摘 要：隨著智慧政務(wù)的深入推進(jìn)，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理逐步向數(shù)字化、智能化發(fā)展，在提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與登記效率、增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案證據(jù)價(jià)值與社會(huì)公信力、響應(yīng)建設(shè)服務(wù)型政府與優(yōu)化營商環(huán)境的需要上發(fā)揮著重要作用，同時(shí)面臨信息歸集整合難、歷史檔案電子化進(jìn)展緩慢、系統(tǒng)動(dòng)態(tài)管理能力不足等問題。針對這些挑戰(zhàn)，從以下三個(gè)方面提出解決策略：一是加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式和管理規(guī)范，提升多部門間的數(shù)據(jù)整合和共享效率；二是加快歷史檔案電子化進(jìn)程，構(gòu)建全面數(shù)字化檔案體系；三是優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升動(dòng)態(tài)管理和智能化水平。

關(guān)鍵詞：智慧政務(wù)；不動(dòng)產(chǎn)檔案；規(guī)范化管理

智慧政務(wù)背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理逐步由數(shù)字化走向智慧化、動(dòng)態(tài)化和專業(yè)化，不僅為檔案資源的存儲(chǔ)、查閱和利用帶來了極大便利，也極大地提升了檔案管理的效率和安全性。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理流程得以優(yōu)化，檔案信息的創(chuàng)建、管理過程實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化，檔案資源的共享和利用效率得到了顯著提升[1]。目前，智慧政務(wù)背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理仍面臨諸多挑戰(zhàn)，需要不斷完善與優(yōu)化。因此，研究智慧政務(wù)背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理策略，對于提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理水平、推動(dòng)智慧政務(wù)建設(shè)具有重要意義。

1 智慧政務(wù)背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的重要意義

1.1 提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與登記效率

不動(dòng)產(chǎn)檔案作為記錄不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利歸屬、交易流轉(zhuǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營等重要信息的關(guān)鍵載體。在智慧政務(wù)背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率提升不僅是現(xiàn)代社會(huì)對高效、透明政務(wù)服務(wù)的必然要求，還是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要組成部分。首先，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，智慧政務(wù)環(huán)境下的不動(dòng)產(chǎn)檔案逐步實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理與標(biāo)準(zhǔn)化登記。檔案信息由分散管理向集中化管理轉(zhuǎn)變，不動(dòng)產(chǎn)登記流程得以精簡，降低了煩瑣的紙質(zhì)文書操作，縮短了審批周期，大幅度提高了政務(wù)服務(wù)的便捷性。借助電子檔案與智能化系統(tǒng)，檔案的創(chuàng)建、歸檔和查閱等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了高度自動(dòng)化，檔案處理的響應(yīng)速度顯著加快，從而有效解決了傳統(tǒng)模式下因人工操作造成的低效問題。其次，智慧政務(wù)技術(shù)的運(yùn)用促進(jìn)了不動(dòng)產(chǎn)檔案跨部門協(xié)同能力的提升。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的獲取往往受到部門壁壘和信息孤島的限制，導(dǎo)致各部門間的信息流通滯后，增加辦事群眾和政府工作人員的負(fù)擔(dān)。而在智慧政務(wù)的框架下，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域的無縫對接，不同部門可以通過共享的數(shù)字平臺(tái)即時(shí)獲取相關(guān)的檔案信息，大幅提高了業(yè)務(wù)處理的協(xié)同性和透明度。例如，天津市規(guī)劃和自然資源局推行的“不動(dòng)產(chǎn)登記一網(wǎng)通”改革，依托“互聯(lián)網(wǎng) + 不動(dòng)產(chǎn)抵押登記”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)抵押登記業(yè)務(wù)“全城通辦、不見面審批” [2]。

1.2 增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案證據(jù)價(jià)值與社會(huì)公信力

不動(dòng)產(chǎn)檔案作為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬及其變動(dòng)的核心憑證，其證據(jù)價(jià)值在不動(dòng)產(chǎn)交易、法律糾紛及權(quán)利維護(hù)中具有不可替代的作用。在智慧政務(wù)背景下，智慧政務(wù)為不動(dòng)產(chǎn)檔案的證據(jù)價(jià)值提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持和政策保障。首先，智慧政務(wù)通過電子檔案與傳統(tǒng)檔案的并行管理，使得不動(dòng)產(chǎn)檔案的證據(jù)效力進(jìn)一步得到強(qiáng)化。2020年修訂的《檔案法》第三十七條明確規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！辟x予電子檔案與紙質(zhì)檔案同等的法律地位，標(biāo)志電子檔案在法律事務(wù)中的證據(jù)效力得到法律保障。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，電子檔案的應(yīng)用極大地提高了檔案信息的可追溯性和完整性，確保不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案管理過程中檔案的真實(shí)性和有效性。其次，在智慧政務(wù)背景下，不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案管理的規(guī)范化要求進(jìn)一步提升了社會(huì)對不動(dòng)產(chǎn)檔案的信任度?！恫粍?dòng)產(chǎn)登記暫行條例》第九條規(guī)定：“不動(dòng)產(chǎn)登記簿應(yīng)當(dāng)采用電子介質(zhì)，暫不具備條件的，可以采用紙質(zhì)介質(zhì)。” [3]強(qiáng)調(diào)不動(dòng)產(chǎn)登記的電子化發(fā)展方向，確保登記過程的高效性和透明度。通過電子介質(zhì)的不動(dòng)產(chǎn)登記簿，不僅簡化不動(dòng)產(chǎn)登記的流程，也提高檔案的管理效率與安全性。電子登記簿的使用，有效降低了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間和管理成本，同時(shí)確保檔案信息的便捷存取和長期保存，為政府與社會(huì)公眾提供了更加便捷和可信的不動(dòng)產(chǎn)信息服務(wù)。

1.3 響應(yīng)建設(shè)服務(wù)型政府與優(yōu)化營商環(huán)境的需要

按照國務(wù)院辦公廳《關(guān)于壓縮不動(dòng)產(chǎn)登記辦理時(shí)間的通知》要求，目前各地黨委政府圍繞便民利民、著力優(yōu)化營商環(huán)境。服務(wù)型政府旨在為社會(huì)公眾和企業(yè)提供高效、便捷和透明的公共服務(wù)，而不動(dòng)產(chǎn)檔案管理作為政府服務(wù)的重要組成部分，規(guī)范化管理能夠顯著提升企業(yè)辦理不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)事務(wù)的便捷性，為企業(yè)營造穩(wěn)定、公正的營商環(huán)境[4]。首先，規(guī)范化的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理通過智慧政務(wù)的賦能，提升政府服務(wù)的響應(yīng)速度和服務(wù)質(zhì)量。各地政府通過創(chuàng)新服務(wù)手段，強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)登記窗口的職能，使不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了便捷、高效和無障礙辦理，為建設(shè)服務(wù)型政府提供了良好示范。其次，規(guī)范化的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有助于減少企業(yè)運(yùn)營中的不確定性，為優(yōu)化營商環(huán)境奠定基礎(chǔ)。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性直接關(guān)系到企業(yè)在辦理不動(dòng)產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)確認(rèn)和資產(chǎn)抵押等業(yè)務(wù)時(shí)的效率和成本。通過智慧政務(wù)的實(shí)施，企業(yè)能夠更加便捷地獲取不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，并通過線上平臺(tái)實(shí)時(shí)查詢和辦理不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)，大大減少辦事過程中因信息不對稱帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2 智慧政務(wù)背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)困境

2.1 檔案種類繁多，信息歸集與整合難度大

不動(dòng)產(chǎn)檔案來源多樣，生成時(shí)間跨度大，導(dǎo)致檔案管理體系龐雜，數(shù)據(jù)歸集與整合的難度顯著增加。在智慧政務(wù)背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的復(fù)雜性仍然給歸集和整合工作帶來諸多困擾。首先，檔案管理中涉及的多部門、多層級(jí)協(xié)調(diào)問題尤為突出。不動(dòng)產(chǎn)登記涉及國土資源、住建、稅務(wù)和金融等多個(gè)部門，不同部門之間檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案信息的交互和共享效率較低[5]。其次，信息的跨區(qū)域整合也存在障礙。不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案管理具有地域性特征，由于各區(qū)域之間檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程的差異，跨區(qū)域檔案信息整合難以實(shí)現(xiàn)順暢的銜接，造成信息獲取的效率低下。區(qū)域間的數(shù)據(jù)壁壘和管理制度的不統(tǒng)一，進(jìn)一步加劇了信息歸集與整合的復(fù)雜性。

2.2 存量檔案電子化進(jìn)程緩慢，影響數(shù)據(jù)更新效率

當(dāng)前，大量不動(dòng)產(chǎn)檔案依然以紙質(zhì)形式保存，電子化程度較低，嚴(yán)重影響不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息更新效率。首先，存量檔案的電子化進(jìn)程緩慢主要源于檔案體量巨大且缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不動(dòng)產(chǎn)歷史檔案通常涉及多個(gè)年代、多個(gè)部門的產(chǎn)權(quán)變更記錄，內(nèi)容形式多樣且數(shù)量龐大。紙質(zhì)檔案由于紙張老化、損壞或缺失，增加了電子化過程中的難度。此外，由于缺乏統(tǒng)一的電子化標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)化過程中面臨數(shù)據(jù)錄入格式不統(tǒng)一、信息歸檔不完整等問題，影響電子化工作的推進(jìn)速度。其次，存量檔案與現(xiàn)有電子檔案的整合困難。電子檔案的系統(tǒng)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新，但由于存量檔案電子化進(jìn)程緩慢，許多涉及歷史交易、變更的不動(dòng)產(chǎn)信息未能及時(shí)錄入現(xiàn)行系統(tǒng)中，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)斷層。電子化不足的檔案會(huì)成為整個(gè)流程中的“短板”，極大地影響了信息交互的效率。

2.3 不動(dòng)產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理需求增加，現(xiàn)有系統(tǒng)難以滿足

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和不動(dòng)產(chǎn)市場的日益活躍，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的動(dòng)態(tài)性需求逐漸增強(qiáng)?，F(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)大多仍以靜態(tài)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為主，難以滿足快速變化的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理需求。首先，現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)多以存儲(chǔ)和查詢?yōu)楹诵墓δ?，缺乏?dòng)態(tài)更新能力。不動(dòng)產(chǎn)檔案具有動(dòng)態(tài)性特征，包括產(chǎn)權(quán)的變更、轉(zhuǎn)讓、抵押和拆遷等多種業(yè)務(wù)需要檔案信息的即時(shí)更新。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)在面對頻繁的業(yè)務(wù)需求時(shí)，往往無法及時(shí)將最新信息反映到檔案中。這種滯后的信息更新導(dǎo)致檔案與實(shí)際權(quán)屬情況不符，增加了業(yè)務(wù)處理中的不確定性。其次，隨著不動(dòng)產(chǎn)市場的不斷擴(kuò)展，檔案數(shù)據(jù)量的快速增長給現(xiàn)有系統(tǒng)帶來了巨大的負(fù)荷?，F(xiàn)有的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)通?；陟o態(tài)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，面對不斷增長的檔案數(shù)據(jù)和頻繁的變更需求，系統(tǒng)處理速度和容量面臨瓶頸。在大規(guī)模的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理需求下，系統(tǒng)的運(yùn)算能力、存儲(chǔ)容量和查詢效率受到考驗(yàn)，導(dǎo)致檔案信息在更新過程中出現(xiàn)延遲，甚至可能造成系統(tǒng)宕機(jī)或數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

3 智慧政務(wù)背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的策略探析

3.1 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升數(shù)據(jù)整合能力

為提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化和效率，通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在多部門、多層級(jí)之間的高效整合與共享，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理水平。首先，制定全國統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)。通過國家政策引導(dǎo)和立法推動(dòng)，明確各類檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一要求，建立一個(gè)覆蓋全國的不動(dòng)產(chǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，涵蓋檔案數(shù)據(jù)的分類、編碼、格式和傳輸?shù)榷鄠€(gè)方面，確保各地各部門在檔案錄入、維護(hù)和更新時(shí)遵循一致的標(biāo)準(zhǔn)，確保各地在檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐能夠落實(shí)到位。其次，構(gòu)建跨部門的協(xié)同機(jī)制，促進(jìn)數(shù)據(jù)整合與共享。為打破部門間的“信息孤島”現(xiàn)象，構(gòu)建一個(gè)跨部門的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息共享平臺(tái)。通過該平臺(tái)，各部門能夠基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，在一個(gè)集中的平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、更新和查詢，減少因信息分散導(dǎo)致的重復(fù)勞動(dòng)和數(shù)據(jù)不一致的問題。同時(shí)，平臺(tái)應(yīng)具備高效的整合能力，能夠?qū)碜圆煌块T的檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)歸集到一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)信息的集中管理和共享；最后，建立智能化數(shù)據(jù)校驗(yàn)與在線審查機(jī)制。引入智能化的數(shù)據(jù)校驗(yàn)與在線審查機(jī)制，各部門在上傳和更新檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠自動(dòng)對接全國標(biāo)準(zhǔn)，確保錄入的數(shù)據(jù)符合規(guī)范。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)化校驗(yàn)功能，通過智能化手段對不同來源的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行比對和核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)中存在的差異和錯(cuò)誤。

3.2 加快存量檔案電子化進(jìn)程，構(gòu)建全面數(shù)字化檔案體系

館藏存量檔案是記錄不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬變更、交易和抵押等核心信息的重要組成部分，其電子化不僅可以提升管理效率，還能夠確保檔案的長期安全和有效使用。在智慧政務(wù)背景下，推動(dòng)存量檔案的全面電子化將為后續(xù)的不動(dòng)產(chǎn)管理和服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先，優(yōu)化存量檔案的數(shù)字化流程，提高電子化效率。為加快檔案電子化進(jìn)程，必須優(yōu)化現(xiàn)有的檔案數(shù)字化流程，確保掃描、存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確性與效率。針對紙質(zhì)檔案的老化和信息缺失問題，制定系統(tǒng)化的電子化步驟和技術(shù)規(guī)范，以保證歷史檔案數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換為電子格式時(shí)完整、清晰，并符合當(dāng)前數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)。其次，完善檔案的備份與安全存儲(chǔ)體系。存量檔案電子化后，必須建立完善的備份和安全存儲(chǔ)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)在長期存儲(chǔ)中免受損壞或丟失。通過采用異地備份、云存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)即使在面對突發(fā)事件時(shí)也能得到有效保護(hù)。此外，還應(yīng)制定長期的數(shù)字化檔案保護(hù)策略，定期進(jìn)行安全升級(jí)和數(shù)據(jù)備份，防止檔案數(shù)據(jù)因技術(shù)老化或硬件故障而失效。最后，強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升電子化實(shí)施能力。應(yīng)定期開展技術(shù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握最新的數(shù)字化技術(shù)和系統(tǒng)操作。培訓(xùn)應(yīng)覆蓋檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)錄入與校驗(yàn)和電子檔案系統(tǒng)操作等內(nèi)容。

3.3 優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升動(dòng)態(tài)管理和智能化水平

為了應(yīng)對不斷變化的業(yè)務(wù)場景和管理需求，要對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)其動(dòng)態(tài)管理能力和智能化水平。首先，構(gòu)建動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)管理。為此，需對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，通過集成動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)更新模塊，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化錄入與同步。每當(dāng)發(fā)生不動(dòng)產(chǎn)交易或變更行為時(shí)，相關(guān)部門可以通過該模塊立即將信息更新到檔案系統(tǒng)，避免了手動(dòng)更新帶來的延遲和錯(cuò)誤。系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如交易、稅務(wù)和銀行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，確保檔案數(shù)據(jù)能夠從多個(gè)渠道自動(dòng)同步，從而確保檔案信息的完整性與時(shí)效性。其次，運(yùn)用人工智能技術(shù)，提升檔案管理的自動(dòng)化水平。為了有效應(yīng)對不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)量的快速增長，應(yīng)在系統(tǒng)中引入人工智能技術(shù)，提升檔案管理的自動(dòng)化能力。例如，AI可以在錄入新檔案時(shí)自動(dòng)識(shí)別產(chǎn)權(quán)變更、抵押信息等核心數(shù)據(jù)，自動(dòng)匹配至相應(yīng)的分類，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和效率。最后，增強(qiáng)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性與兼容性。具體而言，可以通過添加模塊來增強(qiáng)系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量，或引入新的功能模塊以支持未來的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)具備良好的兼容性，能夠與其他政務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)無縫對接，確保不同政務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享與協(xié)同管理。例如，系統(tǒng)應(yīng)能夠與市政服務(wù)平臺(tái)、金融服務(wù)平臺(tái)對接，使得檔案信息不僅能服務(wù)于不動(dòng)產(chǎn)交易，還能夠?yàn)槠渌块T和企業(yè)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)支持。

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作者簡介：李青（1983—），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心檔案管理科科長、副研究館員，研究方向：檔案管理。