摘 要：科研檔案在醫(yī)院治理體系中發(fā)揮著載體、憑證等基礎(chǔ)作用，如何做好科研檔案高質(zhì)量管理成為新的時代課題。本文認為，在實踐中，醫(yī)院檔案管理存在著管理方式較為粗放、數(shù)據(jù)治理能力不足、檔案開放與產(chǎn)權(quán)之間的矛盾突出、服務能力較弱的問題，需要進一步優(yōu)化科研檔案治理模式、推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型、動態(tài)平衡知識產(chǎn)權(quán)和檔案開放、在強化服務能力建設(shè)上下功夫，推動檔案治理走向現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案；現(xiàn)實困境；治理

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻和視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物[1]。近年來，國家對科技檔案重視程度越來越高，2020年9月，修訂后的《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》從內(nèi)容、機制和措施上規(guī)定更為明確，措施更加有力，為科研檔案規(guī)范化管理指明了方向。醫(yī)院科研檔案具有推動醫(yī)學技術(shù)創(chuàng)新、服務社會大眾的重要作用，需要從醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的大局出發(fā)，做好醫(yī)院科研檔案的標準化建設(shè)。

1 醫(yī)院科研檔案管理的邏輯必然

科研水平是醫(yī)院間競爭的核心，做好科研檔案規(guī)范化管理，有利于發(fā)揮檔案在助力科研水平提高、塑造競爭新優(yōu)勢方面的重要作用。

1.1 醫(yī)院科研檔案是知識聚集的富礦

這些檔案是科研人員在醫(yī)學研究中的知識成果，原始數(shù)據(jù)、分析報告、研究成果的形式存在是大量科學經(jīng)驗的總結(jié)和提升，對于提高醫(yī)學技術(shù)水平，豐富科技資源儲備具有重要意義。管好用好這些好經(jīng)驗好做法，能夠啟迪智慧、拓展思維、推動技術(shù)進步和提升，避免無效重復，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

1.2 醫(yī)院科研檔案是重要的歷史憑證

醫(yī)院科研檔案內(nèi)容豐富，主要包括項目指南、申報書、立項批復、任務合同書、進展情況報告、工作總結(jié)報告、研究成果和結(jié)題書面通知等。項目完成情況需要以任務合同書為參考依據(jù)，財務審計需要審計報告、決算報告等相關(guān)支出憑證等。另外，這些文件在技術(shù)定型、再生產(chǎn)或發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)爭端時也可發(fā)揮依據(jù)憑證作用[2]。

1.3醫(yī)院科研檔案是實現(xiàn)治理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)

醫(yī)學研究是實踐—理論—再實踐—理論創(chuàng)新—再實踐的反復認識過程，通過不斷地消化、吸收和利用前人成果而逐步豐富和發(fā)展起來，總體呈螺旋式上升過程，科研檔案具有的真實性、原始性和可用性特征，能促使醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平提高，進一步弘揚和傳承科學家精神，凝聚推動進步的強大力量，特別是隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，更有利于加強科研檔案知識保護與內(nèi)涵挖掘，推動醫(yī)院傳承精華與守正創(chuàng)新，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。因此，科研檔案在推動醫(yī)院治理能力和治理體系現(xiàn)代化方面具有獨特作用。

2 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)實困境

2.1 管理方式較為粗放

醫(yī)院科研課題從立項到結(jié)題大多需要1—3年時間，檔案從建檔、收集和歸檔也需要耗費1—3年時間，這對檔案管理體系建設(shè)提出了更高要求。但是，醫(yī)院對科研檔案管理制度的更新不及時，科研檔案數(shù)量增長與制度供給不充分的矛盾逐步顯現(xiàn)。比如，缺乏有針對性的“三合一”管理制度，科研工作者無法對照標準進行標準化的收集和歸檔，導致科研課題材料不完整，外表不美觀，甚至造成材料丟失，從而影響后續(xù)辦理科研課題結(jié)題、驗收和申報科研獎項的開展。再比如，檔案管理體制頂層設(shè)計不夠，“重管輕用”的傳統(tǒng)思想限制了制度轉(zhuǎn)型，檔案開發(fā)利用制度不健全，科研檔案發(fā)揮價值的空間不夠廣闊。

2.2 數(shù)據(jù)治理能力不足

隨著檔案管理進入數(shù)據(jù)化時代，醫(yī)院檔案治理模式發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)據(jù)共享開發(fā)利用成為大勢所趨，但是醫(yī)院科研檔案數(shù)據(jù)管理尚處于初級階段，主要表現(xiàn)在：一是共享能力較弱。檔案查詢利用還處于“借閱”階段，專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)、專網(wǎng)共享與數(shù)據(jù)共享尚未破題，檔案信息化成果未能發(fā)揮潛能。二是數(shù)據(jù)分級不夠充分。《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規(guī)范》未對科研檔案進行明確分級，由于缺乏統(tǒng)一的分級標準，各醫(yī)院對科研檔案分級管理標準不盡相同，阻礙了檔案數(shù)據(jù)的共享利用。三是科研檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量不高。《科學技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-2023）規(guī)定：與科研項目管理系統(tǒng)、其他相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接，接口具備數(shù)據(jù)封裝、傳輸、檢測、反饋、標記等基本功能。但是大多數(shù)醫(yī)院科研檔案管理與其他關(guān)系系統(tǒng)銜接不夠緊密，處于“數(shù)據(jù)孤島”狀態(tài)，檔案數(shù)據(jù)流動性不夠。四是安全治理體系不夠完善。科研檔案不同于其他類型，具有保密性強、知識產(chǎn)權(quán)性高的特點，但是醫(yī)院科研檔案安全建設(shè)較為薄弱，主要表現(xiàn)為：網(wǎng)絡安全責任制落實不到位、安全防護措施不到位和安全設(shè)施建設(shè)不到位等。

2.3 檔案開放與產(chǎn)權(quán)之間的矛盾突出

《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中明確指出“科研檔案的開發(fā)利用應當嚴格按照制度執(zhí)行，符合知識產(chǎn)權(quán)保護要求，涉密科研檔案的開發(fā)利用應當遵守國家有關(guān)保密規(guī)定”?！稒n案法》《檔案法實施條例》規(guī)定：利用檔案不得違反有關(guān)知識產(chǎn)品保護規(guī)定。上述法律在科研檔案產(chǎn)權(quán)和開放利用的平衡上未給予明確表述，缺乏相對成熟的利用開放規(guī)則，造成醫(yī)院檔案利用與產(chǎn)權(quán)之間存在不可調(diào)和的矛盾，多數(shù)醫(yī)院基于產(chǎn)權(quán)保護的需要，不敢開放有關(guān)檔案資源，即給利用者帶來查詢利用的困難，又無法發(fā)揮科研檔案在助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展方面的作用。

2.4 科研檔案服務能力較弱

科研檔案開發(fā)是提升服務能力的關(guān)鍵所在，《規(guī)定》要求各單位要加強對科研檔案資源的深度開發(fā)工作。目前，醫(yī)院科研檔案服務能力與科研需求還有較大差距，主要表現(xiàn)在：一是檔案利用服務機制不健全。對醫(yī)院、科研人員的利用需求知之甚少，還處于提供“查詢服務”階段，科研檔案信息的精準性、及時性和有效性難以保證。二是檔案編研破題不充分?？蒲袡n案資政服務功能未能充分發(fā)揮，圍繞醫(yī)院重大科研項目、攻關(guān)項目和科研難點提供檔案資政服務的水平較低，編研成果服務效能不夠。三是檔案開發(fā)模式較為陳舊。檔案開發(fā)局限于出版、展覽、音視頻制作，方式較為單一、服務效果不明顯；科研服務、科研誠信的能力水平不夠，未能發(fā)揮檔案助立科研誠信的作用。

3 醫(yī)院科研檔案管理的邏輯進路

科研檔案管理要按照“四個好”“兩個服務”的目標定位，強化精細化管理，優(yōu)化治理方式，推動治理能力的提高。

3.1 優(yōu)化科研檔案治理模式

制定并嚴格落實科研檔案管理的“職責清單”“責任清單”“任務清單”，不斷完善管理機制。一是強化科研檔案管理頂層設(shè)計。成立科研檔案工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)籌謀劃科研檔案管理工作，同時將檔案工作融入干部日?？己藘?nèi)容。要理順工作責任制，建立從科研人員、科室和檔案室三者歸檔責任，確保檔案閉環(huán)管理。二是強化責任情況。要建立科研檔案“三合一”制度，科學制定檔案分類方案，以在科研活動中形成的各種形式、各種載體的全部檔案為對象，明確本單位科研檔案分類方法和檔號編制要求。合理確定文件材料的歸檔范圍，在進一步規(guī)范科研文書檔案的同時，重點做好照片、錄音、錄像、網(wǎng)頁信息和實物等門類文件材料歸檔范圍和保管期限表的研究編制工作，確保科研檔案能夠全面系統(tǒng)地反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌。全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值和查考價值，準確判定保管期限[3]。三是明確科研檔案的發(fā)展規(guī)劃。把科研檔案工作擺在更加突出位置，在項目立項、實施、管理和驗收等環(huán)節(jié)制定配套措施，健全工作機制，加強全周期管理。要加強標準化管理，嚴格各項材料歸檔規(guī)范，對歸檔內(nèi)容細致把關(guān)，構(gòu)建完整的科研檔案資源體系。

3.2 推動科研檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一是強化科研檔案共享平臺建設(shè)。加強醫(yī)院內(nèi)部科研檔案與其他系統(tǒng)的有效銜接，將檔案資源延伸到科研人員和團隊，優(yōu)化查詢利用路徑，為科研工作提供及時的檔案查詢通道。要適時加強科研檔案的醫(yī)院外共享，建立科研檔案共享制度，強化共同利用與研究，發(fā)揮好科研檔案潛在的價值。二是加強檔案數(shù)據(jù)分級管理。參照數(shù)據(jù)分級行業(yè)標準及《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》，科研檔案數(shù)據(jù)與檔案管理級別設(shè)置的基本原則為：程度適當、過程覆蓋、自主與強制相結(jié)合及動態(tài)調(diào)整[4]。根據(jù)醫(yī)院技術(shù)分級標準，做好科研檔案的劃控與開放，做到既滿足醫(yī)療事業(yè)發(fā)展需求，又符合知識產(chǎn)權(quán)得法規(guī)要求。三是加強數(shù)據(jù)安全體系建設(shè)。針對檔案數(shù)據(jù)收集、存儲、傳輸和共享等環(huán)節(jié)的安全風險與隱患，建立醫(yī)院科研檔案工作責任制，健全數(shù)據(jù)安全治理體系，建立檔案數(shù)據(jù)全生命周期的數(shù)據(jù)安全技術(shù)保障手段。要聚焦檔案利用、數(shù)據(jù)共享與使用等重點治理場景，研究探索科研檔案數(shù)據(jù)管理的負面清單及安全保障技術(shù)要求，促進檔案數(shù)據(jù)的安全合理流動。

3.3 動態(tài)平衡知識產(chǎn)權(quán)和檔案開放

檔案開放是檔案信息和知識的傳播過程，需要明晰產(chǎn)權(quán)歸屬，確保所有權(quán)人的合法利益?？萍紮n案的內(nèi)容具有知識產(chǎn)權(quán)屬性，應當受到知識產(chǎn)權(quán)保護。當前，醫(yī)技水平成為醫(yī)院競爭的核心因素，需要加強科技檔案得開放與研究。要堅持制度先行，從夯實工作基礎(chǔ)、強化制度落實、優(yōu)化工作機制、聚焦重點領(lǐng)域等方面努力，不斷提升醫(yī)院知識產(chǎn)權(quán)保護工作水平，激發(fā)科研工作者創(chuàng)新創(chuàng)造活力。要完善檔案利用規(guī)則，醫(yī)院在利用科技檔案過程中，需要征求產(chǎn)權(quán)所有者的同意，消除產(chǎn)生知識產(chǎn)權(quán)問題的隱患。同時，醫(yī)院要動態(tài)調(diào)整知識產(chǎn)權(quán)保護力度，深入實施知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)化運用，推動知識產(chǎn)權(quán)許可轉(zhuǎn)讓，切實增強保護創(chuàng)新的能力水平。

3.4 強化醫(yī)院科研檔案服務能力建設(shè)

檔案開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案服務能力提升的主渠道，要深入挖掘科研檔案得時代價值，用真理精神引導群眾樹立正確的科學觀。一是創(chuàng)新利用服務機制。建立以醫(yī)生和群眾為導向的科研檔案服務體系，定向把握醫(yī)生科研所需所盼，在資源建設(shè)、服務手段創(chuàng)新上下功夫。比如，對照醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的醫(yī)學轉(zhuǎn)型、學科建設(shè)、醫(yī)學教育創(chuàng)新、專科人才培養(yǎng)、國際醫(yī)療服務和疑難病例等方面，對照科研檔案結(jié)構(gòu)，提供服務信息的精準性、及時性和有效性。二是提升編研服務質(zhì)效。要細致謀劃編研選題，針對檔案編研選題不夠開闊、研究不夠深入、結(jié)合科研工作不緊密等問題，通過深入調(diào)研、以編促研等方式，圍繞醫(yī)院重大科研項目和實踐所需，拓寬檔案編研路徑，提高檔案編研水平。比如，根據(jù)某一學科研究需要，通過編纂科研匯編融入對策建議，實現(xiàn)從資政參考到推出深加工成果的質(zhì)變。三是創(chuàng)新開發(fā)利用形式。著眼于醫(yī)院文化軟實力建設(shè)，通過舉辦專欄和拍攝專題片等形式，展示醫(yī)院科研成果。比如，在中國醫(yī)師節(jié)等節(jié)點推出年度科研人物展、科研成果展等，展示成果、激發(fā)科研動力。要根據(jù)《關(guān)于進一步加強科研誠信建設(shè)的若干意見》得要求，積極發(fā)揮科研檔案在助力誠信建設(shè)方面的作用，通過提供原始檔案材料、印證研發(fā)過程等形式，推動科研誠信走深走實。進一步優(yōu)化全宗設(shè)計，建立科研名人全宗、重大攻關(guān)項目全宗等形式，更好地服務于科學家精神的傳承。

3.5 扎實做好科研檔案管理的保障措施

一是在資金投入上下功夫。充分認識做好科研檔案管理工作的重要性，發(fā)揮醫(yī)院資金優(yōu)勢，加大對檔案事業(yè)發(fā)展的投入，足額安排保護專項經(jīng)費，支持科研檔案信息化、規(guī)范化和標準化建設(shè)，提高資金使用效益，確保有限的資金花在刀刃上。二是在人才隊伍建設(shè)上下功夫。積極引進各類高層次人才，通過公開選拔、統(tǒng)一招考等方式，面向社會招錄檔案專業(yè)優(yōu)秀人才，尤其是信息化建設(shè)人才，著力構(gòu)建高層次的檔案管理隊伍。加強繼續(xù)教育培訓，結(jié)合檔案工作人員不同年齡的結(jié)構(gòu)層次，采取多種培訓形式，滿足不同檔案人員的培訓需求，使檔案工作者相互交流經(jīng)驗、互相取長補短，提高管理水平。三是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。提高檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的水平，做好檔案管理設(shè)施定期檢修和更換，更新配備空調(diào)、加濕機和除濕機，安裝庫房溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)，推動科研檔案管理走向現(xiàn)代化。

結(jié)語

檔案工作承擔“存史資政育人”的重要使命，醫(yī)院要充分認識檔案工作的重要性，尤其重點做好重大科研項目檔案的管理工作，切實做好檔案工作與科研工作同部署、同實施、同檢查，為助力科技創(chuàng)新和科研管理規(guī)范開展發(fā)揮檔案作用。要加強科研檔案利用體系建設(shè)，規(guī)范利用流程，解決好產(chǎn)權(quán)和利用的不平衡，創(chuàng)新信息化利用新模式，為科技工作者創(chuàng)造良好環(huán)境。

參考文獻

[1]董淑珍.淺談國家檔案局、科技部第15號令對科研檔案管理的影響[J].檔案管理，2021（11）：03-05.

[2]畢建新.發(fā)揮科研檔案作用助力科技強國建設(shè)[N].中國檔案報，2022（08）：05.

[3]段志飛.民航局為“三合一”制度確定“時間表”[N].中國檔案報，2023（12）：11.

[4]馮慧敏.檔案管理與數(shù)據(jù)管理的協(xié)同研究：分類分級視角[N].中國檔案，2023（05）：20.

作者簡介：韓倩（1986—），碩士研究生學歷，濟南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院副研究館員，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理、醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)共享等。