隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)及通訊技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，信息化管理在調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、優(yōu)化資源配置、提高管理水平等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。立足我國科研單位財務(wù)管理現(xiàn)狀，借助信息化技術(shù)來優(yōu)化工作流程、提升管理效率是新時期科研財務(wù)管理工作一個重要的目標。本文以G研究院XT系統(tǒng)建設(shè)為例，分析了G研究院推進財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景、意義及存在問題，并提出完善財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)策略，以供參考。

為推動科技強國戰(zhàn)略，近年來我國政府對科研經(jīng)費的投入一直保持穩(wěn)步增長態(tài)勢，科研院所作為科技研發(fā)的主力軍，面對日漸龐大的項目數(shù)量和項目資金，在科研“放管服”背景下面臨諸多管理上的挑戰(zhàn)。盡管當前有眾多科研單位在信息化管理建設(shè)方面進行了一定的探索，但在實踐過程中依然存在許多問題，如系統(tǒng)構(gòu)架不合理、模塊功能欠佳、數(shù)據(jù)缺乏準確性、審批權(quán)限不清晰、無法做到閉環(huán)管理等，離科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理目標還存在較大距離。探索構(gòu)建更加高效、透明、智能的一體化信息管理系統(tǒng)，是順應(yīng)改革創(chuàng)新發(fā)展要求、提高科研財務(wù)管理工作效率的重要目標。

本文以G研究院XT管理系統(tǒng)建設(shè)為研究案例，具體分析了G研究院推進財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景、意義及存在的問題，并針對性地提出XT管理系統(tǒng)建設(shè)的有效策略。

一、G研究院推進財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景及意義

（一）G研究院推進財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景

G研究院作為省級科研院所，近幾年所承擔的國家、省級、市級科研項目大大小小已達一千多個，項目總經(jīng)費已超過2.5億元。隨著人才數(shù)量、項目數(shù)量及項目經(jīng)費的不斷增長，G研究院的財務(wù)工作量和核算壓力越來越大，特別是從2019年實行新政府會計制度后，平行記賬方式下的年底項目支出核算、報表編制需花費更多時間、精力。長期以來G研究院使用用友U8賬務(wù)系統(tǒng)進行收支核算，財務(wù)報銷采用線下審批、手工入賬方式，由于業(yè)務(wù)量大，財務(wù)人員在資金使用進度把控及數(shù)據(jù)處理時效性方面十分被動，這種狀況無法做到對科研項目進行精細化管理，也不利于項目的順利推進和資金的有效監(jiān)管。

（二）G研究院推進財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的意義

自2018年下半年開始，G研究院經(jīng)過多地調(diào)研后決定開發(fā)一款適合本單位管理的財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)（即XT管理系統(tǒng)）來提升單位整體工作效率。經(jīng)過兩年多時間的模塊搭建、數(shù)據(jù)遷移、功能測試和試用優(yōu)化，2021年起XT管理系統(tǒng)已在單位正式運行。該系統(tǒng)集科研、人事、財務(wù)、辦公、資產(chǎn)管理多模塊于一體，在很大程度上扭轉(zhuǎn)了各部門傳統(tǒng)單一的管理模式，在創(chuàng)新工作方法、提高服務(wù)質(zhì)量等方面具有一定的推廣意義。

首先，財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)有助于實現(xiàn)科學(xué)管理。構(gòu)建財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)后，G研究院各部門間能在同一平臺辦理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)流程再造，審批流程得到進一步精簡，辦事效率獲得較大提高。比如G研究院下屬各研究所采購或管轄的固定資產(chǎn)，可在系統(tǒng)資產(chǎn)管理模塊中完成資產(chǎn)采購、登記、報廢、處置、轉(zhuǎn)移申請、出入庫等全鏈條審批手續(xù)。財務(wù)報賬模塊則能與各項目實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)銜接，經(jīng)辦人員所錄入的每一筆支出數(shù)據(jù)，系統(tǒng)都會進行項目經(jīng)濟科目的收支余額統(tǒng)計，若存在預(yù)算不足的情況，系統(tǒng)則會發(fā)出預(yù)警，有效從源頭實現(xiàn)對項目成本的事前控制，各項目負責(zé)人也能夠?qū)椖康闹С銮闆r與完成進度做到心中有數(shù)。

其次，財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建能切實推進“放管服”落地。財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠打破財務(wù)手工業(yè)務(wù)繁重、數(shù)據(jù)處理滯后的弊端，將眾多分散的業(yè)務(wù)集中起來整合成一個信息循環(huán)體系，有效實現(xiàn)財務(wù)信息的高效集成、資金風(fēng)險的有效管控以及項目的精細化管理。此外，從創(chuàng)新服務(wù)角度出發(fā)，這種信息化管理模式能夠為科研人員在報銷、簽字等環(huán)節(jié)節(jié)約大量時間與精力，科研人員還可以通過科研項目管理模塊清晰了解到各自項目的收支結(jié)余概況及資金完成進度等，對后期工作的開展能夠進行充足的計劃和準備。因此，該系統(tǒng)從“放管服”角度有效實現(xiàn)了“放寬管理權(quán)限、簡化流程管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。

最后，財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建有利于促進業(yè)財融合。G研究院XT管理系統(tǒng)開發(fā)之前，單位的業(yè)財融合度較低，很多業(yè)務(wù)在辦理過程中會出現(xiàn)信息銜接不夠、審批進度較慢的情況。如大部分新入職的科研人員對單位的財務(wù)管理制度、報賬流程等不夠熟悉，在報賬環(huán)節(jié)時常會被指出存在錯誤，退單率很高，而財務(wù)人員對項目開展的環(huán)境與硬性要求缺乏專業(yè)性了解，從而對一些特殊業(yè)務(wù)難以進行判斷與把控。財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)在一定程度上做到了制度與業(yè)務(wù)的相互嵌合，通過制度約束和過程管理打破信息壁壘，有力推動科研管理工作的順利開展。

二、G研究院財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

（一）系統(tǒng)建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

從近3年G研究院XT管理系統(tǒng)的運行狀況看，該財務(wù)一體化管理系統(tǒng)有效提升了G研究院的工作效率，但由于系統(tǒng)建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，在實際使用過程中，仍存在模塊銜接不成熟、功能輻射面窄的情況，不能充分發(fā)揮財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效能。如模塊的初始流程設(shè)置不合理，導(dǎo)致一些交叉業(yè)務(wù)、特殊業(yè)務(wù)不能通過一個審批程序完成。又如XT系統(tǒng)財務(wù)模塊與用友U8暫未實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接共享，涉及部門間內(nèi)轉(zhuǎn)和沖紅賬務(wù)XT系統(tǒng)無法進行數(shù)據(jù)錄入核算，導(dǎo)致兩個系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)統(tǒng)計差異，財務(wù)人員年末雙系統(tǒng)對賬仍需要花費一定的時間和精力，并不能實現(xiàn)真正意義上的“松綁”。

（二）信息化意識不足，系統(tǒng)使用積極性不高

由于G研究院主要承擔科技研究工作，絕大部分工作人員的身份為科研人員，他們長期專注于課題研究和外業(yè)調(diào)查，對單位的報賬制度及財務(wù)專業(yè)知識缺乏全面了解，在XT管理系統(tǒng)正式運行前已習(xí)慣傳統(tǒng)手工填單報賬模式，面對新的一體化信息管理系統(tǒng)并沒有較高的使用熱情。絕大部分科研人員認為，采用線下手工報賬方式，若發(fā)現(xiàn)科目或項目錯誤，只需對單據(jù)進行手動重填簽字即可，而在財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)上線后，需要應(yīng)付更多的手續(xù)，如面臨系統(tǒng)撤單、身份切換、再次審批等問題，導(dǎo)致重報的時間會拉長，因此存在信息化意識不足、線上報銷畏難心理。

（三）專業(yè)的信息化管理人才不足

財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)順暢運行需要有專業(yè)的信息化管理人才的支持，這類人才不僅要掌握足夠的財務(wù)知識，還應(yīng)具備較強的信息化系統(tǒng)及信息化技術(shù)應(yīng)用能力。G研究院XT管理系統(tǒng)自上線以來，專業(yè)的信息化管理人才配備不足，只有信息管理中心與財務(wù)部門指定的兩三個工作人員對接系統(tǒng)運行后續(xù)事宜，他們不僅要對新用戶進行模塊功能介紹、線上操作指導(dǎo)，還要針對各種系統(tǒng)問題與軟件開發(fā)商進行溝通、解決，有限的人力并不能提高XT管理系統(tǒng)的完善度和問題解決時效性。

（四）缺乏培訓(xùn)和溝通機制

財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)作為單位運行的心臟，是一個龐大且復(fù)雜的應(yīng)用體系，但軟件終究替代不了人腦，在使用過程中總會遇到一些特殊情況或難題，這就需要使用各方積極溝通、配合，才能對其進行完善、發(fā)揮出其最大效力。G研究院XT系統(tǒng)運行后，缺乏一個長期有效的溝通和培訓(xùn)機制，時常會有科研人員在財務(wù)反饋系統(tǒng)操作方面存在問題，而且這些問題需要再次反饋給軟件開發(fā)商后才有答復(fù)和解決方案，很多系統(tǒng)使用者在填制基礎(chǔ)信息時對于格式、要求存在不一樣的理解和操作，在缺乏統(tǒng)一標準和操作規(guī)范的情況下難以形成管理約束，嚴重影響了系統(tǒng)的順暢運行。

（五）存在一定的系統(tǒng)安全隱患

自財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)運行后，G研究院有效實現(xiàn)了部門間業(yè)務(wù)的快捷辦理，但卻忽略了網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全問題。盡管單位內(nèi)部工作人員都有自己獨立的賬號密碼，但是還是存在一些科技人員私自授權(quán)高校實習(xí)生、聯(lián)培生登陸本人賬號進行單據(jù)填制、流程審批等情況，若存在不規(guī)范操作，極易引發(fā)基礎(chǔ)信息誤刪、數(shù)據(jù)被篡改等風(fēng)險。

三、G研究院財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化策略

（一）深化系統(tǒng)功能開發(fā)與應(yīng)用

財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的成功與否，關(guān)鍵在于做好摸底和后期優(yōu)化工作，摸底主要是指掌握單位各部門對系統(tǒng)的使用需求，以明確系統(tǒng)建設(shè)方向，掌握軟件開發(fā)公司的實際情況，以選出能力強、報價合理、經(jīng)驗豐富的單位與之合作。后期優(yōu)化則指在系統(tǒng)框架已定型、模塊功能已實現(xiàn)的狀態(tài)下，針對管理和使用需求對系統(tǒng)功能進行再次深挖與優(yōu)化，從技術(shù)層面實現(xiàn)真正意義上的一體化管理。比如G研究院XT管理系統(tǒng)財務(wù)管理模塊中可采用系統(tǒng)兼容技術(shù)嵌入銀企直聯(lián)、影像掃描、賬務(wù)數(shù)據(jù)平移等功能進行財務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，最大程度實現(xiàn)財務(wù)全鏈條閉環(huán)管理，提高部門工作效率。

（二）加大內(nèi)部宣傳，提高信息化應(yīng)用意識

為有效改善G研究院員工信息化意識不足的局面，G研究院應(yīng)做好以下工作以提升大家對財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的適應(yīng)性和使用的積極性。首先，管理部門要加大XT管理系統(tǒng)的宣傳，通過發(fā)布系統(tǒng)操作手冊、系統(tǒng)操作視頻或集中培訓(xùn)等方式，向科研人員傳達信息化管理的便捷性和高效性，讓其對系統(tǒng)能夠慢慢熟悉與接納，消除系統(tǒng)應(yīng)用抗拒心理。其次，要構(gòu)建良好的信息化運行環(huán)境，如以配備科研財務(wù)助理為契機，加強對各部門科研財務(wù)助理的系統(tǒng)操作培訓(xùn)，在其充分掌握操作流程后，帶動和幫助所管轄部門的信息化指導(dǎo)工作，以點帶面推進單位信息化建設(shè)。最后，G研究院應(yīng)針對信息化運行過程中出現(xiàn)的問題，及時與軟件開發(fā)方做好服務(wù)對接，定期就系統(tǒng)問題進行答疑或者優(yōu)化改進，以提升信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

（三）組建專業(yè)的財務(wù)信息化管理人才隊伍

人才是單位創(chuàng)新發(fā)展的重要資源，加強人才隊伍建設(shè)是推進單位各項工作行穩(wěn)致遠的重要舉措。為有效保障財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，G研究院應(yīng)建立人才儲備和人才賦能機制，如加強人才隊伍建設(shè)，引進既掌握信息化技術(shù)又懂財務(wù)專業(yè)知識的復(fù)合型人才，為其提供良好的薪資待遇和培養(yǎng)機制，確保單位科研信息化管理工作順利開展。其次，每年給予信息化人才隊伍在信息化建設(shè)和財務(wù)管理方面的知識更新機會，同時加強與同類單位信息化管理工作的交流和調(diào)研，緊跟時代知識及技術(shù)的發(fā)展，以使單位財務(wù)信息化管理建設(shè)工作實現(xiàn)不斷超越。

（四）加強全員信息化應(yīng)用能力培訓(xùn)

信息化辦公是時代的產(chǎn)物也是改革的趨勢，在加強單位信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時應(yīng)同步進行信息化應(yīng)用能力的培訓(xùn)，二者相互作用相互協(xié)調(diào)，才能真正發(fā)揮出信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值。G研究院XT信息管理系統(tǒng)運行過程中所出現(xiàn)的眾多問題都可以歸結(jié)到操作人員對系統(tǒng)運用不熟練、系統(tǒng)應(yīng)用能力差這方面，因此加強全員信息培訓(xùn)、提升全員信息化應(yīng)用能力是當前需要解決的問題。需要強調(diào)的是，XT管理系統(tǒng)作為一個綜合型財務(wù)管理系統(tǒng)，對財務(wù)人員的系統(tǒng)應(yīng)用操作能力提出了更高的要求，因為作為系統(tǒng)主要維護管理方，財務(wù)人員會時常遇到一些特殊情況和復(fù)雜問題，只有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，積累一定經(jīng)驗才能更好地推進工作。

（五）提高信息安全意識，維護系統(tǒng)安全

為確保財務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的有效運行，必須把系統(tǒng)安全建設(shè)擺在突出位置。G研究院作為純財政撥款事業(yè)單位，應(yīng)明確自身屬性及單位職責(zé)，從資金、技術(shù)、數(shù)據(jù)安全等角度出發(fā)，加大對信息、網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度。首先，G研究院應(yīng)科學(xué)制定信息安全方面的相關(guān)制度，強化對系統(tǒng)安全的管理，除了定期對各部門安全員進行培訓(xùn)、傳授信息安全知識外，還應(yīng)從技術(shù)角度做好財務(wù)、科研數(shù)據(jù)的自動備份工作。其次，要建設(shè)和維護好網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，明確數(shù)據(jù)安全管理要求，加強計算機防火墻防護措施，重點管控涉密數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)被非法獲取。最后，要強化員工信息安全意識，不能隨意授權(quán)本單位以外人員登陸和操作系統(tǒng)，登錄系統(tǒng)時應(yīng)進行密碼、身份驗證，在安全認證的情況下才能訪問系統(tǒng)。

結(jié)語：

綜上所述，為更好推動單位財務(wù)一體化管理工作的開展，G研究院應(yīng)充分借助信息化技術(shù)加強科研財務(wù)信息化建設(shè)，以創(chuàng)新管理模式為支點，構(gòu)建科學(xué)完善的財務(wù)一體化信息管理體系，突出財務(wù)對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，強化業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合，為科技創(chuàng)新、單位發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。