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        黨政機(jī)關(guān)檔案信息資源管理與共享利用研究

        2024-12-31 00:00:00楊畦
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2024年35期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        摘 要:黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源信息管理與共享利用模式的開(kāi)展,有利于提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案管理部門的工作優(yōu)勢(shì),提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息的實(shí)用性,有利于檔案信息資源的共享。新時(shí)期,黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化共享模式包含基于庫(kù)存內(nèi)容的知識(shí)庫(kù)服務(wù)、基于數(shù)字化的政策咨詢服務(wù)以及基于用戶需求的個(gè)性化服務(wù)。黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門要做好數(shù)字化資源管理服務(wù),建立健全服務(wù)規(guī)程及標(biāo)準(zhǔn),制定技術(shù)應(yīng)用及管理標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)單位檔案部門信息化發(fā)展規(guī)劃,引進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新科技,建立現(xiàn)代黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì),推動(dòng)資源共享,滿足用戶多感官交互體驗(yàn),并建立安全控制機(jī)制,重視資源整合維度與知識(shí)參考維度的結(jié)合。

        關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;共享利用;檔案管理

        一、黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息資源管理與共享利用的意義

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用,能夠更好地發(fā)揮檔案的原始記錄性,實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息共享,實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案資源的全面整合。數(shù)字化管理與共享利用模式中的數(shù)字信息整合機(jī)制、數(shù)字檔案修復(fù)模式以及智能化檔案應(yīng)用、智能化檔案資源共享等功能,能夠?qū)崿F(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案不同資源之間取長(zhǎng)補(bǔ)短,讓黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息更加全面,充分發(fā)揮黨政機(jī)關(guān)單位檔案優(yōu)勢(shì),快速整合多渠道檔案資源,實(shí)現(xiàn)智能化大融合背景下黨政機(jī)關(guān)單位檔案集成管理的最佳效果。并且,數(shù)字化管理與共享利用對(duì)于黨政機(jī)關(guān)單位檔案知識(shí)的創(chuàng)新也大有裨益,在對(duì)檔案信息篩選、展示、取舍、分析、創(chuàng)新、改進(jìn)以及再次展示等過(guò)程中,能夠借助數(shù)字化管理使得檔案信息知識(shí)體系更完善。

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用模式,可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案陳列方式單一、展覽和服務(wù)模式單一的弊端,實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位電子檔案資源與實(shí)體檔案資源的融合與優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),給予參觀者以更好的知識(shí)文化獲取與應(yīng)用體驗(yàn)。

        與此同時(shí),還能夠促進(jìn)檔案需求者和參觀者主動(dòng)宣傳黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù),形成市場(chǎng)效應(yīng),不斷提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)的名譽(yù)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),為其進(jìn)一步開(kāi)展多種數(shù)字化資源項(xiàng)目提供契機(jī)。在網(wǎng)絡(luò)信息與智能技術(shù)普及的現(xiàn)狀下,數(shù)字化融合轉(zhuǎn)型服務(wù)正是順應(yīng)了大勢(shì)所趨,不僅具有專業(yè)黨政機(jī)關(guān)單位檔案的權(quán)威性,還接地氣、迎合了大眾的喜好,此種服務(wù)模式具有極大的便捷性,提供了更多的發(fā)展機(jī)會(huì),可以不斷提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)的質(zhì)量。

        二、黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息管理與共享利用模式的類型

        1.基于庫(kù)存內(nèi)容的知識(shí)庫(kù)服務(wù)

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用是一種整合黨政機(jī)關(guān)單位檔案庫(kù)存內(nèi)容的綜合服務(wù)方式,其中最重要的服務(wù)平臺(tái)就是知識(shí)庫(kù)服務(wù)。知識(shí)庫(kù)服務(wù)基于黨政機(jī)關(guān)單位檔案庫(kù)存的各項(xiàng)內(nèi)容,并以體系化的形式實(shí)現(xiàn)各類黨政機(jī)關(guān)單位檔案的實(shí)時(shí)歸類和高效數(shù)字化供給,按照專業(yè)或者專題組織等形式,提供文獻(xiàn)參考、文獻(xiàn)檢索、數(shù)據(jù)庫(kù)傳遞、鏈接導(dǎo)出等各項(xiàng)服務(wù),并用實(shí)體服務(wù)與虛擬服務(wù)相結(jié)合的方式更好地滿足檔案需求者的專業(yè)化、實(shí)際化與個(gè)性化需求。知識(shí)庫(kù)服務(wù)還能促進(jìn)檔案資源知識(shí)化,按照一定的組織方式將分散在不同數(shù)據(jù)庫(kù)的知識(shí)和信息優(yōu)化重組重排及數(shù)據(jù)化展示,使得提煉之后的檔案信息集合更加具有實(shí)用價(jià)值。

        2.基于數(shù)字化的政策咨詢服務(wù)

        在黨政機(jī)關(guān)單位,檔案資源實(shí)施數(shù)字化共享利用之后,所提供的服務(wù)將主要是基于數(shù)字化檔案的知識(shí)信息服務(wù)與咨詢服務(wù)。由于在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下,越來(lái)越多的用戶可以突破時(shí)間和空間的束縛,快速獲取信息咨詢服務(wù),黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化使得虛擬信息的傳播更加專業(yè)化和廣泛化,并且衍生出了各種智能化的參考咨詢類型,極大地減輕了專業(yè)咨詢?nèi)藛T的負(fù)擔(dān)。政策咨詢服務(wù)涵蓋交互式參考咨詢、異步式參考咨詢、工作人員線上問(wèn)題答疑、虛擬專家講座以及合作式參考咨詢等多個(gè)領(lǐng)域,并以檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)性參考資料,有針對(duì)性地解決用戶的疑難問(wèn)題,還可以利用電子郵件回答回訪相關(guān)問(wèn)題,融合全網(wǎng)各領(lǐng)域?qū)<屹Y源于一體,實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案功能資料性、專業(yè)性和實(shí)踐性的結(jié)合。

        3.基于用戶需求的個(gè)性化服務(wù)

        在當(dāng)前移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)迅猛發(fā)展的階段,用戶對(duì)于黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源的需求呈現(xiàn)多樣化、個(gè)性化與多層次的特點(diǎn),其中個(gè)性化特點(diǎn)最為顯著。因此,積極為用戶提供個(gè)性化服務(wù)早已經(jīng)成為檔案界的共識(shí)。黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)用好移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等終端,面向檔案需求者開(kāi)發(fā)既具有智能化和實(shí)用性特征,又能夠滿足實(shí)際工作需要的黨政機(jī)關(guān)單位檔案類軟件,為用戶提供檢索、推送和在線咨詢、信息瀏覽等服務(wù),并充分發(fā)揮數(shù)據(jù)化資源優(yōu)勢(shì),使得用戶的個(gè)性化需求與問(wèn)題能夠得到更好的解決。新時(shí)期的黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用在借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能挖掘用戶喜好和需求的基礎(chǔ)上,還能夠根據(jù)用戶的數(shù)據(jù)模擬畫像實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶信息模型的構(gòu)建,并定期推送信息和補(bǔ)充資料,為進(jìn)一步提供檔案數(shù)字化共享服務(wù)做好準(zhǔn)備。

        三、黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息管理與共享利用策略分析

        1.建立健全服務(wù)規(guī)程及標(biāo)準(zhǔn),確立和應(yīng)用技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門在實(shí)施數(shù)字化管理與共享利用模式創(chuàng)建與改進(jìn)時(shí),應(yīng)從制度和技術(shù)管理的角度去實(shí)施各項(xiàng)舉措,明確黨政機(jī)關(guān)單位檔案共享方式、服務(wù)流程、服務(wù)改進(jìn)方法以及服務(wù)評(píng)價(jià)考核體系等,從而使得數(shù)字化檔案管理與共享利用有章可循。還要在實(shí)踐中不斷總結(jié)、改進(jìn),優(yōu)化服務(wù)平臺(tái),提供高度集成的一站式服務(wù)和數(shù)字化、實(shí)體化相互融合補(bǔ)充的多元資料服務(wù)。同時(shí),為用戶提供跨資源檢索、跨庫(kù)導(dǎo)航以及黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源全方位利用等各項(xiàng)服務(wù),從而大幅提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)的質(zhì)量。此外,還應(yīng)重視信息技術(shù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在數(shù)字化管理與共享利用中的支撐作用,加速兩者的融合,實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)高級(jí)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理與共享利用中的全面應(yīng)用,并能夠根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)判,提升檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。應(yīng)當(dāng)確立元數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的開(kāi)放協(xié)議,結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)的輔助功能,為用戶實(shí)現(xiàn)互動(dòng)操作和多功能使用的無(wú)縫對(duì)接,并提供轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和新的對(duì)接形態(tài),實(shí)現(xiàn)具有鮮明特色的異構(gòu)數(shù)據(jù)資源,打破傳統(tǒng)服務(wù)束縛,提供全新高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)容。

        2.加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息化發(fā)展規(guī)劃,引進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新科技

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案室內(nèi)的實(shí)體物資、設(shè)備設(shè)施和電子信息類資源做出合理計(jì)劃,并根據(jù)實(shí)際庫(kù)存的內(nèi)容實(shí)施信息化建設(shè),做好全面動(dòng)員,通盤考慮,統(tǒng)籌兼顧,并提出信息化發(fā)展的完備性規(guī)劃,對(duì)重大業(yè)務(wù)活動(dòng)做好重要支持。還必須做好信息基礎(chǔ)性采集工作,重點(diǎn)建立圖片、錄像和三維建模等方面的信息系統(tǒng)資源,利用OA辦公、檔案新設(shè)備研制、陳列展示以及活動(dòng)宣傳等方法,做好館內(nèi)數(shù)字技術(shù)資源的有效利用。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)創(chuàng)新科技,加強(qiáng)數(shù)字化平臺(tái)構(gòu)建能力,利用數(shù)碼虛幻與真實(shí)技術(shù)讓參觀者獲得畫面、聲音、視覺(jué)和三維仿真,實(shí)現(xiàn)與藝術(shù)相結(jié)合的美妙感受,并利用大數(shù)據(jù)分析和計(jì)算機(jī)AI分析方法,識(shí)別不同群體的不同喜好,并充分運(yùn)用云技術(shù)和移動(dòng)信息技術(shù),有效促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門規(guī)劃,并與各類社會(huì)機(jī)構(gòu)、社會(huì)力量開(kāi)展深入合作,取長(zhǎng)補(bǔ)短,進(jìn)一步提高對(duì)其他文化產(chǎn)業(yè)的吸引力,以提升檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

        3.綜合運(yùn)用云儲(chǔ)存技術(shù)和數(shù)字檔案安全管理技術(shù)

        利用云存儲(chǔ)技術(shù),可以根據(jù)電子檔案數(shù)據(jù)量的變化動(dòng)態(tài)調(diào)整存儲(chǔ)空間,實(shí)現(xiàn)彈性擴(kuò)展,避免了因數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)而帶來(lái)的存儲(chǔ)壓力。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,黨政機(jī)關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)可以通過(guò)云備份服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份和容災(zāi),確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性,并降低了備份管理的成本和復(fù)雜度?;诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下的云計(jì)算和人工智能技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能分類,提高分類的準(zhǔn)確性和效率,使得檔案管理更加便捷??梢岳萌臋z索技術(shù),對(duì)電子檔案全面索引,提高檢索效率和準(zhǔn)確性,讓用戶可以通過(guò)關(guān)鍵詞快速定位所需檔案,提高檔案部門的工作效率。要對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)和傳輸,保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和隱私性,防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問(wèn),應(yīng)當(dāng)建立完善的身份認(rèn)證和訪問(wèn)控制機(jī)制,確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)和操作,防止未授權(quán)訪問(wèn)。還應(yīng)對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)實(shí)施管理和維護(hù),包括文件屬性、版本信息等,為電子檔案的檢索、共享和歸檔提供基礎(chǔ)支持,利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析和挖掘電子檔案中的信息,發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和價(jià)值,為決策提供數(shù)據(jù)支持和參考。通過(guò)以上優(yōu)化方法,可以有效提高黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量,滿足日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)管理需求,推動(dòng)單位檔案數(shù)字化管理水平不斷提高。

        4.建立現(xiàn)代黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì),推動(dòng)資源共享

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字化資料管理團(tuán)隊(duì),派遣專業(yè)人員設(shè)立專項(xiàng)管理小組全面管理,培養(yǎng)檔案工作人員運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)施開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)和綜合借鑒的意識(shí),讓其在開(kāi)展務(wù)實(shí)性工作的同時(shí)勇于開(kāi)拓創(chuàng)新,提高檔案信息資源的利用率,保證提供的檔案信息服務(wù)和建設(shè)能力能夠符合時(shí)代要求,跟上先進(jìn)的管理理念和發(fā)展步伐。還要加強(qiáng)建設(shè)黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),將檔案信息多元化地保存,達(dá)到丟一補(bǔ)全、有備無(wú)患的數(shù)字化資料狀態(tài),從而更好地方便用戶檢索,能夠快速有效地找到需要的信息,使相關(guān)檔案研究人員能夠在研究過(guò)程中使用黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化資料更加方便。努力突破各種客觀因素的限制,大力發(fā)展全面的數(shù)字化資料服務(wù),加強(qiáng)各黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門之間的信息溝通與聯(lián)絡(luò),從而提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化建設(shè)的有效性,充分發(fā)揮一體化黨政機(jī)關(guān)單位檔案團(tuán)隊(duì)在開(kāi)發(fā)利用檔案數(shù)字化資料中的關(guān)鍵作用,促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

        5.應(yīng)用元宇宙技術(shù),滿足用戶與檔案數(shù)字資源間多感官交互體驗(yàn)

        黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用元宇宙技術(shù)實(shí)施數(shù)字資源建設(shè),包含虛擬人、虛擬場(chǎng)景和虛擬物品等在內(nèi)的文化資源全部實(shí)施運(yùn)營(yíng)。通過(guò)虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施,使用者能夠方便地實(shí)現(xiàn)與檔案數(shù)字資源的多感覺(jué)互動(dòng),其具體體現(xiàn)為與虛擬人、虛擬環(huán)境和虛擬庫(kù)存資源的互動(dòng)。使用者可以使用自己的虛擬區(qū)塊,建立虛擬身份,并且可以與元宇宙中的其他使用者展開(kāi)逼真的交流,可以在自己感興趣的內(nèi)容上展開(kāi)思想上的碰撞,從而形成一個(gè)多元化的文化主題社區(qū)。使用者還可以在虛擬構(gòu)建的元宇宙中漫步,瀏覽類似于現(xiàn)實(shí)中的各種藏品和展品,還可以觀看到不同于現(xiàn)實(shí)中的特殊文化場(chǎng)景,并可以獲得和利用黨政機(jī)關(guān)單位檔案庫(kù)存資源。應(yīng)當(dāng)在黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門建立一個(gè)具有強(qiáng)大能力的可視化檔案數(shù)字資源檢索系統(tǒng),在該系統(tǒng)中,可以裝備虛擬成像及可視化檢索功能模塊,使用3D建模技術(shù),對(duì)所有文化實(shí)體資源和電子資源實(shí)施3D模型的建立,將其分布存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中,并導(dǎo)入檢索系統(tǒng),滿足用戶與檔案數(shù)字資源間的多感官交互體驗(yàn)。

        6.建立安全控制機(jī)制,重視資源整合維度與知識(shí)參考維度的結(jié)合

        在檔案數(shù)字化管理與共享利用過(guò)程中,黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范,建立健全安全控制機(jī)制,確保數(shù)字化管理與共享利用的過(guò)程中不出現(xiàn)檔案信息丟失和保密信息被泄露等問(wèn)題。同時(shí),還應(yīng)關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和信息安全風(fēng)險(xiǎn)組合發(fā)生的情況,防止在知識(shí)信息傳播過(guò)程中出現(xiàn)侵權(quán)行為。黨政機(jī)關(guān)單位數(shù)字化檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)建立在數(shù)字檔案資源的高存量集成儲(chǔ)備基礎(chǔ)上,重視收集數(shù)字資源資料,并開(kāi)發(fā)新的融合性知識(shí)資源與服務(wù)性資源,重視數(shù)字化資源數(shù)量和質(zhì)量并重,以提高數(shù)字化檔案管理效率作為前提條件,不斷完善黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源的集中采集模式、分步采集模式。還要注重?cái)?shù)字化管理與共享利用中資源整合維度,根據(jù)需求導(dǎo)向,將多媒體影音檔案資料等數(shù)字化信息資源通過(guò)可摸索性搜索檢索、情景再現(xiàn)和互動(dòng)傳播等方式帶給用戶更好的檔案資源利用感受。另外,還可以應(yīng)用數(shù)字化資源分類參考模式,注重知識(shí)參考維度的結(jié)合,集合專家智慧與集成領(lǐng)域資料的作用,提供專家針對(duì)性解惑服務(wù),將黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息整合成新的知識(shí)架構(gòu),既能夠解決用戶興趣愛(ài)好、休閑方面的需求,也能夠滿足不同領(lǐng)域需求者和參觀者解決實(shí)際工作問(wèn)題和生活問(wèn)題的需求。

        四、結(jié)語(yǔ)

        強(qiáng)化黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源的信息管理與共享利用,不僅是順應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)與人工智能迅猛發(fā)展潮流的必然選擇,也深刻契合了新時(shí)代背景下人們對(duì)知識(shí)信息日益增長(zhǎng)的專業(yè)化、個(gè)性化需求。在這一進(jìn)程中,提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息資源管理與利用的質(zhì)量顯得尤為關(guān)鍵。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需要全面完善檔案資源的利用渠道,通過(guò)一系列綜合措施,如健全檔案管理制度、優(yōu)化信息技術(shù)平臺(tái)、拓寬資源獲取途徑、提供精準(zhǔn)的知識(shí)參考服務(wù)以及深化資源整合等,多維度改良傳統(tǒng)檔案管理模式。這些努力旨在構(gòu)建一個(gè)高效、可靠且富有吸引力的檔案信息管理與共享服務(wù)體系,不僅能夠顯著提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案工作的效率與質(zhì)量,還能有效促進(jìn)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)與廣泛利用,為社會(huì)主義現(xiàn)代化檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展注入強(qiáng)勁動(dòng)力,進(jìn)一步推動(dòng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的進(jìn)程。

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        作者單位:深圳市司法局

        作者簡(jiǎn)介:楊畦(1981—),女,漢族,廣東汕頭人,本科,助理館員(初級(jí)),研究方向:檔案管理。

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