中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化管理，檔案信息安全問題日益突出。檔案作為組織重要的信息資源，其安全性關(guān)乎企業(yè)、政府乃至社會的正常運(yùn)行和發(fā)展。近年來，檔案管理系統(tǒng)屢次受到黑客攻擊、數(shù)據(jù)被泄露及信息被篡改等威脅，暴露出信息安全防控體系的不足。檔案管理的信息安全防控已成為學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界共同關(guān)注的熱點(diǎn)話題。

一、檔案管理信息安全的基本概念

1.信息安全的內(nèi)涵與定義

信息安全是指通過技術(shù)和管理手段，確保信息的保密性、完整性和可用性，防止信息被泄露、篡改和丟失。保密性意味著信息只向授權(quán)用戶開放，未經(jīng)授權(quán)者無法訪問。信息的完整性確保了在其傳輸、存儲和處理的全過程中，不會受到任何形式破壞。所謂可用性，指的是在需要時(shí)，信息能夠被順利獲取并有效利用。信息安全旨在通過合理配置技術(shù)及管理手段來減少各類安全威脅對系統(tǒng)的沖擊，確保系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的穩(wěn)健性和可靠性。信息安全并不局限于技術(shù)層面，還涉及組織結(jié)構(gòu)和管理制度，它是全方位綜合管理的過程。

2.檔案管理在信息安全中的作用與重要性

檔案作為組織的重要資源，記錄了組織的發(fā)展歷史、運(yùn)營決策和業(yè)務(wù)活動，具有不可替代的法律、歷史和研究價(jià)值。檔案管理的安全性直接影響信息的長期保存和可信性。在信息化時(shí)代，檔案不僅存在于紙質(zhì)形式，還以數(shù)字化方式保存，涉及的存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)傳輸及數(shù)據(jù)訪問均對其安全提出更高的要求。檔案管理的核心是確保檔案信息的完整、可靠與可用性，這要求檔案管理者不僅需要維護(hù)檔案信息的物理安全，還要應(yīng)對來自網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)被泄露等信息安全方面的威脅。檔案管理在信息安全體系中承擔(dān)著不可忽視的責(zé)任，是維護(hù)組織信息資產(chǎn)的關(guān)鍵一環(huán)。

3.信息化時(shí)代檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)（1）信息化進(jìn)程與檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

隨著信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變帶來存儲和管理上的便利，使得信息檢索和共享更加高效，但同時(shí)也對檔案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。

（2）信息化帶來的安全威脅

信息化進(jìn)程雖然提高了效率，但也導(dǎo)致了更多的安全漏洞被暴露出來。黑客攻擊、病毒傳播及數(shù)據(jù)被泄露等信息安全威脅可能導(dǎo)致檔案丟失、被篡改或未經(jīng)授權(quán)的訪問，增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）數(shù)字化處理增加了管理的復(fù)雜性

隨著檔案的數(shù)字化處理，檔案管理的復(fù)雜性顯著增加。分布式存儲、多平臺操作等數(shù)字化特征使得管理更加困難，如何確保各類檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性成為管理的一大難題。

（4）硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)的安全維護(hù)

在信息化環(huán)境下，檔案管理不僅要關(guān)注硬件設(shè)備設(shè)施的安全，還要重視軟件系統(tǒng)的更新與維護(hù)，確保能夠及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，以防止安全事件的發(fā)生。

（5）應(yīng)急處理能力的提升

在信息化背景下，突發(fā)的信息安全事件不可避免。檔案管理系統(tǒng)需要具備快速響應(yīng)和處理信息安全突發(fā)事件的能力，最大限度地減少安全事件帶來的損失，并保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

二、檔案管理信息安全風(fēng)險(xiǎn)識別

1.技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)識別

技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)主要包括檔案管理系統(tǒng)的漏洞、網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意軟件侵入和數(shù)據(jù)加密技術(shù)的薄弱等。檔案管理系統(tǒng)在軟件開發(fā)過程中容易出現(xiàn)漏洞、系統(tǒng)更新不及時(shí)、備份不合適等技術(shù)難題，加大了檔案數(shù)據(jù)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案數(shù)據(jù)中加密技術(shù)不完善也可能給攻擊者帶來可乘之機(jī)。需要從技術(shù)層面確定潛在威脅，并通過加強(qiáng)系統(tǒng)防護(hù)、技術(shù)升級等手段降低安全隱患。

2.管理制度層面的風(fēng)險(xiǎn)識別

在管理制度層面，檔案管理信息安全風(fēng)險(xiǎn)主要來源于管理流程的不健全、制度落實(shí)不到位以及管理者對信息安全的認(rèn)知不足等方面。檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要嚴(yán)格的權(quán)限管理和訪問控制，但在實(shí)際操作中，可能會出現(xiàn)權(quán)限濫用、授權(quán)管理不嚴(yán)及檔案查閱流程不規(guī)范等問題，給檔案信息安全帶來風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息安全相關(guān)的管理制度和規(guī)范不完善、缺乏定期審查與更新機(jī)制，都會為安全事故的發(fā)生提供溫床。識別和控制制度層面的風(fēng)險(xiǎn)，要求檔案管理制度具備明確的安全責(zé)任劃分和實(shí)施細(xì)則。

3.人員層面的風(fēng)險(xiǎn)識別

在檔案管理中的人員風(fēng)險(xiǎn)主要包括人員的操作失誤、信息安全意識不足以及故意的違規(guī)行為等方面。操作失誤，如錯誤刪除或修改檔案信息或未按規(guī)定對檔案備份，都會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失或損壞。檔案管理人員和其他相關(guān)人員對信息安全的認(rèn)知不足，可能導(dǎo)致違規(guī)操作，如使用不安全的設(shè)備訪問檔案、未遵守安全協(xié)議等。個(gè)別人員出于利益驅(qū)動可能會故意泄露或篡改檔案信息，這種內(nèi)外結(jié)合的安全威脅是檔案管理中必須重視的風(fēng)險(xiǎn)之一。

三、檔案管理信息安全防控措施

1.技術(shù)防控措施

技術(shù)防控是檔案信息安全管理的核心環(huán)節(jié)，主要包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理、系統(tǒng)更新和定期備份等措施。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以確保檔案信息在傳輸和存儲過程中不會被竊取或篡改，而合理的權(quán)限管理則能有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。除此之外，檔案管理系統(tǒng)需及時(shí)修補(bǔ)漏洞和安全升級，以減少潛在的技術(shù)漏洞。定期的檔案數(shù)據(jù)備份也是一項(xiàng)重要的防控措施，可以確保在系統(tǒng)崩潰或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠迅速恢復(fù)，減少檔案損失。

2.制度與流程的優(yōu)化

優(yōu)化制度和流程是保障檔案信息安全防范與控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過完善的制度設(shè)計(jì)能夠明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全職責(zé)，保證管理流程規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。例如，檔案訪問權(quán)限要遵循“最小權(quán)限原則等”，并制定嚴(yán)格的審批流程。該體系應(yīng)當(dāng)對檔案信息安全定期審查與評估機(jī)制做出規(guī)定，以保證管理者與操作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)與應(yīng)對潛在的風(fēng)險(xiǎn)。還需要制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，一旦出現(xiàn)安全事故才能快速響應(yīng)，降低損失。

3.人員意識與能力提升

人員的安全意識與能力是保障檔案信息安全的重要防控措施之一。通過定期的培訓(xùn)和演練，提升檔案管理人員及相關(guān)工作人員的信息安全意識，確保他們掌握基本的安全操作規(guī)范和應(yīng)急處理能力。例如，定期開展針對性的信息安全培訓(xùn)，幫助員工識別網(wǎng)絡(luò)釣魚、惡意軟件等常見的安全威脅。應(yīng)建立獎懲機(jī)制，鼓勵員工遵守安全制度，減少人為操作失誤或故意違規(guī)行為對檔案信息安全的影響。

四、檔案信息安全的監(jiān)測與評估機(jī)制

1.檔案信息安全的常態(tài)化監(jiān)測

常態(tài)化監(jiān)測是保障檔案信息安全最主要的途徑。通過對該系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)測，能夠持續(xù)關(guān)注檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行狀況，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)與應(yīng)對潛在的安全威脅。常態(tài)化監(jiān)測主要有網(wǎng)絡(luò)流量監(jiān)測、系統(tǒng)日志分析和檔案管理系統(tǒng)日常運(yùn)維管理。該監(jiān)測系統(tǒng)能夠幫助管理者掌握檔案信息存取狀態(tài)，并發(fā)現(xiàn)未經(jīng)許可的存取行為或者異常情況，保證檔案信息時(shí)刻安全。常態(tài)化監(jiān)測應(yīng)涵蓋檔案備份定期核查工作，保障備份數(shù)據(jù)完整可用。

2.安全漏洞與風(fēng)險(xiǎn)評估

在檔案信息安全防控中，定期的安全漏洞檢查和風(fēng)險(xiǎn)評估是不可或缺的環(huán)節(jié)。通過對檔案管理系統(tǒng)開展定期的漏洞掃描，可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的技術(shù)薄弱點(diǎn)，及時(shí)修復(fù)已知的安全隱患。風(fēng)險(xiǎn)評估不僅限于技術(shù)層面，還應(yīng)包括對管理制度、人員操作以及外部環(huán)境的全面評估。評估的結(jié)果應(yīng)為檔案管理部門提供有效的改進(jìn)建議，并制訂相應(yīng)的整改計(jì)劃，確保檔案信息安全防控體系的不斷優(yōu)化。

防控也迎來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高檔案信息處理能力，但也增加了檔案數(shù)據(jù)存儲和傳輸中的安全風(fēng)險(xiǎn)。人工智能技術(shù)可以幫助實(shí)現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的智能監(jiān)控，自動檢測安全威脅并及時(shí)發(fā)出預(yù)警。未來，檔案管理將越來越依賴大數(shù)據(jù)分析與智能化的安全管理手段，以更高效、精準(zhǔn)地識別和防控安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.云計(jì)算環(huán)境下的檔案信息安全策略

隨著云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，在云平臺存儲的檔案信息也日益豐富。在云計(jì)算環(huán)境中，檔案信息安全的預(yù)防與控制策略需重點(diǎn)解決數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?、存儲加密技術(shù)以及云服務(wù)提供商的安全審計(jì)等關(guān)鍵問題。云平臺的安全性不僅取決于用戶管理措施的優(yōu)劣，還取決于云服務(wù)提供商的技術(shù)能力和安全承諾。檔案管理部門在選用云服務(wù)時(shí)應(yīng)綜合評價(jià)服務(wù)商安全保障機(jī)制，保證數(shù)據(jù)機(jī)密性、完整性與可用性。

3.跨部門與國際合作在信息安全中的作用

檔案信息安全問題具有全球性特征，尤其是對于跨國企業(yè)與國際組織而言，其安全管理直接關(guān)聯(lián)到眾多國家或地區(qū)的法律法規(guī)。未來，跨部門及國際合作將成為檔案信息安全管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢。通過安全技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)及管理經(jīng)驗(yàn)共享，可有效提高檔案信息安全防控能力?？鐕献鞑粌H有助于各國在全球范圍內(nèi)應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅，還能推動檔案信息安全管理在全球范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)程。

六、結(jié)語

3.檔案信息安全事件的響應(yīng)與恢復(fù)機(jī)制

建立完善的信息安全事件響應(yīng)機(jī)制是保證檔案信息安全的重要保障手段之一。檔案管理系統(tǒng)一旦出現(xiàn)安全事故，迅速而有效的應(yīng)對措施能夠最大限度地減輕事故對檔案信息所造成的影響。信息安全事件響應(yīng)機(jī)制既是一種事后補(bǔ)救手段，也是預(yù)防性管理的組成部分，一個(gè)完整的過程應(yīng)該由許多環(huán)節(jié)組成。安全事故發(fā)生后，事件報(bào)告成為重要的環(huán)節(jié)。檔案管理人員必須具備及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況的能力，并能迅速向相關(guān)管理部門報(bào)告。事件報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記載問題性質(zhì)、發(fā)生時(shí)間、波及范圍及可能原因等情況，便于隨后查處。問題分析作為響應(yīng)機(jī)制的核心環(huán)節(jié)。現(xiàn)階段，安全管理團(tuán)隊(duì)需要快速集結(jié)，并剖析安全事故發(fā)生的特定原因和潛在的安全漏洞。通過深入分析，明確事故發(fā)生的根本原因，包括黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞以及人員操作失誤等因素，并評估事故對檔案系統(tǒng)造成的實(shí)際及潛在影響。

五、檔案信息安全防控的未來發(fā)展趨勢

1.大數(shù)據(jù)與人工智能對檔案安全管理的影響隨著大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的發(fā)展，檔案信息安全

本文圍繞檔案信息安全問題，系統(tǒng)分析了其風(fēng)險(xiǎn)識別與防控的多維度要素。從技術(shù)層面、管理制度層面及人員層面探討了潛在的安全威脅，并提出相應(yīng)的防控策略，包括技術(shù)措施、制度優(yōu)化和人員培訓(xùn)。本文還著重討論了檔案信息安全的監(jiān)測與評估機(jī)及其在未來大數(shù)據(jù)和云計(jì)算環(huán)境下的應(yīng)對策略。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息安全將面臨更多挑戰(zhàn)，未來應(yīng)加強(qiáng)跨部門與國際合作，共同提高檔案管理的安全防控能力。

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作者單位：濰坊市奎文區(qū)投資公司