[摘 要]網(wǎng)絡(luò)化#65380;數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向#65377;檔案管理作為圖書館管理的一部分 ， 也同樣越來越依賴于數(shù)字化設(shè)備，因此數(shù)字化設(shè)備的管理迫切需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案 #65377;加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫#65377;但是圖書館檔案管理建設(shè)尚面臨一些問題，需 要我們認(rèn)真加以研究，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)化#65380;數(shù)字化#65380;信息化環(huán)境下的檔案管理#65377;

[關(guān)鍵詞]檔案;技術(shù)檔案;管理;規(guī)范化

[中圖分類號(hào)]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B[文章編號(hào)]1009-2234(2006)0 6-0132-02

21世紀(jì)隨著社會(huì)的進(jìn)步#65380;知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起#65380;網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成和社會(huì)信息化的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò) 化#65380;數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向#65377;檔案管理作為圖書館管理的一部分，也同樣越來 越依賴于電腦等數(shù)字化設(shè)備，同時(shí)，數(shù)字化設(shè)備的管理也需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案， 所以加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫#65377;

一#65380;檔案管理的內(nèi)容#65380;性質(zhì)和特點(diǎn)

1.檔案管理的內(nèi)容

檔案是國家機(jī)構(gòu)#65380;社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?65380;圖像#65380; 聲音及其它各種形式的原始紀(jì)錄#65377; 檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案 資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理#65377;檔 案實(shí)體管理包括檔案的收集#65380;整理#65380;鑒定#65380;保管等內(nèi)容#65377;通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理 的資源體系，是對(duì)管理中各項(xiàng)工作紀(jì)錄的科學(xué)合理的管理，同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ) #65377;檔案信息組織是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示#65380;加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔 案信息的開發(fā)和利用，它是為管理工作服務(wù)并對(duì)促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料#65377;

2.檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理工作是一種管理活動(dòng)#65377; 就 圖書館來說，檔案管理是管理工作的一部分，又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分，如設(shè)備 管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的 一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分#65377;

檔案管理工作包含了信息的輸入#65380;存貯#65380;加工#65380;輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控 制系統(tǒng)#65377;因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn)，所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和 檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性及檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)保密性#65377;

二#65380;檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集#65377;材料 是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一#65377; 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工#65380;輸出又為管理工 作服務(wù)#65380;提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)#65377;同時(shí)，通過對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用#65377; 檔案管理是圖書館管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書館管理當(dāng)中#65377;所以說檔案管 理不能簡(jiǎn)單的說是圖書館管理的一部分#65377;以哈爾濱師范大學(xué)圖書館為例，根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行 分析檔案管理和圖書館管理的關(guān)系:附:圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖(見下頁)

利用這個(gè)關(guān)系圖不難看出檔案管理融合在各個(gè)管理層面當(dāng)中，又有自己相對(duì)獨(dú)立 的管理，相 對(duì)獨(dú)立的管理又作用于各個(gè)管理層面當(dāng)中#65377;因而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對(duì)圖書館管理水平的提 高有著重要意義#65377;

三#65380;圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問題

1.檔案管理建設(shè)工作的問題

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“ 檔案工作 說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作作風(fēng)，常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時(shí)建立完整的檔案，認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān)，這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進(jìn)提供圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖參考依據(jù)，也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)，這是無形資產(chǎn)的流失， 是資源的浪費(fèi)#65377;此外，有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí)，為了自己工作考查方便，也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門#65377;在基層部門文件材料立卷歸檔過程中，不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞，就是采取漠然 視之的態(tài)度，這樣就會(huì)造成檔案歸檔不全，使檔案管理工作很難有效的開展下去#65377;

2.圖書館管理中存在的問題

(1)各項(xiàng)規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度#65377;一人一 個(gè)干法，缺少規(guī)范化，使檔案建設(shè)受阻#65377;

(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增，這些設(shè)備的使用管理#65380;操作規(guī)程#65380; 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立#65377;技術(shù)檔案建立后，不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù) 工作，而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個(gè)圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置#65380;運(yùn)行 情況，盡快地投入工作#65377;只有這樣才能避免因?yàn)閭€(gè)別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因，使圖書館的 現(xiàn)代化管理工作處于被動(dòng)情況的出現(xiàn)#65377;

(3)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員流動(dòng)過于頻繁，工作缺少連續(xù)性，使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性#65377;

3.在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

(1)電子檔案的原始紀(jì)錄性#65380;法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊#65377;

(2)缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法#65377;

四#65380;網(wǎng)絡(luò)化#65380;數(shù)字化#65380;信息化環(huán)境下檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理在管理工作中的地位，增加檔案管理建設(shè)的投入

為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求，提高檔案管理在管理中的地位，增加檔案管理建設(shè)的投入，首 先應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的前提和關(guān)鍵，其次是在檔 案建設(shè)中加大設(shè)備#65380;才力的投入，為檔案現(xiàn)代化管理提供保障，這樣才能有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī) 技術(shù)進(jìn)行檔案收集#65380;整理#65380;鑒定#65380;保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，實(shí)行文檔一體化管理，促進(jìn) 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程#65377;

2.選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是真正以人為本的時(shí)代#65377;知識(shí)經(jīng)濟(jì)的第一資源是智力資源，而擁有治理資源的 是高素質(zhì)的人才，要想提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化， 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化，這是檔案工作現(xiàn)代 化的深層次的目標(biāo)#65377;檔案管理者是檔案建設(shè)的直接執(zhí)行人，他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代 化建設(shè)的成敗#65377;

3.強(qiáng)化檔案管理中各種激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)用

保證部門立卷制度的順利貫徹，保證兼職檔案員切實(shí)認(rèn)真做好歸檔工作，保證歸檔 案卷質(zhì)量，可以采取部門立卷評(píng)估與部門領(lǐng)導(dǎo)考評(píng)#65380;部門工作評(píng)優(yōu)#65380;評(píng)選先進(jìn)等相結(jié)合 ，使人的積極性得到充分的發(fā)揮，從而激發(fā)圖書館檔案建設(shè)的自覺性，推進(jìn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代 化進(jìn)程，進(jìn)一步改進(jìn)圖書館管理水平#65377;只有如此，才能保證部門立卷工作的貫徹執(zhí)行，解決 歸檔難#65380;歸檔案卷齊全率低及質(zhì)量差的問題#65377;

4.建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖書館管理體系

檔案管理是圖書館管理的一部分，因而完善圖書館的各項(xiàng)管理制度，完善和建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖 書館管理體系十分重要#65377;檔案管理服務(wù)于管理之中又作用于管理之中，圖書館完善的管理制 度和規(guī)范化管理的 工作程序能有力促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程#65377;

[參考文獻(xiàn)]

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〔責(zé)任編輯:王興運(yùn)〕