醫(yī)院檔案作為醫(yī)療機構(gòu)運轉(zhuǎn)的核心之一，涵蓋患者病歷、醫(yī)學(xué)影像、科研數(shù)據(jù)、行政管理等多種信息內(nèi)容，是實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要基礎(chǔ)。近年來，隨著醫(yī)療信息化的快速推進，數(shù)字技術(shù)逐漸改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式。因缺乏高效的利用機制，檔案資源的潛在價值尚未得到充分發(fā)揮，不僅增加了醫(yī)院的信息處理成本，也削弱了檔案支持醫(yī)療決策。因此，提升醫(yī)院檔案利用效率，直接關(guān)系到醫(yī)療資源的有效分配，還對醫(yī)院的內(nèi)部管理、外部發(fā)展、科研創(chuàng)新具有重要意義。

1提高醫(yī)院檔案利用效率的意義

1.1優(yōu)化醫(yī)院管理流程

第一，在傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式中，檔案存儲通常依賴人工操作，流程煩瑣且效率較低，而提高檔案的利用效率，可以使醫(yī)院的各類業(yè)務(wù)流程得以無縫銜接，大幅降低了因信息傳遞延遲而引發(fā)的溝通障礙，從而減少內(nèi)部資源的浪費并提升整個醫(yī)院的運作效率。第二，在傳統(tǒng)醫(yī)院管理流程中，檔案數(shù)據(jù)的低效利用不僅造成數(shù)據(jù)無法完整發(fā)揮作用，還容易誘發(fā)管理問題，而通過提升檔案利用效率，能夠建立更精細化的管理體系，這種高效的檔案利用還可以為醫(yī)院的外部合作提供信息支持，有助于完善醫(yī)院的透明度。第三，高效利用檔案大量節(jié)約人力查閱時間，減少因信息傳遞不暢導(dǎo)致的重復(fù)性工作。通過讀取檔案分析主管部門的行政效率，醫(yī)院可以有針對性地調(diào)整流程，從而有效提升業(yè)務(wù)處置效率。綜上所述，提高醫(yī)院檔案利用效率可以顯著優(yōu)化管理流程，這種優(yōu)化體現(xiàn)在工作流程的連貫性提升、資源配置的精準(zhǔn)性增強、信息化管理水平的全面升級等多個層面。

1.2提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量

第一，醫(yī)學(xué)診斷與治療依賴對患者病史及臨床數(shù)據(jù)全面了解的信息主要存儲于醫(yī)院的檔案系統(tǒng)中，而通過提升檔案的利用效率，可以為醫(yī)生提供實時更新的患者病歷數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)精準(zhǔn)的醫(yī)療服務(wù)。第二，疾病隨訪或康復(fù)管理時，高效的檔案利用可使醫(yī)生清晰掌握患者的歷史診療信息及疾病發(fā)展過程，確保后續(xù)治療的連續(xù)性，有利于為醫(yī)院改進質(zhì)量提供真實可靠的數(shù)據(jù)支持。第三，在現(xiàn)代化醫(yī)療環(huán)境中，患者的診療往往需要多個?？茀f(xié)作完成，而檔案作為科室間信息流轉(zhuǎn)的媒介，其利用效率直接決定了協(xié)作服務(wù)的高效與否。例如，快速共享患者全面的診療信息，可使各科室在統(tǒng)一框架下展開協(xié)作，從而更有效地制定綜合診療方案，減少科室間因信息不對稱而產(chǎn)生的延誤。第四，通過現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院能夠系統(tǒng)整理海量病例數(shù)據(jù)，識別疾病的發(fā)生規(guī)律及治療效果，從而為醫(yī)學(xué)科研和臨床實踐提供數(shù)據(jù)支持。不僅能夠推動新技術(shù)及新療法的研發(fā)，還能在診療過程中為醫(yī)生提供有力的科學(xué)參考，進而更好地改進醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。因此，提高醫(yī)院檔案利用效率可以全面推動醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升，這種效率的提升能夠為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，也有助于促進醫(yī)院在競爭激烈的醫(yī)療市場中實現(xiàn)長期發(fā)展目標(biāo)。

2提高醫(yī)院檔案利用效率的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理數(shù)字化水平不足

第一，許多醫(yī)院的檔案管理體系尚未完全實現(xiàn)數(shù)字化，存在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的局面，這種混合模式導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的分散性問題，從而難以形成統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺。第二，在部分實現(xiàn)數(shù)字化的醫(yī)院中，也僅是部分檔案完成了數(shù)字化處理，而其他檔案仍屬于手工記錄或未被收錄到數(shù)字化系統(tǒng)中，這種零散的數(shù)字化進程制約了整體檔案資源的高效使用。第三，不少醫(yī)療機構(gòu)未建立完善的數(shù)據(jù)維護機制，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)中的信息未能及時更新，與實際情況存在差距，從而降低數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第四，在醫(yī)院檔案數(shù)字化過程中，現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)往往缺乏針對性設(shè)計，一些系統(tǒng)功能相對單一，僅能滿足基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲與查詢需求，導(dǎo)致難以全面支撐檔案的高效利用2。第五，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的支持力度不足。在一些醫(yī)院，檔案管理部門的軟硬件設(shè)施相對落后，存儲設(shè)備容量有限，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

2.2檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化缺失

第一，不同醫(yī)院內(nèi)設(shè)機構(gòu)在檔案信息收集與整理環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，這使得檔案記錄的格式、書寫方式、信息內(nèi)容存在差異。這種差異性增加了檔案整合的復(fù)雜度，不利于數(shù)據(jù)在醫(yī)院內(nèi)部的利用。第二，一些醫(yī)院未建立細化的檔案分類規(guī)則，在信息歸檔過程中，分類粒度過粗或過細現(xiàn)象并存，不僅極大降低了檔案的可查性，還影響利用效率。第三，由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化模板，檔案信息的填報字段和維度差異較大，同一類型的內(nèi)容在不同檔案中可能會出現(xiàn)遺漏或者重復(fù)填報的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的完整性和一致性大打折扣。第四，部分醫(yī)院缺少檔案管理中使用的統(tǒng)一編碼或標(biāo)識規(guī)則，這種不規(guī)范的編碼方式直接降低了檔案的識別效率，從而使信息在被調(diào)取時難以快速定位3

2.3檔案利用意識不足

第一，部分醫(yī)院管理層對檔案利用的戰(zhàn)略意義認識不足。將檔案管理過于局限于存儲和保存功能，而忽視了其在優(yōu)化決策、提升服務(wù)質(zhì)量、推動醫(yī)院未來發(fā)展的潛在價值，導(dǎo)致檔案利用長期處于低投入狀態(tài)。第二，很多員工對檔案資源的豐富性和全面性缺乏足夠了解。誤認為檔案僅是一種靜態(tài)記錄，沒有認識到其在多方面的潛在價值，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)和價值挖掘空間因此受限。第三，部分醫(yī)務(wù)人員對檔案管理系統(tǒng)的操作和使用技能掌握不足。導(dǎo)致對檔案信息查詢、數(shù)據(jù)分析等功能不熟悉，因而放棄對檔案的進一步利用。第四，不同科室或部門之間缺乏協(xié)作性。工作中需要相關(guān)檔案信息時往往面臨獲取受阻或傳遞不及時的問題，這使得員工對檔案利用的熱情受到壓制，因而主動調(diào)取檔案的意愿降低。

3提高醫(yī)院檔案利用效率的方法與途徑

3.1推動檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)

第一，為解決醫(yī)院檔案管理體系中紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的問題，應(yīng)加快檔案信息化的全體系建設(shè)。為此醫(yī)院需要制定明確的發(fā)展規(guī)劃，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。此外，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，集中存儲和管理檔案資源，確保所有信息實現(xiàn)整合管理，為后續(xù)利用奠定基礎(chǔ)。第二，為擴大檔案數(shù)字化的覆蓋范圍，醫(yī)院需要對檔案分類進行梳理。明確哪些類別的檔案尚未被廣泛納人數(shù)字化系統(tǒng)，其中對于遺漏的檔案類別，要集中資源補錄。同時，建立覆蓋所有科室和業(yè)務(wù)場景的檔案管理體系，確保檔案數(shù)字化不局限于個別部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，真正做到院內(nèi)涵蓋全面，以便解決檔案數(shù)字化覆蓋不足的問題。第三，為應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)更新和維護滯后的問題，應(yīng)建立動態(tài)更新機制。為此醫(yī)院檔案系統(tǒng)需要配備高效的數(shù)據(jù)同步功能，確保實時更新患者的診療信息、管理記錄等動態(tài)數(shù)據(jù)。同時，引入基于人工智能的數(shù)據(jù)監(jiān)測工具，自動發(fā)現(xiàn)并標(biāo)記錯誤或異常的數(shù)據(jù)，減少人工校對的工作量，將系統(tǒng)更新提高到更高效的水平。第四，為解決現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能單一的問題，醫(yī)院需要與技術(shù)供應(yīng)商合作，加強檔案管理軟件的定制化開發(fā)。第五，為加強檔案系統(tǒng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)全面升級存儲和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保硬件能夠支撐龐大的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。在此基礎(chǔ)上，對檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系進行完善，劃分權(quán)限管理級別，加強敏感數(shù)據(jù)的安全防控，避免信息泄露。第六，為解決檔案系統(tǒng)數(shù)字化過程中的人力資源和技術(shù)能力匹配不足問題，醫(yī)院需要配備專業(yè)的技術(shù)團隊，為系統(tǒng)開發(fā)、維護、數(shù)據(jù)管理提供全面支持。

3.2制定統(tǒng)一的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)

第一，為解決醫(yī)院部門間檔案記錄格式不一致的問題，必須制定統(tǒng)一的檔案記錄格式規(guī)范。為此醫(yī)院可以組織跨部門協(xié)作，結(jié)合各科室的需求，將檔案記錄格式細化為標(biāo)準(zhǔn)化模板，以便確保各類信息在記錄時具備統(tǒng)一結(jié)構(gòu)。第二，為解決檔案分類與結(jié)構(gòu)設(shè)計缺乏統(tǒng)一規(guī)則的問題，醫(yī)院需要建立基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的分類體系，為此要在全面梳理檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實際需求，制定分類細則，以便對檔案按照業(yè)務(wù)范圍、記錄時間、管理層級等維度進行清晰的分類標(biāo)注。第三，為解決檔案記錄內(nèi)容字段設(shè)置不統(tǒng)一的問題，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的字段模板來確保檔案信息的一致性。為此可以參考國家或行業(yè)推薦的字段標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合臨床和管理需求，將檔案各模塊的核心字段進行統(tǒng)一化設(shè)計，并對每個字段的內(nèi)容范圍、采集要求、填寫方式作出詳細說明4。第四，為解決檔案管理系統(tǒng)對接外部時缺乏標(biāo)準(zhǔn)化接口設(shè)計的問題，醫(yī)院需要建設(shè)接口標(biāo)準(zhǔn)化體系。同時，技術(shù)團隊?wèi)?yīng)制定開放性的標(biāo)準(zhǔn)接口文檔，列出數(shù)據(jù)交換的格式和邏輯規(guī)則，并對跨系統(tǒng)對接過程中的一些關(guān)鍵技術(shù)點進行詳細規(guī)定，以便降低數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的復(fù)雜度，從根本上提高數(shù)據(jù)共享的效率。第五，為解決檔案記錄的編碼與項目標(biāo)識規(guī)范化不足的問題，醫(yī)院可以參考國際通用的醫(yī)療編碼標(biāo)準(zhǔn)（如ICD、DRG），對診療和管理活動中涉及的檔案進行編碼，以便確保數(shù)據(jù)存儲過程中具備獨立性。同時，為各類檔案提供統(tǒng)一的項目編號，并通過信息系統(tǒng)賦予每項檔案唯一的數(shù)字代碼，以便使檔案檢索和編碼管理高度一致，為后續(xù)的大數(shù)據(jù)分析提供規(guī)范化支持。第六，為解決數(shù)據(jù)錄人與審核機制不完善的問題，需要建立嚴(yán)格的錄人規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并形成長效機制。為此要將信息錄入標(biāo)準(zhǔn)化操作程序納入員工培訓(xùn)內(nèi)容，以便確保每位工作人員能夠熟練掌握相關(guān)技能。

3.3提升人員的檔案利用意識

第一，為解決醫(yī)院管理層對檔案利用戰(zhàn)略意義認識不足的問題，需要通過強化檔案價值的宣傳，提升管理者的重視程度。第二，為解決一線醫(yī)務(wù)人員在工作中檔案利用主動性低的問題，需要在醫(yī)院日常運行中加強檔案利用要求的制度化約束，為此應(yīng)將檔案利用作為日常管理工作的核心環(huán)節(jié)。第三，為克服醫(yī)院內(nèi)部檔案利用宣傳教育缺乏的問題，醫(yī)院可以通過建立檔案利用教育常態(tài)化機制，定期組織全體職工參與“檔案利用周”活動方式，增強職工對檔案價值的直觀認識。第四，為解決醫(yī)務(wù)人員對檔案系統(tǒng)操作和使用技能掌握不足的問題，需要建立完善的技能培訓(xùn)體系。例如，針對不同科室及崗位需求，有針對性地設(shè)計分層次培訓(xùn)課程，以便使每位員工都能掌握與其崗位相關(guān)的檔案系統(tǒng)操作能力5。第五，為解決檔案信息跨部門共享機制不健全造成的檔案利用意識受阻問題，需要通過建章立制，為各部門提供明確的檔案共享細則。同時，基于檔案信息的共享需求，定期組織科室間的研討會，讓員工不僅對檔案的全面性和流通性增強了解，還能更有效地提升檔案數(shù)據(jù)的互通利用率。第六，為解決檔案利用缺乏激勵機制的問題，需要通過激勵手段全面調(diào)動員工的檔案利用積極性。為此醫(yī)院可以將檔案利用與個人績效考核掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)異的職工給予獎勵。

結(jié)束語

總之，醫(yī)院檔案作為醫(yī)療機構(gòu)運轉(zhuǎn)的重要信息資源，提高利用效率對優(yōu)化管理流程，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量及推動醫(yī)學(xué)研究均具有深遠意義。未來，在智慧醫(yī)院建設(shè)的大背景下，醫(yī)院檔案利用的需求將愈發(fā)復(fù)雜，這要求醫(yī)療機構(gòu)在實踐中持續(xù)探索，以便為提高檔案利用效率提供方向。

參考文獻

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作者簡介：潘峰（1969.05—），大學(xué)學(xué)歷，煙臺市煙臺山醫(yī)院副研究館員，從事醫(yī)院檔案管理工作。研究方向：醫(yī)院檔案管理。