近年來，信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案管理的面貌，檔案轉(zhuǎn)型升級步伐加快。事業(yè)單位檔案資源是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會和人民群眾的重要資源，知識界對其檔案管理研究已有一定的成果，多數(shù)側(cè)重于檔案歸集、人才培養(yǎng)、安全等實(shí)踐領(lǐng)域，但對大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)的研究稍顯不足，對新形勢下事業(yè)單位檔案管理如何適應(yīng)新形勢的探討有待深化?！峨娮訖n案管理規(guī)定》要求，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，不斷提高電子檔案管理的水平。鑒于實(shí)踐需要，本文從事業(yè)單位檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)出發(fā)，從檔案服務(wù)體系建設(shè)、開發(fā)利用和安全建設(shè)等方面探索創(chuàng)新路徑，以期為新時代事業(yè)單位檔案管理提供新的治理方向1。

1大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理面臨的機(jī)遇

數(shù)智技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的來臨，為事業(yè)單位檔案管理帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，主要體現(xiàn)在新思維、新方式、新資源、新設(shè)施、新能力等方面。一是新的管理思維應(yīng)運(yùn)而生。伴隨著檔案數(shù)據(jù)成為國家治理和公共服務(wù)的一部分，檔案管理方式需要從被動向主動轉(zhuǎn)，突破傳統(tǒng)固話思維的限制，樹立新的服務(wù)理念，以公共決策和群眾需求進(jìn)行資源建設(shè)和利用能力的提高。二是新的管理方式應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字化模式實(shí)現(xiàn)了檔案資源的全生命周期管理，檔案智能化利用得以實(shí)現(xiàn)，數(shù)字安全防護(hù)能力顯著提高，推動新的檔案治理體系的建立。三是新的資源定位得以明確。檔案日益成為中國式現(xiàn)代化的戰(zhàn)略性資源，在資政襄政、服務(wù)人民群眾方面的基礎(chǔ)性作用逐步凸顯。四是新的基礎(chǔ)設(shè)施更加完備。人工智能、區(qū)塊鏈、“互聯(lián)網(wǎng) + ”等技術(shù)深度融入檔案管理，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)更加完善，檔案賦能作用越來越顯著。由此可見，推動事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，塑造新的檔案治理體系，是新時期檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1.2大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理面臨的挑戰(zhàn)

在以大數(shù)據(jù)為核心的新技術(shù)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案也需直面新的挑戰(zhàn)。在思維層面，如何適應(yīng)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《電子檔案管理辦法》的要求，樹立依法治檔理念，構(gòu)建多元協(xié)同的治理結(jié)構(gòu)是事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題。在管理方式方面，如何盡快實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化治理方式轉(zhuǎn)型，保障檔案管理的連續(xù)性和有效性，是事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的關(guān)鍵。在資源建設(shè)方面，如何發(fā)揮檔案在單位治理中的基礎(chǔ)性作用，構(gòu)建共享平臺，破解“信息孤島”成為重要課題。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，如何引導(dǎo)資金向數(shù)字化投人，改變事業(yè)單位檔案管理落后的面貌，是創(chuàng)新管理的必由之路。在能力建設(shè)方面，如何建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍，提升檔案管理的質(zhì)量和水平，是檔案管理走向現(xiàn)代化、法制化的迫切需求。

1.3大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的意義

在當(dāng)今數(shù)字化和信息化的社會環(huán)境中，有效的檔案數(shù)據(jù)管理不僅是單位運(yùn)作的基礎(chǔ)，還是其創(chuàng)新能力的重要來源。一是提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案數(shù)據(jù)驅(qū)動科學(xué)決策，有效的數(shù)據(jù)管理能夠確保獲取準(zhǔn)確、完整和實(shí)時的檔案數(shù)據(jù)支持，通過系統(tǒng)化的檔案數(shù)據(jù)收集和分析，管理者可以基于事實(shí)和數(shù)據(jù)做出決策，而非依賴直覺和經(jīng)驗(yàn)。二是優(yōu)化資源配置。創(chuàng)新性的檔案數(shù)據(jù)管理能夠幫助單位優(yōu)化資源配置，提升工作效率。通過數(shù)據(jù)分析，單位可以識別資源浪費(fèi)和效率低下的環(huán)節(jié)，進(jìn)行有針對性地改進(jìn)。三是可溯源性保障。創(chuàng)新性管理是確保知識產(chǎn)權(quán)檔案真實(shí)性的關(guān)鍵舉措，運(yùn)用數(shù)據(jù)溯源等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對知識產(chǎn)權(quán)檔案形成、存儲、利用等全流程可追溯、可還原。四是個性化服務(wù)。智能化的數(shù)據(jù)管理能夠幫助單位提供個性化的檔案服務(wù)，通過分析利用數(shù)據(jù)，單位可以了解利用者的偏好和需求，提供定制化的解決方案。

2大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案的服務(wù)體系建設(shè)策略

2.1做好檔案資源規(guī)范化建設(shè)

一是完善“三合一”制度?！叭弦弧敝贫仁且?guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項(xiàng)基本檔案制度。事業(yè)單位要結(jié)合機(jī)構(gòu)設(shè)置、文化背景和檔案資源狀況，高標(biāo)準(zhǔn)編制“三合一”制度，探索適合自身的檔案管理方法和制度，為建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系提供基礎(chǔ)保障2。二是強(qiáng)化檔案歸集。按照文件歸檔要求和“真實(shí)、全面、準(zhǔn)確”的原則，對收集的材料認(rèn)真分析，分類整理，確保檔案無重復(fù)、無缺損、無遺漏，做到檔案資料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

2.2建設(shè)“人工智能+”檔案數(shù)據(jù)庫

一方面，引入人工智能深度學(xué)習(xí)技術(shù)，找好事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫與人工智能的結(jié)合點(diǎn)，基于檔案數(shù)據(jù)資源特征，搭建具有分布式和集群式的檔案數(shù)據(jù)存儲模式。另一方面，發(fā)揮智能檢索、用戶畫像和推薦功能，提供更為個性化的服務(wù)。通過對用戶的行為數(shù)據(jù)和偏好數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，系統(tǒng)構(gòu)建一個詳細(xì)的用戶畫像，幫助系統(tǒng)更好地理解用戶需求。系統(tǒng)能夠持續(xù)監(jiān)測用戶的行為，及時調(diào)整推薦策略，確保推薦內(nèi)容的相關(guān)性和新鮮感。同時，抓好數(shù)據(jù)資源供給，引人人工智能輔助，提升檔案開放的審核效率。利用人工智能輔助鑒定優(yōu)勢，在對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行文字識別的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對檔案進(jìn)行智能劃控，加速提升檔案開放審核的工作效率。

2.3建設(shè)檔案云平臺

建設(shè)融合智能感知、OCR、語言識別以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等檔案管理云平臺，提供數(shù)據(jù)采集、匯聚、治理和集成工具，為實(shí)現(xiàn)檔案資源綜合應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。具體來說，一是做好基礎(chǔ)層建設(shè)。搭建軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境，包括計算、存儲、安全防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)資源等，有助于圖像、語音、文字內(nèi)容的智能識別和檢索，提升檔案收集整理、查詢、利用的工作效率。二是做好電子文件管理。采用電子簽章、CA認(rèn)證、元數(shù)據(jù)、“四性”檢測等技術(shù)手段，保證電子資料合規(guī)有效，并滿足檔案利用要求。建立檔案精準(zhǔn)服務(wù)系統(tǒng)向用戶提供最全面、及時、準(zhǔn)確的各類檔案信息，結(jié)合新媒體平臺，開展線上與線下相結(jié)合的創(chuàng)新服務(wù)。

2.4建設(shè)高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍

系統(tǒng)分析檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)狀，制定檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)方案，圍繞檔案的收集、歸納、整理以及后期利用和維護(hù)，有計劃、有針對性地培訓(xùn)。充分利用網(wǎng)絡(luò)教育平臺、現(xiàn)場教學(xué)等形式進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，以線上線下相結(jié)合的方式，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。通過對考核結(jié)果的運(yùn)用，引導(dǎo)檔案工作者牢固樹立正確的政績觀，明確工作主導(dǎo)方向和著力重點(diǎn)，將檔案管理工作做嚴(yán)做實(shí)。建立干部成長檔案，以能力為核心精準(zhǔn)畫像，作為干部推薦、個人評優(yōu)、職級晉升的一項(xiàng)重要參考，激勵干事創(chuàng)業(yè)、擔(dān)當(dāng)作為、成長成才。

3大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案的開發(fā)利用策略

3.1構(gòu)建多維度檔案編研體系

檔案編研工作是事業(yè)單位檔案管理的傳統(tǒng)方向，也是檔案價值釋放的有效手段。構(gòu)建全方位、多維度的編研體系，有利于檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。一是做好資源摸底。根據(jù)編研涉及時間跨度大、資料數(shù)量多、工作量大的問題，統(tǒng)籌安排工作人員對檔案深入調(diào)查摸底，擬出查缺補(bǔ)漏清單，多渠道地開展收集整理，全面整合檔案編研材料，確保編研的完整性、系統(tǒng)性。邀請專業(yè)人員指導(dǎo)編研工作，為開展編研工作提供學(xué)術(shù)支持和指導(dǎo)。嚴(yán)格審核把關(guān)，牢牢把握檔案編研流程規(guī)范、內(nèi)容保密等“質(zhì)量關(guān)”，確保編研成果的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。二是主動統(tǒng)籌謀劃。建立專題檔案目錄，對照單位中心工作和經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，收集整理特色檔案，充分發(fā)揮檔案在現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型中的重要作用。三是打造特色編研精品。整合人力、物力和財力資源，集中力量開展聯(lián)合調(diào)研與項(xiàng)目合作，充分發(fā)揮各方的專業(yè)特長和資源優(yōu)勢，打造具有辨識度、影響力的檔案編研成果，深度展現(xiàn)單位形象。

3.2推動檔案管理信息化轉(zhuǎn)型

《檔案法》對“檔案信息化建設(shè)”設(shè)專章，彰顯對檔案信息化工作的重視。面向大數(shù)據(jù)時代，推動信息化轉(zhuǎn)型升級是事業(yè)單位檔案效能提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是構(gòu)建新的檔案管理系統(tǒng)。建設(shè)滿足規(guī)范要求、涵蓋全流程的檔案管理系統(tǒng)，主要包括電子文件和電子檔案捕獲、收集、整理、保存、利用、統(tǒng)計、四性檢測、全宗管理等3。系統(tǒng)要具備優(yōu)異的跨平臺性和擴(kuò)展性、單套制文件歸檔和多終端兼容等功能。二是扎實(shí)開展分類管理。運(yùn)用人工智能技術(shù)，加強(qiáng)對敏感和重點(diǎn)信息的分級分類，降低數(shù)據(jù)保護(hù)和管理成本。三是推進(jìn)實(shí)時共享。進(jìn)一步梳理和評估檔案數(shù)據(jù)資源，明確共享開放的數(shù)據(jù)范圍。牽頭建設(shè)共享檔案平臺，打破信息孤島，通過優(yōu)化平臺界面設(shè)計，增強(qiáng)平臺的便捷性和友好性。加強(qiáng)與技術(shù)領(lǐng)先企業(yè)的對接，積極參與共享大模型的研究與實(shí)踐，降低使用難度，讓部門和社會公眾能夠輕松地接入平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，形成數(shù)據(jù)的集群效應(yīng)。

3.3發(fā)揮好檔案資政育人功能

緊扣中心工作和時政熱點(diǎn)，加強(qiáng)資政服務(wù)。研究經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和單位發(fā)展情況，通過資政專報的形式，發(fā)揮檔案價值。整理重大節(jié)點(diǎn)的檔案文獻(xiàn)或選輯，總結(jié)治理規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)做法，為上級提供有益參考。加強(qiáng)檔案宣傳引導(dǎo)，定期推出具有理論深度和教育意義的檔案資源，以新媒體形式展示，滿足人們?nèi)罕妼?yōu)質(zhì)檔案文化的需求。對新視頻檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，推出老照片或者經(jīng)典視頻專題，讓人民群眾在檔案影像中感知社會變遷，激發(fā)愛家鄉(xiāng)的情懷。

4大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案的風(fēng)險防控策略

4.1建立“三位一體”的工作機(jī)制

完善的檔案管理機(jī)制是防范化解檔案風(fēng)險的根本保障。一是健全安全機(jī)構(gòu)。成立檔案安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開檔案安全工作會議，配備好安全管理人員，形成自上而下的檔案管理模式。二是健全管理制度。根據(jù)單位實(shí)際，結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定，在檔案分級管理、開放審核、保密主責(zé)等方面做出規(guī)定，并及時更新本單位檔案工作責(zé)任制，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。三是完善資金保障。要進(jìn)一步完善檔案安全投入機(jī)制，建立檔案事業(yè)與當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟(jì)統(tǒng)籌發(fā)展的經(jīng)費(fèi)增長機(jī)制，切實(shí)把檔案安全工作所需硬件、經(jīng)費(fèi)等納人制度化軌道，確保檔案事業(yè)投人有規(guī)可循、有章可依。要針對工作中存在的具體困難和問題安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保檔案安全工作順利開展。

4.2加快檔案數(shù)據(jù)備份管理

《電子檔案管理辦法》要求，加強(qiáng)電子檔案備份工作，制定電子檔案備份工作方案。數(shù)據(jù)安全管理和備份工作是事業(yè)單位檔案管理的首要任務(wù)。一是建立常態(tài)化的備份機(jī)制。明確不同崗位人員的數(shù)據(jù)操作權(quán)限，實(shí)行最小化授權(quán)原則，確保數(shù)據(jù)僅能被授權(quán)人員在授權(quán)范圍內(nèi)使用。完善數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制度，定期對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地場所，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。二是建立源頭風(fēng)險防范機(jī)制。實(shí)行崗位權(quán)限設(shè)置分級管理、不相容崗位分離、合理授權(quán)、及時除權(quán)等，防范和化解檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行風(fēng)險。三是建立數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)機(jī)制。定期組織數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，向管理人員普及數(shù)據(jù)安全知識和法律法規(guī)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全意識和操作技能。同時，積極開展數(shù)據(jù)安全應(yīng)急演練，模擬數(shù)據(jù)被泄露等突發(fā)事件，有效檢驗(yàn)并提高工作人員的應(yīng)急響應(yīng)能力。

4.3探索“區(qū)塊鏈+事業(yè)單位檔案”模式

區(qū)塊鏈?zhǔn)且粋€分布式共享信息的數(shù)據(jù)存儲交互體系，具有去中心化、全程留痕、可以追溯等特點(diǎn)，能夠解決信息不對稱的問題，實(shí)現(xiàn)多個主體之間的交互、協(xié)作與一致行動。一方面，要建立完善的數(shù)據(jù)采集機(jī)制。與各部門建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)傳輸渠道，確保檔案數(shù)據(jù)得到實(shí)時、準(zhǔn)確的采集，通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫對接和整合。另一方面，推動檔案數(shù)據(jù)上鏈存證，搭建區(qū)塊鏈平臺系統(tǒng)，對事業(yè)單位檔案上鏈，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。

結(jié)語

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的重要資源。檔案要素治理和安全保障是當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展的重要議題，二者共同決定了檔案資源開發(fā)利用如何為社會創(chuàng)造價值。事業(yè)單位檔案類型多樣、兼容性強(qiáng)，在創(chuàng)新發(fā)展過程中，既要重視對檔案資源本身的運(yùn)用與理解，也要加強(qiáng)對檔案法規(guī)法律的貫徹執(zhí)行，做到實(shí)踐與規(guī)范相結(jié)合。要重視檔案要素的價值和作用，加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用力度，推動檔案從信息化邁向智能化。進(jìn)一步建立完善的安全保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案要素治理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]何畏.數(shù)字時代下企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理現(xiàn)狀、風(fēng)險防控與開發(fā)利用策略研究[J.山西檔案，2024（10）：20-21.

[2]嚴(yán)馳.數(shù)字時代檔案信息化建設(shè)的理論探索與未來展望—基于《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》的解讀[J].檔案，2024（07）：07-08.

[3]李靜．“人工智能+檔案”的醫(yī)院檔案智慧服務(wù)體系建設(shè)探究[J].黑龍江檔案，2023（02）：27-28.

[4]陳勇.技術(shù)賦能下電子檔案數(shù)據(jù)脫敏應(yīng)用研究[J].檔案管理，2022（04）：15-16.

作者簡介：田艷梅（1971—），大學(xué)學(xué)歷，榆林市防汛抗旱防滅火服務(wù)中心檔案管理員、中級職稱。研究方向：檔案管理。