霍冬梅

編研工作是利用檔案服務(wù)社會(huì)的一項(xiàng)重要工作,作為編研作品的資料來(lái)源應(yīng)該豐富多樣,具有廣泛性和社會(huì)性?但目前檔案館藏結(jié)構(gòu)單一是每個(gè)檔案館的通病,這導(dǎo)致相當(dāng)一部分編研作品內(nèi)容簡(jiǎn)單,實(shí)用性不強(qiáng)?因此筆者認(rèn)為,編研作品的資料來(lái)源不應(yīng)局限于館藏,應(yīng)將社會(huì)上可靠的信息資源作為輔助資源加以借鑒和利用?

一?編研作品的種類

決定了資料來(lái)源的廣泛性

按照檔案信息資源加工的程度,檔案編研作品分為三類:一是編纂類,即按一定題目對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行查選?加工?編排和評(píng)價(jià),以出版的方式(包括內(nèi)部)提供檔案信息的工作?二是編述類,即在利用檔案文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上,對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行濃縮?提煉?組合而成的,如檔案館指南?大事記?組織機(jī)構(gòu)沿革等,也稱二次加工的文獻(xiàn)作品?三是撰述類,即按照一定題目,在對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深入研究?分析?綜合的基礎(chǔ)上,提煉信息內(nèi)容本質(zhì)和內(nèi)在聯(lián)系的創(chuàng)作性成果,同時(shí)也包括編史?修志?結(jié)合檔案館藏編寫的考證文章?論文和著作等,它是編研的最高形式,也稱為三次加工檔案文獻(xiàn)?

按照上述分類來(lái)分析北京市密云縣檔案館編研作品的構(gòu)成,目前檔案館編研作品共64種,其中屬于編述類的作品37種,占總數(shù)的58%;撰述類17種,占總數(shù)的26%;編纂類10種,占總數(shù)的15%?其中在編述類作品中簡(jiǎn)介?大事記?沿革?匯編類29份,占此類作品總數(shù)的45%,這部分資料直接來(lái)自檔案,通過(guò)提煉?整理編輯而成?而編纂和撰述類作品,因材料提供的史實(shí)必須真實(shí),有的涉及年代久遠(yuǎn),在館藏資源不充分的情況下,就需要向社會(huì)搜集和征集來(lái)完成?如:史料選編中一些回憶性文章和口述材料,檔案館中是沒(méi)有的,必須找親歷過(guò)的老同志或是當(dāng)事人回憶才能得到?在一些撰述性作品中,需要在充分研究歷史的基礎(chǔ)上,對(duì)其特點(diǎn)?規(guī)律進(jìn)行深入分析研究,并結(jié)合本地區(qū)歷史演變和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程,提出對(duì)今后發(fā)展和工作起指導(dǎo)和借鑒作用的思想和觀點(diǎn)?這就要求作品必須結(jié)合當(dāng)前黨的中心工作,把握新時(shí)期黨的政策?形勢(shì)和任務(wù),這些資料在館藏中是找不到的,必須依靠各級(jí)黨和政府的有關(guān)政策性規(guī)定性文件?黨報(bào)黨刊等可靠信息資源?所以說(shuō),有的編研作品如果不借助館外可供利用的信息資源,只依靠館藏,就只能停留在“編”上,很難在深層次研究與開發(fā)上取得成效?

二?編研作品的服務(wù)對(duì)象

決定了資料來(lái)源的多樣性

近年來(lái)檔案服務(wù)作用的影響日益擴(kuò)大,編研工作也不只是起到索引和方便查閱的功能,而是在滿足檔案館利用的基礎(chǔ)上,以服務(wù)黨和政府中心工作為重點(diǎn)開展深層次?多形式的編研?編研作品在內(nèi)容和形式上突破了傳統(tǒng)定式,更注重現(xiàn)實(shí)服務(wù)性?社會(huì)服務(wù)性,注重為本地區(qū)的政治?經(jīng)濟(jì)?科技工作以及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和基層群眾服務(wù)的效果,這就需要編研作品的形式應(yīng)該多樣?內(nèi)容更加豐富?作品取材范圍更為廣泛?而目前館藏檔案受進(jìn)館時(shí)間的限制,且進(jìn)館檔案又以文書檔案為主,編研工作不可能有什么資料編什么作品,這樣就失去了編研工作的意義?如果只單純地依靠現(xiàn)有的館藏,不去積極拓展檔案信息資源空間,就會(huì)使編研工作受到局限?

三?檔案館的性質(zhì)和任務(wù)

決定了資料來(lái)源的廣泛性

檔案館的性質(zhì)和任務(wù),決定了檔案館不僅保存和積累國(guó)家檔案財(cái)富,還承擔(dān)著向社會(huì)傳播檔案信息,進(jìn)行宣傳教育,為社會(huì)的政治?經(jīng)濟(jì)?科學(xué)?文化等各方面工作服務(wù)的功能?通過(guò)開展編研,積極主動(dòng)地為本地區(qū)的中心工作服務(wù),這樣既宣傳了檔案館藏,又架起了檔案與社會(huì)溝通的平臺(tái)?隨著檔案服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展,檔案館的社會(huì)服務(wù)功能也隨之發(fā)生了巨大變化,如檔案的對(duì)外開放?愛(ài)國(guó)主義教育基地所產(chǎn)生的社會(huì)效益,現(xiàn)行文件利用中心的應(yīng)運(yùn)而生,使檔案編研作品的形式多樣,內(nèi)容豐富多彩?除傳統(tǒng)的文字編輯外,還有出版畫冊(cè)?舉辦檔案展覽?拍攝檔案專題片等形式,大大提高了檔案的利用價(jià)值?而這些僅僅依靠現(xiàn)有館藏是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還需要借助社會(huì)各方面信息資源的注入為編研工作服務(wù),才能編寫出更多優(yōu)秀的作品?如2004年密云縣檔案館舉辦的《建國(guó)55周年密云發(fā)展成就展》,需要用圖表繪出55年的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo),其中1995年至2004年的統(tǒng)計(jì)資料在館藏中是沒(méi)有的,而這10年正是密云縣經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,各項(xiàng)工作取得輝煌成就的重要時(shí)期,為辦好展覽,縣檔案館只能通過(guò)向有關(guān)部門借用資料來(lái)完成?因此,筆者認(rèn)為館藏資料是編研工作的重要素材,但還應(yīng)吸納社會(huì)可靠的信息資源,否則,有的編研工作就會(huì)因受材料所限半途而廢?

四?多渠道開發(fā)檔案信息資源

1?立足館藏?走出館門

檔案館在進(jìn)行編研工作中,通過(guò)利用館藏和多渠道向有關(guān)部門以及社會(huì)征集?搜集資料,能夠使作品貼近現(xiàn)實(shí)?貼近社會(huì)?如密云縣檔案館為紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利60周年編輯出版的《密云地區(qū)抗日斗爭(zhēng)史料選編》一書,其中一些文章是從親身經(jīng)歷戰(zhàn)斗的老同志?老領(lǐng)導(dǎo)手中收集來(lái)的,還有一些編研作品是參考了正在執(zhí)行中的政策?文件編寫成的?

館藏資源作為檔案館編研工作中不可獲缺的重要內(nèi)容,是任何時(shí)候都不能否認(rèn)的事實(shí),但編研工作需要大量可供利用的信息資源,它不但需要豐富的館藏積淀,而且還需要包括沒(méi)有進(jìn)館的可供利用的信息資源,以及工作中正在執(zhí)行的政策和社會(huì)關(guān)注熱點(diǎn)的可靠信息資源?穴如黨報(bào)?黨刊?新聞等?雪?否則,只談館藏的編研,坐在館藏的資料堆中,不去了解社會(huì)需要,不問(wèn)實(shí)事,有什么資料編什么作品,那么再好的編研作品也只是閉門造車?紙上談兵,更談不上為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù),永遠(yuǎn)也跳不出“編”的框框?編研作品必須在充分挖掘館藏信息資源的基礎(chǔ)上,對(duì)讀者群體和社會(huì)需求進(jìn)行深入調(diào)研,變有什么資料編什么作品為編什么作品找什么資料?改變“閉館自守”的局面,走出檔案館,面向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域,加強(qiáng)與基層檔案室間和相關(guān)部門間的資源合作,擴(kuò)展編研工作的選題取材范圍,豐富作品內(nèi)容,使作品編有對(duì)象?研有素材,彌補(bǔ)檔案館館藏單一和受接收檔案時(shí)間限制的缺限?在取材方法上,采取從以館藏檔案資源為主,為利用館藏和對(duì)外征集?搜集相結(jié)合的方式?

2?加強(qiáng)合作,資源共享

積極整合社會(huì)信息資源,形成資源共享?人力共享?成果共享的良性編研空間,可以彌補(bǔ)檔案館編研人員少的不足?更重要的是,通過(guò)合作,比如與縣政協(xié)文史辦?博物館?政策研究室等部門合作,能夠進(jìn)一步提升檔案館信息資源的深度開發(fā)與利用水平?密云縣檔案館近幾年與縣委黨史部門合署辦公后,編研水平不斷提高,編研作品在內(nèi)容和形式上不斷創(chuàng)新?其中《村落發(fā)展概況與未來(lái)趨勢(shì)》?《密云地區(qū)抗日斗爭(zhēng)史料選編》?《白乙化烈士紀(jì)念文集》?畫冊(cè)《關(guān)懷》等一大批優(yōu)秀編研作品受到好評(píng),在全縣重要會(huì)議和重大活動(dòng)中發(fā)揮了重要作用?這些都得益于單位間?部門間的橫向聯(lián)合與協(xié)作?

3?強(qiáng)化基礎(chǔ)?豐富館藏

“巧婦難為無(wú)米之炊”,沒(méi)有豐富的館藏做積淀,就很難編出高質(zhì)量的編研作品?檔案館必須大力豐富館藏,加強(qiáng)檔案的征集和收集工作?在接收黨政機(jī)關(guān)文書檔案的同時(shí),還要注重專業(yè)檔案如科技?會(huì)計(jì)?普查?審計(jì)?聲像?實(shí)物和破產(chǎn)企業(yè)?名人檔案的收集?定期向社會(huì)征集珍貴的歷史檔案,增強(qiáng)檔案館文化底蘊(yùn),為編研工作打基礎(chǔ)?隨著社會(huì)對(duì)檔案編研工作的要求逐步提高,編研作品的形式不單單是簡(jiǎn)單的資料堆砌和匯集,編研作品應(yīng)該能以一定的方式被社會(huì)所利用和認(rèn)知并發(fā)揮作用?其形式更應(yīng)多種多樣,能夠滿足社會(huì)各方面的利用?編研工作離不開檔案,館藏檔案是做好編研工作的前提基礎(chǔ),只有不斷積累檔案?豐富館藏,才能充分利用館藏資源,編寫出具有地方特色和一定參考價(jià)值的編研作品?

作者單位:北京市密云縣檔案局