食堂財務(wù)管理是獨立于學(xué)校財務(wù)之外的一項財務(wù)管理工作,食堂財務(wù)精細化管理,是提高學(xué)校后勤保障質(zhì)量的關(guān)鍵。精細化財務(wù)管理,有利于食堂為學(xué)校師生提供更好的伙食和服務(wù),最大化食堂的公益屬性。目前國家重點關(guān)注中小學(xué)食堂的財務(wù)管理情況,特別是雙減政策后,家長在關(guān)注教學(xué)質(zhì)量的同時,也更加關(guān)注學(xué)生的一日三餐。食堂作為師生就餐的主要場所,承擔(dān)著營養(yǎng)搭配均衡、保證食品安全的重要責(zé)任。而財務(wù)管理正?;蔷S持食堂穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要保證,當(dāng)食堂財務(wù)出現(xiàn)問題,食堂供應(yīng)食品質(zhì)量也會下降,因此必須保證小學(xué)食堂的財務(wù)管理質(zhì)量。食堂資金主要用于食材采購、職工工資、設(shè)備更換與維修、水電等方面,因此本文圍繞上述資金用途,對小學(xué)食堂財務(wù)管理精細化的措施進行分析,包括食堂存貨管理、把控收支平衡、引入全面預(yù)算等。
財務(wù)管理精細化能夠支撐學(xué)校食堂的正常運營,通過財務(wù)管理能夠?qū)①Y金合理分配到采購、倉儲管理等各個環(huán)節(jié),有效避免食堂收支不平衡、財務(wù)管理不規(guī)范等情況的發(fā)生。為保證學(xué)校食堂的正常運營,做好食堂財務(wù)管理是首要任務(wù),針對現(xiàn)階段的學(xué)校食堂財務(wù)管理現(xiàn)狀,本次提出針對性的優(yōu)化管理措施,以通過人員整頓、財務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化等措施,提高小學(xué)食堂服務(wù)質(zhì)量和財務(wù)管理水平。
小學(xué)食堂財務(wù)管理精細化背景
小學(xué)食堂管理分為多個方面,在精細化管理的背景下,食堂管理不僅要做到財務(wù)管理精細化,還需落實衛(wèi)生安全、內(nèi)部控制、膳食均衡、服務(wù)質(zhì)量、人力資源均衡等五大管理方案。不斷加強對小學(xué)食堂的精細化管理,是保證食堂內(nèi)部良性運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。在食堂管理過程中,財務(wù)管理精細化尤為重要,財務(wù)工作有序、正常開展,是小學(xué)食堂工作正常開展的重要保障。
小學(xué)食堂財務(wù)管理中面臨的問題
會計核算缺乏系統(tǒng)性 小學(xué)食堂目前財務(wù)管理比較薄弱,缺乏系統(tǒng)化的管理決策方案,有些學(xué)校也沒有購買專業(yè)的會計管理軟件,很多小學(xué)仍采用傳統(tǒng)的會計核算方式,管理精細化程度不夠,導(dǎo)致學(xué)校管理者不能及時了解學(xué)校食堂的收支情況,往往月度或季度報表與實際支出也不符。同時,很多小學(xué)并未應(yīng)用全面預(yù)算管理,無法合理分配每個學(xué)期的成本,經(jīng)常出現(xiàn)前松后緊或者前緊后松的資金使用情況,無法保證食堂每天的膳食均衡,不利于食堂的可持續(xù)發(fā)展。成本預(yù)算過程中,食堂缺乏有力的數(shù)據(jù)支撐,無法全面掌握市場行情,雖然已經(jīng)啟動招投標(biāo)采購食材,但各商家報價的食材種類、質(zhì)量存在偏差,食堂也難以衡量某一階段的食物價值,只能取報價低者,這又極易導(dǎo)致定價不合理或者質(zhì)量不好。
預(yù)算管理落實不到位 小學(xué)食堂預(yù)算管理不到位,導(dǎo)致食堂無法良性運轉(zhuǎn)。當(dāng)前,我國絕大多數(shù)小學(xué)食堂的預(yù)算管理問題,主要包括:1、缺乏足夠的重視:學(xué)校管理層對食堂預(yù)算管理的重要性認識不足,沒有將其納入學(xué)校整體財務(wù)規(guī)劃的重要部分,導(dǎo)致預(yù)算制定和執(zhí)行過程中的力度不夠。2、預(yù)算編制不合理:食堂預(yù)算的制定需要充分考慮學(xué)生的飲食需求、食材價格波動等因素。如果預(yù)算在編制過程中沒有進行全面細致的調(diào)查和分析,可能導(dǎo)致預(yù)算不合理,難以執(zhí)行。3、預(yù)算執(zhí)行不嚴格:即使有了合理的預(yù)算,如果在執(zhí)行過程中沒有嚴格的監(jiān)控和管理,也容易導(dǎo)致預(yù)算超支或者資金使用不當(dāng)。4、缺乏有效的監(jiān)督機制:對于食堂預(yù)算的執(zhí)行情況,學(xué)校如果沒有建立有效的監(jiān)督機制,就難以確保預(yù)算的嚴格落實。例如,沒有定期對食堂財務(wù)進行審計,或者審計過程中存在疏漏,都會導(dǎo)致預(yù)算管理不到位。
食堂維修和設(shè)備更換缺乏資金支持 中小學(xué)食堂要保障大部分資金用于食材支出上,這導(dǎo)致食堂只能使用小部分剩余資金用于場地的維護、設(shè)備維修和更換。例如:(1)食堂場地有限,無資金下?lián)軐κ程貌蛷d進行改造,導(dǎo)致無法容納全校學(xué)生在食堂就餐,只能讓部分學(xué)生在教室用餐。(2)食堂缺少資金購買大量保溫飯盒和保溫設(shè)備,這導(dǎo)致冬季師生飯菜很快就涼了,大大影響了他們的就餐滿意度。(3)因食堂就餐人數(shù)眾多,桌椅經(jīng)常損壞,無法及時更換,存在潛在的安全隱患。
缺乏剛性內(nèi)控監(jiān)督機制,監(jiān)管不到位 食堂內(nèi)部缺少獨立的財務(wù)部門,沒有配備專業(yè)的出納和會計人員,大多數(shù)學(xué)校往往是教師兼任財務(wù)人員,無法對食堂財務(wù)狀況進行強有力監(jiān)管。除財務(wù)監(jiān)管不到位,食堂還存在膳食監(jiān)督不到位情況,包括食堂內(nèi)部無主要負責(zé)人、食堂操作間消毒通風(fēng)不嚴格、留樣把關(guān)不合格等。
推動小學(xué)食堂財務(wù)管理精細化的有效策略
注重引入全面預(yù)算管理,落實決算公開 全面預(yù)算管理指導(dǎo)下的食堂內(nèi)控制度,可從以下幾點進行完善:(1)預(yù)算編制和執(zhí)行:建立科學(xué)、合理的預(yù)算體系,包括收入、支出、成本等方面的預(yù)算,并確保預(yù)算的有效執(zhí)行。預(yù)算編制要充分考慮實際情況和需求,以確保財務(wù)活動符合預(yù)期目標(biāo)。(2)財務(wù)審批流程:規(guī)范財務(wù)審批流程,設(shè)定嚴格的財務(wù)審批權(quán)限和額度,確保每筆資金支出都經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審核和授權(quán),避免財務(wù)風(fēng)險和濫用資金的問題。(3)采購管理:建立健全采購管理制度,明確采購程序和標(biāo)準(zhǔn),加強供應(yīng)商資質(zhì)評估,合理選擇供應(yīng)商,并對采購活動進行監(jiān)督和審計,確保采購程序的公平性和透明度。(4)庫存管理:建立科學(xué)有效的庫存管理制度,包括倉庫管理、物資清單、進銷存記錄等。及時盤點庫存,防止物資浪費和損失,合理控制庫存水平,優(yōu)化物資采購和使用成本。(5)資金管理:建立資金管理制度,包括日常收款、付款、資金結(jié)算等方面的規(guī)范。加強食堂資金監(jiān)督和管理,確保食堂資金使用安全性和合規(guī)性,避免設(shè)立小金庫和濫用資金的現(xiàn)象。(6)財務(wù)報告與審計:定期編制財務(wù)報告,并進行內(nèi)、外部審計,對財務(wù)活動進行監(jiān)督和評估。及時發(fā)現(xiàn)問題和風(fēng)險,并采取相應(yīng)的糾正措施。(7)內(nèi)部控制意識培養(yǎng):加強員工對內(nèi)部控制的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),提高他們對內(nèi)部控制的認知和重視程度,增強自身責(zé)任感和意識,形成良好的內(nèi)部控制文化。(8)建立與家長的溝通渠道:學(xué)校與家長建立良好的溝通渠道,定期向家長和社會公布食堂的財務(wù)情況和資金使用狀況,增加透明度,解決可能存在的問題。
注重關(guān)鍵點的精細化管理
1.注重食材規(guī)范化采購。首先嚴格把控食堂物品的采購質(zhì)量,教育局制定嚴格的食堂采購物品招標(biāo)制度,所有學(xué)校食堂物品必須在入圍招標(biāo)的企業(yè)中購買,嚴禁在非招標(biāo)入圍企業(yè)中采購。學(xué)校嚴格篩選合格的供應(yīng)商。考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、安全認證、食品衛(wèi)生許可等方面的因素,確保供應(yīng)商具備提供優(yōu)質(zhì)、安全食材的能力。其次學(xué)校設(shè)立嚴格的食材質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn),對每批食材進行檢驗,確保其符合安全、衛(wèi)生、營養(yǎng)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
2.注重做好食堂存貨管理。食堂存貨管理的優(yōu)化,有利于管理者掌握食堂存貨的變化。存貨管理需遵循以下流程:入庫及時登記,不登記不入庫,入庫后所有物品必須分類保存,仔細劃分常溫、冷凍等類型食材,將存貨按照類別加以分類,例如谷物類、蔬菜類、肉類等;細化出庫登記,做到“出庫多少,登記多少”,所有出庫的物品必須登記數(shù)量、單價、領(lǐng)用人等信息,確保后期查閱出庫登記冊,可對應(yīng)到人;構(gòu)建完善的盤點制度,融合信息化技術(shù),建立信息系統(tǒng),遵循先進先出原則。
3.注重賬目管理規(guī)范性和及時性。賬目管理精細化,是實現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)精細化管理的必要途徑。學(xué)校應(yīng)制定食堂賬目管理的規(guī)章制度,明確賬目記錄、核對、審批等流程,確保每一筆交易都有明確的記錄和責(zé)任人。食堂應(yīng)采用專業(yè)的財務(wù)軟件或系統(tǒng)進行賬目管理,以提高效率和準(zhǔn)確性,避免人為錯誤。由學(xué)?;虻谌綑C構(gòu)定期對食堂賬目進行審計,確保賬目的規(guī)范性和合規(guī)性,及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。
4.注重食堂人員管理。采購員、倉庫管理員、廚師等是食堂主要的人員組成,針對主要食堂員工,需做好以下管理工作:采購員必須按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定,把好食堂物品及食材采購的總關(guān)卡,及時溝通訂貨、發(fā)貨和退貨等事宜,確保食堂供應(yīng)的持續(xù)性和準(zhǔn)時性,保證采購物品質(zhì)量;倉庫管理員需嚴格遵守出入庫制度,每天定時盤點倉庫出入庫貨物數(shù)量、重量和質(zhì)量,每日核對倉庫物品出入情況,保持倉庫干燥整潔,做好防塵管理,降低存儲物品發(fā)霉、變質(zhì)風(fēng)險;廚師需定期接受培訓(xùn),除專業(yè)性的廚藝培訓(xùn)外,還需重點培訓(xùn)廚師的營養(yǎng)健康、食品衛(wèi)生意識。
5.注重食堂環(huán)境和物品管理。5S管理是一種日本精細化管理方法,我們中小學(xué)食堂的管理,也可以運用這種管理辦法。食堂環(huán)境管理需做到:(1)強調(diào)清理和分類,去除不必要的物品和雜亂無章的物品,只留下必要的工具和材料。這樣可減少物品浪費,同時改善擺放雜亂無章,從而提高員工工作效率。(2)整頓意味著安排和組織物品,使其員工易于找到和使用。每個物品都應(yīng)有固定的位置,并進行標(biāo)識。這樣可節(jié)省員工尋找物品的時間,提高操作效率。(3)清掃指保持工作區(qū)域干凈、整潔和無污染。定期清理地面、設(shè)備和工作臺,以確保良好的工作環(huán)境和生產(chǎn)質(zhì)量。(4)清潔是指建立和維持標(biāo)準(zhǔn)化的清潔程序。包括制定清潔計劃、培訓(xùn)員工并進行定期檢查,確保清潔標(biāo)準(zhǔn)得到遵守。(5)素養(yǎng)是指培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣和遵循規(guī)范。食堂員工需要時刻保持對食堂就餐環(huán)境清潔和整齊的意識,并努力改進和持續(xù)保持。
注重提升會計核算工作系統(tǒng)性和公開性 通過提升會計核算工作的系統(tǒng)性和公開性,能夠更好地監(jiān)控和管理食堂的財務(wù)狀況,保障財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和可靠性,同時增加對外部利益相關(guān)者的信任和了解。會計核算工作,必須保證公開和系統(tǒng)化:第一,設(shè)置單獨的出納、會計崗位,由專業(yè)會計師負責(zé)食堂財務(wù)管理,財會人員必須按照既定制度按時完成財務(wù)核算工作,食堂所有賬務(wù)支出和收入,必須由食堂專用銀行賬戶完成;第二,建立健全財務(wù)記錄系統(tǒng),及時、準(zhǔn)確地記錄和統(tǒng)計財務(wù)數(shù)據(jù),并生成清晰、透明的財務(wù)報表,如收支明細表、資產(chǎn)負債表等。第三,完善對食堂財務(wù)的收入管理,預(yù)繳伙食費、學(xué)校撥款均屬于食堂財務(wù)收入。財務(wù)工作者需及時登記收入,對各類收入做好分類,設(shè)置明細科目。第四,詳細記錄食堂支出,所有支出必須索要發(fā)票,定期與采購員、供貨人進行對接,核對賬目情況。
嚴把收支關(guān)口,強化收支管理 食堂收入和支出必須強化管理,食堂收入不得瞞報,食堂作為非收益性質(zhì)的經(jīng)營個體,收入來源有限,但仍需具有合法的收入票據(jù)。收入票據(jù)可供師生、學(xué)校查看,保證學(xué)校相關(guān)人員明確每學(xué)期的消費情況,防止食堂亂收費。
強化食堂內(nèi)部審計和膳食監(jiān)督管控 食堂內(nèi)部審計工作的強化,可通過以下“五查”來實現(xiàn):(1)檢查內(nèi)部管理執(zhí)行情況,審查食堂內(nèi)部財務(wù)、采購、衛(wèi)生管理等有無專職崗位,審核各崗位人員工作是否到位。(2)檢查食堂內(nèi)部財務(wù)賬冊,核對會計人員的工作情況,小學(xué)食堂不以營利為目的,所有賬務(wù)必須由專門的銀行賬戶打理,核對食堂補貼、工作人員工資是否合理,避免食堂內(nèi)部人員克扣補貼。(3)檢查進貨渠道,米面、糧油等大宗食材重點檢查,必須保證供貨商、采購渠道和教育局及學(xué)校規(guī)定一致,所有供貨商資質(zhì)必須齊全,不定期抽檢食材質(zhì)量。(4)檢查倉庫盤點結(jié)果,食堂出入庫資料每月盤查,對比出入庫數(shù)據(jù)和食堂菜譜,抽檢每日食堂配菜是否與菜譜及出入庫數(shù)據(jù)一致,防止賬實不符。(5)檢查收費標(biāo)準(zhǔn),每季度查看師生餐卡充錢明細,嚴禁過度收取師生伙食費。在強化內(nèi)部審計的同時,小學(xué)食堂還需精準(zhǔn)監(jiān)控膳食質(zhì)量,把好七關(guān),提高食堂的食品質(zhì)量。
財務(wù)管理作為食堂核心工作,會直接影響小學(xué)食堂菜品豐富度、食材新鮮度,加強財務(wù)管理,實現(xiàn)財務(wù)管理精細化,有利于小學(xué)食堂縮減開支的同時,保證食品采購的安全性。本文通過強化食堂內(nèi)控建設(shè)、引入全面預(yù)算管理、精細化財務(wù)管理環(huán)節(jié)等措施,實現(xiàn)對食堂財務(wù)的全面管控,食堂進出庫食材管理精確化,賬目與實際情況相符,食堂內(nèi)部審計和膳食監(jiān)控體系更加完善等,從而達到整體提高小學(xué)食堂財務(wù)管理質(zhì)量的目標(biāo)。
(作者單位:瑞安市外國語小學(xué))