董新民

一、5S管理的背景知識(shí)

5S管理是號(hào)稱(chēng)“經(jīng)濟(jì)動(dòng)物”的日本人發(fā)明的。1955年，日本5S的宣傳口號(hào)為“安全始于整理整頓，終于整理整頓”。當(dāng)時(shí)只推行了2S，目的是為了確保作業(yè)空間和安全。后因生產(chǎn)控制和質(zhì)量控制的需要而逐步提出后續(xù)的3S，即“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”，從而使其應(yīng)用空間及適用范圍進(jìn)一步拓展。1986年，首部5S著作問(wèn)世，從而對(duì)整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)管理模式起到了巨大的沖擊作用，并由此掀起5S熱潮。日式企業(yè)將5S運(yùn)動(dòng)作為工作管理的基礎(chǔ)，推行各種質(zhì)量管理手段。由于5S對(duì)塑造企業(yè)形象、降低成本、準(zhǔn)時(shí)交貨、安全生產(chǎn)、高度標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)造令人心怡的工作場(chǎng)所等現(xiàn)場(chǎng)改善方面的巨大作用，逐漸被各國(guó)管理界所認(rèn)同。隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，5S現(xiàn)已成為規(guī)范化管理的一股新潮流。

二、何謂5S管理

“5S'就是五個(gè)項(xiàng)目，因日語(yǔ)的羅馬拼音均以“S”開(kāi)頭，簡(jiǎn)稱(chēng)為5S。一是整理(SEIRI)，將工作場(chǎng)所的物品分為必要的和沒(méi)有必要的，除必要的留下來(lái)外，其它的都清除掉；二是整頓(SEITON)，把留下來(lái)的必要用的物品依規(guī)定位置擺放整齊，并加以標(biāo)示；三是清掃(SEISO)，將工作場(chǎng)所看得見(jiàn)與看不見(jiàn)的地方清掃干凈，保持工作場(chǎng)所干凈亮麗：四是清潔(SEIKETSU)，清潔是在整理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護(hù)、保持完善和最佳狀態(tài)。維持上面3S的效果；五是素養(yǎng)(SHITSUKE)，每位成員養(yǎng)成良好習(xí)慣，并按章做事，培養(yǎng)主動(dòng)積極的精神。

三、國(guó)際商務(wù)企業(yè)如何運(yùn)用5S管理

作為一種優(yōu)秀的現(xiàn)場(chǎng)管理技術(shù)，5S管理已經(jīng)越來(lái)越被中國(guó)的企業(yè)所認(rèn)識(shí)。外貿(mào)公司是典型的商事或工貿(mào)結(jié)合企業(yè)，它一手牽著國(guó)內(nèi)企業(yè)，一手聯(lián)著國(guó)際市場(chǎng)。要充當(dāng)好這個(gè)橋梁和紐帶作用，造就安全、舒適、明亮的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛，提升員工品質(zhì)，從而塑造企業(yè)良好的形象，打造國(guó)際品牌，實(shí)現(xiàn)共同的夢(mèng)想，實(shí)施5S管理勢(shì)在必行。

(一)制定實(shí)施方案，明確推行5S管理的目的，營(yíng)造管理環(huán)境，做好宣傳動(dòng)員工作。

大力宣傳推行5S管理活動(dòng)，倡導(dǎo)”規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)、挑戰(zhàn)自我、提升素養(yǎng)、塑造形象”的十六字方針，意在創(chuàng)造環(huán)境與人的良性互動(dòng)，通過(guò)規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)，米培養(yǎng)員工事事講究的工作作風(fēng)，進(jìn)而確保工作質(zhì)量，提高工作效率，降低成本，最終達(dá)到全面提升員工素養(yǎng)，樹(shù)立企業(yè)良好形象的目的。推行5S管理功效可歸納為5個(gè)S，即Sales、saving、safety、standardization、satisfaction。

1、5S是最佳推銷(xiāo)員(Sales)。一進(jìn)公司的門(mén)，眼前便為之一亮，管理規(guī)范，窗明幾凈，辦公用品擺放井然有序……這樣的環(huán)境一定會(huì)被客戶(hù)、業(yè)務(wù)單位或其他來(lái)訪者稱(chēng)贊，并對(duì)這樣的管理有信心，樂(lè)于下訂單以及口碑相傳。對(duì)員工來(lái)說(shuō)，整潔明朗的環(huán)境，會(huì)使大家希望在這樣的公司工作，員工自豪感油然升起。

2、5S是節(jié)約家(Saving)。減少很多不必要的用品以及工具的浪費(fèi)，減少“尋找”的浪費(fèi)，節(jié)省很多寶貴的時(shí)間，提高工作效率。

3、5S對(duì)安全有保障(Safety)。寬廣明亮，視野開(kāi)闊的職場(chǎng)，流物一目了然。遵守物品堆積限制，危險(xiǎn)警示。人流、物流路線分明，不會(huì)造成雜亂情形而影響工作的順暢。

4、5S是標(biāo)準(zhǔn)化的推動(dòng)者(Standardization)。規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)工作流程，大家都正確的按照規(guī)定執(zhí)行任務(wù)。程序穩(wěn)定，帶來(lái)工作質(zhì)量穩(wěn)定。5、5S形成令人滿意的職場(chǎng)(Satisfaction)。明亮、清潔的工作場(chǎng)所，能造就現(xiàn)場(chǎng)全體人員進(jìn)行積極改善的氛圍。員工親自動(dòng)手改善環(huán)境，有成就感，并樂(lè)于珍惜。

(二)制定實(shí)施細(xì)則，下大力氣，做好推動(dòng)工作。

1S——整理。整理是徹底把需要與不需要的人、事、物分開(kāi)，再將不需要的人、事、物加以處理。需對(duì)“留之無(wú)用，棄之可惜”的觀念予以突破，必須挑戰(zhàn)“好不容易才做出來(lái)的”、“丟了好浪費(fèi)”、“可能以后還有機(jī)會(huì)用到”等傳統(tǒng)觀念。整理是改善工作現(xiàn)場(chǎng)的第一步。其要點(diǎn)是對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)擺放和停滯的各種物品進(jìn)行分類(lèi)；其次，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)不需要的物品，諸如用剩的材料、多余的樣品、切下紙屑、垃圾、廢品、多余的工具、報(bào)廢的表格、個(gè)人生活用品等，要堅(jiān)決清理出現(xiàn)場(chǎng)。整理的目的是將“空間”騰出來(lái)活用。改善和增加工作面積?，F(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，行道通暢，提高工作效率。消除管理上的混放等差錯(cuò)事故。減少庫(kù)存，節(jié)約資金。

2S——整頓。整頓是把需要的人、事、物加以定量和定位，對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)需要留下的物品進(jìn)行科學(xué)合理地布置和擺放，以便在最快速的情況下取得所要之物，在最簡(jiǎn)潔有效的規(guī)章、制度、流程下完成事務(wù)。簡(jiǎn)言之，整頓就是人和物放置方法的標(biāo)準(zhǔn)化。整頓的關(guān)鍵是要做到定位、定品、定量。抓住了上述三個(gè)要點(diǎn)，就可以制作看板，做到目視管理，從而提煉出適合本公司的物品的放置方法，進(jìn)而該方法標(biāo)準(zhǔn)化。工作現(xiàn)場(chǎng)物品的合理擺放使得工作場(chǎng)所一目了然，不浪費(fèi)時(shí)間“找”東西。創(chuàng)造整齊的工作環(huán)境有利于提高工作效率，保障工作安全。對(duì)這項(xiàng)工作有專(zhuān)門(mén)的研究，又被稱(chēng)為定置管理，或者被稱(chēng)為工作場(chǎng)所合理布置。

3S——清掃。清掃是把工作場(chǎng)所打掃干凈，對(duì)出現(xiàn)異常的辦公或其他設(shè)備立刻進(jìn)行修理，使之恢復(fù)正常。清掃過(guò)程是根據(jù)整理、整頓的結(jié)果，將不需要的部分清除掉，或者標(biāo)示出來(lái)放入倉(cāng)庫(kù)。清掃活動(dòng)的重點(diǎn)是必須按照公司具體情況決定清掃對(duì)象、清掃人員、清掃方法、準(zhǔn)備清掃器具和實(shí)施清掃的步驟，方能真正起到效果。工作現(xiàn)場(chǎng)每天都會(huì)產(chǎn)生灰塵、紙屑、垃圾等，從而使工作環(huán)境變得臟亂。臟亂會(huì)使設(shè)備精度喪失，故障多發(fā)，從而影響工作效率，致使差錯(cuò)事故防不勝防；臟亂的現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境更會(huì)影響人們的工作情緒。因此，必須通過(guò)清掃活動(dòng)來(lái)清除那些雜物，創(chuàng)建一個(gè)明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。

清掃活動(dòng)應(yīng)遵循下列原則：自己使用的物品，要自己清掃，不依賴(lài)他人，不增加專(zhuān)門(mén)的清掃工；對(duì)辦公設(shè)備的清掃要著眼于對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，清掃設(shè)備要同設(shè)備的保養(yǎng)結(jié)合起來(lái)；清掃的目的是為了改善，當(dāng)清掃過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有辦公設(shè)備或線路有異常狀況時(shí)，必須查明原因，并采取措施加以排除，不能聽(tīng)之任之。

4S——清潔。清潔是在整理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護(hù)、保持和完善最佳狀態(tài)。在工作過(guò)程中，永遠(yuǎn)會(huì)伴隨著沒(méi)用的物品的產(chǎn)生，這就需要不斷加以區(qū)分，隨時(shí)將它清除，這就是清潔的目的。清潔并不是單純從字面上進(jìn)行理解，它是對(duì)前三項(xiàng)活動(dòng)的堅(jiān)持和深入，從而消除事故隱患，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對(duì)公司提高工作效率，改善整體的績(jī)效有很大幫助。清潔活動(dòng)實(shí)施時(shí)，需要秉持三個(gè)理念：只有在“清潔的工作環(huán)境才有高效率工作”：清潔是一種用心的行動(dòng)，千萬(wàn)不要只在表面上下功夫；清潔是一種隨時(shí)隨地的工作，而不是上下班前后的工作。清潔活動(dòng)的要點(diǎn)，堅(jiān)持“3不要”的原則——不要放置不用的東西，不要弄亂，不要弄臟；不僅物品需要清潔，員工同樣需要清潔，員工不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的清潔；通過(guò)制度化來(lái)維持清潔的成果。

5S——素養(yǎng)。素養(yǎng)是指培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣，按規(guī)定行事，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，努力提高人員的素質(zhì)，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神。這是5S活動(dòng)的核心。沒(méi)有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開(kāi)展，也不能持續(xù)下去。因此，實(shí)施5S管理，要始終著眼于提高人的素質(zhì)，提升“人的品質(zhì)”，成為對(duì)任何工作都講究認(rèn)真的人。5S活動(dòng)始于素質(zhì)，也終于素質(zhì)。在開(kāi)展5S活動(dòng)中，要貫徹自我管理的原則。創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，不能指望別人來(lái)代為辦理，而應(yīng)當(dāng)充分依靠現(xiàn)場(chǎng)人員來(lái)改善。

國(guó)際商務(wù)企業(yè)一般都具有這樣的特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，經(jīng)營(yíng)面寬，涉及面廣，人員流動(dòng)性大，獨(dú)立意識(shí)強(qiáng)，橫向交流少。在國(guó)際商務(wù)企業(yè)中進(jìn)行5S管理絕不是一種形式主義和為了應(yīng)付檢查，最終是要培養(yǎng)一種意識(shí)，培養(yǎng)一種持之以恒精神，培養(yǎng)一種企業(yè)文化，讓員工有強(qiáng)烈的歸屬感。經(jīng)過(guò)一番5S意識(shí)的強(qiáng)化，人走桌凈，去向明確，物品定位，文件歸類(lèi)等已成為員工工作習(xí)慣的一部分，員工精神面貌為之一振。5S活動(dòng)不僅使員工個(gè)人養(yǎng)成了有條不紊的工作習(xí)慣，而且使公司各部門(mén)的管理也更加規(guī)范。5S的益處也不僅在于它給公司環(huán)境帶來(lái)的變化，更重要的是在5S的推行過(guò)程中，每個(gè)人、每個(gè)集體的智慧和創(chuàng)造力都得到了充分的發(fā)揮。隨著5S活動(dòng)的不斷深入，使公司形成了一種強(qiáng)大的凝聚力和向心力，大家能夠共同努力、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，從改變環(huán)境入手，不斷提高自身素質(zhì)，培養(yǎng)良好道德品質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)塑造全新企業(yè)形象的目標(biāo)。大力推廣5S活動(dòng)必將給公司未來(lái)的發(fā)展?fàn)I造出一個(gè)良好的氛圍，為在世界經(jīng)濟(jì)一體化的大潮中實(shí)現(xiàn)騰飛奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(作者單位：安徽國(guó)際商務(wù)職業(yè)學(xué)院)