摘 要：檔案信息作為公司、機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的核心數(shù)據(jù)，對人事任命、經(jīng)營管理有著重要的影響。文章以人工智能技術(shù)為依托，探討了智慧檔案管理體系的構(gòu)建策略。智慧檔案管理體系的構(gòu)建需要遵循以數(shù)據(jù)為中心和科學(xué)性兩大原則。在具體的構(gòu)建策略中要強(qiáng)化智能化應(yīng)用、完善應(yīng)急聯(lián)動體系和提升管理人員素質(zhì)。未來，區(qū)塊鏈技術(shù)和元宇宙技術(shù)的應(yīng)用將會成為智慧檔案管理發(fā)展的方向，需要得到一定的關(guān)注與重視。

關(guān)鍵詞：人工智能；智慧檔案；檔案管理；體系構(gòu)建

隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理正在經(jīng)歷著一場深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著效率低下、信息安全風(fēng)險高以及資源利用率低等問題。為了適應(yīng)時代發(fā)展需求，構(gòu)建智慧檔案管理體系勢在必行。智慧檔案管理體系是指以人工智能、大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)為支撐，實現(xiàn)檔案管理流程的智能化、信息資源的數(shù)字化和服務(wù)方式的便捷化，進(jìn)而提高檔案管理效率。構(gòu)建智慧檔案管理體系，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，為檔案管理注入新的活力。

一、構(gòu)建原則

1.以數(shù)據(jù)為中心原則

在人工智能時代，智慧檔案管理體系的構(gòu)建需要堅持以數(shù)據(jù)為中心的原則，將檔案數(shù)據(jù)視為核心資產(chǎn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合、共享和應(yīng)用，構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)。首先，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。針對不同類型檔案制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和格式，確保數(shù)據(jù)的一致性、可比性和可互操作性。制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)元和編碼體系，確保數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和可識別性，方便數(shù)據(jù)檢索和分析。制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量評估機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性；其次，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打破數(shù)據(jù)孤島。建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)不同部門、不同系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。利用數(shù)據(jù)接口技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和整合以及數(shù)據(jù)的協(xié)同應(yīng)用。探索建立檔案數(shù)據(jù)開放共享機(jī)制，挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)的社會價值；最后，構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)。整合紙質(zhì)檔案、電子檔案和音視頻檔案等類型檔案數(shù)據(jù)，構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)資源庫。利用人工智能技術(shù)，深度分析和挖掘檔案數(shù)據(jù)，為決策支持、業(yè)務(wù)改進(jìn)和社會治理提供數(shù)據(jù)支撐。此外，還應(yīng)制定數(shù)據(jù)安全管理制度，采取技術(shù)措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.科學(xué)性原則

科學(xué)性原則要求檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞和利用過程必須遵循檔案信息的客觀規(guī)律。這意味著在構(gòu)建智慧檔案管理體系時，需要充分考慮檔案信息的本質(zhì)特征，如時效性、機(jī)密性等，以確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確和可靠?？茖W(xué)性原則還體現(xiàn)在檔案數(shù)字化的過程中。檔案數(shù)字化是智慧檔案管理的基礎(chǔ)，而數(shù)字化的方法和手段必須科學(xué)合理。例如，在選擇數(shù)字化技術(shù)時，應(yīng)優(yōu)先考慮技術(shù)的成熟度和穩(wěn)定性，以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。同時，還需要制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)則和存儲格式，以確保數(shù)字化檔案的一致性和可檢索性。科學(xué)性原則還要求智慧檔案管理體系能夠充分利用人工智能等先進(jìn)技術(shù)。通過應(yīng)用人工智能算法，自動分類、檢索和推薦檔案，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

在構(gòu)建智慧檔案管理體系時，還需要注重系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。隨著業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展的不斷變化，系統(tǒng)需要能夠靈活地進(jìn)行功能擴(kuò)展和技術(shù)升級。科學(xué)性原則還體現(xiàn)在對檔案信息安全性的保障上。智慧檔案管理體系涉及大量敏感信息，如個人隱私、商業(yè)機(jī)密等。因此，在構(gòu)建系統(tǒng)時必須采用先進(jìn)的加密技術(shù)、權(quán)限控制技術(shù)等手段，確保檔案信息的安全性和保密性。同時，還需要建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險。

二、構(gòu)建策略

1.檔案管理的智能化應(yīng)用

（1）智能檔案的識別與分類

在人工智能背景下，智能檔案的識別與分類技術(shù)得到了顯著的發(fā)展，特別是通過圖像識別、自然語言處理（NLP）等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案、電子檔案和影像檔案等類型檔案的自動識別和分類。圖像識別技術(shù)是人工智能領(lǐng)域的一個重要組成部分，它通過計算機(jī)識別、處理、分析和理解獲取圖像，進(jìn)而實現(xiàn)自動分類和檢索功能。該技術(shù)能夠識別圖像中的關(guān)鍵特征，如文字、圖形、顏色等，并據(jù)此分類。例如，利用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，再通過圖像識別技術(shù)提取圖像中的文字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和自動識別。對于影像檔案，如照片、視頻等，圖像識別技術(shù)可以識別圖像中的關(guān)鍵場景、人物和物體，并根據(jù)預(yù)設(shè)的分類規(guī)則自動分類。例如，通過面部識別技術(shù)可以將包含特定人物的照片歸為一類。

自然語言處理技術(shù)（NLP）是計算機(jī)科學(xué)和人工智能的一個分支，它使計算機(jī)能夠理解和處理人類語言。NLP技術(shù)包括文本分析、情感分析和實體識別等多個方面，可以應(yīng)用于檔案的自動分類和標(biāo)注環(huán)節(jié)中。對于電子檔案中的文本內(nèi)容，NLP技術(shù)可以提取文本中的關(guān)鍵詞、主題等信息，并根據(jù)這些信息將檔案自動分類到相應(yīng)的類別中。

（2）智能檔案的挖掘與分析

智能檔案的數(shù)據(jù)挖掘具有重要的意義，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以從檔案數(shù)據(jù)中提取出有價值的信息，為決策者提供重要的參考依據(jù)。例如，幫助決策者更好地了解檔案資源的分布情況，制定更加科學(xué)、合理的檔案管理策略。智能檔案挖掘技術(shù)可以自動化處理大量的檔案數(shù)據(jù)，減少人工干預(yù)和避免人工錯誤，提高檔案管理的效率。同時，通過數(shù)據(jù)分析和挖掘可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，為優(yōu)化檔案管理流程提供有力支持。智能檔案挖掘技術(shù)可以幫助發(fā)現(xiàn)檔案資源中的潛在價值和關(guān)聯(lián)信息，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用。通過對檔案數(shù)據(jù)的深入分析和挖掘，可以揭示檔案背后的歷史、文化和社會價值，為學(xué)術(shù)研究、文化傳承和社會服務(wù)等領(lǐng)域提供更加豐富的資源。

首先，在展開數(shù)據(jù)挖掘之前，需要預(yù)處理檔案數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換和集成等步驟，以提升數(shù)據(jù)的質(zhì)量和一致性。通過去除重復(fù)數(shù)據(jù)、填補缺失值和糾正錯誤數(shù)據(jù)等操作，確保后續(xù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及多種算法，如分類、聚類、關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘以及回歸分析等。在智能檔案分析中，這些算法可以根據(jù)不同的需求去選擇。分類算法用于將檔案數(shù)據(jù)劃分為不同的類別，如根據(jù)檔案的主題、時間和來源等展開分類；聚類算法用于發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的自然群組，幫助識別具有相似特征的檔案集合；關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘用于發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)項之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如某些檔案之間的共現(xiàn)關(guān)系或因果關(guān)系；回歸分析用于分析檔案數(shù)據(jù)中變量之間的關(guān)系，預(yù)測檔案數(shù)據(jù)的變化趨勢。數(shù)據(jù)挖掘的結(jié)果往往以復(fù)雜的數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)，而數(shù)據(jù)可視化技術(shù)可以將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀的圖表、圖形或儀表板等形式，幫助用戶更容易理解和分析數(shù)據(jù)。在智能檔案分析中，數(shù)據(jù)可視化技術(shù)可以幫助用戶快速識別檔案數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵信息。

2.完善檔案管理應(yīng)急聯(lián)動體系

構(gòu)建智能預(yù)警系統(tǒng)，提升檔案管理環(huán)境。利用人工智能的物聯(lián)網(wǎng)、傳感器等技術(shù)，實時監(jiān)測檔案庫房的溫度、濕度、光照和安防等環(huán)境參數(shù)，并設(shè)置預(yù)警閾值。一旦環(huán)境參數(shù)超出安全范圍，系統(tǒng)自動觸發(fā)預(yù)警信號。通過大數(shù)據(jù)分析和機(jī)器學(xué)習(xí)算法，分析檔案庫房的歷史數(shù)據(jù)，預(yù)測可能發(fā)生的異常情況，提前采取預(yù)防措施。根據(jù)檔案庫房的實際情況，結(jié)合人工智能技術(shù)，制定智能化應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案中明確應(yīng)急響應(yīng)流程、責(zé)任人和應(yīng)急資源等，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速響應(yīng)。在預(yù)警系統(tǒng)觸發(fā)后，自動啟動應(yīng)急預(yù)案，通過智能機(jī)器人、無人機(jī)等設(shè)備快速展開應(yīng)急處置，如滅火、排水及疏散等。利用人工智能技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動化備份，并定期對電子檔案、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行全面?zhèn)浞荩鎯υ诎踩煽康奈恢谩?/p>

加強(qiáng)各個部門的檔案聯(lián)動，提高檔案的應(yīng)用效率。明確跨部門檔案共享的原則、范圍和流程等，確保檔案在合法合規(guī)的前提下實現(xiàn)共享。利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)搭建跨部門檔案共享平臺，從而提高檔案數(shù)據(jù)傳輸、存儲和檢索效率，支持多部門同時訪問和使用檔案資源。在遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，簡化跨部門檔案調(diào)用的審批程序，提高調(diào)用效率。開發(fā)自動化檔案調(diào)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案調(diào)用的在線申請、審批和傳遞。通過智能算法自動判斷調(diào)用請求的合法性和合理性，減少人工干預(yù)。針對重大項目成立跨部門協(xié)同工作小組。小組成員來自不同部門，共同負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分析和利用工作。組織跨部門溝通與交流活動，分享檔案管理經(jīng)驗、探討檔案利用需求以及協(xié)調(diào)檔案調(diào)動事宜等。通過溝通與交流，增強(qiáng)部門之間的理解和信任，提高協(xié)同工作能力。

3.提升檔案管理人員的素質(zhì)技能

檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)理論、政策法規(guī)和業(yè)務(wù)流程等，掌握檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等各個環(huán)節(jié)的工作要求。密切關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，了解新技術(shù)、新方法在檔案管理中的應(yīng)用，及時更新知識結(jié)構(gòu)。隨著人工智能在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)人工智能的基礎(chǔ)知識，了解機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理以及圖像識別等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用場景和優(yōu)勢。掌握計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫管理等技能，以便更好地運用信息技術(shù)手段開展檔案管理。檔案管理人員應(yīng)積極參與檔案管理的實際項目，通過實踐來提高操作技能和解決問題的能力。利用模擬系統(tǒng)開展檔案管理流程的模擬演練，幫助檔案管理人員熟悉和掌握新技術(shù)、新方法的操作流程。

檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新思維，勇于嘗試新方法、新技術(shù)，不斷探索檔案管理的新路徑、新模式。利用在線學(xué)習(xí)平臺，為檔案管理人員提供靈活多樣的學(xué)習(xí)方式，使其能夠隨時隨地學(xué)習(xí)。鼓勵檔案管理人員跨界學(xué)習(xí)，了解其他領(lǐng)域的知識，如歷史學(xué)、文化學(xué)和設(shè)計技術(shù)等，以便更好地將檔案管理與其他領(lǐng)域相結(jié)合，提升檔案管理的綜合效益。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全性和保密性。樹立服務(wù)意識，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，滿足其檔案利用需求。建立科學(xué)的績效考核機(jī)制，客觀評價檔案管理人員的工作績效，激勵其積極工作、不斷進(jìn)步，并提供清晰的職業(yè)發(fā)展路徑和晉升機(jī)會，鼓勵其不斷提升專業(yè)素質(zhì)和技能水平。

三、發(fā)展方向

1.區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用

區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用能夠提升檔案管理的安全性與可信度。區(qū)塊鏈技術(shù)以其去中心化、分布式賬本的特點，確保數(shù)據(jù)一旦上鏈便不可篡改。在智慧檔案管理中，這意味著電子檔案的真實性和完整性將得到前所未有的保障，有效防止了檔案信息的偽造和被篡改。區(qū)塊鏈技術(shù)通過加密算法和共識機(jī)制，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的透明性和可追溯性，有助于建立更加可信的檔案管理體系，增強(qiáng)公眾對檔案信息的信任度。區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用能夠優(yōu)化檔案存儲與檢索效率。區(qū)塊鏈技術(shù)采用分布式存儲方式，將檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，有效降低了中心化存儲的風(fēng)險，提高了數(shù)據(jù)的存儲效率和訪問速度。結(jié)合人工智能技術(shù)，智慧檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的智能分類、索引和檢索。用戶可以通過關(guān)鍵詞、時間范圍等多種方式快速定位所需檔案，大幅提高了檢索效率。

盡管智慧檔案管理結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展前景廣闊，但也面臨著一些挑戰(zhàn)。例如，區(qū)塊鏈技術(shù)的復(fù)雜性和高成本限制了其在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。同時，如何確保區(qū)塊鏈技術(shù)的安全性和穩(wěn)定性也是亟待解決的問題。然而，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和成本的逐漸降低，這些挑戰(zhàn)有望得到逐步克服。

2.元宇宙技術(shù)的應(yīng)用

在人工智能背景下，智慧檔案管理結(jié)合元宇宙技術(shù)的發(fā)展前景充滿了無限可能。從商業(yè)化的角度來看，元宇宙作為一個集成多種前沿技術(shù)的虛擬世界，將為檔案管理帶來全新的視角，推動檔案管理向更加智能化、沉浸化和交互化的方向發(fā)展。元宇宙技術(shù)可以構(gòu)建高度逼真的虛擬檔案館，用戶通過VR/AR設(shè)備進(jìn)入其中，身臨其境地瀏覽和體驗檔案內(nèi)容。這種沉浸式的體驗方式將極大地提升用戶對檔案的興趣和認(rèn)知度。在虛擬檔案館中，檔案內(nèi)容可以通過多媒體、三維建模等方式展開互動展示，用戶可以自由探索、放大縮小以及旋轉(zhuǎn)查看檔案細(xì)節(jié)，甚至參與到檔案相關(guān)的歷史事件或場景中，獲得更加生動、直觀的體驗。

元宇宙技術(shù)可以為檔案使用者提供個性化的檔案服務(wù)。結(jié)合人工智能技術(shù)，檔案管理系統(tǒng)可以構(gòu)建用戶畫像，分析用戶的興趣和需求，為用戶提供個性化的檔案服務(wù)。例如，根據(jù)用戶的興趣推薦相關(guān)的檔案內(nèi)容，為用戶提供定制化的檔案展覽和體驗活動等。檔案管理機(jī)構(gòu)可以開展互動式的學(xué)習(xí)活動，如虛擬講座、在線課程等，幫助用戶更好地了解檔案知識和文化背景。同時，用戶也可以通過參與這些活動來增強(qiáng)對檔案的認(rèn)知。

四、結(jié)論

構(gòu)建智慧檔案管理體系是檔案管理發(fā)展的重要方向，也是提高檔案管理效率和服務(wù)水平的必然趨勢。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智慧檔案管理體系具有高效化、聯(lián)動性強(qiáng)的特點，也具有節(jié)省成本的優(yōu)點。未來，隨著元宇宙、區(qū)塊鏈技術(shù)的融入，將進(jìn)一步推動智慧檔案管理體系的完善和發(fā)展，為檔案管理工作帶來更加智能化、高效化和便捷化的體驗。

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作者單位：廣東省潮州市檔案館

作者簡介：張良賢（1975—），男，漢族，廣東潮州人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。