摘 要：英國的文件管理經(jīng)驗(yàn)在國際上具有一定的代表性，關(guān)注英國政府機(jī)構(gòu)的文件管理工作是了解國際文件管理實(shí)踐現(xiàn)狀的有效途徑之一。以英國國家檔案館的信息管理評(píng)估項(xiàng)目為切入點(diǎn)梳理英國政府文件管理工作的總體情況，聚焦15個(gè)英國政府組成機(jī)構(gòu)的文件管理工作，從文件管理職能設(shè)立、政策框架構(gòu)建、技術(shù)支持和治理環(huán)境四個(gè)維度進(jìn)行剖析，全方位解構(gòu)英國政府機(jī)構(gòu)的文件管理框架，系統(tǒng)呈現(xiàn)英國政府文件管理工作全景概況，并結(jié)合我國文件管理發(fā)展，從治理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)監(jiān)督、意識(shí)強(qiáng)化三個(gè)方面提出啟示性建議。

關(guān)鍵詞：文件管理；政府信息管理；英國政府機(jī)構(gòu)；英國國家檔案館；文件管理；檔案治理；業(yè)務(wù)監(jiān)督；教育培訓(xùn)

英國是較早確立現(xiàn)代文件管理職能的代表性國家之一。國內(nèi)學(xué)界對(duì)英國文件管理的研究多關(guān)注于英國文件檔案管理的相關(guān)法律、政策、戰(zhàn)略等，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行制度、概念層面的理論分析，[1-4]現(xiàn)有研究尚未涉及具體政府機(jī)構(gòu)的文件管理工作。本研究聚焦英國政府組成機(jī)構(gòu)的文件管理工作，以文件信息管理評(píng)估情況為入口，選擇承擔(dān)英國政府核心職能的15個(gè)部級(jí)機(jī)構(gòu)，[5]對(duì)其文件管理的職能設(shè)立、政策框架構(gòu)建、技術(shù)支持以及治理環(huán)境進(jìn)行剖析，旨在深入解構(gòu)機(jī)構(gòu)運(yùn)作環(huán)境下的文件管理框架，系統(tǒng)化呈現(xiàn)英國政府的文件管理現(xiàn)狀，以期為我國政府信息管理、文件管理提供參考性經(jīng)驗(yàn)。

在英國政府機(jī)構(gòu)文件管理語境下，文件與信息二詞通常相伴使用，且未作明確區(qū)分，常見表述為“文件信息管理”（records and information management），因而文內(nèi)也使用文件信息管理作為文件管理的同義詞。因此，英國國家檔案館（The National Archive，TNA）發(fā)起的信息管理評(píng)估項(xiàng)目（Information Management Assessment，IMA），雖然在名稱上使用“信息管理”，但其內(nèi)容實(shí)質(zhì)是對(duì)以政府信息為核心的文件管理職能開展評(píng)估。

1 英國政府文件信息管理概況

英國政府主要由23個(gè)部級(jí)政府機(jī)構(gòu)（Ministerialdepartments）、20個(gè)非部級(jí)政府機(jī)構(gòu)（Non ministerialdepartments）構(gòu)成，機(jī)構(gòu)間存在不同程度的隸屬關(guān)系和合作關(guān)系。[6]其中，承擔(dān)主要職能的是23個(gè)部級(jí)政府機(jī)構(gòu)。內(nèi)閣辦公室是英國政府的核心機(jī)構(gòu)之一，首要職責(zé)是為首相和內(nèi)閣提供工作支持，協(xié)調(diào)和確保政府之間的有效運(yùn)作，同時(shí)也與國家檔案館、數(shù)字服務(wù)部門合作，共同推動(dòng)跨政府機(jī)構(gòu)文件管理的進(jìn)展。除內(nèi)閣辦公室外，英國國家檔案館在政府機(jī)構(gòu)的文件管理工作中也承擔(dān)著極為核心的指導(dǎo)和引領(lǐng)角色。英國國家檔案館是20個(gè)非部級(jí)政府機(jī)構(gòu)之一，與數(shù)字、文化、媒體與體育部（Departments forDigital，Culture，Media amp; Sport）建立合作關(guān)系。它是英國政府的官方出版商，肩負(fù)著保存和守護(hù)重要政府文件的職責(zé)，負(fù)責(zé)宏觀指導(dǎo)政府及公共機(jī)構(gòu)的文件與信息管理項(xiàng)目。

自2008年起，英國國家檔案館對(duì)政府機(jī)構(gòu)的文件管理工作開展了不定期評(píng)估。截至2023年，評(píng)估框架涵蓋五個(gè)維度，分別為：（1）信息的價(jià)值，即機(jī)構(gòu)內(nèi)所有角色對(duì)文件信息的重視以及文件信息的價(jià)值發(fā)揮程度和空間；（2）信息及其支持性技術(shù)，主要關(guān)注文件信息管理在技術(shù)變遷中的可持續(xù)性，如在載體更換之后文件信息是否仍然可獲取、具備可讀性等；（3）信息風(fēng)險(xiǎn)與治理，即對(duì)信息相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)（包括信息安全風(fēng)險(xiǎn)和信息管理風(fēng)險(xiǎn)）的定義和緩解措施；（4）政策、指導(dǎo)與監(jiān)管，即文件信息管理的相關(guān)政策是否制定、員工獲取文件信息管理政策的渠道是否暢通、對(duì)文件信息管理工作的監(jiān)管保障措施是否到位等；（5）文件審查與移交，主要指對(duì)含有敏感信息的文件進(jìn)行審查，以及按照文件留存期限表和移交計(jì)劃向檔案館移交文件檔案。

本研究以英國國家檔案館的文件信息管理評(píng)估項(xiàng)目為主要依據(jù)，對(duì)各級(jí)政府機(jī)構(gòu)的文件信息管理工作情況進(jìn)行整合，旨在從高層面理解英國政府機(jī)構(gòu)的文件信息管理現(xiàn)狀（詳見表1）。通過該表可以看出大多數(shù)機(jī)構(gòu)的文件信息管理工作在“信息及其支持性技術(shù)”方面仍然需要進(jìn)一步改善，一些機(jī)構(gòu)未將電子郵件、社交媒體等通信工具上所形成的文件信息納入電子文件管理系統(tǒng)的捕獲流程等。

總體上來看，機(jī)構(gòu)能夠及時(shí)向員工傳達(dá)文件檔案管理的重要性，并制訂文件信息管理戰(zhàn)略規(guī)劃，因而在“信息的價(jià)值”和“政策、指導(dǎo)與監(jiān)管”方面的優(yōu)秀實(shí)踐較多。在“信息風(fēng)險(xiǎn)與治理”方面，部分機(jī)構(gòu)能夠及時(shí)識(shí)別信息風(fēng)險(xiǎn)，將信息相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)納入機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理框架。此外，機(jī)構(gòu)還建立有效的治理結(jié)構(gòu)來促進(jìn)文件信息管理戰(zhàn)略規(guī)劃的落實(shí)，向員工提供有效管理、保護(hù)、利用信息所需的指導(dǎo)，并且在實(shí)踐中對(duì)文件信息管理績效進(jìn)行衡量。“文件審查與移交”維度的評(píng)估數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)機(jī)構(gòu)的文件管理工作基本了解文件審查和終置流程，能夠根據(jù)文件留存期限表按期處置，識(shí)別具有歷史價(jià)值的文件并移交至檔案館等。

2 英國政府機(jī)構(gòu)文件信息管理框架

2.1 文件信息管理職能。根據(jù)對(duì)英國政府的網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，其組成機(jī)構(gòu)的文件管理職能具有多樣性特點(diǎn)。

第一，屬于傳統(tǒng)服務(wù)型職能。文件管理是依據(jù)1958年英國《公共文件法》（Public Records Act）設(shè)立的職能，具有法定的文件保存、維護(hù)、移交等職責(zé)。該職能要求在國家檔案館的指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)下，結(jié)合機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)境制定文件保管政策，確保機(jī)構(gòu)在合法、合規(guī)、合理的范圍內(nèi)生成真實(shí)、完整、可靠的公共文件，為各業(yè)務(wù)部門提供信息協(xié)助，支持政府透明、可問責(zé)等民主目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因而，與諸如數(shù)據(jù)分析、智能計(jì)算等新職能的設(shè)立不同，盡管文件管理工作環(huán)境和方式在技術(shù)環(huán)境下發(fā)生改變，但其職能的設(shè)立基礎(chǔ)受技術(shù)影響小，具備穩(wěn)定的特點(diǎn)，屬于政府機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)服務(wù)型職能。

第二，職能名稱或以知識(shí)管理、信息管理命名。英國政府每一個(gè)機(jī)構(gòu)都會(huì)任命一名部門文件主管（DepartmentRecords Officer），依據(jù)《司法部長關(guān)于文件管控的實(shí)踐規(guī)范》（即《信息自由法2000》第46節(jié)）統(tǒng)管該機(jī)構(gòu)的文件管理工作。通常情況下，部門文件主管是該機(jī)構(gòu)的文件管理工作負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)文件信息管理團(tuán)隊(duì)。近年來，一些機(jī)構(gòu)在職能名稱調(diào)整中逐漸以“知識(shí)”代替“文件”，將職能命名為“知識(shí)與信息管理團(tuán)隊(duì)（Knowledge andInformation Management，KIM）”，但其工作內(nèi)容實(shí)質(zhì)依然是典型的文件管理工作。

第三，在組織結(jié)構(gòu)中與信息公開部門或職能鏈接。政府機(jī)構(gòu)的文件信息管理部門或稱為知識(shí)與信息管理團(tuán)隊(duì)，它與信息公開團(tuán)隊(duì)（Freedom of Information Team）都具有機(jī)構(gòu)服務(wù)職能，許多機(jī)構(gòu)會(huì)將二者設(shè)置在同一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門。在一些機(jī)構(gòu)內(nèi)部的職能劃分過程中，信息公開團(tuán)隊(duì)被設(shè)置（或者曾經(jīng)被設(shè)置）在機(jī)構(gòu)知識(shí)與信息管理部門是一個(gè)十分常見的現(xiàn)象，更有極端的情況是機(jī)構(gòu)員工認(rèn)為知識(shí)與信息管理團(tuán)隊(duì)就是信息公開團(tuán)隊(duì)。[9]文件信息管理部門的負(fù)責(zé)人既要肩負(fù)文件信息管理職責(zé)，也要承擔(dān)回應(yīng)信息公開申請(qǐng)的相關(guān)協(xié)調(diào)工作。盡管機(jī)構(gòu)職能設(shè)置和崗位職責(zé)有變動(dòng)，信息公開團(tuán)隊(duì)的管理主體可能會(huì)發(fā)生改變，但政府信息公開與文件信息管理的職責(zé)主體一直都隸屬于同一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門。

2.2 文件信息管理政策工具。在機(jī)構(gòu)文件管理政策方面，大多數(shù)機(jī)構(gòu)建立了一套涵蓋戰(zhàn)略（strategy）、政策（policy）、指南（guidance）的政策工具，形成了體系化的文件信息管理政策框架。戰(zhàn)略由各機(jī)構(gòu)依據(jù)整體規(guī)劃制定，目的有二：一是在機(jī)構(gòu)落實(shí)《公共文件法》的法定要求，并確保其與《信息自由法》《數(shù)據(jù)保護(hù)法》等相關(guān)法律要求不相違背；二是確立文件信息管理職能在機(jī)構(gòu)層面不可或缺的地位。

在戰(zhàn)略出臺(tái)的同一時(shí)間會(huì)成立文件信息管理委員會(huì)來確保戰(zhàn)略的有效推動(dòng)。委員會(huì)由規(guī)劃文件信息管理活動(dòng)的高層管理人員組成，通常是機(jī)構(gòu)文件信息管理的關(guān)鍵性領(lǐng)導(dǎo)角色。機(jī)構(gòu)內(nèi)文件信息管理政策的制定主體是文件信息管理部門（或稱知識(shí)與信息管理部門），其功能在于圍繞文件信息生成、留存、銷毀或移交等一系列流程確定管理框架，規(guī)范具體的文件管理活動(dòng)。

值得一提的是，一些承擔(dān)政府核心職能的機(jī)構(gòu)（如英國內(nèi)政部[10]）構(gòu)建了綜合性的文件信息管理政策框架，除文件信息管理政策之外，同時(shí)納入相關(guān)數(shù)據(jù)或信息政策，如數(shù)據(jù)資產(chǎn)、數(shù)據(jù)共享等。指南即實(shí)際工作中的指導(dǎo)手冊(cè)，使用對(duì)象覆蓋整個(gè)機(jī)構(gòu)的全體員工，而不只是面向文件信息管理專職人員。它詳細(xì)列出了機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門需要保存何種信息（包括通過社交媒體等通信工具進(jìn)行傳播和共享的信息等），是否需要將其登記為文件，將這些文件保存在何處，由誰負(fù)責(zé)留存和保管，以及何時(shí)進(jìn)行處置等。因而，指南作為日常性工作手冊(cè)，主要用于幫助員工確定需要留存哪些信息，以及這些信息需要留存多久，最終目的是確保信息管理相關(guān)要求和政策在具體工作環(huán)境中得以落實(shí)。

2.3 文件信息管理的技術(shù)支持。數(shù)字技術(shù)及其引發(fā)的各種管理問題歷來是英國政府面臨的重大挑戰(zhàn)。文件信息管理在數(shù)字環(huán)境中暴露出了諸多不足，為應(yīng)對(duì)一系列數(shù)字文件信息管理問題，英國國家檔案館多年來一直在推行數(shù)字連續(xù)性（digital continuity）。數(shù)字連續(xù)性作為數(shù)字文件信息管理的核心要求，多數(shù)機(jī)構(gòu)將其嵌入到了既有工作流程中，并且從管理上給予了足夠重視。一些機(jī)構(gòu)（如司法部[11]）將數(shù)字連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)視為機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理流程的一部分，并且機(jī)構(gòu)內(nèi)部的審計(jì)工作也涵蓋了對(duì)數(shù)字連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估。在此背景下，英國政府各組成機(jī)構(gòu)一直致力于構(gòu)建支持文件管理的技術(shù)環(huán)境，其中最具代表性的做法是推進(jìn)文件信息管理與信息技術(shù)的融合。一些政府機(jī)構(gòu)（如外務(wù)與聯(lián)邦辦公室[12]）將知識(shí)與信息管理納入信息技術(shù)戰(zhàn)略框架，文件信息管理因而成為機(jī)構(gòu)信息技術(shù)戰(zhàn)略的五大分支之一。此外，在信息技術(shù)戰(zhàn)略目標(biāo)中明確要求引入有利于文件管理的信息技術(shù)環(huán)境，反向推動(dòng)了文件管理工作在數(shù)字環(huán)境下的順利開展。

在數(shù)字文件管理方面，一些機(jī)構(gòu)（如財(cái)政部[13]）采用電子文件管理系統(tǒng)，通過嵌入強(qiáng)制性文件管理要求對(duì)員工的信息管理行為進(jìn)行規(guī)范，這些要求涵蓋了元數(shù)據(jù)、文件分類、檢索、訪問權(quán)限、留存和處置、銷毀或移交等數(shù)字信息的全生命周期。也有一些機(jī)構(gòu)（如內(nèi)閣辦公室[14]、司法部[15]等）采取在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中定制并嵌入文件信息管理要求的方式以確保對(duì)文件信息的有效管控。

無論采用何種方式，機(jī)構(gòu)都鼓勵(lì)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)與文件信息管理職能部門密切合作，文件信息管理團(tuán)隊(duì)甚至可以就信息技術(shù)采購方案提出建議。由此，盡管各機(jī)構(gòu)的文件信息管理應(yīng)對(duì)數(shù)字挑戰(zhàn)的步伐不盡一致，但文件管理工作在數(shù)字環(huán)境中一直嘗試與技術(shù)變遷同頻。

2.4 文件信息治理環(huán)境。英國政府機(jī)構(gòu)的文件信息治理環(huán)境由三部分構(gòu)成，包括組織層面對(duì)文件管理工作的關(guān)注、機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件管理工作的重視和支持、部門員工的文件信息管理意識(shí)形成，這些要素在機(jī)構(gòu)治理環(huán)境中不斷融合，共同推進(jìn)了持續(xù)發(fā)展的英國政府機(jī)構(gòu)文件信息管理文化。

組織層面對(duì)文件管理工作的關(guān)注體現(xiàn)在三個(gè)方面，包括在機(jī)構(gòu)治理層面成立跨領(lǐng)域的文件信息管理指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)、將文件信息作為資產(chǎn)進(jìn)行登記和管理、定義信息及其管理相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。在員工意識(shí)方面，以法律形式規(guī)范公務(wù)人員核心價(jià)值觀的《公務(wù)服務(wù)法典》（Civil Service Code）明確規(guī)定，政府機(jī)構(gòu)工作人員需要“在法律框架內(nèi)維護(hù)官方文件的準(zhǔn)確性，并且盡可能公開地處理信息”。該要求明確了合規(guī)管控信息是每一位政府機(jī)構(gòu)員工的日常性職責(zé)。此外，還有機(jī)構(gòu)（如內(nèi)閣辦公室[16]、財(cái)政部[17]等）要求各個(gè)部門將文件信息管理的相關(guān)內(nèi)容作為員工入職培訓(xùn)的一部分，要求員工在工作之初就形成文件管理意識(shí)。

3 英國政府文件信息管理對(duì)我國的啟示

3.1 治理結(jié)構(gòu)：構(gòu)建“數(shù)據(jù)—信息—檔案”職能協(xié)同框架。作為英國政府機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)服務(wù)型職能之一，文件信息管理的職能架構(gòu)、政策工具都相對(duì)穩(wěn)定、成熟。因而，無論是職能更名或是與其他信息相關(guān)職能（如政府信息公開）協(xié)同，文件檔案管理職責(zé)并未發(fā)生實(shí)質(zhì)性改變。深究文件檔案管理在英國政府機(jī)構(gòu)歷久彌新且煥發(fā)生機(jī)的原因，除卻其核心功能和價(jià)值外，以文件檔案管理為主導(dǎo)的治理結(jié)構(gòu)亦起到支撐作用。該治理結(jié)構(gòu)以文件檔案管理專業(yè)人員網(wǎng)絡(luò)為行動(dòng)主體，遵循“參與+協(xié)同”的治理邏輯，形成機(jī)構(gòu)層面的決策參與和部門層面的管理協(xié)同的兩條治理路徑。該治理結(jié)構(gòu)的建立使文件檔案管理職能在英國較為松散的行政管理體制中聚合資源、形成合力，提升在機(jī)構(gòu)決策中的話語權(quán)，以保證其在職能變更中一直處于穩(wěn)定地位。

不管是數(shù)字技術(shù)催生的行政體制變革（即國家數(shù)據(jù)局）或是應(yīng)社會(huì)民主發(fā)展要求產(chǎn)生的信息服務(wù)（即政府信息公開），其出現(xiàn)和發(fā)展均晚于文件檔案管理，但又與文件檔案管理的工作內(nèi)容有千絲萬縷，甚至是同宗共源的關(guān)系。

國家數(shù)據(jù)局的職責(zé)是數(shù)據(jù)整合服務(wù)治理大局，政府信息公開本質(zhì)是信息利用保障民主權(quán)利，二者都并未脫離信息管理活動(dòng)場(chǎng)域。與信息公開和新出現(xiàn)的數(shù)據(jù)職能相比，我國有制度完備且根基穩(wěn)定的檔案行政管理體系。因此，建立以文件檔案管理為主導(dǎo)，涵蓋“數(shù)據(jù)—信息—檔案”相關(guān)職能的協(xié)同治理框架，具有一定的理論基礎(chǔ)。

從目前的機(jī)構(gòu)設(shè)置來看，多數(shù)機(jī)構(gòu)的政府信息公開部門和檔案部門設(shè)置在辦公廳下，同為辦公廳的組成部分，例如，發(fā)改委、科技部、司法部、人力資源和社會(huì)保障部等。以上，數(shù)據(jù)職能尚未形成完備的工作體系，政府信息公開與機(jī)關(guān)檔案管理隸屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門，這些都為構(gòu)建“數(shù)據(jù)—信息—檔案”職能協(xié)同框架，形成以文件檔案管理為主導(dǎo)的治理結(jié)構(gòu)提供現(xiàn)實(shí)條件。

3.2 業(yè)務(wù)監(jiān)督：建立強(qiáng)有力的文件檔案管理評(píng)估工作體系。英國檔案管理體制以分散式為特征，除《公共文件法》和《信息自由法2000》第46節(jié)的法律要求外，英國國家檔案館對(duì)政府機(jī)構(gòu)文件信息管理工作的指導(dǎo)不具有強(qiáng)制性，但其發(fā)起的信息管理評(píng)估項(xiàng)目顯示出其在政府機(jī)構(gòu)文件信息管理中的核心地位。英國國家檔案館不僅是負(fù)責(zé)長期保存政府文件的國家資源庫，也是政府機(jī)構(gòu)文件信息管理活動(dòng)的業(yè)務(wù)監(jiān)管者。英國信息管理評(píng)估項(xiàng)目涉及的評(píng)估對(duì)象廣泛，評(píng)估范圍擴(kuò)展至不受《公共文件法》約束的公共機(jī)構(gòu)；評(píng)估內(nèi)容動(dòng)態(tài)更新，不斷補(bǔ)充和細(xì)化評(píng)估指標(biāo)；評(píng)估模式可持續(xù)，依據(jù)評(píng)估結(jié)果制定信息管理行動(dòng)規(guī)劃并監(jiān)控實(shí)時(shí)進(jìn)展。作為業(yè)務(wù)監(jiān)督的手段，英國國家檔案館通過信息管理評(píng)估既掌握了政府機(jī)構(gòu)文件信息管理工作進(jìn)展，又強(qiáng)化了其在文件信息管理專業(yè)領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)地位。

目前，我國文件檔案管理工作評(píng)估以移交為節(jié)點(diǎn)，確立了前端和后端兩個(gè)階段的指標(biāo)體系，即針對(duì)文件生成機(jī)構(gòu)的《電子文件管理能力體系第2部分：評(píng)估規(guī)范》，和針對(duì)檔案館的《副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》。前者由中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布，機(jī)構(gòu)可用以自查自評(píng)。后者由國家檔案局主導(dǎo)，在公共檔案館全面鋪開。

以全程管理視角來看，前端的電子文件管理是后端檔案業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)，但目前針對(duì)前端的評(píng)估卻由于缺乏強(qiáng)有力的推動(dòng)主體而未全面展開。因而，由檔案部門牽頭建立涵蓋電子文件管理全生命周期的評(píng)估工作體系是最為合適的選擇。根據(jù)我國現(xiàn)有的政務(wù)服務(wù)評(píng)估相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，在檔案主管部門的協(xié)調(diào)和支持下可以組建專業(yè)評(píng)估團(tuán)隊(duì)開展第三方評(píng)估，以此為評(píng)估形式進(jìn)行年度評(píng)估并撰寫評(píng)估報(bào)告，為檔案主管部門提供指導(dǎo)性建議。關(guān)于具體評(píng)估范圍的劃分、評(píng)估指標(biāo)的優(yōu)化、評(píng)估方法的使用和評(píng)估周期的確定等內(nèi)容，評(píng)估團(tuán)隊(duì)可以結(jié)合業(yè)務(wù)部門和檔案部門的工作安排逐步確定。

3.3 意識(shí)強(qiáng)化：制定全員覆蓋的文件檔案管理培訓(xùn)策略。文件信息管理意識(shí)既可以反映出機(jī)構(gòu)決策管理層的認(rèn)可，也體現(xiàn)出所有工作人員潛移默化的文件管理行為。作為英國政府機(jī)構(gòu)文件信息管理文化的一部分，文件信息管理意識(shí)自入職之日起便通過專題培訓(xùn)、政策宣講、工作手冊(cè)等規(guī)定流程嵌入到員工的日常工作中，同時(shí)還會(huì)不定期開展一些輔助性的宣導(dǎo)活動(dòng)，如歷史文件展陳、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)帖等，提升員工對(duì)政府文件重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化員工的文件信息管理意識(shí)。在機(jī)構(gòu)內(nèi)形成文件信息管理文化的過程中，培訓(xùn)是意識(shí)強(qiáng)化的重要工具。英國依托國家檔案館、檔案與文件協(xié)會(huì)和各政府機(jī)構(gòu)開展，形成涵蓋文件管理負(fù)責(zé)人、文件檔案管理專業(yè)人員、全體員工的培訓(xùn)體系。

我國在檔案專業(yè)人員培訓(xùn)方面一直進(jìn)展順利，既有政策支持又有組織保障。國家檔案局1997年發(fā)布《檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，并于2018年更新為《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，[18]為全國性檔案培訓(xùn)提供了制度保障。具體培訓(xùn)工作的開展，由國家檔案局檔案干部教育中心負(fù)責(zé)組織實(shí)施。培訓(xùn)對(duì)象為各級(jí)檔案主管部門、各級(jí)各類檔案館、公共機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織的檔案業(yè)務(wù)人員。

從培訓(xùn)內(nèi)容來看，可分為通識(shí)類、技能類兩種，通識(shí)類以標(biāo)準(zhǔn)解讀、政策宣貫為主，技能類則更關(guān)注具體業(yè)務(wù)、技術(shù)。然而，在文件檔案生成機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)背景下，文件檔案管理活動(dòng)并不只有專門檔案人員這一唯一主體，各個(gè)部門的業(yè)務(wù)人員都不可避免地參與到文件的生成、流轉(zhuǎn)、接收、利用過程中。因此，文件檔案管理意識(shí)應(yīng)當(dāng)被嵌入日常性的業(yè)務(wù)工作中，開展面向所有員工的文件檔案管理培訓(xùn)是最直接有效的方式。機(jī)構(gòu)可以制定覆蓋全員的文件檔案管理培訓(xùn)策略，培訓(xùn)內(nèi)容以文件檔案管理基本要求等通用知識(shí)為主，具體形式可以通過融入員工入職培訓(xùn)、定期開設(shè)專題培訓(xùn)等展開，積極傳達(dá)文件檔案及其管理的重要性，提升全員對(duì)文件檔案管理的重視程度，強(qiáng)化員工個(gè)體的文件檔案管理意識(shí)。

4 結(jié)語

英國政府機(jī)構(gòu)對(duì)信息相關(guān)職能進(jìn)行了一定的整合，且在機(jī)構(gòu)組織架構(gòu)方面為各職能之間的協(xié)同合作提供了客觀條件。大部分機(jī)構(gòu)制定了涵蓋戰(zhàn)略、政策、工作指南的三層文件信息管理框架，在傳達(dá)文件信息管理的重要性和價(jià)值、規(guī)范文件信息管理工作方面發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。

在機(jī)構(gòu)運(yùn)作過程中，文件信息管理工作要求在機(jī)構(gòu)政策中列出，文件信息管理治理被納入機(jī)構(gòu)治理結(jié)構(gòu)，文件信息管理活動(dòng)受到?jīng)Q策層的重視，這些都推動(dòng)了英國政府機(jī)構(gòu)文件信息管理文化的形成。

基于對(duì)英國政府文件信息管理實(shí)踐的分析，本文從治理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)監(jiān)督、意識(shí)強(qiáng)化三個(gè)方面提出建議。

從國際文件管理發(fā)展來看，文件管理職業(yè)領(lǐng)域出現(xiàn)且在機(jī)構(gòu)中占據(jù)一定地位的原因往往同異并存，異的是行政傳統(tǒng)及其歷史淵源，同的是以基礎(chǔ)理論為內(nèi)核所延展的職業(yè)價(jià)值。然無論異同，以職能為依托關(guān)注行政環(huán)境、以法律為后盾穩(wěn)固理論根基、以治理為保障尋求資源支持，是文件檔案管理實(shí)踐發(fā)展的必經(jīng)之路。

*本文系國家社科基金青年項(xiàng)目“面向數(shù)字政府建設(shè)的數(shù)字檔案資源優(yōu)化配置研究”（項(xiàng)目編號(hào)：23CTQ033）研究成果。

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[5]注：包括內(nèi)閣辦公室（Cabinet Office，CO）、內(nèi)政部

（Home Office，HO）、司法部（Ministry of Justice，MoJ）、

國防部（Ministry of Defence，MOD）、商務(wù)、能源與

工業(yè)戰(zhàn)略部（Department for Business，Energy amp;

Industrial Strategy，BEIS）、數(shù)字、文化、媒體與

體育部（D e p a r t m e n t f o r D i g i t a l ， C u l t u r e ， M e d i a

a n d S p o r t ， D C M S ） 、教育部（ D e p a r t m e n t f o r

Education，DfE）、環(huán)境、糧食和鄉(xiāng)村事務(wù)部（Department

for Environment，F(xiàn)ood and Rural Affairs，Defra）、

運(yùn)輸部（Department for Transport，DfT）、工作養(yǎng)老

金部（Department for Work and Pensions，DWP）、健

康與社會(huì)保障部（Department of Health amp; Social

C a r e ， D H S C ） 、外務(wù)與聯(lián)邦辦公室（ F o r e i g n a n d

Commonwealth Office，F(xiàn)CO）、財(cái)政部（Her Majesty’s

Treasury，HM Treasury）、北愛爾蘭辦公室（Northern

Ireland Office，NIO）、英國出口融資部（UK Export

Finance，UKEF）。選擇這15個(gè)機(jī)構(gòu)的原因有二：第一，它們

都是英國中央政府的組成機(jī)構(gòu)且承擔(dān)核心職能;第二，這些

機(jī)構(gòu)的文件信息管理工作已經(jīng)接受了英國信息管理評(píng)估項(xiàng)

目（Information Management Assessment，IMA）的考核并

且出具了評(píng)估報(bào)告，對(duì)其他政府機(jī)構(gòu)的文件信息管理工作

具有一定的參考價(jià)值和借鑒意義.

[ 6 ] G O V . U K . D e p a r t m e n t s ， a g e n c i e s a n d p u b l i c

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[7]數(shù)據(jù)來源于2015年至2023年英國檔案館信息管理評(píng)估

項(xiàng)目報(bào)告.

[8]注：Selection即選擇進(jìn)入英國國家檔案館的文件.

[9][14][16]The National Archives.Cabinet Office

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[ 1 8 ]國家檔案局，人力資源社會(huì)保障部.檔案專業(yè)人

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（作者單位：上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院 李思藝，博士，講師；宋晶晶，碩士研究生 來稿日期：2024-09-25）