“新北京、新奧運”的戰(zhàn)略構(gòu)想，加快了城市軌道交通建設(shè)的步伐，北京地鐵迎來千載難逢的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。目前北京市地鐵運營有限公司承擔(dān)著地鐵一、二號線、八通線、十三號線的運營任務(wù)和五號線開通前的各項準(zhǔn)備工作，既有運營線路總長114公里，同時又正在進行一、二號線設(shè)備消隱改造和AFC工程。新線建設(shè)和更新改造工程，使地鐵科技檔案庫存數(shù)量迅速增長，科技檔案成為地鐵公司檔案信息資源的重要組成部分，其中工程檔案在庫存檔案中占有相當(dāng)大的比例，在地鐵安全運營和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

一、完善各項管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法

為了真正實現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍，使接收的竣工檔案更加符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，北京市地鐵運營有限公司重新制定了《科技檔案管理辦法》，特別是針對新線建設(shè)和改造工程及時出臺了《地鐵公司工程資料管理辦法》，明確了建設(shè)單位、勘察、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、地鐵公司本部及其所屬二級單位等各方的職責(zé)，詳細(xì)闡述了各類科技檔案特別是工程檔案的歸檔范圍、分類編號的原則及方法、歸檔的質(zhì)量要求和技術(shù)要求，驗收與移交要求等，具有很強的可操作性，避免由于理解不一造成資料整理混亂而給資料管理工作帶來巨大的工作量。

1、制定歸檔范圍

在工程資料管理上，除了執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)和北京市建筑工程、市政工程資料管理規(guī)程外，應(yīng)該結(jié)合地鐵專業(yè)的特點細(xì)化管理辦法，特別是制定各專業(yè)的歸檔范圍。只有明確歸檔范圍，專業(yè)技術(shù)人員和資料管理人員才能有章可偱，才能從工程立項就開始收集應(yīng)歸檔的文件材料，確保工程資料的完整。通過組織各專業(yè)的工程技術(shù)人員和檔案人員進行討論與論證，多次進行修改補充，我們制定了覆蓋了全公司各個專業(yè)的歸檔范圍，最大限度地滿足實際需求，使專業(yè)人員能夠有一個清晰的思路和模式，提高了工作效率和歸檔質(zhì)量。

2、細(xì)化分類編號

科技檔案的分類編號既要體現(xiàn)檔案專業(yè)的特色，還要體現(xiàn)各個專業(yè)的專業(yè)特點。筆者認(rèn)為，在分類科學(xué)合理的前提下，編寫檔案號不能是案卷題名的全譯或是簡單的羅列，各個車站及區(qū)間的編碼、各個專業(yè)的分支、各種設(shè)備的分組編號不必全部體現(xiàn)在編號之中。檔案的分類編號方法應(yīng)該充分體現(xiàn)地鐵線別和專業(yè)的特點，滿足計算機快速檢索和數(shù)字化的需要。特別是地鐵在新線建設(shè)和改造工程中增添了許多新技術(shù)新工藝，在管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法中，必須及時注入新的元素，這樣各級檔案管理人員才能在編號工作中對號入座。這就要求管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法的制定者要樹立超前管理的意識，及時了解工程信息和各個專業(yè)的內(nèi)容、特點、目標(biāo)及實際需求，全盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃。

地鐵一、二號線工程檔案主要以圖紙為主，所以當(dāng)時的編號沒有涉及到文字和圖紙的區(qū)分，地鐵新線建設(shè)和更新改造工程形成了四類工程資料，包括基建文件、監(jiān)理文件、施工資料和竣工圖，除了基建文件和監(jiān)理文件之外，施工方形成的施工資料和竣工圖占很大的比例。文字資料必須單獨編號，編號時既要體現(xiàn)檔案專業(yè)的共性，又要體現(xiàn)出各專業(yè)的個性。文字資料和圖紙只有單獨編寫檔號，才能充分體現(xiàn)獨立性與專業(yè)性的特點，上架后每個車站都是文字在前，圖紙在后，無論是人工檢索還是計算機檢索都更加方便。從利用上講，針對性更強，不但減少利用者的查閱時間，更重要的是減少不必要的翻閱，從而延長檔案的壽命。

為了能夠?qū)崿F(xiàn)文字資料和圖紙的單獨編號，在組卷時我們就提出明確要求，文字資料和圖紙不能混裝在一個裝具內(nèi)，案卷排列時文字資料在前圖紙在后，這些要求都為獨立編號打下基礎(chǔ)，為提供便利服務(wù)創(chuàng)造條件。

科技檔案的編號應(yīng)由種類號、項目號、屬類號及案卷順序號組成，為使編號合理科學(xué)有效，應(yīng)避免過多出現(xiàn)案卷起始號，也就是說嚴(yán)格控制案卷流水號0001的出現(xiàn)。這樣可以保證排架合理，檢索快捷，減少重復(fù)勞動。以工程檔案為例，在項目號中用地鐵的線別代號加以區(qū)分，并在屬類號中用階段代號加以控制，這樣地鐵一條線在各個工程階段的竣工的檔案就能完整地體現(xiàn)出來。在屬類代號中不僅包含階段代號，還包含了專業(yè)代號，所以屬類號是整個編號中技術(shù)含量最高的一個類別代號。這就要求編制者不僅要熟知地鐵總的專業(yè)劃分，更要了解每個專業(yè)特點及其相關(guān)信息，及時更新補充專業(yè)代號，比如在工程檔案的項目專業(yè)中，我們及時添加了防災(zāi)報警、環(huán)控等項目代號。

3、明確案卷題名要求

組卷時必須對案卷題名提出明確要求。無論是新線建設(shè)還是改造工程，涉及專業(yè)復(fù)雜，承建單位眾多，必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這樣才能保證全套竣工檔案的一致性。在對施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)時，要把要求提在前面，而且必須從始至終標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，這樣立卷單位才能有章可循。編寫案卷題名要充分體現(xiàn)三要素，簡明扼要揭示案卷的內(nèi)容，在書寫格式和字號等細(xì)節(jié)上都有統(tǒng)一要求。這樣形成的竣工檔案排列整齊美觀，不僅體現(xiàn)專業(yè)水平，也從一個側(cè)面體現(xiàn)了管理水平和文化素質(zhì)。

4、加強竣工圖驗收要求

竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設(shè)完成后的真實寫照，是工程維修管理改建擴建的憑證及依據(jù)。所以，竣工圖必須真實反映工程的原貌，做到竣工圖真實準(zhǔn)確并非易事，它需要施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位的共同努力。制作竣工圖，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求進行，對竣工圖進行檢查和驗收時必須嚴(yán)把技術(shù)關(guān)和質(zhì)量關(guān)。

工程資料尤其是竣工圖制作的質(zhì)量高低，某種程度上直接反應(yīng)了一個單位文化素質(zhì)和管理水平，必須引起高度重視。檢查中我們發(fā)現(xiàn)，由于制作人員重視程度和水平高低不一，導(dǎo)致竣工圖質(zhì)量參差不齊，從而不能完全達到驗收要求。因此，在管理辦法中我們嚴(yán)格規(guī)定了竣工圖的制作要求，明確了修改和標(biāo)注時的具體做法，加強了對竣工圖編制單位的規(guī)范管理。 在竣工圖目錄制作中特別強調(diào)，竣工圖必須有原圖紙封面、圖紙目錄，圖紙的數(shù)量應(yīng)與圖紙目錄相符，凡缺少的圖紙應(yīng)在原圖紙目錄中杠掉，并要注明原因，修改的地方要加蓋單位章。這樣不僅程序嚴(yán)謹(jǐn)，而且無論檔案人員如何變動，卷內(nèi)目錄如何更新，都能分清責(zé)任，維護圖紙目錄和圖紙數(shù)量的原貌。

二、工程資料的制作與工程同步進行

工程資料制作是一項技術(shù)性很強的專業(yè)工程，工程資料制作的完整程度和質(zhì)量的好壞，不僅體現(xiàn)了施工單位監(jiān)理單位的管理水平，同樣也體現(xiàn)了建設(shè)單位和使用單位的管理水平。故從工程一開始，必須對檔案的制作提出明確要求，為工程資料與工程同步進行提供有力保障。使工程資料制作者有章可依，工程資料管理者有章可循。只有做到同步進行，并且保證資料員的相對穩(wěn)定，才能保證工程資料的齊全完整。

三、規(guī)范驗收與移交程序

在工程正式驗收前，要對各參建單位形成的工程資料進行預(yù)驗收，而且將其做為驗收重點，只有這樣才能保證工程資料與工程的同步驗收。對國家、市重點工程請市檔案局共同驗收，對移交城建檔案館的檔案請城建檔案館參加驗收。為了規(guī)范驗收行為，我們制定了《工程資料驗收單》，規(guī)定工程資料驗收時，建設(shè)單位、監(jiān)理單位確認(rèn)工程資料完整無誤，檔案部門確認(rèn)整理合格后，分別在《工程資料驗收單》上簽字蓋章后，參建單位憑單方可結(jié)清工程款。工程資料驗收合格后，按照程序辦理交接手續(xù)。

四、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面提高檔案人員的管理水平

由于缺乏經(jīng)驗，加之對標(biāo)準(zhǔn)理解不透徹，造成檔案人員和資料整理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，導(dǎo)致尺度掌握不一，制作出的竣工檔案也就不能完全符合要求，會造成多次返工甚至重做。

提高竣工檔案的歸檔質(zhì)量和水平，必須全面提高檔案人員的整體素質(zhì)和管理水平，檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)素質(zhì)，而且要一專多能，在檔案管理上是專家，在工程檔案的指導(dǎo)上是內(nèi)行。要想成為內(nèi)行，首先必須詳細(xì)掌握本專業(yè)知識，深入領(lǐng)會在工程資料制作中所執(zhí)行文件和規(guī)程的具體含義和操作方法，而且要了解與工程相關(guān)的各個專業(yè)的知識，掌握工程進展情況和相關(guān)信息，能夠主動和甲方、監(jiān)理、施工單位進行溝通，只有做到理論與實際相結(jié)合，才能提高自己，指導(dǎo)他人，把住質(zhì)量關(guān)。

作者單位：北京市地鐵運營有限公司