摘 要：檔案信息作為公司、機構、企事業(yè)單位的核心數(shù)據(jù)，對人事任命、經(jīng)營管理有著重要的影響。文章以人工智能技術為依托，探討了智慧檔案管理體系的構建策略。智慧檔案管理體系的構建需要遵循以數(shù)據(jù)為中心和科學性兩大原則。在具體的構建策略中要強化智能化應用、完善應急聯(lián)動體系和提升管理人員素質(zhì)。未來，區(qū)塊鏈技術和元宇宙技術的應用將會成為智慧檔案管理發(fā)展的方向，需要得到一定的關注與重視。

關鍵詞：人工智能；智慧檔案；檔案管理；體系構建

隨著人工智能技術的發(fā)展和應用，檔案管理正在經(jīng)歷著一場深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著效率低下、信息安全風險高以及資源利用率低等問題。為了適應時代發(fā)展需求，構建智慧檔案管理體系勢在必行。智慧檔案管理體系是指以人工智能、大數(shù)據(jù)和云計算等技術為支撐，實現(xiàn)檔案管理流程的智能化、信息資源的數(shù)字化和服務方式的便捷化，進而提高檔案管理效率。構建智慧檔案管理體系，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，為檔案管理注入新的活力。

一、構建原則

1.以數(shù)據(jù)為中心原則

在人工智能時代，智慧檔案管理體系的構建需要堅持以數(shù)據(jù)為中心的原則，將檔案數(shù)據(jù)視為核心資產(chǎn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合、共享和應用，構建完整的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)。首先，構建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范。針對不同類型檔案制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構、內(nèi)容和格式，確保數(shù)據(jù)的一致性、可比性和可互操作性。制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)元和編碼體系，確保數(shù)據(jù)信息的標準化和可識別性，方便數(shù)據(jù)檢索和分析。制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標準，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量評估機制，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性；其次，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打破數(shù)據(jù)孤島。建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)不同部門、不同系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。利用數(shù)據(jù)接口技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與其他業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和整合以及數(shù)據(jù)的協(xié)同應用。探索建立檔案數(shù)據(jù)開放共享機制，挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)的社會價值；最后，構建完整的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)。整合紙質(zhì)檔案、電子檔案和音視頻檔案等類型檔案數(shù)據(jù)，構建完整的檔案數(shù)據(jù)資源庫。利用人工智能技術，深度分析和挖掘檔案數(shù)據(jù)，為決策支持、業(yè)務改進和社會治理提供數(shù)據(jù)支撐。此外，還應制定數(shù)據(jù)安全管理制度，采取技術措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.科學性原則

科學性原則要求檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞和利用過程必須遵循檔案信息的客觀規(guī)律。這意味著在構建智慧檔案管理體系時，需要充分考慮檔案信息的本質(zhì)特征，如時效性、機密性等，以確保檔案信息的真實、準確和可靠?？茖W性原則還體現(xiàn)在檔案數(shù)字化的過程中。檔案數(shù)字化是智慧檔案管理的基礎，而數(shù)字化的方法和手段必須科學合理。例如，在選擇數(shù)字化技術時，應優(yōu)先考慮技術的成熟度和穩(wěn)定性，以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。同時，還需要制定統(tǒng)一的檔案分類標準、命名規(guī)則和存儲格式，以確保數(shù)字化檔案的一致性和可檢索性。科學性原則還要求智慧檔案管理體系能夠充分利用人工智能等先進技術。通過應用人工智能算法，自動分類、檢索和推薦檔案，提高檔案管理的效率和準確性。

在構建智慧檔案管理體系時，還需要注重系統(tǒng)的可擴展性和可維護性。隨著業(yè)務需求和技術發(fā)展的不斷變化，系統(tǒng)需要能夠靈活地進行功能擴展和技術升級?？茖W性原則還體現(xiàn)在對檔案信息安全性的保障上。智慧檔案管理體系涉及大量敏感信息，如個人隱私、商業(yè)機密等。因此，在構建系統(tǒng)時必須采用先進的加密技術、權限控制技術等手段，確保檔案信息的安全性和保密性。同時，還需要建立完善的安全管理制度和應急預案，以應對可能出現(xiàn)的安全風險。

二、構建策略

1.檔案管理的智能化應用

（1）智能檔案的識別與分類

在人工智能背景下，智能檔案的識別與分類技術得到了顯著的發(fā)展，特別是通過圖像識別、自然語言處理（NLP）等先進技術，實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案、電子檔案和影像檔案等類型檔案的自動識別和分類。圖像識別技術是人工智能領域的一個重要組成部分，它通過計算機識別、處理、分析和理解獲取圖像，進而實現(xiàn)自動分類和檢索功能。該技術能夠識別圖像中的關鍵特征，如文字、圖形、顏色等，并據(jù)此分類。例如，利用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，再通過圖像識別技術提取圖像中的文字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和自動識別。對于影像檔案，如照片、視頻等，圖像識別技術可以識別圖像中的關鍵場景、人物和物體，并根據(jù)預設的分類規(guī)則自動分類。例如，通過面部識別技術可以將包含特定人物的照片歸為一類。

自然語言處理技術（NLP）是計算機科學和人工智能的一個分支，它使計算機能夠理解和處理人類語言。NLP技術包括文本分析、情感分析和實體識別等多個方面，可以應用于檔案的自動分類和標注環(huán)節(jié)中。對于電子檔案中的文本內(nèi)容，NLP技術可以提取文本中的關鍵詞、主題等信息，并根據(jù)這些信息將檔案自動分類到相應的類別中。

（2）智能檔案的挖掘與分析

智能檔案的數(shù)據(jù)挖掘具有重要的意義，通過數(shù)據(jù)挖掘技術，可以從檔案數(shù)據(jù)中提取出有價值的信息，為決策者提供重要的參考依據(jù)。例如，幫助決策者更好地了解檔案資源的分布情況，制定更加科學、合理的檔案管理策略。智能檔案挖掘技術可以自動化處理大量的檔案數(shù)據(jù)，減少人工干預和避免人工錯誤，提高檔案管理的效率。同時，通過數(shù)據(jù)分析和挖掘可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，為優(yōu)化檔案管理流程提供有力支持。智能檔案挖掘技術可以幫助發(fā)現(xiàn)檔案資源中的潛在價值和關聯(lián)信息，促進檔案資源的開發(fā)利用。通過對檔案數(shù)據(jù)的深入分析和挖掘，可以揭示檔案背后的歷史、文化和社會價值，為學術研究、文化傳承和社會服務等領域提供更加豐富的資源。

首先，在展開數(shù)據(jù)挖掘之前，需要預處理檔案數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換和集成等步驟，以提升數(shù)據(jù)的質(zhì)量和一致性。通過去除重復數(shù)據(jù)、填補缺失值和糾正錯誤數(shù)據(jù)等操作，確保后續(xù)分析結(jié)果的準確性。數(shù)據(jù)挖掘技術涉及多種算法，如分類、聚類、關聯(lián)規(guī)則挖掘以及回歸分析等。在智能檔案分析中，這些算法可以根據(jù)不同的需求去選擇。分類算法用于將檔案數(shù)據(jù)劃分為不同的類別，如根據(jù)檔案的主題、時間和來源等展開分類；聚類算法用于發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的自然群組，幫助識別具有相似特征的檔案集合；關聯(lián)規(guī)則挖掘用于發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)項之間的關聯(lián)關系，如某些檔案之間的共現(xiàn)關系或因果關系；回歸分析用于分析檔案數(shù)據(jù)中變量之間的關系，預測檔案數(shù)據(jù)的變化趨勢。數(shù)據(jù)挖掘的結(jié)果往往以復雜的數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)，而數(shù)據(jù)可視化技術可以將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀的圖表、圖形或儀表板等形式，幫助用戶更容易理解和分析數(shù)據(jù)。在智能檔案分析中，數(shù)據(jù)可視化技術可以幫助用戶快速識別檔案數(shù)據(jù)中的關鍵信息。

2.完善檔案管理應急聯(lián)動體系

構建智能預警系統(tǒng)，提升檔案管理環(huán)境。利用人工智能的物聯(lián)網(wǎng)、傳感器等技術，實時監(jiān)測檔案庫房的溫度、濕度、光照和安防等環(huán)境參數(shù)，并設置預警閾值。一旦環(huán)境參數(shù)超出安全范圍，系統(tǒng)自動觸發(fā)預警信號。通過大數(shù)據(jù)分析和機器學習算法，分析檔案庫房的歷史數(shù)據(jù)，預測可能發(fā)生的異常情況，提前采取預防措施。根據(jù)檔案庫房的實際情況，結(jié)合人工智能技術，制定智能化應急預案。預案中明確應急響應流程、責任人和應急資源等，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速響應。在預警系統(tǒng)觸發(fā)后，自動啟動應急預案，通過智能機器人、無人機等設備快速展開應急處置，如滅火、排水及疏散等。利用人工智能技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動化備份，并定期對電子檔案、數(shù)據(jù)庫等進行全面?zhèn)浞?，存儲在安全可靠的位置?/p>

加強各個部門的檔案聯(lián)動，提高檔案的應用效率。明確跨部門檔案共享的原則、范圍和流程等，確保檔案在合法合規(guī)的前提下實現(xiàn)共享。利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術搭建跨部門檔案共享平臺，從而提高檔案數(shù)據(jù)傳輸、存儲和檢索效率，支持多部門同時訪問和使用檔案資源。在遵守相關法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，簡化跨部門檔案調(diào)用的審批程序，提高調(diào)用效率。開發(fā)自動化檔案調(diào)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案調(diào)用的在線申請、審批和傳遞。通過智能算法自動判斷調(diào)用請求的合法性和合理性，減少人工干預。針對重大項目成立跨部門協(xié)同工作小組。小組成員來自不同部門，共同負責檔案的收集、整理、分析和利用工作。組織跨部門溝通與交流活動，分享檔案管理經(jīng)驗、探討檔案利用需求以及協(xié)調(diào)檔案調(diào)動事宜等。通過溝通與交流，增強部門之間的理解和信任，提高協(xié)同工作能力。

3.提升檔案管理人員的素質(zhì)技能

檔案管理人員應深入學習檔案管理的基礎理論、政策法規(guī)和業(yè)務流程等，掌握檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等各個環(huán)節(jié)的工作要求。密切關注檔案管理領域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，了解新技術、新方法在檔案管理中的應用，及時更新知識結(jié)構。隨著人工智能在檔案管理中的廣泛應用，檔案管理人員應學習人工智能的基礎知識，了解機器學習、自然語言處理以及圖像識別等技術在檔案管理中的應用場景和優(yōu)勢。掌握計算機操作、網(wǎng)絡應用和數(shù)據(jù)庫管理等技能，以便更好地運用信息技術手段開展檔案管理。檔案管理人員應積極參與檔案管理的實際項目，通過實踐來提高操作技能和解決問題的能力。利用模擬系統(tǒng)開展檔案管理流程的模擬演練，幫助檔案管理人員熟悉和掌握新技術、新方法的操作流程。

檔案管理人員應具備創(chuàng)新思維，勇于嘗試新方法、新技術，不斷探索檔案管理的新路徑、新模式。利用在線學習平臺，為檔案管理人員提供靈活多樣的學習方式，使其能夠隨時隨地學習。鼓勵檔案管理人員跨界學習，了解其他領域的知識，如歷史學、文化學和設計技術等，以便更好地將檔案管理與其他領域相結(jié)合，提升檔案管理的綜合效益。檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全性和保密性。樹立服務意識，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務，滿足其檔案利用需求。建立科學的績效考核機制，客觀評價檔案管理人員的工作績效，激勵其積極工作、不斷進步，并提供清晰的職業(yè)發(fā)展路徑和晉升機會，鼓勵其不斷提升專業(yè)素質(zhì)和技能水平。

三、發(fā)展方向

1.區(qū)塊鏈技術的應用

區(qū)塊鏈技術的應用能夠提升檔案管理的安全性與可信度。區(qū)塊鏈技術以其去中心化、分布式賬本的特點，確保數(shù)據(jù)一旦上鏈便不可篡改。在智慧檔案管理中，這意味著電子檔案的真實性和完整性將得到前所未有的保障，有效防止了檔案信息的偽造和被篡改。區(qū)塊鏈技術通過加密算法和共識機制，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的透明性和可追溯性，有助于建立更加可信的檔案管理體系，增強公眾對檔案信息的信任度。區(qū)塊鏈技術的應用能夠優(yōu)化檔案存儲與檢索效率。區(qū)塊鏈技術采用分布式存儲方式，將檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，有效降低了中心化存儲的風險，提高了數(shù)據(jù)的存儲效率和訪問速度。結(jié)合人工智能技術，智慧檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的智能分類、索引和檢索。用戶可以通過關鍵詞、時間范圍等多種方式快速定位所需檔案，大幅提高了檢索效率。

盡管智慧檔案管理結(jié)合區(qū)塊鏈技術的發(fā)展前景廣闊，但也面臨著一些挑戰(zhàn)。例如，區(qū)塊鏈技術的復雜性和高成本限制了其在檔案管理領域的廣泛應用。同時，如何確保區(qū)塊鏈技術的安全性和穩(wěn)定性也是亟待解決的問題。然而，隨著技術的不斷進步和成本的逐漸降低，這些挑戰(zhàn)有望得到逐步克服。

2.元宇宙技術的應用

在人工智能背景下，智慧檔案管理結(jié)合元宇宙技術的發(fā)展前景充滿了無限可能。從商業(yè)化的角度來看，元宇宙作為一個集成多種前沿技術的虛擬世界，將為檔案管理帶來全新的視角，推動檔案管理向更加智能化、沉浸化和交互化的方向發(fā)展。元宇宙技術可以構建高度逼真的虛擬檔案館，用戶通過VR/AR設備進入其中，身臨其境地瀏覽和體驗檔案內(nèi)容。這種沉浸式的體驗方式將極大地提升用戶對檔案的興趣和認知度。在虛擬檔案館中，檔案內(nèi)容可以通過多媒體、三維建模等方式展開互動展示，用戶可以自由探索、放大縮小以及旋轉(zhuǎn)查看檔案細節(jié)，甚至參與到檔案相關的歷史事件或場景中，獲得更加生動、直觀的體驗。

元宇宙技術可以為檔案使用者提供個性化的檔案服務。結(jié)合人工智能技術，檔案管理系統(tǒng)可以構建用戶畫像，分析用戶的興趣和需求，為用戶提供個性化的檔案服務。例如，根據(jù)用戶的興趣推薦相關的檔案內(nèi)容，為用戶提供定制化的檔案展覽和體驗活動等。檔案管理機構可以開展互動式的學習活動，如虛擬講座、在線課程等，幫助用戶更好地了解檔案知識和文化背景。同時，用戶也可以通過參與這些活動來增強對檔案的認知。

四、結(jié)論

構建智慧檔案管理體系是檔案管理發(fā)展的重要方向，也是提高檔案管理效率和服務水平的必然趨勢。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智慧檔案管理體系具有高效化、聯(lián)動性強的特點，也具有節(jié)省成本的優(yōu)點。未來，隨著元宇宙、區(qū)塊鏈技術的融入，將進一步推動智慧檔案管理體系的完善和發(fā)展，為檔案管理工作帶來更加智能化、高效化和便捷化的體驗。

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作者單位：廣東省潮州市檔案館

作者簡介：張良賢（1975—），男，漢族，廣東潮州人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。