摘 要：本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理呈現(xiàn)的新業(yè)態(tài)出發(fā)，認(rèn)為文書檔案在整理與利用方面存在收集體系不健全、整理標(biāo)準(zhǔn)化不足、制度化建設(shè)有待加強(qiáng)、信息化建設(shè)滯后和開(kāi)發(fā)利用水平較低等問(wèn)題，需要從思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、深度開(kāi)發(fā)等方面加強(qiáng)，著力構(gòu)建現(xiàn)代化文書檔案治理體系和治理結(jié)構(gòu)，更好地服務(wù)于現(xiàn)代化國(guó)家建設(shè)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；歸集；整理；利用

文書檔案整理與利用是重要的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是檔案資源體系的基石。伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，文書檔案管理的對(duì)象、方式和方法發(fā)生一定的變化。檔案部門需要從時(shí)代背景出發(fā)，分析文書檔案管理呈現(xiàn)的新形勢(shì)和存在的問(wèn)題，尋求解決之道，推動(dòng)文書檔案治理體系現(xiàn)代化。

1 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理呈現(xiàn)的新業(yè)態(tài)

伴隨社會(huì)結(jié)構(gòu)的變遷和技術(shù)水平的進(jìn)步，文書檔案呈現(xiàn)新的特征。

1.1 資政輔政性

隨著《檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的深入落實(shí)，檔案管理部門積極圍繞黨委政府重點(diǎn)工作、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展重大事件及群眾關(guān)注度高的熱點(diǎn)問(wèn)題，深入研究有重要參考價(jià)值的文書檔案，精準(zhǔn)搞好參謀服務(wù)，確保提出的意見(jiàn)和建議能真正發(fā)揮資政效果。同時(shí)，檔案資源逐步上升為“理性經(jīng)驗(yàn)”，更多治理智慧和時(shí)代價(jià)值得以展現(xiàn)出來(lái)，提升了文書檔案的社會(huì)影響力。

1.2 檔案電子化

《關(guān)于構(gòu)建數(shù)據(jù)基礎(chǔ)制度更好發(fā)揮數(shù)據(jù)要素作用的意見(jiàn)》指出，數(shù)據(jù)作為新型生產(chǎn)要素，是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的基礎(chǔ)，已快速融入生產(chǎn)、分配、流通、消費(fèi)和社會(huì)服務(wù)管理等環(huán)節(jié)，深刻改變著生產(chǎn)方式、生活方式和社會(huì)治理方式[1]。電子文書檔案作為重要的信息資源和生產(chǎn)要素，在社會(huì)治理方面具有舉足輕重的作用。特別是檔案信息化的深入推進(jìn)，文書檔案正走向“數(shù)據(jù)質(zhì)態(tài)”，檔案利用效率加快，成為數(shù)字中國(guó)建設(shè)的重要數(shù)據(jù)來(lái)源，在社會(huì)治理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

1.3 共享利用化

建設(shè)好覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是檔案工作的重要任務(wù)。當(dāng)前，檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放利用已成為大勢(shì)所趨，文書檔案共享利用的條件逐步成熟。有的部門建立區(qū)域性的檔案利用中心，整合轄區(qū)內(nèi)開(kāi)放文書檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的精準(zhǔn)化和便捷化。共享利用需要較強(qiáng)的分級(jí)管理和安全防護(hù)水平，相關(guān)部門也正積極探索有關(guān)實(shí)現(xiàn)路徑，文書檔案服務(wù)效力顯著提高。

2 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案的收集、整理與利用過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 文書檔案收集環(huán)節(jié)不健全

目前，大多數(shù)單位均實(shí)行立卷制，綜合檔案室在收集文件材料時(shí)由于重視程度不均衡，往往會(huì)出現(xiàn)歸檔資料收集不齊全和不完整的現(xiàn)象。一是對(duì)于綜合部門來(lái)說(shuō)，有的人員常態(tài)化歸檔意識(shí)不足，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示辦結(jié)文件未能及時(shí)收回或做好記錄，導(dǎo)致部分文件丟失或者不齊全，對(duì)歸檔工作造成困難。二是收集對(duì)象主要集中在單位的發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要和部分上級(jí)文件，但本單位的規(guī)定、通知、辦法、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他重要材料未能及時(shí)收集整理，造成具有重要作用的檔案文件不齊全與不完整的情況。同時(shí)，歸檔范圍執(zhí)行不夠有力，分不清歸檔和不歸檔的文件，把一些非直接形成、不屬于原始記錄性或不反映工作活動(dòng)的文件資料等不加鑒定地移交綜合檔案室，嚴(yán)重影響了檔案收集的質(zhì)量[2]。

2.2 文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化不足

檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化整理是檔案收集的基本要求?！稓w檔文件整理規(guī)則》確定文書檔案分類方案主要有年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限和年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）兩種三級(jí)分類方法。同時(shí)提出文件量少的單位可以采用“年度—保管期限”的二級(jí)分類方法。但是，大多數(shù)單位的檔案管理員為兼職，整理歸檔知識(shí)較為缺乏，不了解檔案立卷歸檔的具體要求和做法，有的檔案收集后沒(méi)有進(jìn)一步整理，所以立卷歸檔工作破題不夠，不能按時(shí)移交綜合檔案室，造成大量檔案的積壓、丟失和損壞[3]，不利于文書檔案歸檔工作的開(kāi)展。

2.3 制度化建設(shè)有待加強(qiáng)

文書檔案收集整理是一項(xiàng)技術(shù)性與規(guī)范性較高的工作，涉及環(huán)節(jié)多、部門多，流程性要求嚴(yán)格，同時(shí)也面臨著組織領(lǐng)導(dǎo)不夠有力、歸檔意識(shí)較低等問(wèn)題的挑戰(zhàn)。目前，一些單位出現(xiàn)制度化與規(guī)范化建設(shè)不足的問(wèn)題，影響文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的質(zhì)量。一是整理歸檔制度缺失。傳統(tǒng)的文書檔案歸檔制度側(cè)重于收集與整理，缺乏利用環(huán)節(jié)的制度建設(shè)，檔案價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮，特別是隨著信息化建設(shè)的深入，數(shù)據(jù)流通加快，如何規(guī)范檔案數(shù)據(jù)有效利用勢(shì)在必行。同時(shí)，制度約束力不足，對(duì)出現(xiàn)的工作質(zhì)效低、進(jìn)展緩慢等問(wèn)題缺乏必要的處罰力度。二是工作規(guī)范缺失。文書檔案涉及部門多，需要部門間加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)才能完成，但在實(shí)際工作中，溝通不暢限制了歸檔水平的提高。比如，銜接與溝通不充足造成在用紙、書寫及版式等方面統(tǒng)一性不夠，不利于歸檔效率的提升。加之，以件為單位的整理規(guī)則造成各個(gè)檔案之間缺乏緊密的聯(lián)系，文件資料零散化，加上信息資料和案卷目錄制作不規(guī)范，分類雜亂等問(wèn)題，影響文書檔案整體的工作質(zhì)量。

2.4 信息化建設(shè)水平有待提高

近年來(lái)，檔案信息化建設(shè)逐步向深層次發(fā)展，但文書檔案信息化建設(shè)還無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，主要表現(xiàn)在：一是檔案數(shù)據(jù)流通性不足，共享建設(shè)較為滯后，檔案價(jià)值發(fā)揮空間較為有限。二是檔案?jìng)浞菽芰Σ蛔?，多?shù)檔案管理系統(tǒng)停留在初始階段，檔案安全防護(hù)和備份建設(shè)不夠，檔案資源被泄露的風(fēng)險(xiǎn)較高。三是缺乏信息化管理理念，對(duì)文書電子檔案重視程度不夠，習(xí)慣于傳統(tǒng)方式歸檔整理，電子檔案收集利用層次較低，不利于電子檔案單套制推行。四是檔案信息化基礎(chǔ)薄弱，多數(shù)單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，多依靠OA系統(tǒng)進(jìn)行管理，文書檔案專業(yè)化程度較低。

2.5 開(kāi)發(fā)利用能力欠缺

文書檔案是重要的資政參考資料，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的研究，有助于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提升社會(huì)治理效果、發(fā)揮好檔案資政育人的成效。但文書檔案蘊(yùn)含的社會(huì)治理經(jīng)驗(yàn)和建設(shè)成果等長(zhǎng)期未能得到有效開(kāi)發(fā)，檔案價(jià)值未能釋放出來(lái)，其原因主要為：一是開(kāi)發(fā)利用人才缺乏，檔案工具性上升為治理性的認(rèn)識(shí)不到位，利用多停留在查詢階段，缺乏必要的知識(shí)儲(chǔ)備應(yīng)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)工作。二是開(kāi)發(fā)方式較為單一。多數(shù)單位通過(guò)展覽、匯編形式開(kāi)發(fā)，但是對(duì)背后蘊(yùn)含的治理經(jīng)驗(yàn)闡釋不到位，檔案資政效果不明顯。三是檔案育人價(jià)值進(jìn)展緩慢。文書檔案是重要的精神文明建設(shè)資源，是弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀的重要素材。多數(shù)單位對(duì)文書檔案育人價(jià)值重視程度不夠，對(duì)于如何用檔案凝聚力量辦法不多，檔案價(jià)值發(fā)揮廣度有待提高。

3 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案的收集、整理與利用模式創(chuàng)新路徑分析

做好新時(shí)代文書檔案的管理工作，要以“三個(gè)走向”為指引，以“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”為目標(biāo)，扎實(shí)做好思想、制度和管理等方面的轉(zhuǎn)型，以新理念促進(jìn)文書檔案管理提檔升級(jí)、高質(zhì)量發(fā)展。

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，以改革創(chuàng)新精神破解難題

一是要充分認(rèn)識(shí)做好文書檔案管理的價(jià)值。文書檔案是資政育人工作的基礎(chǔ)，是推動(dòng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要保障。只有從源頭抓好文書檔案的收集與整理，才能確保國(guó)家檔案資源的齊全完整，進(jìn)而有效服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。在建設(shè)現(xiàn)代化國(guó)家的新征程上，文書檔案中蘊(yùn)含的社會(huì)治理經(jīng)驗(yàn)、管理方式將源源不斷地啟發(fā)智慧，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。二是要強(qiáng)化做好文書檔案管理的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。以更優(yōu)機(jī)制堅(jiān)持和加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，健全完善的工作機(jī)制，在資金保障、人才培養(yǎng)、設(shè)施建設(shè)方面狠下功夫，著力構(gòu)建上下貫通、執(zhí)行有力、融合發(fā)展的工作格局。三是加強(qiáng)督導(dǎo)考核。提高文書檔案管理的力度，細(xì)化歸檔材料類別及歸口部門，對(duì)檔案歸集中出現(xiàn)的合格率低、整理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題及時(shí)督導(dǎo)整改，激發(fā)管理的內(nèi)生動(dòng)力。四是加強(qiáng)常態(tài)化培訓(xùn)。堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，針對(duì)文書檔案和業(yè)務(wù)檔案實(shí)操開(kāi)展培訓(xùn)，從文件材料的分類、排列、蓋章、填寫歸檔章到編目、裝盒等檔案歸集的全流程，對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行一對(duì)一、面對(duì)面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，著力夯實(shí)檔案人員內(nèi)功。

3.2 制度先行，以規(guī)范化為引領(lǐng)提升質(zhì)量

一是做好“三合一”制度建設(shè)。按照要求，對(duì)機(jī)關(guān)檔案分類進(jìn)行合理劃分，采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和保管期限等分類項(xiàng)相結(jié)合的方法，以本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種形式、各種載體的檔案材料進(jìn)行分類，確定不同門類、載體或形式檔案的分類方法，確保檔案分類科學(xué)合理。明確檔案材料歸檔范圍，按照各門類檔案整理規(guī)范要求，依據(jù)檔案材料能夠全面、系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的原則，明確各門類文件材料的檔案范圍，保證檔案材料的完整性。準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，在分析和鑒別文件材料的利用價(jià)值、憑證價(jià)值和查考價(jià)值的基礎(chǔ)上，判定檔案的保管期限[4]。二是建立有效溝通機(jī)制。加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，文書檔案涉及部門要提高政治站位，切實(shí)按照文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行移交，對(duì)共同完成的部分要步調(diào)一致、標(biāo)準(zhǔn)一致，提高歸集效力。三是加強(qiáng)常態(tài)化收集。安排專人負(fù)責(zé)資料收集、整理、立卷和歸檔工作。不定期地開(kāi)展檔案歸集，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編目和裝盒，確保管理臺(tái)賬齊全。四是做好規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)。結(jié)合《檔案法》《實(shí)施條例》及《歸檔文件整理規(guī)則》等法律法規(guī)，優(yōu)化文件收集、整理和查閱等環(huán)節(jié)。細(xì)化檔案歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的管理，確保檔案歸檔文件分類科學(xué)、整理符合要求，真正做到整齊規(guī)范，排列有序，查找方便，實(shí)現(xiàn)檔案管理有章可循、有據(jù)可依。

3.3 模式轉(zhuǎn)型，以整體性思維促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化

一是探索集中歸檔整理模式。為破解檔案整理不達(dá)標(biāo)問(wèn)題，檔案主管部門可以采取集中時(shí)間、集中地點(diǎn)和集中培訓(xùn)的方式，統(tǒng)一開(kāi)展文書檔案的整理工作，破解檔案標(biāo)準(zhǔn)化不足的問(wèn)題。在集中整理中，對(duì)重要的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化加工并移交綜合檔案館，對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案可進(jìn)行異質(zhì)備份，提高檔案管理的安全性。二是打造共享模式。適應(yīng)數(shù)字中國(guó)建設(shè)要求，在文書檔案分級(jí)管理的基礎(chǔ)上積極融入?yún)^(qū)域數(shù)字化建設(shè)和平臺(tái)共建，為檔案賦能經(jīng)濟(jì)發(fā)展開(kāi)拓廣闊空間。鏈接文書檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，在身份核驗(yàn)和授權(quán)的基礎(chǔ)上推動(dòng)資源共享與利用，打通服務(wù)社會(huì)最后一公里。在此過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全建設(shè)，適時(shí)引入?yún)^(qū)塊鏈和人工智能等技術(shù)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保管，防止檔案丟失或被篡改。

3.4 信息化為要，以數(shù)據(jù)化提高管理水平

一是穩(wěn)步推進(jìn)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的指導(dǎo)思路，全面對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，高質(zhì)量推進(jìn)檔案數(shù)字化和檔案信息化掃描、著錄、掛接等工作，夯實(shí)文書檔案數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)。二是高質(zhì)量推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。按照《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)》的要求，以電子文書檔案“單套制”改革為突破口，努力建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施完備、系統(tǒng)功能齊全、數(shù)據(jù)資源豐富、保障體系健全和服務(wù)應(yīng)用廣泛的數(shù)字檔案室。文書檔案數(shù)字檔案室包括檔案管理、文檔管理、數(shù)字化處理、檢索查詢和安全管理等主要功能模塊，并且具有權(quán)限控制和審批流程等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的存儲(chǔ)、管理、查詢和利用，保證文書檔案信息的真實(shí)性、完整性和可靠性。三是大力實(shí)施專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。借助檔案管理系統(tǒng)資源分類管理和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在傳統(tǒng)的“卷”“件”管理模式的基礎(chǔ)上，通過(guò)人名、事件、類型和地點(diǎn)等多個(gè)數(shù)據(jù)維度重新對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)簽化定義，打造獨(dú)具特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)文書檔案利用率提升。

3.5 資政育人，充分釋放檔案潛在價(jià)值

一是強(qiáng)化資政服務(wù)。圍繞黨委政府的中心工作，在重大戰(zhàn)略和關(guān)鍵事項(xiàng)上發(fā)揮檔案價(jià)值，做到中心工作在哪里，檔案服務(wù)就跟進(jìn)到哪里。圍繞社會(huì)治理經(jīng)驗(yàn)，管理部門可從文書檔案中梳理社會(huì)治理的決策文件和過(guò)程，梳理其成效和經(jīng)驗(yàn)，為有關(guān)決策提供參考。需要注意的是檔案管理部門要從匯編思維中走出來(lái)，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)歸納與總結(jié)，提供更高質(zhì)量的資政參考。二是發(fā)揮育人功能。善于運(yùn)用文書檔案“發(fā)言”，通過(guò)展覽陳列、新媒體傳播等方式，將檔案中的優(yōu)秀元素展示出來(lái)。要圍繞人民群眾對(duì)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的需求，推出有檔案特色、社會(huì)影響力、人民群眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的主題活動(dòng)，將沉睡的文書檔案轉(zhuǎn)換為鮮活的育人教材。如圍繞醫(yī)學(xué)科普活動(dòng)，可將檔案中的有關(guān)知識(shí)制成短視頻，發(fā)揮新媒體傳播的優(yōu)勢(shì)，滿足人民群眾的文化需求。

結(jié)語(yǔ)

在新征程上，檔案管理部門要以推進(jìn)《檔案法》和《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》貫徹實(shí)施為契機(jī)，加大文書檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化建設(shè)力度，要立足資政育人，以更大力度推動(dòng)開(kāi)發(fā)利用，在服務(wù)大局上推動(dòng)“死檔案”變“活信息”，在以檔育人上推動(dòng)“舊檔案”變“新故事”，充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。做好全面歸檔與規(guī)范管檔，以更高標(biāo)準(zhǔn)提升檔案治理效能，推動(dòng)文書檔案資源實(shí)現(xiàn)量的提升和質(zhì)的優(yōu)化，在服務(wù)中心大局中展現(xiàn)新?lián)?dāng)與新作為。

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作者簡(jiǎn)介：張繼東（1976—），大學(xué)學(xué)歷，淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心副研究館員，研究方向：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理和利用。