周下發(fā)《檔案執(zhí)法檢查通知書(shū)》；檢查活動(dòng)實(shí)施一周；活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，完成活動(dòng)總結(jié)和全部檢查單位的《檔案執(zhí)法檢查反饋意見(jiàn)》的擬寫和反饋工作，結(jié)束整個(gè)活動(dòng)。

此外，為了保障檢查活動(dòng)的順利開(kāi)展，活動(dòng)具體組織者——檔案部門還應(yīng)該在檢查活動(dòng)實(shí)施之前，密切關(guān)注本地區(qū)及上級(jí)主管部門的重大活動(dòng)和中心工作的安排，盡量選擇相對(duì)平靜的期間實(shí)施檢查活動(dòng)，從而保證執(zhí)法檢查過(guò)程中雙方人員的參與程度符合預(yù)期目標(biāo)，使檢查活動(dòng)最大限度地發(fā)揮其推動(dòng)本地區(qū)檔案發(fā)展整體進(jìn)程的作用。 作者單位： 北京市密云縣檔案局