摘要 根據(jù)高校儀器設(shè)備檔案管理中面臨的現(xiàn)狀和問題，分析高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義和可行性，提出建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的策略，以適應(yīng)目前高校檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞 儀器設(shè)備；檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)

中圖分類號：G482 文件標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-489X（2006）12-0038-02

Reforming Archives Management Mode， Strenthening University Instruments Supervion//Qiao Yumei

Abstract According to the actuality and problems that university files management faced， the paper analyzes the meaning and feasibility regarding university equipment management and information network construction， and puts forward to building strategy in order to accommodate the development of modernization.

Key words instrments and equpment; files management; information network

Author's address Lanzhou City University， 730070， Lanzhou， China

儀器設(shè)備檔案，是在儀器設(shè)備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的。根據(jù)國家教委1994年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定： “設(shè)備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則”。按照這一規(guī)定，各高校儀器設(shè)備檔案管理普遍采用集中統(tǒng)一管理模式：亦即將儀器設(shè)備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的資料集中統(tǒng)一保管在儀器設(shè)備管理檔案部門，由儀器設(shè)備管理檔案部門對其進(jìn)行管理，儀器設(shè)備管理部門的兼職檔案員在儀器設(shè)備開箱驗收后，將該儀器設(shè)備的申請表、訂購?fù)ㄖ獑?、驗收報告等文件資料收集齊全；由于儀器設(shè)備的使用部門在儀器設(shè)備調(diào)試過程中需頻繁地使用隨機(jī)文件，因此隨機(jī)文件不能立即歸檔，而是在儀器設(shè)備正常運(yùn)行之后，由兼職檔案員向各部門收集，并連同儀器設(shè)備資料一起，整理裝訂后向檔案部門移交。檔案部門則檢查儀器設(shè)備檔案的案卷質(zhì)量，編制檔號，輸入案卷信息，入庫上架，檔案實(shí)體保存在檔案部門內(nèi)。如果設(shè)備使用部門仍需利用儀器設(shè)備的隨機(jī)文件，需到檔案部門辦理借閱手續(xù)；儀器設(shè)備報廢后，檔案部門根據(jù)設(shè)備的報廢清單，編制銷毀清冊，銷毀檔案。

1 傳統(tǒng)的儀器設(shè)備檔案管理中的一些問題

設(shè)備檔案的實(shí)體保存在檔案館內(nèi)，檔案部門工作人員要對設(shè)備檔案進(jìn)行檔案信息錄入、編目、入庫、上架、檔案保護(hù)及提供利用等工作。由于設(shè)備的使用部門為了本部門的工作方便，為了設(shè)備的使用方便，要么將隨機(jī)文件復(fù)印1套自己備用，導(dǎo)致資源浪費(fèi)；要么長期借用，導(dǎo)致大量隨機(jī)文件長期保存在各個部門手中。借用在外的設(shè)備檔案的空盒占據(jù)了大量的排架長度，對新產(chǎn)生的檔案的入庫工作帶來一定的影響。在檔案利用的日常管理中，檔案人員必須定期對外借的檔案做好催還工作。

儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料，一般情況下，檔案館保存的設(shè)備檔案只有儀器的購置、驗收、安裝、使用的材料；而儀器的維修、改造、事故處理及報廢過程中形成的材料，檔案部門基本上是空白的。一方面儀器設(shè)備的使用單位沒有將儀器維修等情況的材料歸檔的意識，另一方面學(xué)校歷年來那么多的儀器，檔案部門也無法確切知道每臺儀器的使用、維修情況，從而導(dǎo)致儀器設(shè)備維修、改造、事故處理等方面材料的無法及時補(bǔ)充，設(shè)備檔案缺乏完整性。有些儀器設(shè)備或報廢、或以舊換新，由于各個設(shè)備的使用期限不一致，設(shè)備更新?lián)Q代數(shù)量較多，速度較快，檔案部門無法隨著設(shè)備的報廢及時將設(shè)備檔案進(jìn)行銷毀；即使設(shè)備檔案銷毀了，設(shè)備檔案中也還存在大量的空號，以上種種均給儀器設(shè)備的檔案管理帶來一定的難度。因此，有必要對儀器設(shè)備檔案的管理采取一些變革。

2 改善檔案管理方式

2.1 突出重點(diǎn)，提高歸檔起點(diǎn)

各學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對歸檔的儀器設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)劃分，提高歸檔起點(diǎn)，將《規(guī)范》中“價值5萬元以上”上升到適當(dāng)高度。從目前情況看，國家科委統(tǒng)管的23種大型精密儀器價值一般在20萬元以上，因此，宜將20萬元作為歸檔的起點(diǎn)。20萬元以下儀器設(shè)備由于其數(shù)量多、更新快的特點(diǎn)，所以不必要?dú)w檔。而后需要再對20萬元以上的儀器進(jìn)行劃分，區(qū)分一般儀器與精密儀器。

2.2 隨機(jī)文件管理與設(shè)備管理相結(jié)合

儀器設(shè)備的購置、安裝等工作過程中形成的綜合類文件材料由檔案部門集中統(tǒng)一管理，設(shè)備的隨機(jī)文件由各設(shè)備的使用部門自行編號、保管。檔案部門及設(shè)備管理部門在每年檢查設(shè)備的同時檢查隨機(jī)文件保存情況。為了加強(qiáng)對精密儀器設(shè)備文件材料的管理，檔案部門應(yīng)參與開箱驗收工作，價值10萬以上的設(shè)備必須由設(shè)備管理部門與檔案部門共同開箱驗收。使設(shè)備管理部門兼職檔案員在開箱驗收的同時將設(shè)備的購置等工作中形成的綜合類文件材料收集齊全，經(jīng)整理裝訂后移交檔案部門，集中統(tǒng)一保管，保證設(shè)備檔案完整、及時、準(zhǔn)確歸檔。

我們認(rèn)為儀器設(shè)備的隨機(jī)文件已經(jīng)不適于集中統(tǒng)一管理，它適合于與儀器設(shè)備同時保管在儀器設(shè)備的使用部門中，便于該部門在使用儀器設(shè)備的同時利用隨機(jī)文件，便于該部門將設(shè)備在使用、維修、改造過程中形成的文件材料，隨時補(bǔ)充、共同保存。設(shè)備在開箱驗收后，設(shè)備的隨機(jī)文件由該部門根據(jù)項目自行編號，并編制設(shè)備隨機(jī)文件的目錄索引，一式三份，一份自存，另兩份分別交設(shè)備管理部門及檔案部門保存，以提高工作效率。有關(guān)部門在設(shè)備銷毀同時，及時將設(shè)備的隨機(jī)文件銷毀，編制銷毀清冊留存檔案館保存。在設(shè)備管理部門每年檢查設(shè)備保存情況時，檢查設(shè)備的隨機(jī)文件。這樣設(shè)備的隨機(jī)文件雖分散在各部門自行保存，但仍能做到常檢查、常管理，保證文件不丟失，同時又便于各部門工作的順利開展。

3 建設(shè)高校儀器設(shè)備檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)

3.1 高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義

高校儀器設(shè)備檔案作為信息庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實(shí)地記錄高校儀器設(shè)備發(fā)展的歷史軌跡之外，還有為儀器設(shè)備檔案用戶提供檔案信息服務(wù)的重要功能。因此，無淪從管理還是從利用與服務(wù)層面上看，建立高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)都有其積極和重要的意義。

3.2 高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的可行性

我國已建立了覆蓋全國各地的教育科研網(wǎng)和其它網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也為我們建立高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了基礎(chǔ)。

包括中國教育和科研計算機(jī)網(wǎng)等在內(nèi)的互聯(lián)信息網(wǎng)絡(luò)的不斷建設(shè)發(fā)展和完善，給高校儀器設(shè)備檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。目前，各高校建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已日趨完善，在普遍開通教育科研網(wǎng)的同時，還與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了各類網(wǎng)上信息的共享和利用，這就為高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提供了一個強(qiáng)有力的支持平臺，而無需另行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。此外，現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)及其系統(tǒng)，無論技術(shù)、設(shè)備或功能上都完全能支撐高校儀器設(shè)備檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理要求。同時，由于高校的部、處、系、所、中心等計算機(jī)終端機(jī)均與校園信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相聯(lián)，完全可以實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)庫與各部、處、系、所、中心數(shù)據(jù)的資源共享。