摘 要：新形勢下，衛(wèi)校要充分認識到檔案信息資源開發(fā)的重要性和必要性，將其作為衛(wèi)校管理工作的重要組成部分，在推進衛(wèi)校信息資源整合與利用開發(fā)過程中，研究檔案工作存在的主要問題。引進先進信息技術，搭建檔案信息管理平臺，挖掘衛(wèi)校檔案信息資源的內(nèi)在價值，為衛(wèi)校人事管理、學生服務、科研和教學工作提供必要的檔案信息支持。實現(xiàn)衛(wèi)校檔案信息資源的系統(tǒng)化、集約化和智能化，進一步提升衛(wèi)校檔案信息資源管理質(zhì)量，發(fā)揮衛(wèi)校檔案信息資源的特殊價值。

關鍵詞：數(shù)字化；衛(wèi)校檔案；信息資源整合；資源利用

隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷進步，檔案事業(yè)已經(jīng)進入了數(shù)字化時代，特別是隨著“智慧校園”的提出，為學校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有利條件。當前，很多衛(wèi)校在檔案信息資源整合和開發(fā)利用方面主動迎合數(shù)字時代的發(fā)展，積極推進衛(wèi)校檔案信息化建設，不僅在檔案信息資源收集、整合、開發(fā)和利用方面取得了很多成就，同時也在積極推進衛(wèi)校檔案轉(zhuǎn)型升級。

1 衛(wèi)校檔案信息化與整合化建設現(xiàn)狀

1.1 信息化檔案管理基礎薄弱

長期以來，衛(wèi)校檔案管理工作由于起步晚、底子薄，工作水準長期落后于時代發(fā)展，在檔案信息化與整合化建設過程中還存在一些亟待解決的問題。首先，專業(yè)人才缺乏。檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程，需要專業(yè)人員參與。但在整合過程中，如果缺少人才保障，勢必會影響檔案信息資源的整合效果，一旦整合的檔案信息資源出現(xiàn)問題，將會影響后續(xù)的開發(fā)利用，也無法為衛(wèi)校相關工作開展提供必要的檔案信息支持。當前，衛(wèi)校系統(tǒng)信息化人才缺口較大，內(nèi)生動力不足，無法為轉(zhuǎn)型升級提供強有力的保障。其次，硬件設施缺乏。衛(wèi)校檔案信息化需要必要的硬件設施作為保障。如果只是提供場所和辦公設備，沒有必要的硬件設施作為基礎功能建設，也就無法引進軟件系統(tǒng)，搭建平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的整合、開發(fā)和利用。雖然部分黨校在圖書館有專門的檔案室，但卻沒有為其配備必要的硬件設施，在一定程度上影響了后續(xù)工作的開展。比如，數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設水平較低，無法滿足互聯(lián)互通需要；軟件升級改造不到位，安全防護能力較弱，檔案領域風險隱患較大等，這些都是由于基礎設施較差造成的。

1.2 檔案信息資源整合水平有待提高

由于前期準備工作不足，無論是在硬件設施還是在人才保障上都缺少必要的支持。因此，當前部分衛(wèi)校在檔案管理方面舉步維艱，在檔案信息資源整合和利用過程中手段不多。一方面，部分衛(wèi)校檔案信息存在著“信息孤島”問題。特別是之前衛(wèi)校生成的大量紙質(zhì)檔案，并沒有通過硬件對其進行掃描和加工形成電子文件，導致出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案進展緩慢，而且紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相互隔絕，造成了衛(wèi)校檔案的時空斷檔，也就無法對衛(wèi)校檔案信息資源進行系統(tǒng)的開發(fā)和利用[1]。特別是前期的紙質(zhì)檔案如果存放時間過長，必然會出現(xiàn)變質(zhì)、發(fā)霉、字跡模糊等問題，如果長時間不處理，這部分檔案信息將無法再利用，檔案價值發(fā)展的空間和廣度受到制約。另一方面，檔案信息資源整合是一項復雜的系統(tǒng)工程，在動態(tài)整合過程中，既需要軟件系統(tǒng)和先進技術的支持，也需要相關部門的密切配合。目前，部分衛(wèi)校在檔案信息資源整合過程中，檔案管理部門與教研部門、學生管理部門和教學部門聯(lián)系不夠緊密，而且在檔案信息共享方面還存在著格式不同與數(shù)據(jù)庫結構不同等問題。檔案信息資源流通性與共享性較差，部分檔案信息被封存，難以對其進行系統(tǒng)開發(fā)，也就無法為衛(wèi)校的科研工作、教學工作和學生管理工作提供必要的檔案信息支持。由于衛(wèi)校檔案管理工作缺少宏觀的統(tǒng)一規(guī)劃和具體的管理措施，客觀上造成了衛(wèi)校檔案信息化與整合化建設滯后的現(xiàn)實窘境。

2 數(shù)字化背景下衛(wèi)校檔案信息資源整合策略

在數(shù)字化背景下，衛(wèi)校檔案信息資源整合需要關注多個方面，既要主動落實國家關于檔案信息資源的相關政策要求，也要考量衛(wèi)校檔案信息資源的特殊性及目前數(shù)字化時代對檔案管理工作的新要求。唯有如此，才能夠制定更契合檔案信息資源整合需要的策略，進一步提升衛(wèi)校檔案信息資源的整合效果。

2.1 依托數(shù)字化檔案館，推進“全過程”管理

在數(shù)字化背景下，為充分認識到檔案信息資源整合的必要性和重要性，既要為其提供必要的硬件設施，也要在人才隊伍上“下大力氣”，還要提供必要的場所和數(shù)據(jù)庫。利用衛(wèi)?，F(xiàn)有的技術設備將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并存儲到數(shù)據(jù)庫中，不斷地豐富衛(wèi)校檔案信息資源規(guī)模。緊跟衛(wèi)校各項工作開展，對重要的檔案信息進行全方位收集，確保重要檔案信息及時入庫，依托數(shù)字化檔案館，充分發(fā)揮技術優(yōu)勢，形成更為完善的安全防護網(wǎng)絡和檔案信息服務系統(tǒng)，并定期對系統(tǒng)進行維護和升級，為后續(xù)衛(wèi)校檔案信息資源全過程管理提供扎實的技術保障。

數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合和利用離不開全方位的技術支持。在硬件基礎之上完善信息化系統(tǒng)，借助外部技術力量對信息系統(tǒng)更新，進一步豐富信息系統(tǒng)的功能[2]。特別是檔案管理人員要主動學習相關軟件的使用方法，夠靈活地利用各種軟件，隨時隨地對重要檔案信息進行收集和管理。通過建立數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速收集、科學管理和系統(tǒng)開放。要充分認識到檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程，在具體實施過程中，要主動與其他部門進行溝通互動，利用現(xiàn)代信息技術對重要的檔案信息進行批量歸檔，提升檔案信息收集的準確性和及時性，在保存過程中要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫容量大、存儲性強的特點，為后續(xù)的整合、利用和開發(fā)提供保證。借助檔案信息化系統(tǒng)，工作人員還可以對上傳的檔案信息進行審核、刪減和修改，與傳統(tǒng)的人工檔案管理模式相比，數(shù)字化背景下的衛(wèi)校檔案信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)更多功能，提供更多服務。對于過期檔案或沒有價值的檔案也可以借助信息系統(tǒng)銷毀，實現(xiàn)衛(wèi)校檔案信息的“全過程”管理。通過對衛(wèi)校檔案信息資源的整合，確保有價值的檔案能夠安全地存儲到數(shù)據(jù)庫之中，并圍繞衛(wèi)校中心工作形成專題檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過對這部分檔案信息資源的開發(fā)利用，為相關工作落實和衛(wèi)校決策提供檔案信息支持。

2.2 借助數(shù)字化方式，實現(xiàn)“全方位”整合

前文已經(jīng)對衛(wèi)校檔案信息資源整合的重要性和必要性進行了系統(tǒng)介紹。為進一步提升檔案信息資源的整合效率，就必須借助數(shù)字化的方式實現(xiàn)對衛(wèi)校檔案信息資源的全方位整合[3]。為此，衛(wèi)校要成立專門的協(xié)調(diào)機構，衛(wèi)校的主要領導要擔當協(xié)調(diào)機構的負責人，對衛(wèi)校檔案信息整合工作進行整體規(guī)劃和布局，進一步明確衛(wèi)校檔案信息整合的重點和難點。組織全校各部門主動參與到衛(wèi)校檔案信息的整合中來，明確各自任務，了解各自工作重點和范疇，定期與衛(wèi)校檔案管理部門取得聯(lián)系，按照相關要求上傳衛(wèi)校檔案信息，為全方位的檔案信息整合提供豐富的檔案信息素材。同時，協(xié)調(diào)機構還要對衛(wèi)校檔案管理工作進行統(tǒng)一規(guī)劃和指導，加強頂層設計和組織領導，從衛(wèi)校發(fā)展大局出發(fā)，制定衛(wèi)校檔案未來發(fā)展規(guī)劃，明確衛(wèi)校檔案的具體目標，實現(xiàn)對衛(wèi)校檔案信息資源整合工作的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)和統(tǒng)一整合，凝聚檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的強大力量。現(xiàn)代信息技術的發(fā)展為衛(wèi)校檔案信息資源整合提供了更豐富的技術手段。在具體實施過程中，要善于利用現(xiàn)代科學技術，借助數(shù)字化方式對衛(wèi)校檔案信息資源進行整理和加工，使檔案信息資源更完整和系統(tǒng)。比如，將大數(shù)據(jù)技術引入檔案管理，對利用數(shù)據(jù)進行精準分析，進一步優(yōu)化數(shù)據(jù)服務和管理利用，實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路，發(fā)揮檔案工作賦能衛(wèi)校建設的價值。

不同的整合方式會獲得不同的整合結果。因此，在衛(wèi)校檔案信息資源整合過程中要對整合方式進行優(yōu)化，進一步提升衛(wèi)校檔案信息資源整合效果。一是對文件方式整合。檔案管理人員可以在數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)中以文件名的方式對檔案信息實行命名，將具有關聯(lián)性的檔案信息聚合在一起，為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)利用提供支持。二是以數(shù)據(jù)庫的方式對檔案信息資源進行整合。數(shù)據(jù)庫具有容量大、存儲便捷的特點，將相關聯(lián)的數(shù)據(jù)檔案存放在數(shù)據(jù)庫中，可以借助大數(shù)據(jù)和云計算等技術手段對其進行開發(fā)和利用。三是以主題樹的方式對檔案信息資源進行整合。通過主目錄間接地連接多個實際數(shù)據(jù)資源，使檔案信息整合變得一目了然。四是根據(jù)衛(wèi)校檔案信息資源的載體不同進行整合。按照文字、圖像、聲音和視頻等進行整合。通過對衛(wèi)校檔案信息資源的全方位整合，能夠形成更直觀的檔案信息資源分類，有利于衛(wèi)校檔案信息資源的管理，同時為下一步開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。

3 數(shù)字化背景下衛(wèi)校檔案信息資源利用效率的提升

在數(shù)字化背景下，衛(wèi)校檔案信息資源整合并不是最終目的，對其進行合理利用才能夠體現(xiàn)出衛(wèi)校檔案信息資源的特殊價值。為此，可以結合更先進的技術手段，對整合后的衛(wèi)校檔案信息資源進行深度開發(fā)，實現(xiàn)1+1>2的目的，為進一步提升衛(wèi)校檔案信息資源利用效率，有必要從以下幾方面入手。

3.1 充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計算等技術作用

新時期，大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈等技術在各個領域發(fā)揮了重要作用，既實現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)的存儲、分析和整合，也確保了數(shù)據(jù)信息的安全[4]。因此，衛(wèi)校在檔案信息資源利用過程中，可以將這些技術手段融入檔案信息資源的利用之中，借助已有的衛(wèi)校數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，對海量數(shù)據(jù)進行分析，剔除沒有關聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，提煉出有價值的數(shù)據(jù)信息，進而提升檔案信息資源的利用效率。同時，區(qū)塊鏈技術能夠確保數(shù)據(jù)安全，也方便衛(wèi)校檔案數(shù)據(jù)備份。因此，可以將其作為衛(wèi)校檔案信息資源利用的重要手段。在利用過程中不能唯技術論，在資源利用開發(fā)過程中只能將其作為技術手段，在大方向上還需要檔案管理人員把關；在審核和監(jiān)督過程中也要有人工參與，這樣衛(wèi)校檔案管理工作才會沿著正確的軌道不斷向前，同時也有助于規(guī)范衛(wèi)校檔案信息資源的開發(fā)與利用。

3.2 要結合衛(wèi)校重點工作形成專門的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

新時期對衛(wèi)校檔案管理工作提出了新要求。要想讓衛(wèi)校檔案管理工作得到學校的肯定和重視，就必須發(fā)揮衛(wèi)校檔案信息資源的特殊作用。為此，衛(wèi)校檔案管理部門應定期向?qū)W校主要領導匯報當前工作，了解當前衛(wèi)校的重點工作。圍繞重點工作形成專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，結合重點工作的具體問題，提供必要的檔案信息支持，不斷地拓寬問題解決思路，這樣學校領導才會看到衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，才會為其提供必要的硬件設施和軟件系統(tǒng)。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設過程中要將教學工作、科研工作和學生服務工作作為三大板塊[6]。特別是要通過網(wǎng)絡服務方式為已經(jīng)畢業(yè)的學生提供及時的檔案信息服務，免除學生來回奔波的時間和費用成本。

3.3 要加強檔案管理人員的教育和培訓

檔案管理人員能力和素質(zhì)直接決定著衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的質(zhì)量，也決定著后續(xù)檔案信息資源的整合與利用。因此，衛(wèi)校檔案管理部門有必要將檔案管理人員的教育培訓作為衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要方面，主動向?qū)W校申請更多的培訓機會和學習機會，并邀請檔案管理人員到衛(wèi)校指導，相關工作對檔案管理人員進行教育培訓，使檔案管理人員充分認識到檔案信息資源整合與利用的重要性。同時學習檔案管理工作的新技術與新手段[5]，并將其作為安身立命之本。檔案信息資源整合利用是一項復雜的系統(tǒng)工程，技術手段是工具，檔案管理人員才是完成此項工作的根本，在教育培訓過程中要使檔案管理人員對此項工作產(chǎn)生熱情，主動投身到檔案信息資源整合與利用之中，不斷地更新知識理念，形成檔案信息資源整合與利用研究的新方向與新課題。

總之，數(shù)字化背景下，衛(wèi)校檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件，衛(wèi)校檔案信息資源在整合開發(fā)過程中既要在頂層設計方面大膽創(chuàng)新，完善相應的制度機制，為衛(wèi)校檔案管理工作和信息資源整合利用提供全方位的政策支持。在微觀層面主動作為，加強對衛(wèi)校檔案管理人員的教育培訓，使衛(wèi)校檔案管理人員熟知各類檔案信息技術，了解衛(wèi)校數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的各項功能和作用。同時還要在技術引進方面“做足文章”，無論是衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型還是開發(fā)與利用都離不開數(shù)字信息技術的支持。特別是大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈等技術已經(jīng)證明在檔案信息資源管理開發(fā)方面的優(yōu)勢，以數(shù)字化推動衛(wèi)校檔案的管理工作，以智能化豐富衛(wèi)校檔案信息資源開發(fā)的手段，以信息化提升衛(wèi)校檔案管理的質(zhì)量。

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作者簡介：周凌（1978—），大學學歷，廣西南寧市衛(wèi)生學校館員，研究方向：檔案管理。