全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要已明確強(qiáng)調(diào)，需加速檔案信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)，構(gòu)建全新信息化體系，并強(qiáng)化數(shù)字檔案資源建設(shè)，以提升檔案信息化服務(wù)水平。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不僅是技術(shù)層面的升級(jí)，更涉及管理理念與服務(wù)模式的深刻變革，該進(jìn)程要求在依法治檔、科技興檔的基礎(chǔ)上，全面利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)手段，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行深度改造與重塑，以此提升工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，并推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)加大投入，采購(gòu)或升級(jí)高效能服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備，以應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)需求。例如，引入SSD固態(tài)硬盤(pán)，顯著提升數(shù)據(jù)讀寫(xiě)速度，減少訪問(wèn)延遲。構(gòu)建涵蓋防火墻、入侵檢測(cè)及數(shù)據(jù)加密的全方位網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，保障檔案信息安全。開(kāi)發(fā)或采用集成檔案全生命周期管理的綜合系統(tǒng)，增強(qiáng)檢索功能，優(yōu)化查詢方式，提升利用便捷性。利用OCR、掃描等技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，提高效率和準(zhǔn)確性。積極引進(jìn)檔案學(xué)、信息技術(shù)及數(shù)據(jù)分析等領(lǐng)域的復(fù)合型人才，為檔案管理信息化提供支撐。同時(shí)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，涵蓋信息技術(shù)、法律法規(guī)及數(shù)字化工具使用等內(nèi)容。通過(guò)云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建云存儲(chǔ)平臺(tái)，降低存儲(chǔ)成本，提升數(shù)據(jù)安全與可訪問(wèn)性。開(kāi)發(fā)智能檢索6c43cbe37c093b4362154e0e433dfead系統(tǒng)，基于自然語(yǔ)言處理，優(yōu)化用戶體驗(yàn)。此外，全面數(shù)字化紙質(zhì)檔案，建立電子檔案管理系統(tǒng)，并利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，為政府決策提供數(shù)據(jù)支持。

二、提升信息化管理意識(shí)

事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參與信息化管理培訓(xùn)，通過(guò)多樣化形式提升其認(rèn)識(shí)水平。利用內(nèi)部宣傳平臺(tái)，廣泛傳播信息化管理理念與成功案例，構(gòu)建積極氛圍。需建立健全相關(guān)制度，明確職責(zé)與任務(wù)，保障工作有序進(jìn)行。借助績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，激發(fā)管理人員積極性。同時(shí)加大信息化建設(shè)投入，引進(jìn)先進(jìn)系統(tǒng)與設(shè)備，改善檔案存儲(chǔ)、檢索與利用條件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障信息系統(tǒng)穩(wěn)定高效運(yùn)行。積極探索信息化服務(wù)模式，如在線查詢、遠(yuǎn)程調(diào)閱等，提升用戶服務(wù)體驗(yàn)。持續(xù)收集用戶反饋，優(yōu)化服務(wù)流程與內(nèi)容，增強(qiáng)用戶滿意度與信任度。例如，采用先進(jìn)電子檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案電子化存儲(chǔ)與高效檢索。建立健全信息安全管理制度與應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，確保信息安全傳輸與存儲(chǔ)。提供在線查詢服務(wù)，并與其他單位建立電子檔案共享協(xié)議，促進(jìn)資源互通。定期舉辦用戶培訓(xùn)會(huì)，提升用戶技能與滿意度。

三、推動(dòng)信息資源整合與共享

紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間存在局限性，其查閱效率較低，且極易受自然環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致檔案損壞。此外，不同部門(mén)間存在信息孤島現(xiàn)象，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效整合與共享，這在一定程度上限制了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，并對(duì)事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量和決策效率產(chǎn)生了負(fù)面影響。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)基于自身實(shí)際情況，制定科學(xué)合理且符合規(guī)范的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，該規(guī)劃需明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及資金預(yù)算等關(guān)鍵要素，以確保信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。同時(shí)投入必要資金，用于完善檔案管理的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，具體包括購(gòu)置高性能的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，以及開(kāi)發(fā)或引進(jìn)與自身需求相匹配的檔案管理軟件，并建設(shè)穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

為提升檔案管理效率，還需建立健全檔案資源目錄體系，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼、分類和標(biāo)引。此外，應(yīng)積極推動(dòng)跨部門(mén)、跨地區(qū)的檔案信息資源共享合作機(jī)制建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通互認(rèn)和協(xié)同利用，打破信息孤島現(xiàn)象。在人才隊(duì)伍建設(shè)方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)應(yīng)用能力和專業(yè)素養(yǎng)。

四、強(qiáng)化信息安全保障

當(dāng)前，眾多事業(yè)單位已逐步構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索與管理。為保障信息安全，事業(yè)單位需強(qiáng)化全員信息安全意識(shí)教育，通過(guò)定期舉辦信息安全培訓(xùn)、案例分享等活動(dòng)，提升員工對(duì)信息安全的認(rèn)識(shí)與防范意識(shí)，并建立信息安全責(zé)任制，明確各部門(mén)、崗位的職責(zé)，形成全員參與的信息安全保護(hù)機(jī)制。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)建立完善的信息安全管理制度，涵蓋信息資產(chǎn)分類保護(hù)、訪問(wèn)控制、密碼管理、數(shù)據(jù)安全備份與恢復(fù)、應(yīng)急響應(yīng)等方面，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

隨著信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)積極引入加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)和安全審計(jì)技術(shù)等先進(jìn)信息安全技術(shù)，構(gòu)建多層次、全方位的信息安全防護(hù)體系。對(duì)于構(gòu)建難度和成本較高的單位，建議與第三方信息安全服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，獲取專業(yè)咨詢、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)急響應(yīng)服務(wù)，并定制個(gè)性化信息安全解決方案，以提升信息安全防護(hù)能力。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且繁重的使命。在迎接新時(shí)代的挑戰(zhàn)與機(jī)遇時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)持續(xù)秉持與時(shí)俱進(jìn)的精神風(fēng)貌與創(chuàng)新能力，緊跟國(guó)家政策引領(lǐng)與時(shí)代潮流，通過(guò)積極引入先進(jìn)技術(shù)和手段，推動(dòng)檔案管理領(lǐng)域的革新與進(jìn)步。

（作者單位：湖北省黃岡市浠水縣人力資源和社會(huì)保障局機(jī)保中心）