在當前信息化快速發(fā)展的時代，對檔案管理工作進行創(chuàng)新性的改革顯得至關重要且意義深遠。正是因為有了創(chuàng)新精神的驅(qū)動，檔案管理工作才得以持續(xù)向前發(fā)展，并能夠緊跟信息化時代的步伐，以此全面提升檔案管理工作的整體水平與工作效率。而檔案管理工作在創(chuàng)新過程中難免會面臨一系列問題，需要采取相應的解決對策來實現(xiàn)全方位的創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，推動檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化和智能化方向發(fā)展。

1檔案管理的基本概述

檔案管理指的是對各類檔案資料在組織或機構內(nèi)部開展全方位、系統(tǒng)性、標準化以及科學性的管理工作，其目的在于切實維護檔案的完整性、妥善保管、有效使用及安全傳遞等多元價值。其中，檔案管理內(nèi)容涵蓋了檔案的創(chuàng)建、整理、歸檔、檢索以及銷毀等一系列操作。檔案管理具有以下幾個特點：一是信息化，強調(diào)運用先進的信息技術作為支持手段，對電子文檔類檔案的創(chuàng)建、管理方式以及實際應用進行深度探索，從而大幅度提升檔案管理的效率及便捷程度；二是全面性，必須對各類檔案進行全方位的管理，其中既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也包括新興的電子文檔類檔案以及混合型檔案等，以確保檔案管理的全面性及整體性；三是系統(tǒng)性，構建健全的檔案管理體系，覆蓋檔案管理工作的分類、整理、標識、保存、銷毀等環(huán)節(jié)，從而形成一套完整的檔案管理操作流程；四是規(guī)范化，嚴格按照既有的標準和規(guī)范執(zhí)行，保證檔案管理的合規(guī)性、精確性以及可靠性，避免檔案資料發(fā)生遺失、損毀或者篡改等現(xiàn)象；五是科學性，根據(jù)檔案學、信息管理等相關領域的理論知識和實踐經(jīng)驗，科學合理地開展檔案管理工作，進一步提高檔案管理的科學化及專業(yè)化水平。

2信息科技在檔案管理工作中的重要作用

2.1有助于提升檔案資料的收集與整合效率

檔案的收集、整理以及數(shù)據(jù)分析即是檔案管理的基石也是核心環(huán)節(jié)，其準確程度與完整程度對檔案的實際應用價值具有極大的影響，同時也對檔案管理的工作效率提升至關重要。在當前的時代背景下，隨著信息數(shù)據(jù)量的爆發(fā)式增長，檔案管理工作所面臨的壓力也日益加大。而此時，借助于信息科技的強大力量，則可以為相關從業(yè)者提供更為便捷、高效的操作手段。通過合理運用信息科技的各項優(yōu)勢，檔案工作者在開展數(shù)據(jù)資源的搜集和整合任務過程中，能夠做到從多個維度和層次迅速完成工作。

2.2有助于為管理決策的制定提供科學依據(jù)

在各項業(yè)務實施過程中，檔案管理的重要職能就是對單位部門所產(chǎn)生的各類信息進行全面化的收集和整理，在將這些信息匯集成數(shù)據(jù)庫并進行系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)分析和綜合處理后，為所在單位或者部門提供更為詳細的信息資料以及科學依據(jù)，從而為他們制定合理化、有針對性的決策提供檔案智慧。《檔案法》《檔案法實施條例》都將信息技術應用擺在突出位置，拿出專門章節(jié)給予重點強調(diào)。因此，將現(xiàn)代信息技術利用好、應用好，不僅是數(shù)字時代發(fā)展的必然要求，還是檔案事業(yè)發(fā)展和推進高效社會治理的內(nèi)在要求。管理單位要把握信息技術發(fā)展的趨勢，加快人工智能、大數(shù)據(jù)、云平臺技術與檔案管理融合的力度，促進決策更加透明、精準，展示檔案資源在社會管理中的獨特作用。

2.3有助于深度發(fā)掘檔案信息的潛在價值

開展檔案管理的目的不僅在于對檔案信息數(shù)據(jù)的保存歸檔，還要全面發(fā)掘并有效利用這些數(shù)據(jù)所蘊含的深層次價值，為推動各項事業(yè)發(fā)展提供更具權威性、更具實用性的數(shù)據(jù)信息作為決策參考。信息技術的進步與應用為檔案價值開發(fā)利用提供了難得的契機，體現(xiàn)了現(xiàn)代科技的工具性價值。一方面，智能化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的應用，無論是在檔案調(diào)閱還是檢索過程中，檔案工作者都能夠獲得前所未有的便捷。他們只需借助關鍵詞就能實現(xiàn)檔案的關聯(lián)性調(diào)閱，檔案利用范圍顯著拓展，隱形檔案價值得以體現(xiàn)。另一方面，信息技術也為檔案信息智能化整合提供有益幫助，智慧化編研、個性化推薦已大范圍應用推廣，進一步提升了檔案數(shù)據(jù)的實際應用效果，使得檔案信息的價值得以最大程度地發(fā)揮出來。

3信息化時代檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理理念相對滯后

在這個瞬息萬變的信息時代，各個行業(yè)都在努力尋求新的發(fā)展方向與路徑。而檔案管理工作亦需要緊隨時代潮流，及時優(yōu)化調(diào)整管理方式和治理模式，推動檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，更好地發(fā)揮檔案服務經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎性作用。但是，一些單位對檔案管理不夠重視，資金和人員配備不到位的現(xiàn)象依然突出，檔案治理效能偏低。在政策落實過程中，依然固守傳統(tǒng)理念，管理手段單一保守，這無疑與社會發(fā)展的新趨勢相脫節(jié)，也直接影響到檔案管理效能的充分挖掘，使得信息科技的優(yōu)勢難以得到體現(xiàn)，嚴重制約了檔案管理工作的深入開展，同時也無法提供高質(zhì)量的信息服務，從而影響整體數(shù)字化管理進程的不斷深入。

3.2管理軟件的兼容性有待加強

在開展檔案管理工作過程中，為了進一步提高資源的運行效率，在通常情況下會采用各類不同的技術軟件來實現(xiàn)對各類信息材料的科學化管理。然而，在具體實踐過程中，由于所運用的管理軟件不統(tǒng)一，導致難以實現(xiàn)軟件技術的標準化整合，從而影響信息資源的共享及流轉，同時也不利于各項業(yè)務工作的高效推進與信息化水平的穩(wěn)步提高。

3.3檔案管理信息化人才資源不足

由于資金不足、重視程度不夠等原因，導致檔案管理從業(yè)人員無法得到及時且全面的職業(yè)培訓與繼續(xù)教育機會，這不僅加劇了現(xiàn)有信息技術人才的短缺現(xiàn)象，而且也限制了檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提升。此外，就基層單位而言，多數(shù)檔案工作人員并未接受過系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理及計算機相關的專業(yè)培訓。因此，他們所掌握的專業(yè)知識和技能也相對有限，這無疑在一定程度上減緩了檔案信息化建設的步伐。

4信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐路徑

4.1積極轉變檔案管理理念

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案管理的重要性不言而喻。檔案記錄著其發(fā)展歷程和重要決策，對于總結經(jīng)驗、查找問題、規(guī)劃未來具有重要意義。因此，作為管理者應積極轉變檔案管理理念，必須要有長遠的發(fā)展眼光，充分認識到檔案管理工作信息化轉型的必要性，投入更多的資金和資源。例如，針對檔案管理信息化建設，設置專項的資金用于購置、升級軟硬件設施設備，為信息化工作的開展奠定良好的基礎。另外，要積極引人先進的科技手段，進一步提升檔案管理的效率和安全性。同時，加強對工作人員檔案意識的培養(yǎng)，使他們能夠在日常開展工作過程中，樹立創(chuàng)新意識，以此為檔案管理的數(shù)字化、智能化發(fā)展提供源源不斷的助力，從而有效提升檔案的利用率。

4.2構建數(shù)據(jù)共享及管理體系

在信息化時代背景下，數(shù)據(jù)共享不僅是檔案工作的基礎工程，還是社會治理的關鍵性要素。在推進中國式現(xiàn)代化過程中，加大社會治理部門的信息共享力度有利于提高社會管理質(zhì)量和水平，更好地滿足人民群眾的新需求。因此，在實踐中，社會部門對共享體系的建設較為迫切，希望建立一套完善的檔案共享及管理體系，從而保證檔案格式、結構以及儲存等方式的統(tǒng)一性，以及信息共享的流暢性，這無疑是當前信息化檔案管理工作所面臨的一項嚴峻挑戰(zhàn)。為了達到檔案的共享與管理工作更加高效的目標，有必要強化各機構、部門乃至系統(tǒng)與平臺之間的協(xié)作配合力度，構建一個開放式的管理平臺，同時制定標準化的接口規(guī)范，從而使各系統(tǒng)和平臺之間能夠更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和信息共享，確保不同系統(tǒng)之間能夠準確地識別和讀取檔案信息。也就是說，在共享體系的建設中首先要做好協(xié)作體系建設，包括共享范圍、數(shù)據(jù)標準、利用協(xié)議等，實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)環(huán)境的有序穩(wěn)定。當然，在開展信息化檔案管理工作過程中，還必須要高度重視數(shù)據(jù)的安全性與隱私保護問題，制定嚴格的分級管理和身份驗證技術，營造檔案利用可信空間，實現(xiàn)檔案從采集到利用的全流程安全管理。總的來說，檔案數(shù)據(jù)共享治理體系的構建，不僅可以推動信息資源實現(xiàn)廣泛的共享和深度融合，進一步提升數(shù)字化檔案管理的運作效率和服務水平，還推動了數(shù)字中國等戰(zhàn)略的落實落地，為其他行業(yè)信息化發(fā)展提供經(jīng)驗參考。

4.3構建數(shù)字化平臺

數(shù)字化管理平臺是現(xiàn)代技術與檔案管理深度融合的產(chǎn)物，也是實現(xiàn)檔案智慧化管理的基礎性工程。該平臺的創(chuàng)建可以全方位地滿足當前數(shù)字化管理的各項需求，包括檔案的收集、整理、簽署、審核、存儲、利用、借閱、共享、備份以及歸檔等環(huán)節(jié)。其優(yōu)勢在于智能化，提供的強大工具可以自動完成一系列煩瑣的操作，讓檔案管理更加高效、透明和安全。首先，利用人工智能技術，如知識圖譜、自動識別以及Agent代理等，可以有效提升數(shù)字檔案資源的智能化程度，從而為檔案查詢及檢索工作帶來更多的便捷性。為了更好地滿足當代檔案管理的高要求，智能檔案檢索系統(tǒng)通過采用信息技術以及數(shù)字化工具，借助自然語言處理、智能代理以及知識圖譜等尖端技術來處理檔案數(shù)據(jù)，可以明確揭示數(shù)據(jù)間的內(nèi)在關聯(lián)性。其次，通過構建系統(tǒng)橋梁，加強計算機系統(tǒng)與用戶之間的信息溝通。在開展檔案管理信息化工作的進程中，以應用智能檢索技術為基礎，創(chuàng)建自動匹配系統(tǒng)，精確捕捉用戶的檢索偏好和歷史記錄，進而根據(jù)用戶的需求提供有針對性且精準化的檢索建議。并且智能檢索技術不僅可以對傳統(tǒng)的結構化數(shù)據(jù)進行檢索，還可以對圖片、視頻等非結構化數(shù)據(jù)進行有效檢索，極大地提升了檔案的利用率。最后，數(shù)字化平臺可以提供相應的工具，自動完成整個文件審批、簽署和歸檔的流程，在減少手動勞動力需求的同時，顯著提高工作效率和減少大量的時間成本。另外，該平臺還可將文檔轉化為 PDF、JPG等格式，便于工作人員管理，并方便在需要時查看。通過諸如此類的創(chuàng)新舉措，使得檔案管理實現(xiàn)了從檔案采集、錄入、整理到借閱、利用再到檔案銷毀的完整閉環(huán)式管理。通過構建這樣的數(shù)字化平臺，將能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和智能化轉型，提高檔案管理的工作效率和服務水平。

4.4人才培養(yǎng)與團隊建設

一方面，加大對復合型人才的培養(yǎng)力度。在檔案管理信息化項目實施過程中，對于具備檔案領域?qū)I(yè)知識與信息技術能力并重的復合型人才有著迫切需求。因此，應對檔案管理部門的員工進行高強度的信息技術培訓，以努力提升他們在信息化環(huán)境下的專業(yè)素養(yǎng)及操作技巧。此外，還需致力于挖掘和引進更多具備信息技術專長的優(yōu)秀人才投身到檔案管理行業(yè)，為檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展注人源源不斷的人才動力。例如，高?？煽紤]增設檔案信息化相關專業(yè)課程，著力培養(yǎng)兼具檔案管理與信息技術雙重背景的專業(yè)化人才。而企事業(yè)單位則可通過舉辦內(nèi)部培訓及交流活動，推動檔案管理從業(yè)者與信息技術專家間的知識共享與技能提升。另一方面，加強團隊協(xié)作，營造創(chuàng)新的文化氛圍。在檔案管理信息化創(chuàng)新的過程中，團隊的協(xié)同合作和創(chuàng)新文化的支持是至關重要的。因此，應當著力加強檔案管理團隊建設，培養(yǎng)團隊成員之間的協(xié)同合作精神和創(chuàng)新思維。同時，還需要營造一個鼓勵創(chuàng)新的文化氛圍和運行機制，以此激發(fā)團隊成員在創(chuàng)新上投注更大的熱情。例如，可以設立創(chuàng)新獎勵制度，對在檔案管理信息化創(chuàng)新方面表現(xiàn)出色的團隊成員給予表彰和獎勵。此外，還可以通過組織各類創(chuàng)新競賽和交流活動，以促進團隊成員間的創(chuàng)新經(jīng)驗分享和思維碰撞。

總之，面對信息科技日新月異的蓬勃發(fā)展，為了應對檔案管理模式的轉型升級，確保檔案管理工作能夠緊跟時代步伐，滿足當前不斷增長的發(fā)展需求，同時推動檔案管理事業(yè)向更高層次發(fā)展，必須探索并開拓檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展路徑。因此，檔案管理從業(yè)人員應當抓住此契機，銳意進取，積極應用新興技術，從而有效應對檔案工作中可能出現(xiàn)的各種難題，進一步提升檔案管理工作的效率和品質(zhì)。

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作者簡介：徐智林（1983—），大學學歷，四川省資陽市安岳縣退役軍人服務中心檔案館員。研究方向：檔案管理。