摘 要：文書檔案管理被認(rèn)為是國家治理的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢下，各單位文書檔案管理的復(fù)雜程度明顯增加。在此背景下，文章詳細(xì)分析了當(dāng)前文書檔案管理中存在的問題，包括文書檔案管理主體的規(guī)范性較差、文書檔案管理手段單一且落后等。之后，從規(guī)范化建設(shè)角度出發(fā)，對未來文書檔案管理工作提出了可行性意見，包括積極推廣文書檔案管理制度化建設(shè)、創(chuàng)新文書檔案管理方法等。文章還從智能化技術(shù)角度出發(fā)，進(jìn)一步闡述了未來文書檔案規(guī)范化管理的策略，希望為全面提高相關(guān)單位文書檔案管理能力奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；規(guī)范化管理；智能庫房；管理制度；檔案管理手段

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的相關(guān)內(nèi)容可知，文書檔案作為保障群眾利益的基石，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展已經(jīng)成為相關(guān)部門關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。在此背景下，我國政府積極推動文書檔案管理工作科學(xué)化開展，并取得了滿意的效果。但不容忽視的是，當(dāng)前我國部分單位的文書檔案管理工作模式變革進(jìn)度慢，已經(jīng)無法適應(yīng)新的工作需求，也無法滿足公眾日益增長的利用需求，在一定程度上掣肘了當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展。為解決上述問題，應(yīng)主動尋找文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)的科學(xué)路徑，這也是本文研究的主要目的。

一、當(dāng)前文書檔案管理中存在的問題

1.文書檔案管理主體規(guī)范性較差

從宏觀角度看，文書檔案管理主體包括檔案局以及相關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體，而從微觀看則是指參與文書檔案管理的各級工作人員。通過對檔案文書管理工作的研究發(fā)現(xiàn)，管理主體規(guī)范性差的問題已經(jīng)成為影響工作質(zhì)量的重要因素，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（1）文書檔案管理主體的配合效果差。文書檔案管理的復(fù)雜程度高，需要單位內(nèi)部各個部門之間的有效配合，但就目前而言，各個主管部門在文書檔案管理中一直存在配合不當(dāng)?shù)膯栴}，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量。例如，各科室在文書檔案立卷上存在差異，其標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致重要文書檔案歸檔較為混亂，甚至出現(xiàn)重復(fù)立卷歸檔和不歸檔的情況。以業(yè)務(wù)科室為例，由于單位業(yè)務(wù)科室的工作量大，所產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量多，需要工作人員多次整理上交。檔案管理部門在發(fā)現(xiàn)相關(guān)質(zhì)量問題后需及時與歸檔人員對接，歸檔人員可能面臨多次更改與歸檔等操作，甚至部分文書檔案需要多次循環(huán)歸檔，發(fā)生質(zhì)量問題的概率更高。除此之外，部分職能部門本著“多一事不如少一事”的原則，在文書歸檔中出現(xiàn)相互推諉的情況，造成文書檔案資料不全，影響了檔案質(zhì)量。

（2）部分文書檔案管理人員的綜合技能不達(dá)標(biāo)，影響了文書檔案規(guī)范化管理效果。目前，文書檔案管理依然需要人工處理，包括從文書檔案的采集到利用都需要工作人員的親力親為。因此，工作人員對文書檔案管理質(zhì)量有直接影響。根據(jù)現(xiàn)有文書檔案人員隊(duì)伍建設(shè)情況來看，大部分工作人員具有較高的基礎(chǔ)理論知識，且工作能力較強(qiáng)，但隨著信息系統(tǒng)與文書檔案工作的結(jié)合，文書檔案管理工作對相關(guān)人員的綜合技能，尤其是信息技術(shù)水平提出較高的要求。但受到現(xiàn)有人才隊(duì)伍平均年齡較高、信息技術(shù)培訓(xùn)工作滯后等因素影響，在一定程度上影響了工作人員的技能水平。除此之外，也有學(xué)者通過對當(dāng)?shù)卣块T文書檔案管理的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全市檔案專業(yè)技術(shù)人才的數(shù)量不足500人，單位檔案管理專業(yè)技術(shù)人員不足5人，且?guī)缀鯚o研究生及以上學(xué)歷工作者，導(dǎo)致當(dāng)?shù)匚臅鴻n案規(guī)范化管理效果較差。

2.文書檔案管理手段單一且落后

（1）文書檔案管理手段單一

目前，相關(guān)部門在文書檔案管理中依然采用生硬的行政管理方法，即在堅(jiān)持政府部門為主體的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)通過強(qiáng)制以及直接手段負(fù)責(zé)檔案管理工作，此類自上而下的領(lǐng)導(dǎo)方式雖然可以滿足文書檔案管理的基本要求，但在政府職能轉(zhuǎn)變的大環(huán)境下，此類行政式的管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)最新的工作要求，尤其是在社會主體橫向增加的大背景下，政府部門文書檔案所涉及的主體呈現(xiàn)出多元化發(fā)展模式，檔案資源從政府部門向社會各階層輻射的變化趨勢越來越明顯。因此，這種單一的管理方案弊端越來越明顯，可能會造成文書檔案供需不對稱等問題，無法更好地服務(wù)于廣大群眾。

（2）文書檔案管理手段落后

目前，政府部門在文書檔案管理中基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但工作人員對信息系統(tǒng)的功能開發(fā)過于淺顯。例如，在文書檔案管理中僅能通過系統(tǒng)完成查閱、錄入、下載等功能，而數(shù)字文書檔案尚未完全推廣，可見文書檔案的數(shù)字化、智能化建設(shè)尚有較大的提升空間。同時，相關(guān)學(xué)者在對當(dāng)?shù)匚臅鴻n案管理部門的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，即使在檔案信息化建設(shè)如火如荼開展的大背景下，傳統(tǒng)人工翻閱實(shí)體檔案的情況仍然屢見不鮮，說明當(dāng)?shù)仉娮訖n案的利用率不高，值得關(guān)注。

二、文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)的思路

1.積極推廣文書檔案管理制度化建設(shè)

（1）完善文書檔案歸檔制度

在文書檔案規(guī)范化管理中，工作人員應(yīng)在原有檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上完善歸檔制度，主要包括：第一，明確文書檔案歸檔管理的崗位責(zé)任，詳細(xì)說明各部門在檔案歸檔中的收集、整理、檢索、交接的工作步驟，確保各職能部門能夠主動配合文檔部門開展工作；第二，認(rèn)識檔案管理信息系統(tǒng)的作用，在歸檔制度中明確該系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定方案、使用要求、日常瀏覽管理等內(nèi)容。對于當(dāng)前技術(shù)成熟的電子檔案，在該制度上也應(yīng)詳細(xì)說明電子檔案的格式、掃描方案以及關(guān)鍵文書檔案數(shù)據(jù)庫備份的要求；第三，文書檔案歸檔制度應(yīng)結(jié)合本單位各職能部門的實(shí)際情況深化相關(guān)細(xì)節(jié)，詳細(xì)描述職能部門、檔案部門之間的交接時間以及交接流程等，保證工作流程清晰明了，各職能部門能夠嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作。

（2）建立健全文書檔案管理人事制度

首先，在文書檔案工作人員管理中應(yīng)高度重視人才隊(duì)伍建設(shè)，建議擴(kuò)大文書檔案編制人員數(shù)量，面向社會與高校招收具有較高檔案管理技能與信息技能的復(fù)合型人才，確保能在第一時間解決檔案管理對人才的需求。

其次，應(yīng)避免文書檔案工作人員隊(duì)伍出現(xiàn)嚴(yán)重的人員流動，維持現(xiàn)有工作隊(duì)伍的穩(wěn)定。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，可以考慮將人才隊(duì)伍建設(shè)納入績效考核工作，提升文書檔案工作的重要性，保障相關(guān)工作人員的主體地位，有助于檔案工作人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

最后，應(yīng)通過技能培訓(xùn)的方式強(qiáng)化其文書檔案管理能力，主要培訓(xùn)內(nèi)容包括：（1）做好文書檔案管理日常技能培訓(xùn)。本環(huán)節(jié)培訓(xùn)工作中不僅要詳細(xì)介紹檔案管理工作的基本要求，還應(yīng)重點(diǎn)說明各類硬件設(shè)備設(shè)施的操作方案，通過老帶新模式詳細(xì)介紹各類打印機(jī)、檔案管理系統(tǒng)以及掃描儀的操作方法，提高檔案工作人員的崗位適應(yīng)能力。（2）主動開展文書檔案培訓(xùn)教育。在人員教育中不應(yīng)摒棄基礎(chǔ)的檔案管理知識體系，如介紹《中華人民共和國檔案法》等權(quán)威規(guī)定，也可以結(jié)合當(dāng)?shù)爻雠_的檔案文件整理與實(shí)施細(xì)則展開培訓(xùn)，不斷夯實(shí)檔案工作人員的技能基礎(chǔ)。（3）開展針對信息化的培訓(xùn)工作，如介紹電子檔案管理的最新動態(tài)或者通過技術(shù)座談會等說明大數(shù)據(jù)文書檔案軟件的功能開發(fā)情況，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進(jìn)。

2.創(chuàng)新文書檔案管理方法

（1）構(gòu)建文書檔案協(xié)同管理模式

在政府職能拓展的大背景下，文書檔案的公共服務(wù)能力得到更多人的關(guān)注，隨著政府文書檔案服務(wù)對象數(shù)量增多，構(gòu)建協(xié)同管理新模式已經(jīng)成為不可忽視的發(fā)展趨勢。

其中，政府部門作為文書檔案管理的主體，在日常工作中應(yīng)主動承擔(dān)資料采集、整理以及保管等責(zé)任，并能根據(jù)日常工作要求及時完善管理規(guī)定。在政府部門統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，鼓勵國有企業(yè)、社會組織等參與到文書檔案規(guī)范化建設(shè)工作中，提升工作效能。例如，通過社會組織承擔(dān)部分文書檔案管理工作，包括文檔的日常整理以及查閱服務(wù)等，也可以在文書檔案管理中引入社會監(jiān)督機(jī)制，由公民監(jiān)督檔案管理工作開展情況，并鼓勵公民提出科學(xué)、可行的改進(jìn)意見。

（2）全面落實(shí)“依法治檔”工作

首先，文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)依靠法律法規(guī)的支持。因此，在日常管理工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守相應(yīng)的法律法規(guī)要求，創(chuàng)設(shè)良好的社會法治環(huán)境。例如，政府部門可以利用國際檔案日等機(jī)會面向社會主動解讀我國的檔案管理規(guī)定，說明《中華人民共和國檔案法》的內(nèi)容、價值，闡述文書檔案管理的法律地位等。在日常工作中，要求全體檔案工作者應(yīng)以法律為準(zhǔn)繩，做好文書檔案質(zhì)量管理，更好地維護(hù)廣大群眾的合法權(quán)益。

其次，應(yīng)高度重視文書檔案透明化管理，保證政府文書檔案管理的全過程透明公開，充分調(diào)動群眾監(jiān)督的積極性，讓群眾監(jiān)督的作用得到有效發(fā)揮。因此，可以通過普法教育等一系列手段，介紹政府部門開展文書檔案管理的基本流程，說明文書檔案管理在社會服務(wù)、推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，深化“依法治檔”的重要性。

3.提高文書檔案管理效率

（1）構(gòu)建一體化文書檔案服務(wù)模式

在大數(shù)據(jù)技術(shù)賦能下，政府在文書檔案規(guī)范化建設(shè)中可以主動構(gòu)建一體化文書檔案服務(wù)模式，通過打造一體化服務(wù)平臺等措施提高文書檔案的利用效率。因此，建議各地區(qū)積極開展文書檔案與其他部門聯(lián)動機(jī)制，整合檔案管理部門以及其他職能部門的崗位責(zé)任，為廣大公民提供實(shí)時申請、異地辦理等服務(wù)。一方面，應(yīng)通過機(jī)關(guān)單位電子文檔快速歸檔的方式，簡化不同檔案的審批、核對手續(xù)，實(shí)現(xiàn)所有檔案快速入檔，降低文書檔案流失發(fā)生率；另一方面，應(yīng)真正實(shí)現(xiàn)讓群眾少跑路，當(dāng)群眾或者企業(yè)、社會組織對文書檔案有使用需求時，可以通過手機(jī)App實(shí)現(xiàn)一鍵申請，真正利用信息技術(shù)服務(wù)群眾。各地區(qū)可以參照遼寧省的成功案例，當(dāng)?shù)赝ㄟ^《遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》，實(shí)現(xiàn)了文書檔案與電子系統(tǒng)、一體化平臺之間的有效對接，將所有重要檔案管理部門整合為一個模塊。經(jīng)上述改造后，海量的文書檔案可以在短時間內(nèi)形成數(shù)字庫，并上傳至云端，滿足不同用戶或者組織的使用要求。

（2）通過社會力量提高文書檔案管理效率

對于政府部門而言，實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化建設(shè)是一件利國利民的大事，在對文書檔案需求量不斷增加的情況下，需要盡可能引入社會力量提高工作效率和質(zhì)量。①可以引入第三方社會培訓(xùn)力量，由具有專業(yè)教育能力的高校以及社會繼續(xù)教育組織承擔(dān)檔案工作人員技能培訓(xùn)工作，提高培訓(xùn)的效率。②在信息系統(tǒng)功能創(chuàng)新階段，可以通過招標(biāo)方式選擇具有高超專業(yè)技術(shù)水平的科技公司承擔(dān)文書檔案系統(tǒng)的開發(fā)、升級以及培訓(xùn)工作。③行政單位短期內(nèi)出現(xiàn)大量積壓文書檔案情況時，也可以選擇具有較高知名度或者長期合作經(jīng)歷的檔案服務(wù)公司，爭取在短時間內(nèi)解決檔案管理中面臨的實(shí)際問題。

綜上，利用社會力量可以顯著提高文書檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)了行政事務(wù)與市場的高度結(jié)合，成為提高檔案管理水平的重要組成部分。

三、基于智能庫房視角下的文書檔案管理分析

智能庫房是智能技術(shù)與文書檔案庫房管理的相結(jié)合，在檔案管理規(guī)范化建設(shè)的大背景下，利用智能化手段無疑是提高管理效能的重要措施。

1.智能檔案庫房的構(gòu)成

2.智能檔案庫房的功能

目前，構(gòu)建智能文書檔案庫房是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分，其功能集中在以下幾方面：

（1）提供智能融合。在文書檔案管理中，通過智能設(shè)備可以改變傳統(tǒng)人工接收、盤點(diǎn)與上架等操作，該庫房可以利用物聯(lián)網(wǎng)以及5G等提供各類文書檔案的自動化服務(wù)，如快速識別文書檔案編碼、利用現(xiàn)場機(jī)器人歸類檔案等，具有更高的文書檔案處理精度與歸檔效率。工作人員有檔案查詢需求時，智能系統(tǒng)只需要通過語音識別系統(tǒng)收錄關(guān)鍵詞，就可以生成相應(yīng)的文書檔案詞條，提高服務(wù)能力。

（2）實(shí)現(xiàn)文書檔案的智能感知。在智能化技術(shù)中，通過全面感知模式可以完成庫房中檔案實(shí)體、環(huán)境變化的綜合感知，與傳統(tǒng)人工工作模式不同的是，智能庫房的全面感知是在數(shù)據(jù)庫檢測及BAS接口基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，能夠有效識別文書檔案的狀態(tài)以及內(nèi)部環(huán)境變化。同時，該系統(tǒng)也能快速識別庫房內(nèi)部的環(huán)境變化情況，如有無濕度、溫度或者煙霧異常等，可以最大限度地保證文書檔案資源的安全。

3.以人為本管理原則

智能文書檔案庫房建設(shè)并不意味著淘汰工作人員，而是要關(guān)注工作人員的參與度與綜合技能情況，在一系列人機(jī)交互模式下發(fā)揮智能系統(tǒng)優(yōu)勢，提高系統(tǒng)建設(shè)水平，包括實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能架構(gòu)的更新、迭代。因此，智能庫房對工作人員的綜合技能提出了更高要求，不僅要重視保護(hù)文書檔案，提高資源利用率，還要將服務(wù)內(nèi)容延伸至工作人員的健康保護(hù)上。

四、結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)是應(yīng)對未來工作需求的關(guān)鍵。檔案管理規(guī)范化需要從工作方式、制度建設(shè)等方面提供必要的支持，在主動創(chuàng)新工作思路的基礎(chǔ)上，采用各種科學(xué)、合理的方式提高工作效率，保證實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，打造文書檔案智能庫房是一種科學(xué)、可行的方案，能夠?yàn)閺?qiáng)化檔案管理效能奠定必要基礎(chǔ)，值得關(guān)注。

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作者單位：陜西陜煤韓城礦業(yè)有限公司