中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

引言

電子檔案是基于信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)所誕生的高智能產(chǎn)物，是指通過信息技術(shù)將檔案內(nèi)容記錄于電子文件中，從而形成具有保存、管理和憑證價值的電子文件資料。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比電子檔案具有虛擬性，在保存管理模式和應(yīng)用方式上都與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在較大差異，需要管理人員深入剖析電子檔案的特點及管理要點，根據(jù)電子檔案的管理需求制定相匹配的管理模式，以此來提高電子檔案管理水平，促進事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作的順利開展。

一、電子檔案的優(yōu)勢

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有更多優(yōu)勢，如將電子檔案記錄在計算機內(nèi)，通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和信息平臺即可對檔案文件傳輸，傳輸時間往往只需要幾秒鐘甚至更短時間，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的傳輸方式更加快捷。同時，電子檔案還能夠滿足不同群體的共享利用，從而提高檔案資源的利用效率。

例如，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在實際使用中需要經(jīng)過調(diào)閱審批、出庫和記錄等多個流程環(huán)節(jié)，不僅效率低，在流轉(zhuǎn)過程中還容易出現(xiàn)檔案損壞、丟失等問題。而電子檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)自動生成副本，將檔案副本流動使用，能夠滿足不同科室同時使用的需求。電子檔案內(nèi)容保存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)加密的方式保障電子檔案的安全性，并對訪問調(diào)閱權(quán)限自動審核，從而避免檔案信息被泄露等問題。

在檔案管理的便捷性方面，電子檔案同樣具有更多優(yōu)勢，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要為其提供較大的存儲空間，并安排管理人員定期對所有檔案文件實行檢查、登記和分類管理，而電子檔案能夠通過數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)對所有檔案文件的自動存儲和分類管理，提高了檔案管理的便捷性。

二、事業(yè)單位對檔案管理提出的要求

1.合法性原則

事業(yè)單位的檔案管理工作需要以國家法律法規(guī)、地方相關(guān)規(guī)定文件作為指導(dǎo)，明確檔案管理任務(wù)和職責。嚴格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和地方規(guī)定開展檔案管理工作，確保檔案管理合法合規(guī)。目前，我國對事業(yè)單位檔案管理工作給予了高度重視，針對檔案管理問題出臺了《事業(yè)單位等級管理檔案管理辦法》，明確了檔案管理中的規(guī)范和標準要求，事業(yè)單位管理部門應(yīng)依托相關(guān)條例政策，制定相關(guān)管理制度，確保檔案管理、利用合法合規(guī)。

2.靈活性原則

檔案管理需要保持管理靈活性，由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在一定差異，因而在管理中不能直接借鑒傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理思路，需要管理部門基于電子檔案的特點重新梳理，打造與電子檔案特點相契合的管理制度。同時，在管理中還要加強對先進技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的學習應(yīng)用，將先進的設(shè)備設(shè)施和技術(shù)運用到檔案管理工作中，提高檔案管理的自動化水平以及檔案在事業(yè)單位日常運營中的利用率，為事業(yè)單位決策和工作開展提供保障。

3.規(guī)范性原則

檔案管理工作務(wù)必嚴格按照規(guī)范標準實施，事業(yè)單位的檔案管理部門需要根據(jù)實際情況和工作需要制定完善、嚴謹?shù)臋n案管理制度，對檔案的日常使用、保存和管理實行規(guī)范性要求，保障檔案的保密性與安全性，進而確保電子檔案能夠被高質(zhì)量地利用，通過電子檔案管理為事業(yè)單位的日常運作和運營決策提供堅實的數(shù)據(jù)支持。

三、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題

以我國某事業(yè)單位為例，針對電子檔案在實際應(yīng)用和管理方面存在的問題加以分析。

1.電子檔案管理制度不完善

目前，該事業(yè)單位對電子檔案的應(yīng)用還處于初期階段，由于發(fā)展起步較慢沒有建立完善的電子檔案管理制度，因此影響了實際管理質(zhì)量和效果。該事業(yè)單位日常工作中所涉及的檔案文件數(shù)量較多，包括業(yè)務(wù)、人事管理、財務(wù)管理和審批單等多類型檔案文件，單位各科室在工作中產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量多，導(dǎo)致在實際管理中經(jīng)常出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，如電子檔案歸檔錯誤、文件丟失或損壞等問題。該事業(yè)單位的檔案管理部門采取“粗放式”管理模式，不同科室工作中產(chǎn)生的電子檔案全部交由科室主管負責管理，因缺少專業(yè)知識而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量難以滿足要求，影響了電子檔案的使用和保存。

2.電子檔案管理隊伍能力不足

該事業(yè)單位還存在現(xiàn)有檔案管理隊伍能力不足的問題。電子檔案管理對于管理人員的綜合能力具有更高的要求，不僅需要檔案管理人員具有足夠的專業(yè)知識，還需要具備足夠的信息素養(yǎng)，能夠?qū)τ嬎銠C、管理系統(tǒng)熟練操作。但該事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員普遍存在信息素養(yǎng)不足的問題，由于既往工作中從未接觸各類信息設(shè)備，導(dǎo)致其對于各類信息技術(shù)和設(shè)備運用不當，經(jīng)常由于操作失誤導(dǎo)致電子檔案被損壞、誤刪，影響電子檔案的管理和使用質(zhì)量。

除此之外，電子檔案管理工作還要求管理人員具有足夠的職業(yè)道德和自我約束能力，確保檔案管理嚴格按照規(guī)范要求落實，但該事業(yè)單位的部分管理人員在實際管理過程中常常表現(xiàn)出責任意識淡薄、管理理念缺失的現(xiàn)象，敷衍了事、疏于管理等問題頻發(fā)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量難以達到既定標準，影響了事業(yè)單位整體電子檔案管理水平的提升。

3.現(xiàn)有技術(shù)和硬件設(shè)備不足

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，紙質(zhì)檔案管理更多依賴管理人員的人工處理，而電子檔案則更依賴于計算機和硬件設(shè)備的自動管控。因而事業(yè)單位的信息技術(shù)水平和硬件設(shè)備質(zhì)量是直接影響電子檔案應(yīng)用質(zhì)量的關(guān)鍵。該事業(yè)單位存在對硬件設(shè)備投入不夠的問題，采用的計算機系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)較為老舊，在響應(yīng)速度、管理效率和安全性方面都存在一定不足。同時，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的理解不夠全面，對電子檔案管理設(shè)備的投入相對不足，難以撥付充足的資金用于電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和硬件設(shè)備的購置，從而導(dǎo)致現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備無法滿足電子檔案高質(zhì)量管理的需求，頻繁出現(xiàn)設(shè)備故障、響應(yīng)速度過慢等問題，嚴重影響了使用效果。

4.電子檔案安全防范措施不足除硬件問題外，安全問題也是電子檔案管理中的常見問題之一。鑒于電子檔案需長期存儲于網(wǎng)絡(luò)平臺，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放性較強，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器頻繁遭受黑客惡意攻擊及不法分子病毒破壞，導(dǎo)致電子檔案丟失、損壞等情況時有發(fā)生。對于事業(yè)單位而言，其檔案內(nèi)容大多具有一定的私密性，如果被泄露可能會引發(fā)安全事故，甚至造成事業(yè)單位經(jīng)濟受到影響，因而在管理中需要事業(yè)單位加強對安全問題的重視。但該事業(yè)單位存在安全防護體系不足的問題，導(dǎo)致電子檔案在實際使用、管理中受到外界因素侵襲的概率較高，容易引發(fā)安全問題，影響電子檔案的正常使用。

四、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的運用探析

1.根據(jù)工作需要完善電子檔案管理制度

在電子檔案管理制度層面，該事業(yè)單位基于現(xiàn)有工作需要以及地方、國家相關(guān)政策制度要求，建立健全電子檔案管理制度，在管理制度中明確規(guī)定電子檔案的管理、歸檔、使用和流轉(zhuǎn)等各環(huán)節(jié)要求，如針對電子檔案的書寫規(guī)范、審批流程、簽訂要求、歸檔方式以及流轉(zhuǎn)規(guī)范等方面，均需實施嚴格的管控措施，從而確保檔案管理的規(guī)范化。針對檔案在使用、保存和管理等不同環(huán)節(jié)中容易產(chǎn)生的風險因素，管理部門應(yīng)制定防范預(yù)案，以此來確保檔案在各環(huán)節(jié)的安全性。同時，對于所有送審檔案逐一審核，如果存在問題則立即退回原科室重新處理，確保電子檔案的規(guī)范性。電子檔案必須完全符合制度規(guī)定的標準，方能歸檔入庫，只有經(jīng)過歸檔且符合標準要求的電子檔案，才能確保后續(xù)的正常使用。

2.加強對檔案管理人員的信息化培訓

事業(yè)單位需要提高對檔案管理人才的重視度，打造具有良好信息素養(yǎng)和檔案管理業(yè)務(wù)能力的高端人才隊伍，以滿足事業(yè)單位電子檔案管理的各項要求。首先，事業(yè)單位應(yīng)避免檔案管理人員頻繁流動，影響檔案管理工作順利開展。針對檔案管理人員，事業(yè)單位需強化專業(yè)技能培訓，如定期組織檔案管理人員參加專業(yè)學習與培訓，通過實踐操作、理論課程學習等多種方式，提升檔案管理人員對信息技術(shù)的理解和應(yīng)用水平。

除此之外，事業(yè)單位還可以安排檔案管理人員參與經(jīng)驗交流學習會議，如安排經(jīng)驗豐富且精通信息技術(shù)的工作人員，系統(tǒng)培訓全體檔案管理人員，將有效助力檔案管理人員迅速提升對信息設(shè)備的操作技能；或安排檔案管理人員前往經(jīng)濟發(fā)達、信息技術(shù)較為成熟的事業(yè)單位展開實地學習，借鑒其先進經(jīng)驗，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理模式，以提高電子檔案的管理質(zhì)量與應(yīng)用水平。

3.加大資金投入，提升硬件設(shè)備性能

硬件設(shè)備性能是確保電子檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，事業(yè)單位需要提高對先進技術(shù)和設(shè)備的重視度，通過加大資金投入的方式，確保電子檔案管理系統(tǒng)滿足工作要求。事業(yè)單位需升級電子檔案管理系統(tǒng)，通過引入先進技術(shù)，提升管理系統(tǒng)的響應(yīng)速度與性能。例如，在電子檔案管理系統(tǒng)中使用OCR技術(shù)，通過字符的光暗模式自動識別翻譯，以此來提高檔案校對、審核的效率。除此之外，還可以將人工智能技術(shù)應(yīng)用于電子檔案管理中，通過人工智能技術(shù)的深度學習算法對電子檔案自動處理，從而提高電子檔案管理系統(tǒng)的自動化、智能化水平。除此之外，在電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用層面，還需借助高性能設(shè)備實施革新。

例如，通過數(shù)字加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)，構(gòu)建電子檔案的隱私管理體系，以加密手段防正檔案內(nèi)容被泄露。還可運用雙渠道調(diào)閱技術(shù)，打造差異化的檔案查閱系統(tǒng)，依據(jù)不同科室和職級設(shè)定相應(yīng)的查閱權(quán)限，從而根據(jù)訪問者的權(quán)限等級提供相應(yīng)的查閱服務(wù)，確保電子檔案的私密性與安全性。目前，該事業(yè)單位將人工智能技術(shù)應(yīng)用于電子檔案管理體系中，對檔案數(shù)據(jù)分析和智能檢索系統(tǒng)實施革新，并融入智能決策支持系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)自動分析海量的電子檔案文件，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)在決策規(guī)劃中的價值，為事業(yè)單位的運營決策提供堅實的數(shù)據(jù)支持，確保日常工作的優(yōu)質(zhì)高效推進與落實。

4.建立安全防范體系，提升檔案安全的穩(wěn)定性

針對電子檔案的安全問題，事業(yè)單位同樣需要加強對安全技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，為電子檔案安全性和穩(wěn)定性提供更好的保障。影響電子檔案安全問題的因素主要包括網(wǎng)絡(luò)安全和管理安全兩部分。其中，針對網(wǎng)絡(luò)安全問題，檔案管理人員需強化安全防護技術(shù)的應(yīng)用。例如，在現(xiàn)有計算機系統(tǒng)中安裝防火墻和殺毒軟件，并對網(wǎng)絡(luò)寬帶及VPN實施有效防護，以抵御網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的惡意攻擊。在訪問權(quán)限方面，可以通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)對檔案文件加密保護。數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)μ囟ㄐ畔?shù)據(jù)加密處理，通過加密算法、函數(shù)轉(zhuǎn)換等方式將原本具有特定信息的數(shù)據(jù)實行變換，從而將原本表示特定信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成雜亂、無關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)鏈，以此來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的加密保護。通過加密的方式能夠避免無權(quán)限用戶獲取檔案內(nèi)容，以此來確保檔案文件的私密性。

目前，市場環(huán)境中常見的加密技術(shù)包括數(shù)字簽名技術(shù)、電子簽章技術(shù)等，管理部門應(yīng)根據(jù)實際需求選擇適合的方式。

在電子檔案的使用安全方面，需要管理部門制定嚴格的規(guī)范標準要求，并對硬件系統(tǒng)定期維修、檢修，避免因設(shè)備故障引發(fā)檔案丟失、損壞等問題。例如，在日常管理中安排管理人員定期對硬件設(shè)備設(shè)施展開清潔、檢查，安排專業(yè)人士檢查計算機系統(tǒng)是否存在漏洞等，從而確保整體硬件體系的安全性和穩(wěn)定性，為硬件設(shè)備設(shè)施運行提供良好的環(huán)境。同時，管理部門還要定期對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫實行備份處理，避免突發(fā)火災(zāi)、停電等意外情況導(dǎo)致電子檔案文件損壞。通過備份的方式盡可能避免出現(xiàn)意外事故的概率，以此來確保電子檔案得以安全管理，保證事業(yè)單位正常工作的開展。

五、結(jié)束語

綜上所述，電子檔案作為新時代事業(yè)單位檔案的關(guān)鍵形式，其管理亟須管理人員高度重視。針對電子檔案的獨特屬性，應(yīng)構(gòu)建更為契合的管理模式，以確保滿足電子檔案的各項管理需求。同時，在日常管理過程中，針對各類可能影響電子檔案管理質(zhì)量的因素，管理部門需展開深人探究，并從網(wǎng)絡(luò)安全、管理人員素質(zhì)和設(shè)備性能等多個維度展開優(yōu)化，以提升電子檔案管理效能，為事業(yè)單位的工作開展和運營管理奠定更為堅實的保障基礎(chǔ)。

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作者單位：山東省鄄城縣醫(yī)療保障局