摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)不斷推進(jìn)，在國家“十四五”規(guī)劃綱要中明確指出，要實(shí)施城市更新活動(dòng)、建設(shè)海綿城市與韌性城市。在此過程中，城建檔案扮演著越來越重要的角色，城建信息數(shù)據(jù)的查詢利用需求也逐漸走向多元化，應(yīng)用領(lǐng)域更加廣泛。本文以新形勢(shì)下城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機(jī)遇及挑戰(zhàn)為題，在治理體系、干部隊(duì)伍、平臺(tái)建設(shè)和安全建設(shè)等方面提出當(dāng)下存在的問題及未來優(yōu)化的路徑，進(jìn)而充分挖掘城建檔案潛在利用價(jià)值，以期為相關(guān)部門提供決策參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

城建檔案是專業(yè)檔案，是城市建設(shè)活動(dòng)的最原始記錄與反映工程建設(shè)成果的最直接體現(xiàn)，與其他類型檔案相比具有成套性、動(dòng)態(tài)性、專業(yè)性、權(quán)威性和綜合性等特點(diǎn)。隨著信息全球化時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐步應(yīng)用到各行各業(yè)，城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)也是時(shí)之所趨。這就需要構(gòu)建城建檔案管理利用一體化交互平臺(tái)，形成城市數(shù)據(jù)資源體系，進(jìn)而不斷推動(dòng)數(shù)字資源信息化管理、智能化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案在城市建設(shè)中的利用價(jià)值，為推動(dòng)各地區(qū)城市化發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

1 新形勢(shì)下城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

隨著時(shí)代的進(jìn)步，智慧城市成為新時(shí)代城市化的主流趨勢(shì)，開發(fā)完善新一代檔案信息管理系統(tǒng)，為城建檔案也提供了新的政策與資金支持，從而進(jìn)一步深度挖掘檔案價(jià)值，完善建筑建設(shè)、城市管理和環(huán)境保護(hù)等多方共同參與協(xié)同推進(jìn)的共贏發(fā)展機(jī)制，在提升城市管理服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)也為檔案事業(yè)打開了提檔升級(jí)的廣闊空間。

1.1 高效化建設(shè)的重要抓手

城建檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是城建檔案管理部門進(jìn)行信息化建設(shè)的首要步驟。在傳統(tǒng)的工作模式下，城建檔案以紙質(zhì)文件載體保管為主，無論是前期的收集整理還是后期的開發(fā)利用，大多需要人工操作完成，其過程的穩(wěn)定性與真實(shí)性難以保障。隨著城市建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量的增加與復(fù)雜度的提升，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)手段與搜索引擎工具，可實(shí)現(xiàn)城建檔案文件的深度信息挖掘、多點(diǎn)海量備份與便捷檢索利用，進(jìn)一步提升檔案管理效率，也規(guī)避在業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中由于人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、文件損壞等不可逆損失，從真正意義上適應(yīng)新時(shí)代城市建設(shè)發(fā)展的需要[1]。

1.2 智能化利用的關(guān)鍵舉措

與其他類型檔案管理工作不同的是，由于城市建設(shè)工作涉及多個(gè)部門團(tuán)體與多家工程企業(yè)。例如，圖紙規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程地點(diǎn)勘察、項(xiàng)目施工建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督驗(yàn)收和環(huán)保消防等，在過去的管理過程中信息共享困難、“各自為政”嚴(yán)重、出錯(cuò)率較高，檔案數(shù)據(jù)信息的溝通交流大多由管理人員“跑腿”完成，使得檔案價(jià)值難以充分應(yīng)用。在新形勢(shì)下，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)融入多方技術(shù)，可打造區(qū)域性城建檔案利用中心，實(shí)現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)、跨單位的城建檔案資源共享利用，徹底破除“信息孤島”弊端。使得檔案能夠在降低工程造價(jià)、滿足群眾需求、縮短施工周期、減少資源浪費(fèi)等各項(xiàng)工作提供決策參考，進(jìn)而釋放檔案社會(huì)價(jià)值。

1.3 安全化存儲(chǔ)的根本基礎(chǔ)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，城建檔案介質(zhì)以紙質(zhì)文件與磁帶光盤等載體為主，容易受潮濕、風(fēng)化、蟲蛀等自然因素影響導(dǎo)致文件遭到不可逆的破壞。同時(shí)，在日常管理利用中容易人為造成關(guān)鍵信息篡改、重要文件丟失、主要數(shù)據(jù)被泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重的會(huì)給單位及社會(huì)造成較大損失。在信息化時(shí)代，城建檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，原有介質(zhì)的檔案逐漸演變?yōu)殡娮訖n案，并且其保管介質(zhì)與安全防護(hù)手段也在不斷升級(jí)優(yōu)化。例如，采用光盤柜、云盤和雙機(jī)熱備等方式開展海量城建檔案資源的保管備份工作，一定程度上減少了檔案數(shù)據(jù)信息暴露在自然環(huán)境下。同時(shí)也可采用安全設(shè)備和防護(hù)手段等進(jìn)一步提升城建檔案利用過程中的安全性，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型事業(yè)的穩(wěn)步前行奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

2 城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的困境及挑戰(zhàn)

隨著新型城市化建設(shè)的不斷推進(jìn)，為檔案管理工作帶來極大的發(fā)展空間。但是在實(shí)際工作開展過程中仍然出現(xiàn)各種各樣的問題，整體發(fā)展環(huán)境較為松散。城市建設(shè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員“重建設(shè)、輕管理”的思想嚴(yán)重，沒有根據(jù)自身發(fā)展情況科學(xué)制定管理體系，容易出現(xiàn)收集不齊全、管理不科學(xué)、應(yīng)用不廣泛和共享有界限等問題，嚴(yán)重制約了數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

2.1 治理體系不健全

一是組織架構(gòu)不健全。城建檔案管理涉及部門較多，管理較為分散，大多城市地區(qū)對(duì)于城建檔案的管理組織架構(gòu)不完整，沒有配套設(shè)置檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)小組，宏觀管理統(tǒng)籌機(jī)制不完善，沒有形成集中統(tǒng)一、自上而下的工作格局，容易出現(xiàn)職能職責(zé)不清晰、日常監(jiān)督不到位、任務(wù)分工不細(xì)化等問題，對(duì)于政策制定、制度出臺(tái)、技術(shù)應(yīng)用和工作推進(jìn)等領(lǐng)導(dǎo)力不夠，制約了數(shù)字化進(jìn)程。二是制度標(biāo)準(zhǔn)不完整。目前，大多部門尚未出臺(tái)針對(duì)性的城建檔案管理辦法，往往沿用上級(jí)部門出臺(tái)的文件，使得業(yè)務(wù)推進(jìn)與制度約束不匹配，容易在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤、失誤或遺漏，對(duì)于電子檔案文件的完整性與真實(shí)性造成一定影響。三是日常監(jiān)管不科學(xué)。受檔案工作“邊緣化”意識(shí)的影響，城建檔案往往是被動(dòng)管理，工作人員按照指示精神，按部就班，低標(biāo)準(zhǔn)地開展工作，相關(guān)行政主管部門執(zhí)法不嚴(yán)格，使得檔案資源存在單位或者個(gè)人手中情況較多，收集不齊全、管理不規(guī)范問題嚴(yán)重，容易造成資源流失。

2.2 人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

城建檔案具有一定的專業(yè)性、保密性和科學(xué)性，對(duì)于管理工作而言，目前存在的較大問題是工作人員的綜合素質(zhì)與行業(yè)發(fā)展不匹配，主要原因有以下幾點(diǎn)：一是干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)零散。城市建設(shè)中環(huán)保、城管、住建等部門單位對(duì)于檔案管理人員的設(shè)定較為隨意，大多年齡較大、學(xué)歷不高且更換較為頻繁，流動(dòng)性較強(qiáng)，甚至是兼職狀態(tài)，穩(wěn)定性較差，使得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)難以在城建檔案管理流程中很好地應(yīng)用，在一定程度上制約了整體行業(yè)的發(fā)展。二是繼續(xù)教育機(jī)制缺失。工作人員檔案意識(shí)與信息化意識(shí)較為薄弱，上至部門單位下至建設(shè)公司開展培訓(xùn)工作較少，無法掌握新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展理念與現(xiàn)代化管理技能，最終導(dǎo)致工作水平始終處于較低狀態(tài)[3]。

2.3 技術(shù)應(yīng)用不徹底

在新形勢(shì)下城建檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，應(yīng)充分發(fā)揮技術(shù)賦能作用，將檔案管理與平臺(tái)建設(shè)、服務(wù)利用等聯(lián)系起來，以信息化方式彰顯檔案價(jià)值，但是目前整體建設(shè)仍處于較為落后的狀態(tài)。一是平臺(tái)建設(shè)方面。受財(cái)政資金與信息化意識(shí)影響，城市建設(shè)相關(guān)部門尚未進(jìn)行必要軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的采購，所謂信息化建設(shè)僅停留在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案階段，日常管理滿足于錄入和存儲(chǔ)，甚至運(yùn)行環(huán)境為單一模式，使得數(shù)字化轉(zhuǎn)型滯后于大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展，并未達(dá)到自動(dòng)化與智慧化。二是技術(shù)應(yīng)用方面。城市建設(shè)工作涉及多個(gè)部門，但是大多數(shù)地區(qū)沒有開發(fā)建設(shè)集成化、一體化檔案資源管理平臺(tái)，沒有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通與共建共享，缺乏有效聯(lián)動(dòng)機(jī)制，“信息孤島”問題嚴(yán)重，共享數(shù)據(jù)量極少，使得各類城建檔案散落在各部門，與新形勢(shì)下的管理思路和手段難以融合。

2.4 安全建設(shè)不到位

城建檔案涉及較多專業(yè)數(shù)據(jù)信息。例如，工程建設(shè)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，功能研發(fā)過程中產(chǎn)生的科技檔案，干部檔案中的個(gè)人信息等，具有較強(qiáng)的隱私性和涉密性，其安全工作較為重要。但是在城市建設(shè)的相關(guān)部門，對(duì)檔案的安全保管和科學(xué)利用重視程度不夠，在思想上疏于管理，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中沒有配套設(shè)置專業(yè)安全設(shè)備及防護(hù)手段，使得城建檔案關(guān)鍵數(shù)據(jù)與重要信息暴露在網(wǎng)絡(luò)中，容易造成社會(huì)不法分子侵入并造成數(shù)據(jù)損壞、丟失和被竊等風(fēng)險(xiǎn)。

3 城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型未來優(yōu)化路徑及策略

雖然城建檔案管理工作發(fā)展仍處于初期階段，但是在宏觀層面上已形成了良好的發(fā)展環(huán)境。在政策上，國家“十四五”規(guī)劃中明確對(duì)智慧城市建設(shè)提出了新的要求，并凸顯了城建檔案信息資源的重要意義和價(jià)值。在中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也提出促進(jìn)信息化轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化部門協(xié)同發(fā)展等相關(guān)要求。在此背景下需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變思想、牢固樹立數(shù)字化意識(shí)、積極應(yīng)用現(xiàn)代化手段、全面打造協(xié)同管理的新模式，進(jìn)而為本地區(qū)城市建設(shè)提供“檔案力量”。

3.1 完善標(biāo)準(zhǔn)制度，構(gòu)建科學(xué)管理體系

一是明確領(lǐng)導(dǎo)組織。各城市建設(shè)主管部門要設(shè)置城建檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管同志任組長(zhǎng)，各參建部門負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，進(jìn)一步明確職責(zé)分工，細(xì)化各單位的工作任務(wù)，同時(shí)配套設(shè)立監(jiān)督檢查與追責(zé)問責(zé)機(jī)制，形成科學(xué)合理、上行下效、齊抓共管的工作格局。二是健全管理體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等政策文件，結(jié)合實(shí)際管理利用、開發(fā)共享業(yè)務(wù)需求，制定針對(duì)性強(qiáng)、約束力強(qiáng)、執(zhí)行度高的制度標(biāo)準(zhǔn)體系，在檔案收集整理、分類著錄、安全保存、共建共享和開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全流程做到有法可依、有章可循，不斷提升城建檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。三是優(yōu)化檔案監(jiān)管。相關(guān)部門要提升對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，重視檔案管理保存價(jià)值，在項(xiàng)目實(shí)施中實(shí)時(shí)監(jiān)督，在行政執(zhí)法過程中督促各方盡職盡責(zé)，以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)推動(dòng)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

3.2 加大引進(jìn)力度，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)人才

一是積極引才。城市建設(shè)相關(guān)部門要定期與上級(jí)溝通，爭(zhēng)取檔案管理崗編制數(shù)量，面向社會(huì)通過招聘、考錄的方式選拔高素質(zhì)專業(yè)人才，要以熟知大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)理論知識(shí)與操作技能的人才為主，加強(qiáng)崗前檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高就業(yè)門檻，從而為城建檔案管理行業(yè)注入源源不斷的活力[4]。二是大力育才。城市建設(shè)主管部門要召開檔案管理干部隊(duì)伍專題會(huì)議，專項(xiàng)研究各主體檔案管理人才培養(yǎng)方案，在日常業(yè)務(wù)開展過程中通過邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家、高校教授對(duì)于城建檔案行業(yè)政策環(huán)境、前沿技術(shù)與典型案例進(jìn)行講解，幫助管理人員形成完整的知識(shí)架構(gòu)，以備更好地開展工作，平穩(wěn)處置突發(fā)事件。同時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也可帶隊(duì)前往發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步開闊視野、取長(zhǎng)補(bǔ)短，引導(dǎo)干部職工勇于創(chuàng)新，提高主觀能動(dòng)性，從而推動(dòng)整體數(shù)字化進(jìn)程。

3.3 優(yōu)化技術(shù)融合，打造先進(jìn)發(fā)展模式

一是打造智慧平臺(tái)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要積極開展市場(chǎng)調(diào)研，結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，爭(zhēng)取專項(xiàng)信息化資金用于采購服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備，搭建高水平機(jī)房，從而為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。二是推動(dòng)共建共享。各地區(qū)城市建設(shè)主管部門要充分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”基礎(chǔ)平臺(tái)，要根據(jù)未來發(fā)展方向與日常工作應(yīng)用，全面打造區(qū)域性一體化城建檔案管理利用服務(wù)系統(tǒng)，深度應(yīng)用云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)，將散落在各部門單位的城建檔案數(shù)據(jù)信息根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)形式進(jìn)行精細(xì)化處理，并上傳至云端存儲(chǔ)，同時(shí)為各單位提供數(shù)據(jù)接口，使廣大用戶可通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索，破除過去時(shí)空限制，讓“數(shù)據(jù)多跑路、用戶少跑腿”，打通城建檔案利用服務(wù)“最后一公里”。三是強(qiáng)化利用服務(wù)。城建檔案資源的對(duì)外服務(wù)主要在于檔案的精細(xì)化管理與高效化開發(fā)利用。一方面利用數(shù)據(jù)挖掘與云存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫中檔案信息進(jìn)行對(duì)比檢查，保證數(shù)據(jù)的正確性與完整性，同時(shí)可對(duì)部門涉密內(nèi)容進(jìn)行權(quán)限分級(jí)，對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息予以整合歸類，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的合理分類，從而保證安全性。另一方面利用人工智能技術(shù)中的語義識(shí)別，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理分類和科學(xué)存儲(chǔ)，使得系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確識(shí)別用戶檢索需求進(jìn)行智能化檢索，進(jìn)而提升檔案搜索效率。

3.4 守牢安全底線，營造可靠發(fā)展環(huán)境

一是提高安全意識(shí)。不斷完善城建檔案管理全流程中的安全管理制度，同時(shí)要定期召開城建檔案信息安全專題會(huì)議，邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案主管部門與保密主管部門針對(duì)上級(jí)的政策落實(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)做法、安全工作重要性及文件涉密的危害進(jìn)行全面講解，從而將安全工作深入人心。二是搭建安全體系，一方面采購漏洞掃描、日志審計(jì)等安全防護(hù)硬件設(shè)備，另一方面加強(qiáng)城建檔案對(duì)外利用過程中的安全工作，深度應(yīng)用人臉識(shí)別、權(quán)限劃定、數(shù)字簽章、殺毒軟件和入侵檢測(cè)等安全措施，保障電子檔案資源在傳輸、檢索和利用過程中不被黑客及不法分子盜取與損壞[5]。

結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期城建檔案管理模式下，利用信息化技術(shù)對(duì)于數(shù)據(jù)資源管理無疑提供了強(qiáng)大助力，使得整體工作逐漸走向科學(xué)化、安全化、個(gè)性化和便捷化。因此，城市建設(shè)相關(guān)單位要做好城市檔案管理利用服務(wù)，提高政治站位，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的要求，進(jìn)一步提高檔案資源的綜合利用，嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集整理、分類著錄、開發(fā)利用和共建共享等業(yè)務(wù)流程，補(bǔ)齊工作的短板與不足，切實(shí)提升依法治檔、科學(xué)管檔、高效用檔的水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，以高質(zhì)量的檔案管理引領(lǐng)城市建設(shè)高水平發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：扈萍萍（1990—），大學(xué)學(xué)歷，深圳市城市建設(shè)開發(fā)（集團(tuán)）有限公司館員，研究方向：檔案管理。