摘 要：隨著人工智能的興起，文件處理方法也逐漸走上了智能化與數(shù)字化相結(jié)合的道路，開(kāi)始采用人工智能手段搜集、整理、儲(chǔ)存及使用信息。文章主要論述在人工智能環(huán)境下，實(shí)行檔案數(shù)字化管理的重要性及具體方法，分析探討了目前數(shù)字化管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題及其解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；人工智能；路徑探析

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著社會(huì)信息化和數(shù)字化的不斷推進(jìn)，檔案管理也面臨轉(zhuǎn)型升級(jí)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往存在信息不對(duì)稱(chēng)、存儲(chǔ)空間浪費(fèi)、檢索效率低下等問(wèn)題，給管理和利用帶來(lái)困難。然而，人工智能技術(shù)的迅猛發(fā)展為檔案管理帶來(lái)了新的可能性，促使檔案數(shù)字化管理成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。

人工智能技術(shù)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析能力，為檔案管理提供了新的思路和方法。通過(guò)應(yīng)用人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的智能化分類(lèi)、檢索、保管和利用，大幅提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。例如，利用人工智能技術(shù)自動(dòng)識(shí)別和分類(lèi)檔案文件，能夠快速、準(zhǔn)確地整理和歸檔海量檔案，提高檔案管理的效率和精度。同時(shí)，人工智能還可以通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)檔案中隱藏的信息和規(guī)律，為管理決策提供科學(xué)依據(jù)。

一、人工智能在檔案管理工作中的作用分析

人工智能是一種將計(jì)算機(jī)科學(xué)應(yīng)用更廣泛領(lǐng)域的智能設(shè)備，它具備與人類(lèi)智力相當(dāng)?shù)姆磻?yīng)能力，包含智能機(jī)器人、語(yǔ)音識(shí)別、圖像識(shí)別、自然語(yǔ)言處理和專(zhuān)家系統(tǒng)等多個(gè)層面。人工智能已經(jīng)廣泛應(yīng)用于多個(gè)行業(yè)并產(chǎn)生了良好的結(jié)果，成為驅(qū)使行業(yè)進(jìn)步的核心動(dòng)力。在數(shù)字化管理過(guò)程中，檔案信息的保密性和完整性是至關(guān)重要的，而傳統(tǒng)的管理方式存在信息被泄露和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。人工智能技術(shù)可以通過(guò)數(shù)據(jù)加密、智能識(shí)別等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全管理，保障檔案信息的安全性和可靠性。例如，通過(guò)人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)加密和權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才可以查看和操作相關(guān)信息。

1.有助于創(chuàng)新檔案管理模式

以往的檔案處理通常是以人工處理的方式，把文件資料以書(shū)面形態(tài)儲(chǔ)藏于文件庫(kù)。信息時(shí)代，員工可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)篩選和整理各類(lèi)文件，并將其轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)保存。通過(guò)使用電子文件管理方法，能夠有效增強(qiáng)文件的獲取和處理能力，進(jìn)一步提升文件的管理品質(zhì)與管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.有助于強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

在常規(guī)檔案管理工作中，工作人員要投入大量的時(shí)間和精力去搜集、分析和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的完整性，給文件使用者提供有價(jià)值的建議。在人工智能環(huán)境下，檔案管理人員要精通各種數(shù)字化操作技術(shù)，并通過(guò)各種途徑提高其專(zhuān)業(yè)水平，促進(jìn)檔案管理的速度更新和質(zhì)量改革。同時(shí)，也可以在檔案工作變革期間增強(qiáng)他們的質(zhì)量管理觀念，鞏固檔案行業(yè)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

3.有助于提高檔案應(yīng)用價(jià)值

基于人工智能基礎(chǔ)上的檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理方式，使檔案信息的使用者利用人工智能獲取所需信息，為工作提供借鑒，還增強(qiáng)了檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。因此，應(yīng)給予數(shù)字化檔案管理更多的關(guān)注，以增強(qiáng)檔案信息的使用效益，從而為檔案行業(yè)的發(fā)展打下穩(wěn)固根基。

二、檔案數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中存在問(wèn)題

1.缺少必需的檔案基礎(chǔ)設(shè)施

沒(méi)有先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)支持，檔案數(shù)字化過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)影像清晰度不高、文件格式不兼容、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，影響數(shù)字化效果和可用性。此外，缺少存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，也會(huì)使得檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)難以有效管理和共享，限制了檔案信息的利用和價(jià)值發(fā)揮。因此，必須將傳統(tǒng)的文件實(shí)行數(shù)字化處理，以更好地促進(jìn)檔案管理。通過(guò)將文件有效分類(lèi)，提高檔案文件的使用和儲(chǔ)存效率。由于缺乏先進(jìn)的工具和設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致檔案文件管理出現(xiàn)效率下滑及應(yīng)用價(jià)值不足的情況。此外，檔案文件的整理與使用也存在一定問(wèn)題。紙質(zhì)文件數(shù)量眾多，數(shù)字化管理難度較高，無(wú)法完全確保檔案文件的管理和應(yīng)用效果。由于沒(méi)有健全的管理體系，無(wú)法對(duì)數(shù)字化檔案文件的搜尋、儲(chǔ)藏和控制實(shí)施監(jiān)管，進(jìn)一步阻礙了檔案信息化應(yīng)用和持續(xù)性發(fā)展。

2.缺乏全面的信息收集渠道

在開(kāi)展檔案數(shù)字化管理時(shí)，信息獲取的方式過(guò)于單一。如果無(wú)法獲取全面、準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)，可能導(dǎo)致數(shù)字化工作中遺漏重要信息、數(shù)據(jù)不完整或失真等問(wèn)題，影響數(shù)字化結(jié)果的可信度和可用性。此外，缺乏全面的信息收集渠道也會(huì)影響數(shù)字化工作的規(guī)劃和決策，難以根據(jù)實(shí)際需求和情況有效調(diào)整和優(yōu)化數(shù)字化工作，限制了數(shù)字化工作的進(jìn)展。只負(fù)責(zé)整合和管理本部門(mén)所提供的信息，而其他部門(mén)的信息卻被忽略，導(dǎo)致無(wú)法收集全面、有效的數(shù)據(jù)，無(wú)法充分體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。同時(shí)，收集檔案文件資料的方式過(guò)于簡(jiǎn)單，大部分檔案資料源自紙質(zhì)文件，內(nèi)容以書(shū)面的形態(tài)展示，而聲像、影像及圖像等資料則比較欠缺。隨著人工智能的興起，檔案資料的分類(lèi)處理方式也發(fā)生了明顯改變。員工有能力把各種形式的文件資料融會(huì)貫通，完成工作任務(wù)更加順暢。但由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)觀念的束縛，一些職員已經(jīng)形成了僵化的思維模式，只將紙質(zhì)文件視為檔案資料，忽視了對(duì)其他類(lèi)型檔案信息的搜集和管理。

3.缺乏優(yōu)秀的檔案從業(yè)人員

檔案數(shù)字化工作需要具備一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的人員來(lái)計(jì)劃、管理、執(zhí)行和監(jiān)督。然而，由于檔案數(shù)字化領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，很多機(jī)構(gòu)和組織可能存在人才儲(chǔ)備不足、培訓(xùn)不足、招聘困難等問(wèn)題，導(dǎo)致缺乏優(yōu)秀的檔案從業(yè)人員支持和推動(dòng)數(shù)字化工作的開(kāi)展。數(shù)字技術(shù)在檔案文件管理工作中起著重要作用，只有借助數(shù)字技術(shù)才能實(shí)現(xiàn)檔案文件管理方式改革的目標(biāo)，但由于一些職員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不高，不能完成所規(guī)定的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于負(fù)責(zé)檔案管理的人員來(lái)說(shuō)，必須具備豐富的業(yè)務(wù)操作能力和技術(shù)，并能依靠專(zhuān)門(mén)的知識(shí)來(lái)提升自身的工作成效，以確保所有的工作任務(wù)都能夠高效完成。但因?yàn)橐恍┞殕T的專(zhuān)業(yè)技能較差，對(duì)檔案管理的成效產(chǎn)生了負(fù)面影響，無(wú)法為檔案管理的創(chuàng)新和進(jìn)步提供幫助。

4.檔案質(zhì)量問(wèn)題

檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，但在數(shù)字化過(guò)程中存在著檔案質(zhì)量問(wèn)題，這是一個(gè)不容忽視的挑戰(zhàn)。在數(shù)字化過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失、損壞或錯(cuò)誤識(shí)別的情況，導(dǎo)致數(shù)字化后的檔案質(zhì)量受損。在數(shù)字化處理時(shí)，需要確保所有文檔和數(shù)據(jù)都能夠完整地轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，避免信息丟失或不完整導(dǎo)致檔案內(nèi)容的缺失。為確保信息的完整性，可以采用多次備份、校驗(yàn)和審核等措施，確保每一份檔案都經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的檢查和核對(duì)，避免信息丟失或錯(cuò)誤。在數(shù)字化過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)文檔損壞、掃描錯(cuò)誤或者識(shí)別錯(cuò)誤等情況，導(dǎo)致數(shù)字化后的檔案內(nèi)容與原始信息存在偏差。為確保信息的準(zhǔn)確性，需要提高數(shù)字化設(shè)備的精度和穩(wěn)定性，加強(qiáng)人工審核和校對(duì)工作，避免產(chǎn)生誤差，確保數(shù)字化后的檔案內(nèi)容與原始信息一致。數(shù)字化后的檔案應(yīng)該具備清晰的圖像和準(zhǔn)確的文本信息，便于用戶查閱和利用。為確保信息的可讀性和可訪問(wèn)性，可以采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化格式和元數(shù)據(jù)描述，提供適當(dāng)?shù)臋z索工具和查詢接口，確保用戶能夠方便地查找和獲取所需信息。

三、人工智能促進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展策略分析

1.立足檔案管理數(shù)字化，建立完善的管理制度

以往的錯(cuò)誤觀念認(rèn)為數(shù)字化檔案管理就是利用電腦操作，但這并不能有效推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化和信息化開(kāi)展。檔案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在著顯著的差異，要求工作人員清楚地知道數(shù)字化檔案的涵蓋范圍，并將其視為工作準(zhǔn)則，通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)來(lái)完成相應(yīng)的任務(wù)。要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，以確保檔案數(shù)字化管理的物質(zhì)保障。對(duì)于數(shù)字化檔案管理的需求，需要優(yōu)先考慮的是基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置和建設(shè)，以便為檔案管理的實(shí)施提供物質(zhì)和技術(shù)上的支持，從而推動(dòng)檔案管理任務(wù)順利完成。還應(yīng)明確數(shù)字化檔案管理的流程與規(guī)范，并根據(jù)各個(gè)步驟制定工作流程和操作準(zhǔn)則。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，以便更好地收集檔案信息，從而為提升檔案管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.關(guān)注檔案管理數(shù)字化，拓寬收集渠道和方法

檔案管理部門(mén)的主要職責(zé)是利用詳盡且真實(shí)的檔案資料來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的參考價(jià)值。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，要采用多樣化的手段獲取檔案資料，以確保文件資料的準(zhǔn)確性和完整性，進(jìn)一步提高文件資料的參考價(jià)值。在對(duì)數(shù)字文件的管理過(guò)程中，不但要確保所有部門(mén)的檔案文件都被妥善儲(chǔ)存，還要激勵(lì)文件管理者積極參與，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)搜集由各個(gè)部門(mén)創(chuàng)建但尚未上報(bào)給檔案管理部門(mén)的文件，以此拓寬文件的搜集途徑，增強(qiáng)文件信息的管理成效。同時(shí)，要增加檔案文件的種類(lèi)。在對(duì)數(shù)字化檔案管理時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)“數(shù)據(jù)庫(kù)”，把所有的資料匯總并儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)里。在以往的檔案管理過(guò)程中，常常過(guò)于關(guān)注搜集文字資料，卻忽視了視頻和照片資料的儲(chǔ)存。因此，必須改變舊的資料管理方式，運(yùn)用人工智能搜集各種檔案資料，以提高檔案資料的電子化處理水平，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，優(yōu)化檔案管理平臺(tái)建設(shè)

在人工智能環(huán)境下，如果想要借助人工智能的力量提高數(shù)字化檔案管理效率，需要搭建數(shù)字化管理系統(tǒng)，為提高文件管理效率奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。首先，根據(jù)檔案管理需求，構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，方便整合管理檔案信息。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)改進(jìn)數(shù)字文件的管理架構(gòu)，以便提供更專(zhuān)業(yè)的技術(shù)服務(wù)。要確保檔案數(shù)字化管理平臺(tái)可以與其他信息系統(tǒng)互通，為保障系統(tǒng)的一致性，在開(kāi)始構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺(tái)之前，要了解其他系統(tǒng)的構(gòu)建規(guī)范和數(shù)據(jù)處理規(guī)范，才能更有效地實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。同樣，也需要更高級(jí)別的維護(hù)與優(yōu)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)，細(xì)致地維護(hù)數(shù)字化文件管理系統(tǒng)，提升各環(huán)節(jié)的工作品質(zhì)和管理效能，確保文件管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

通過(guò)整合數(shù)字化文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)框架下各項(xiàng)業(yè)務(wù)的審核更加智能、自動(dòng)和便捷。擁有對(duì)文件自身即時(shí)分析和解讀的技術(shù)，同時(shí)也能夠融入與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的數(shù)字化文件管理系統(tǒng)平臺(tái)，為企業(yè)實(shí)施快速發(fā)展戰(zhàn)略提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。另外，還需要借助信息科技，構(gòu)建一個(gè)涵蓋互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的智能檔案信息資源及安全管理體系。實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的即時(shí)在線復(fù)制，完成文件的網(wǎng)絡(luò)復(fù)制和遠(yuǎn)程復(fù)制，進(jìn)一步確保文件信息資源的安全。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化，加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在人工智能環(huán)境下，管理者需要熟練運(yùn)用人工智能和現(xiàn)代信息科學(xué)的相關(guān)知識(shí)，優(yōu)化檔案文件的處理方式，有效完成檔案機(jī)構(gòu)文件處理任務(wù)。

第一，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理專(zhuān)家，目的在于使每名檔案管理人員都可以學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的相關(guān)知識(shí)。另外，請(qǐng)到會(huì)的專(zhuān)家與參加會(huì)議的檔案工作者展開(kāi)交流，共同分享他們的操作方法和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。因此，檔案管理人員能夠通過(guò)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)他們對(duì)數(shù)字文件管理方面知識(shí)的了解，收集更多與數(shù)字文件管理相關(guān)的信息，建立正確的數(shù)字文件管理意識(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字文件管理行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

第二，針對(duì)數(shù)字化文件管理相應(yīng)的法律法規(guī)開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)。在培訓(xùn)期間，對(duì)檔案文件管理的流程、數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)則、檔案管理體系等方面做出詳盡的分析，制訂科學(xué)的培訓(xùn)計(jì)劃，使檔案管理人員在學(xué)習(xí)過(guò)程中建立完整的知識(shí)體系和思維能力。通過(guò)精心策劃各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)，能夠衡量檔案人員的學(xué)術(shù)水平與實(shí)操技巧，從而為管理項(xiàng)目的執(zhí)行提供支持。

第三，通過(guò)吸納人才策略提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)。數(shù)字化檔案管理不僅是我國(guó)檔案管理工作進(jìn)步的必要路徑，同時(shí)也是檔案管理專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)的關(guān)鍵要素。為提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)吸納人才，通過(guò)校企合作方式或者面向社會(huì)招聘，篩選出具備檔案處理技術(shù)和檔案理論知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才，從而解決檔案工作者的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與職業(yè)素質(zhì)等問(wèn)題。在引進(jìn)新的人才資源時(shí)，要明確數(shù)字檔案管理崗位對(duì)員工的具體要求，制定適宜的檔案崗位標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合適當(dāng)?shù)目己藱C(jī)制，提升檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)效果。

第四，制定多樣化的檔案人才培養(yǎng)方案。首先，邀請(qǐng)擁有深厚理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案專(zhuān)家，闡述管理類(lèi)、建設(shè)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、工程類(lèi)等多元化檔案的編排要點(diǎn)與操作流程。同時(shí)，解答檔案審核與移交階段可能出現(xiàn)的一些普遍性問(wèn)題；其次，經(jīng)過(guò)深入研究管理類(lèi)和建設(shè)類(lèi)檔案，更加明確檔案處理的標(biāo)準(zhǔn)及檔案整理的流程。同時(shí)，各個(gè)部門(mén)要協(xié)同開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，圍繞檔案數(shù)字化管理的重要性，實(shí)施檔案數(shù)字化管理的必須性和在執(zhí)行檔案數(shù)字化任務(wù)過(guò)程中需要關(guān)注的問(wèn)題，詳細(xì)說(shuō)明和演示關(guān)于檔案數(shù)字化管理和運(yùn)用的技能。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的潮流，被視為一種能夠顯著提升文件處理品質(zhì)的有力手段。但是，如果缺乏健全的管理體系和專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，就會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響。要有效解決這個(gè)問(wèn)題，需要建立健全管理體系，改進(jìn)檔案信息的獲取途徑和方法，構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)，并以此作為檔案管理的橋梁，推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作向著智能化的方向開(kāi)展。同時(shí)，還需要清晰地規(guī)劃?rùn)n案管理步驟，并通過(guò)培訓(xùn)組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，使其能夠熟練運(yùn)用人工智能和數(shù)字化管理技術(shù)，為檔案管理創(chuàng)新提供強(qiáng)大的技術(shù)支持，從而推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展。

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作者單位：山東明圖信息科技有限公司