[摘 要]高校檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要多個部門的緊密協(xié)作。本研究深入分析了跨部門協(xié)同在高校檔案信息化建設(shè)中的重要性，并揭示了當前存在的協(xié)同意識缺乏、溝通渠道不暢、協(xié)同機制不健全等問題。為解決這些問題，研究提出了優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機制、完善溝通協(xié)調(diào)體系、構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障的對策建議，為高校建立高效的跨部門協(xié)同機制提供了可行的路徑。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息化建設(shè)；跨部門協(xié)同；協(xié)同機制

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)成為加強高校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。然而，高校檔案信息化建設(shè)涉及多個職能部門，需要全面地協(xié)調(diào)配合，因此，構(gòu)建高效的跨部門協(xié)同機制是確保建設(shè)順利推進的關(guān)鍵。

一、高校檔案信息化建設(shè)中跨部門協(xié)同的重要性

（一）檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性特征

高校檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，具有明顯的系統(tǒng)性特征，涉及多個職能部門。檔案信息化建設(shè)不僅涵蓋了檔案館等專職部門，還需要信息技術(shù)中心、網(wǎng)絡(luò)中心等信息化建設(shè)主體部門的全程參與，也離不開相關(guān)職能部門如組織人事部門、財務部門等的支持和配合。多部門的深度介入，使得信息化建設(shè)成為一項跨部門的系統(tǒng)工作。由于參與主體多、專業(yè)領(lǐng)域交叉，如果缺乏高效的協(xié)調(diào)機制，將導致職責分工不明確、工作推進緩慢、資源利用效率低下等問題。只有各部門在統(tǒng)一的工作平臺和標準規(guī)范下通力合作，精誠協(xié)調(diào)配合，才能最大限度地整合各方資源優(yōu)勢，保證建設(shè)過程有序高效[1]。

（二）跨部門協(xié)同機制的作用

建立高效的跨部門協(xié)同機制對高校檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要，其作用主要體現(xiàn)在三個方面。一是跨部門協(xié)同可以提高工作效率。信息化建設(shè)涉及多個職能部門，如果缺乏順暢的協(xié)同機制，將導致決策流程冗長、部門推諉扯皮、工作銜接不暢等低效狀況。有效的協(xié)同機制可以明確各方職責，統(tǒng)一工作標準，優(yōu)化工作流程，使各部門有條不紊順利銜接，從而提升整體工作效率。以浙江大學為例，通過建立檔案信息化專項領(lǐng)導小組來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確館內(nèi)外各部門在文件數(shù)字化、系統(tǒng)運維等環(huán)節(jié)的分工，使建設(shè)任務合理分解、高效推進。二是跨部門協(xié)同可以優(yōu)化資源配置。缺乏協(xié)同將導致資源分散利用，加劇部門間的資源孤島效應；有效的協(xié)同則能實現(xiàn)信息共享、資源整合，避免重復建設(shè)浪費。以云南大學為例，通過校園一體化平臺建設(shè)，整合了人力資源、財務、基建等多個系統(tǒng)數(shù)據(jù)，形成了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和應用模式，提高了資源利用率。三是跨部門協(xié)同可以保證檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)作為系統(tǒng)工程，需要各方精誠合作、協(xié)同配合，方能將頂層設(shè)計、技術(shù)實施、服務應用等各個環(huán)節(jié)做好，從而確保建設(shè)質(zhì)量。

二、高校檔案信息化建設(shè)中跨部門協(xié)同存在的問題

高校檔案信息化建設(shè)，無疑是一項龐大而精細的系統(tǒng)工程，它需要校內(nèi)多個職能部門的默契協(xié)作與無縫對接。然而，現(xiàn)實的挑戰(zhàn)卻不容樂觀?？绮块T協(xié)同存在諸多困境和障礙，制約了建設(shè)的質(zhì)量和進度。這些困境，亟待我們共同面對，合力破解，以確保檔案信息化建設(shè)的順利推進。

部分相關(guān)職能部門對檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和重要性認識不足，將其等同于單一的技術(shù)工程，忽視了本部門在其中所應發(fā)揮的重要作用。由于缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)平臺和工作機制，各單位大多是獨立運作、互不銜接。這種分散的工作模式不僅增加了溝通成本，還容易導致信息傳遞的滯后和誤差，影響了建設(shè)的效率和質(zhì)量。大多數(shù)高校的跨部門協(xié)同機制不健全，職責分工不明確，缺乏頂層設(shè)計統(tǒng)籌和工作規(guī)范。具體表現(xiàn)為：各部門在檔案信息化建設(shè)中的角色和職責沒有明確界定，導致工作中推諉扯皮；各部門在實施過程中各自為政，缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范，難以形成合力。部門利益分歧、職責邊界交叉混亂、缺乏有效監(jiān)督等問題，加劇了協(xié)同推進的阻力和困難，導致資源整合利用率不高、執(zhí)行效率低下等弊端。[2]。

三、構(gòu)建高效的高校檔案信息化建設(shè)跨部門協(xié)同機制的對策

（一）優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機制

優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機制有助于明確各部門在檔案信息化建設(shè)中的權(quán)責分工，厘清職能邊界，避免職責交叉重疊、相互掣肘，也有利于建立科學高效的決策機制，確保決策周期合理、程序規(guī)范，并形成暢通的反饋渠道，促進決策落實。

1.明確各部門在建設(shè)中的職能定位

明確各部門在檔案信息化建設(shè)中的職能定位是優(yōu)化組織架構(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。需要系統(tǒng)梳理和科學規(guī)劃，合理劃分各參與方在建設(shè)全流程中的職責范疇和權(quán)限邊界，避免出現(xiàn)職能交叉混亂、相互掣肘的狀況。通過細致的工作分析和頂層設(shè)計，可以明確各部門的具體職能分工：檔案館作為牽頭單位，負責統(tǒng)籌謀劃整體建設(shè)規(guī)劃和頂層設(shè)計，優(yōu)化業(yè)務流程、制定統(tǒng)一標準；信息技術(shù)中心承擔技術(shù)架構(gòu)搭建和系統(tǒng)運維職能；公文辦公室負責文件資料的流程再造和數(shù)字化錄入工作；人力資源部門則負責經(jīng)費保障和績效考核等。在明確職能的同時，還應合理劃分各自的權(quán)限邊界，避免出現(xiàn)職責交叉和沖突。例如，雖然信息技術(shù)中心和檔案館在系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)存在一定的工作交集，但應明確界定兩者之間的分工，前者負責技術(shù)開發(fā)和運維，后者負責需求梳理和流程優(yōu)化，避免扯皮推諉。職能定位清晰，權(quán)責分工明確，不僅有利于充分發(fā)揮各單位的專業(yè)優(yōu)勢和職能作用，而且有助于形成科學有序的工作流程和制衡機制，確保各方通力合作、相互協(xié)調(diào)、高效運轉(zhuǎn)。這是優(yōu)化組織架構(gòu)、促進跨部門協(xié)同的基礎(chǔ)性工作，必須予以高度重視。

2.建立科學的決策流程和反饋機制

建立科學的決策流程和反饋機制是優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機制的重中之重。這不僅關(guān)乎信息化建設(shè)決策的質(zhì)量和效率，也是促進各部門高效協(xié)同的重要保證。

首先，需要成立高校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，作為決策和反饋的權(quán)威平臺。領(lǐng)導小組應由校領(lǐng)導和各相關(guān)職能部門主要負責人組成，集中體現(xiàn)行政權(quán)威和專業(yè)力量。同時，要明確集體決策的程序和議事規(guī)則，確保決策過程民主、科學、高效。其次，應建立常態(tài)化的工作例會機制，作為各部門直接對接交流的渠道。可定期召開專題會議，通報進展、分析問題、研究對策，實現(xiàn)信息互通有無。比如，可借鑒蘇州大學的做法，每季度召開一次這樣的多部門聯(lián)席會議。會議不僅有各部門負責人出席，還邀請第三方監(jiān)管專家和技術(shù)人員參與，形成全方位的研討交流。最后，還應建立科學有效的反饋評估機制，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以糾正?？刹扇《ㄆ跈z查、實時反饋、責任追究等多種方式，對工作中的失誤和偏差予以反饋評估，并追究相關(guān)責任人的責任。同時對工作中的亮點經(jīng)驗要及時總結(jié)并加以推廣，形成良性的反哺循環(huán)。

（二）完善溝通協(xié)調(diào)體系

1.構(gòu)建信息共享平臺促進數(shù)據(jù)交互

構(gòu)建信息共享平臺是促進跨部門數(shù)據(jù)交互和資源整合的關(guān)鍵舉措。需要統(tǒng)一技術(shù)架構(gòu)和標準規(guī)范，整合各類信息資源，搭建覆蓋全校的一體化信息平臺，實現(xiàn)跨部門數(shù)據(jù)的無縫集成和高效共享。以浙江大學為例，該校已構(gòu)建了集校園網(wǎng)、辦公自動化系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)等于一體的綜合信息服務平臺，各類信息資源實現(xiàn)了統(tǒng)一入口獲取和高效利用。其中，檔案信息服務系統(tǒng)與其他核心業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通共享，避免了重復采集和建設(shè)，極大提高了資源利用率。建設(shè)這一共享平臺的過程中，要統(tǒng)一規(guī)范標準，需要各部門緊密配合，在技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、接口規(guī)范等方面達成共識，促進整合和互聯(lián)互通。比如要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準、檔案編碼標準、存儲標準等，確保不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)融合無障礙。此外，共享平臺的建設(shè)還應以用戶為中心，突出數(shù)據(jù)服務功能，提供個性化定制和數(shù)據(jù)資源定制服務，真正實現(xiàn)按需獲取和智能應用。例如，人力資源部門可訂閱教師資格檔案數(shù)據(jù)，并與績效考核相結(jié)合；教務部門則可調(diào)取學生學籍檔案數(shù)據(jù)，為管理和決策提供支撐等。通過統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和業(yè)務標準，實現(xiàn)不同部門數(shù)據(jù)的順暢集成和智能交互，不僅能最大限度地整合和利用資源，還能促進信息共享和工作協(xié)同，提高工作效率，這是跨部門協(xié)同的工作基礎(chǔ)。

2.定期召開多部門聯(lián)席會議研討協(xié)調(diào)

定期召開多部門聯(lián)席會議是加強溝通協(xié)調(diào)、促進跨部門協(xié)同的重要機制。這種面對面的直接交流方式，不僅有助于信息充分互通、觀點互鑒、達成共識，更能化解分歧、凝聚合力，確保協(xié)同工作高效有序開展?？梢越梃b蘇州大學的做法，建立常態(tài)化的聯(lián)席會議制度。每個季度都定期組織涉及檔案信息化建設(shè)的各相關(guān)部門負責人召開專題會議，通報工作進展、分析存在問題、研究應對策略。與會人員不僅包括檔案館、信息中心、公文辦公室等主要業(yè)務部門負責人，還邀請了第三方專家學者和專業(yè)技術(shù)人員參與。這種多方參與的聯(lián)席會議模式，具有幾個突出優(yōu)勢：一是決策和建議的科學性更強，專家學者能提供獨到見解和專業(yè)指導；二是溝通的渠道更為暢通，各部門負責人可以直接對話交流，消除隔閡和分歧；三是監(jiān)督機制更為堅實，第三方的參與也起到了外部監(jiān)督的作用。因此，這種聯(lián)席會議模式被蘇州大學視為推進檔案信息化建設(shè)跨部門協(xié)同的“強力引擎”。除了定期召開例行會議外，遇到重大決策、專項討論時，也可隨時臨時召集相關(guān)人員開會研討。通過直接溝通交流、達成共識，不僅能統(tǒng)一思想、明確方向，更能將各方的合力整合起來，協(xié)同一致，高效推進檔案信息化建設(shè)各項工作。可以說，定期的多部門聯(lián)席會議機制是保證跨部門協(xié)同高效運轉(zhuǎn)的“黏合劑”。

（三）構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障

1.制定合理的績效考核和獎懲機制

制定合理的績效考核和獎懲機制，是推動跨部門協(xié)同高效運轉(zhuǎn)的重要激勵約束手段。這需要結(jié)合各部門在檔案信息化建設(shè)中的實際分工和貢獻程度，設(shè)置科學合理的差異化考核體系。首先，應明確各部門的工作職責和目標任務，并將其分解為一系列具體的考核指標，如工作進度、質(zhì)量標準、數(shù)據(jù)應用率等，作為績效評價的依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，針對不同部門的差異化職能，設(shè)置不同的權(quán)重分值，并與該部門及其工作人員的薪酬績效、職務晉升等利益直接掛鉤。其次，還需結(jié)合考核結(jié)果，建立科學的獎懲機制。對于工作成績突出、貢獻卓著的部門和個人，可予以相應的物質(zhì)獎勵和榮譽表彰，充分體現(xiàn)“重賞厚遇”；而對于工作消極怠慢的，則要加大問責力度，酌情給予一定程度的懲處，起到“疾風勁草”的警示作用。以上獎懲措施的出臺和實施，必須堅持公開、公正、公平的原則，避免私情化和隨意性，確保制度的權(quán)威性和約束力。最后，還應將考核結(jié)果及時予以反饋，并定期評估和調(diào)整考核辦法，與實踐相適應，不斷完善和優(yōu)化。合理的績效考核和獎懲機制，能充分調(diào)動各方的工作積極性和主動性，充分發(fā)揮其專業(yè)特長，確保各司其職、全力以赴，從而達到優(yōu)化資源配置、提高工作效率、保證建設(shè)質(zhì)量的目的，對于促進跨部門協(xié)同發(fā)揮著重要的激勵約束作用。

2.建立動態(tài)的經(jīng)費投入調(diào)節(jié)機制

建立動態(tài)的經(jīng)費投入調(diào)節(jié)機制對于合理配置和利用有限的資金至關(guān)重要。檔案信息化建設(shè)作為一項長期的系統(tǒng)工程，需要持續(xù)且大量的經(jīng)費投入，但由于高校財力有限，如何公平分配和精準調(diào)度這一“稀缺資源”，事關(guān)建設(shè)的效率和質(zhì)量。具體做法是，根據(jù)各部門在不同階段的實際工作任務和進度，建立動態(tài)調(diào)整的經(jīng)費撥付機制。在建設(shè)的初期階段，可適當向牽頭部門如檔案館等撥付更多啟動經(jīng)費；到中期的系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)，則可向信息技術(shù)中心等部門適當增加投入；后期的系統(tǒng)運維和數(shù)據(jù)應用階段，則可適當增加公文辦公室等部門的經(jīng)費比重。此外，還應建立嚴格的經(jīng)費審核把關(guān)機制。定期對各部門的經(jīng)費使用情況進行評估考核，對那些投入產(chǎn)出不成正比、資金利用效率低下的部門，要及時調(diào)減經(jīng)費投放，避免資金的閑置浪費；對工作成績突出、重點急需的部門，則要適當增加經(jīng)費支持，做到資金的精準管控和動態(tài)調(diào)節(jié)。經(jīng)費的分配使用也要堅持公開透明、民主監(jiān)督的原則，確保程序的公正合理?？啥ㄆ诠冀?jīng)費分配和使用情況，并設(shè)立意見征詢和反饋渠道，接受社會各界和校內(nèi)各部門的監(jiān)督，對于出現(xiàn)的違規(guī)違紀行為要嚴懲不貸。只有建立起科學合理、動態(tài)調(diào)節(jié)的經(jīng)費投入機制，并接受有效監(jiān)督，才能真正實現(xiàn)有限資金的優(yōu)化配置，為各部門協(xié)同參與創(chuàng)造必要的經(jīng)費保障，確保檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)工程的高效推進。

結(jié)束語

高校檔案信息化建設(shè)作為一項復雜的系統(tǒng)工程，需要多個部門密切配合。本研究從優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機制、完善溝通協(xié)調(diào)體系、構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障三個方面，提出了構(gòu)建高效跨部門協(xié)同機制的對策建議。通過明確各部門職能定位、建立科學決策流程、促進信息共享交互、定期召開協(xié)調(diào)會議，以及制定合理的績效考核、經(jīng)費調(diào)節(jié)和監(jiān)管措施，可以有效消除部門利益分歧、增進相互理解和信任、形成合力，從而確保檔案信息化建設(shè)的高質(zhì)量推進。

參考文獻

[1]葉敏.信息化時代下高校檔案服務的發(fā)展路徑研究[J].辦公自動化，2024，29（7）：72-74.

[2]牟麗娟.高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型：信息化管理的挑戰(zhàn)與機遇[J].蘭臺內(nèi)外，2024（7）：25-27.

作者簡介：范衛(wèi)杰（1969— ），男，漢族，河南新野人，南陽醫(yī)學高等專科學校，中級，碩士。

研究方向：黨建黨務。