檔案管理是單位不可或缺的基礎(chǔ)性工作，它真實記錄著單位的發(fā)展歷史，在賦能現(xiàn)代化治理和實現(xiàn)社會效益方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。近年來，新技術(shù)的發(fā)展深刻改變了社會發(fā)展格局，大數(shù)據(jù)、云計算等前沿技術(shù)與檔案工作的深度融合，推動檔案管理朝著智能化、智慧化方向發(fā)展。在此背景下，檔案工作迫切需要轉(zhuǎn)變服務理念，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，充分釋放檔案價值。本文結(jié)合檔案工作實際，對數(shù)字時代的檔案管理模式進行探索與總結(jié)，以期為檔案管理提供理論參考。

一、數(shù)字時代檔案管理的新要求

（一）檔案治理現(xiàn)代化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要著力推進檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。檔案治理現(xiàn)代化要求構(gòu)建全面的檔案管理體系，以實現(xiàn)檔案管理效率的提升。具體而言，就是要嚴格依照相關(guān)規(guī)定，明確檔案工作責任制，建立科學的檔案分類標準和利用規(guī)則，壓實各級工作責任；打造一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，切實提升基礎(chǔ)業(yè)務的規(guī)范化水平；推進檔案信息化提檔升級，加大電子檔案的應用力度，穩(wěn)步推進“單套制”改革，實現(xiàn)檔案利用的共享化，通過優(yōu)化檔案治理結(jié)構(gòu)賦能社會效益的提升；建設(shè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和共享平臺，建立檔案分級分類管理機制，營造安全可信的檔案利用空間，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有序流動，拓寬檔案服務半徑，推動檔案數(shù)據(jù)價值得到充分釋放。

（二）存量檔案數(shù)字化

《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》明確指出，要著力加強檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理方式實現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，將檔案信息化納入單位數(shù)據(jù)建設(shè)總體規(guī)劃。推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是數(shù)字時代檔案管理的基礎(chǔ)性工作，這一舉措有利于節(jié)約檔案存儲空間，提高檔案檢索效率。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)有助于增強檔案的安全性和可靠性，避免檔案受自然環(huán)境、人為破壞等因素的影響。特別是數(shù)據(jù)備份技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息安全提供了可靠保障。因此，要優(yōu)先推進查閱利用率較高傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，以有效提高檔案查閱速度，及時滿足公眾的檔案需求。

（三）增量檔案電子化

增量檔案電子化是指在檔案管理中，將新增檔案以電子檔案的形式進行存儲與管理，推動檔案管理從人工歸檔向電子歸檔轉(zhuǎn)變。增量檔案電子化過程中，應優(yōu)化檔案管理流程，引入先進的管理系統(tǒng)，促進檔案信息的集中存儲和高效利用；對電子檔案移交接收相關(guān)的標準和接口進行逐一調(diào)試，確保電子檔案應用規(guī)范、安全；嚴格執(zhí)行中華人民共和國國家檔案局印發(fā)的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理辦法》，嚴把檔案歸檔“入口關(guān)”，凡移交歸檔的電子檔案必須符合檔案相關(guān)行業(yè)標準和質(zhì)量要求，完成檔案全文數(shù)字化，推動實體檔案與電子檔案實現(xiàn)同步歸檔。

（四）檔案管理智能化

以人工智能為代表的新一代信息技術(shù)的廣泛應用，推動檔案管理進入數(shù)智化管理新時代，檔案治理效能顯著提升，檔案事業(yè)發(fā)展邁入新的發(fā)展階段。其主要特征表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲和分析能力普遍提高，檔案治理方式豐富多元，檔案資源得到更合理的利用與保護。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠從海量數(shù)據(jù)中提取有價值的信息，處理更為復雜和多樣化的數(shù)據(jù)類型，提高電子檔案處理效率；機器學習（ML）技術(shù)具備自我學習和改進的能力，在檔案輔助審核、分級劃控、語言識別等方面具有廣闊的應用前景；區(qū)塊鏈技術(shù)為檔案管理提供了安全、透明且不可篡改的解決方案，有效防止數(shù)據(jù)被篡改或偽造。這些技術(shù)相互關(guān)聯(lián)、協(xié)同作用，共同推動著數(shù)智化時代檔案管理工作的進步，促使檔案管理向智慧化方向發(fā)展。因此，要樹立檔案數(shù)字化、智慧化發(fā)展導向，優(yōu)化資源配置，推動技術(shù)落地，實現(xiàn)新一代信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，推動檔案管理從傳統(tǒng)的實體保管向智能化、無人化、協(xié)同化方向發(fā)展。

二、數(shù)字時代檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理體系建設(shè)亟須提檔升級

一是數(shù)字化管理系統(tǒng)功能較為單一。當前管理系統(tǒng)僅具備存儲、檢索等基礎(chǔ)性功能，信息挖掘、在線編目、智慧服務等方面功能欠缺，系統(tǒng)的智能化和人性化水平有待提升。二是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和數(shù)據(jù)共享力度亟待加強。在重點工作、重點任務的檔案數(shù)據(jù)管理上不夠扎實，專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)推進不足，難以高效滿足日常查詢利用需求；檔案數(shù)據(jù)共享和流通機制尚不健全，部門間協(xié)作不夠充分，需要在技術(shù)和規(guī)則等方面開展流程化重塑工作。

（二）檔案服務能力亟待提高

一是服務意識薄弱。部分檔案管理部門缺乏主動服務意識，服務效能較低，查檔利用效率不高，公眾滿意度有待進一步提高。二是資源建設(shè)與公眾需求不匹配。在資源建設(shè)方面，未充分從公眾的實際需求出發(fā)，導致檔案供給與需求不平衡的問題日益凸顯。三是專業(yè)化水平有待提升。檔案服務大多停留在提供資料等層面，深度挖掘檔案價值的能力不足。例如，在整合檔案史料方面能力欠缺，難以提供有價值的經(jīng)驗參考。四是信息技術(shù)應用能力不足。面對多元異構(gòu)的海量檔案資源，無法有效利用新技術(shù)賦能數(shù)據(jù)分析、共享利用和智慧服務，這在一定程度上阻礙了檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。

（三）檔案管理人員隊伍亟待優(yōu)化

一是人員培訓內(nèi)容不全面。單位多依賴技能訓練等方式開展培訓，前沿理論知識的培訓力度不足，致使檔案管理人員對基礎(chǔ)業(yè)務流程和信息化建設(shè)缺乏必要的知識儲備。二是自主學習意識薄弱。檔案管理人員學習大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的積極性不高，知識儲備較為單一，難以適應數(shù)智時代的發(fā)展要求。三是人員結(jié)構(gòu)不合理。單位在人才引進方面力度不夠，人員老齡化現(xiàn)象凸顯，亟須引進新鮮血液，打造一支復合型人才隊伍。四是激勵機制不完善，導致檔案管理人員創(chuàng)新創(chuàng)造的內(nèi)生動力不足。

（四）安全防護能力亟待加強

檔案安全是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，檔案管理高質(zhì)量發(fā)展必須以安全為前提。檔案安全涵蓋數(shù)據(jù)的機密性、完整性、可用性、隱私性、真實性和可控性等多方面。然而，當前的檔案防護體系未能隨著技術(shù)發(fā)展及時更新，抵御和化解安全風險的能力較弱。因此，要構(gòu)建涵蓋檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生、采集、傳輸、交換、存儲、分析、使用全流程的安全體系，以保障檔案信息安全。

三、數(shù)字時代檔案管理對策分析

（一）優(yōu)化檔案管理體系

優(yōu)化檔案管理體系是新時代檔案高質(zhì)量管理的必然選擇。一是建設(shè)功能齊全的檔案管理系統(tǒng)。依據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，打造具備電子檔案預覽、歸檔、存儲、借閱等管理服務功能的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案結(jié)構(gòu)化管理、永久性保存，實現(xiàn)歸檔自動化、保管電子化，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量龐大、檢索效率低、保存成本高等問題。深化技術(shù)賦能，借助大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)，探索智慧化檔案工作新模式，利用模型學習和算法驗證，對數(shù)據(jù)資源進行分批分類標注，提升分層管理的科學化水平；利用智能編研功能，通過設(shè)置編研任務和形式，推動檔案成果以知識圖譜形式呈現(xiàn)，實現(xiàn)檔案開發(fā)從被動向主動轉(zhuǎn)變；借助智能編研優(yōu)勢，通過輸入關(guān)鍵詞構(gòu)建多維語義模型，突破人工模式局限，提高檔案開放審核效率。二是不斷完善檔案數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)。根據(jù)社會發(fā)展和單位需求，建立涵蓋文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案、音視頻檔案等各類檔案的數(shù)字資源庫，實現(xiàn)從被動收集向主動構(gòu)建的轉(zhuǎn)變，拓寬檔案收集工作邊界，建設(shè)特色檔案資源體系，融合信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源建設(shè)的跨界整合與深度挖掘。三是著力推進數(shù)據(jù)共享。加強對數(shù)據(jù)資源的協(xié)調(diào)管理，構(gòu)建覆蓋全流程、全部門的數(shù)據(jù)共享機制，從技術(shù)層面破解檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)融合難題，實現(xiàn)檔案資源跨層級、跨系統(tǒng)的共享利用，促進資源優(yōu)化配置，推動檔案信息化轉(zhuǎn)型升級。例如，引入大系統(tǒng)集成理念，在單位辦公平臺部署數(shù)據(jù)歸檔接口和共享網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子檔案自動歸檔和上傳，破解資源流通難題。

（二）提高檔案服務能力

一是精準把握發(fā)展需求。檔案的服務對象涵蓋單位各部門和社會大眾，由于對象不同，檔案利用需求也各不相同，因此，單位應準確把握服務對象的新要求，深入了解各方需求，在資源建設(shè)和服務時效上發(fā)力。例如，以單位發(fā)展方向為指引，主動制定資源建設(shè)清單，及時跟蹤指導服務，通過“提前介入、過程跟蹤、全程服務”的閉環(huán)模式，著力破解檔案管理“重建設(shè)、輕歸檔”的難題。二是主動服務發(fā)展。檔案蘊含著豐富的理論知識和實踐經(jīng)驗，是推動社會可持續(xù)發(fā)展的重要力量，要善于將“資源庫”轉(zhuǎn)化為“思想庫”，圍繞社會發(fā)展主動提供經(jīng)驗參考。三是善于運用新技術(shù)。遠程利用是檔案服務的新發(fā)展方向，要發(fā)揮“數(shù)據(jù)跑路”的優(yōu)勢，利用共享平臺、管理系統(tǒng)和新媒體等平臺，通過檔案信息化轉(zhuǎn)型推動服務效率提升。例如，運用云計算、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建線上線下相結(jié)合的檔案服務網(wǎng)絡，開展在線答疑、網(wǎng)絡預約等遠程服務，最大程度上滿足用戶的檔案利用需求；提供個性化服務，借助智能化的數(shù)據(jù)分析工具和算法模型，精準把握用戶的偏好和需求，為用戶提供有針對性的檔案推薦服務，提升用戶的體驗。

（三）打造高素質(zhì)人才隊伍

檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵落腳點在于人，做好人員素質(zhì)提升工作是破解檔案治理難題的有效途徑。一是重視專業(yè)人才培養(yǎng)。要創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，積極組織檔案管理人員參加檔案部門舉辦的培訓或研討會，提高對檔案管理前沿問題的認知與把握能力，提升專業(yè)素養(yǎng)。聚焦檔案收集、管理、保存、利用以及數(shù)字化等業(yè)務，發(fā)揮先進典型的“傳幫帶”作用，通過現(xiàn)場教學、交流座談等方式，助力檔案管理人員提升業(yè)務素養(yǎng)。二是增強自主學習意識。引導檔案管理人員積極主動學習信息化知識，豐富知識儲備，提高運用新技術(shù)的技能，堅持理論與實踐學習相統(tǒng)一，切實解決檔案管理中存在的問題。三是優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。充分發(fā)揮各年齡段人員的作用，最大限度激發(fā)他們的活力，將年富力強、有責任心的人員選派到檔案管理崗位上，讓他們在工作過程中增長知識、提升才干、提高能力，發(fā)揮主力軍作用。四是確保檔案管理人員的晉升渠道暢通，在職位晉升、職稱評聘方面一視同仁，形成“引得進、留得住、用得好”的人才發(fā)展環(huán)境，營造良好的工作氛圍。五是加大人才引進力度。重點招聘具有計算機、大數(shù)據(jù)、人工智能等知識背景的畢業(yè)生，為檔案管理轉(zhuǎn)型注入內(nèi)生動力，努力構(gòu)建一支結(jié)構(gòu)優(yōu)化、素質(zhì)優(yōu)良、能力突出的檔案人才隊伍。

（四）加強安全體系建設(shè)

檔案安全體系現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理工作的重中之重。一是釋放防火墻的技術(shù)優(yōu)勢。工作加強內(nèi)部訪問控制，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，并常態(tài)化提升防火墻的防護能力，使其與信息技術(shù)發(fā)展保持同步。二是用好數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)是防火墻的有益補充，二者共同構(gòu)成安全體系建設(shè)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)加密通過特定算法將明文檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為不可讀的密文數(shù)據(jù)，只有持有密鑰的人才能將密文數(shù)據(jù)還原為明文數(shù)據(jù)。三是采用數(shù)據(jù)訪問控制技術(shù)。該技術(shù)是檔案數(shù)據(jù)主動防御的關(guān)鍵，涵蓋身份認證與權(quán)限管理、敏感數(shù)據(jù)保護、數(shù)據(jù)分類和標記、審計與監(jiān)控等環(huán)節(jié)，能夠有效防止信息安全問題的發(fā)生。四是加強安全漏洞掃描技術(shù)的應用。該技術(shù)能夠及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全漏洞，生成檢測報告并及時預警，有效抵御外部入侵。五是深化區(qū)塊鏈技術(shù)的應用。區(qū)塊鏈本質(zhì)上是一個分布式存儲數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)協(xié)議、加密算法、點對點傳輸?shù)燃夹g(shù)的結(jié)合應用，構(gòu)建一種分布式、不可篡改、安全可驗證的數(shù)據(jù)庫，建立一種新的信任體系，有助于實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全傳輸，解決信任、權(quán)屬問題，實現(xiàn)檔案可控流通，促進檔案價值利用。

四、結(jié)語

數(shù)字時代檔案管理的環(huán)境和方法發(fā)生了顯著變化，檔案數(shù)據(jù)量呈爆炸性增長，檔案類型日益多樣化，檔案管理迎來了前所未有的發(fā)展機遇，但同時也對檔案管理效能、服務質(zhì)量和安全體系建設(shè)提出了更高要求。相關(guān)單位要順應時代發(fā)展趨勢，提高檔案服務能力，著力培養(yǎng)復合型檔案管理人才，推動檔案管理與時代同頻共振，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻：

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[2]張艷萍.淺談做好新形勢下的檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2017（24）：27-28.

（作者簡介：劉春征，男，本科，北京智寶教育科技有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）