摘 要：檔案不僅是歷史記錄以及各類知識的綜合載體，還是關(guān)鍵且不可或缺的信息資源。在新形勢下，受各類發(fā)展因素的影響和限制，為保證各級公立醫(yī)院順利實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標，大力開展檔案管理規(guī)范化建設工作已經(jīng)成為必然趨勢。當前，雖然多數(shù)公立醫(yī)院意識到了落實檔案管理規(guī)范化建設工作的重要性，也相應地采取了一系列建設措施，但其體現(xiàn)的成效卻不顯著，普遍存在一些需要完善的問題，嚴重阻礙了檔案管理的規(guī)范化建設腳步?；诖?，文章針對新形勢下公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設展開研究，深入分析檔案管理規(guī)范化建設的重要性以及現(xiàn)階段存在的建設問題，并在此基礎上提出幾點科學、有效的建設策略，以期為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；公立醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

檔案管理主要是指各級單位的檔案室對各類檔案資料以及信息開展直接性管控工作，并在此基礎上提供多樣性使用服務，以此為各類業(yè)務運行提供參考依據(jù)。檔案管理工作環(huán)節(jié)主要涵蓋檔案信息的獲取整理、存儲保管、鑒定分析和利用等，能夠為各級公立醫(yī)院的可持續(xù)建設發(fā)展提供助力。在國務院頒布并實施的《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》中，不僅為公立醫(yī)院的未來發(fā)展方向提供了重要指導，還明確了檔案管理屬于公立醫(yī)院管理體系中的核心組成部分。由此可見，檔案管理工作的高效落實與推進，對公立醫(yī)院提高綜合管理水平以及實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展有著極強的促進作用，所以各級公立醫(yī)院為切實保證自身的發(fā)展，應積極開展檔案管理規(guī)范化建設工作，并對其給予高度重視，確保檔案管理規(guī)范化建設工作能夠真正落實。

一、新形勢下公立醫(yī)院落實檔案管理規(guī)范化建設工作的重要性

1.切實維護檔案信息的安全與完整

公立醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中會涉及和生成海量的數(shù)據(jù)信息，為使這些信息可以被妥善保管且方便后續(xù)使用，相關(guān)人員會對其整理并編制成檔案資料，導致公立醫(yī)院的檔案體量呈現(xiàn)出持續(xù)增多的趨勢。同時，針對這些檔案的管理步驟也逐漸復雜。在此情況下，受檔案資料眾多的影響，一旦某個管控步驟產(chǎn)生問題或出現(xiàn)異常行為，便會顯著提高檔案資料遺失、損壞、被惡意篡改等事件的發(fā)生概率，從而難以保證檔案資料的完整性以及安全性，還會限制檔案服務價值的體現(xiàn)。但是，在高效落實檔案管理規(guī)范化建設工作后，不僅可以嚴格規(guī)范工作人員的檔案管理行為，還可以規(guī)范檔案使用行為，讓一切檔案活動均在規(guī)范化制度的監(jiān)控下，規(guī)避上述問題的產(chǎn)生，切實維護檔案信息的安全與完整。

2.保證各項檔案管理工作順利落實

公立醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容主要涵蓋信息資料獲取、鑒別分析、整理歸檔、分類儲存以及開發(fā)利用等，且每一項內(nèi)容都對應著專門的工作流程與方法，互相之間具備緊密的聯(lián)系，如果某一工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或執(zhí)行不到位，便會造成一系列連鎖反應，從而嚴重影響后續(xù)檔案管理工作的順利落實，拉低公立醫(yī)院的檔案管理水平。但是，在科學落實檔案管理規(guī)范化建設工作后，上述問題便可迎刃而解，規(guī)范化的管理工作能夠保證每一項檔案管理工作環(huán)節(jié)受到監(jiān)督約束，使其只有在真正滿足工作目標的情況下，才被允許開展下一項管理工作，可以切實保證各項檔案活動的運行均具備科學性、標準性以及規(guī)范性，從而真正提升公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，助力醫(yī)院檔案管理水平的提高。

二、新形勢下公立醫(yī)院在檔案管理規(guī)范化建設工作中存在的問題

1.檔案管理規(guī)范化建設意識薄弱

從公立醫(yī)院檔案管理角度分析，檔案管理人員應具備一定的組織能力，可以對醫(yī)院檔案管理工作的落實以及全部業(yè)務活動的順利推進起到輔助作用。但是，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理人員都未充分體現(xiàn)出自身的價值，認為檔案管理只是收納和整理各類資料，并未對其給予一定關(guān)注，嚴重限制了檔案服務價值的發(fā)揮，導致上述問題出現(xiàn)的主要原因是公立醫(yī)院檔案管理人員沒有對檔案管理規(guī)范化建設形成深刻且正確的認知，不了解檔案管理規(guī)范化建設的意義，沒有具備相應的建設意識，在日常工作期間被動執(zhí)行各項工作，并沒有主動發(fā)掘自身承擔以及應該履行的職責，從而使得公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設工作一直未取得顯著成效。

2.檔案管理制度落后，不具備規(guī)范化屬性

當前，盡管多數(shù)公立醫(yī)院已制定檔案管理制度，科學規(guī)范檔案管理人員的工作行為，但受公立醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展覆蓋面的持續(xù)擴增以及醫(yī)療服務項目不斷添加的影響，檔案管理類型和數(shù)量也呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢，導致傳統(tǒng)的檔案管理制度難以實現(xiàn)新形勢下公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設目標，管理理念和模式也無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，加之部分公立醫(yī)院的制度革新以及規(guī)范化建設意識薄弱，未積極優(yōu)化和整改管理制度，使得現(xiàn)階段開展的檔案管理工作不具備科學規(guī)范、標準合理的制度支持，嚴重阻礙公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設腳步。

3.檔案信息化管理力度不足

在科學信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，通過引入先進的數(shù)字化技術(shù)積極開展信息化建設工作，不僅能夠有效推動公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設，還能顯著提高公立醫(yī)院的檔案管理水平，促進公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。但是，從實際角度分析，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理人員不具備信息化建設意識，也未對檔案信息化管理給予高度重視，即便開展了信息化建設工作，也只是基于部分軟件落實表面工作，使得檔案管理工作的信息化發(fā)展緩慢。不僅如此，還有部分公立醫(yī)院的檔案管理人員認為，信息化管理只是簡單且基礎的工作，并不需要具備專業(yè)技術(shù)能力，僅憑各類網(wǎng)絡平臺的使用即可實現(xiàn)信息化管理目標，不僅不具備正確的信息化管理意識，還未保持熱情的管理態(tài)度，即便開展了信息化管理工作也會因落實不到位而無法取得相應的成效，嚴重阻礙了公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設腳步。

三、新形勢下公立醫(yī)院檔案規(guī)范化建設策略

1.科學革新檔案管理人員的工作模式

第一，各級公立醫(yī)院應該積極制定針對性較強且滿足新形勢需求的檔案管理制度，加大管控力度，主動開展專業(yè)人才培訓教育工作。具體來講，在革新檔案管理工作模式期間，醫(yī)院應該引導檔案管理人員高度關(guān)注管控內(nèi)容，主動且快速研習和探索科學先進的檔案管理理念與模式，利用科學完整、合理有效的規(guī)范化檔案管理制度，不斷深化檔案管理人員的規(guī)范化建設意識，提高其管理能力，并制定公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略方案，建立健全醫(yī)院管理體系。不僅如此，公立醫(yī)院檔案管理人員還需要具備優(yōu)化以及改進檔案管理細節(jié)的能力，保證各項檔案管理工作均可被落到實處，真正加快規(guī)范化建設腳步。

第二，在科學信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，公立醫(yī)院檔案管理人員還應該積極研習有關(guān)科學技術(shù)的理論知識以及實踐技巧，熟練掌握各類軟件以及網(wǎng)絡平臺的操作方法，并基于此制定信息化管理制度，有效豐富檔案管理模式的革新內(nèi)容并加大革新力度，從而為公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設奠定堅實基礎，促進規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)。

2.建立健全規(guī)范化檔案管理制度

第一，在新形勢背景下，各級公立醫(yī)院需要對現(xiàn)階段的檔案管理制度予以整改和優(yōu)化，使其具備更強的規(guī)范性。公立醫(yī)院可以制定統(tǒng)一的檔案管理標準，確保各項檔案資料均可被規(guī)范化儲存以及使用。同時，檔案管理人員還應該全面貫徹落實真實、公平的理念，積極參與培訓教育工作，熟練掌握統(tǒng)一的檔案歸檔模式，防止檔案管理工作出現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象。

第二，提前完成規(guī)劃工作，優(yōu)化檔案管理工作體系。具體來講，公立醫(yī)院可以根據(jù)我國檔案局頒布并實施的“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃，制定有針對性的醫(yī)院檔案管理規(guī)范化方案，掌握公立醫(yī)院檔案管理標準與需求。公立醫(yī)院可以參考《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等內(nèi)容，打造院級檔案管理規(guī)范化體系，以此有效維護檔案管理的規(guī)范標準。例如，相關(guān)管理人員可以在制度制定階段明晰差異性檔案資料的基礎規(guī)格，清楚掌握電子檔案的訪問瀏覽步驟和相關(guān)系統(tǒng)操作需求。

第三，公立醫(yī)院可以對檔案資源的立卷歸檔予以嚴格管控，依照檔案資料的種類，明晰其相應的歸檔標準與方式，以此實現(xiàn)公立醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理。首先，依照《中華人民共和國檔案法》《全國文書檔案分類編目指南》等要求以及公立醫(yī)院實際情況，制定科學、合理的規(guī)范化檔案分類制度，對全部檔案資源精細劃分和歸檔；其次，依照檔案資源的種類，開展針對性的存儲工作，如把紙質(zhì)檔案存儲在專門且獨立的檔案柜中，并進行封裝處理，防止其受到外界因素的破壞或者把電子檔案存儲在公立醫(yī)院指定的服務器中，從而切實維護醫(yī)院檔案資源的安全；最后，清楚掌握并熟練操作檔案的立卷歸檔基礎形式以及步驟，以此保證全部檔案資料均被合理規(guī)范的儲存，促進公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設目標的實現(xiàn)。

第四，公立醫(yī)院應該明確劃分檔案管理部門各職能崗位的職責權(quán)限，界定各崗位人員應該承擔和履行的職責以及權(quán)力。同時，還需要合理打造完善的管理體系，組建專項檔案規(guī)范化管理團隊，且該團隊應該綜合考慮醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展實況和檔案管理實況，積極召開專題會議，激發(fā)工作人員的責任感，從而確保每一項檔案管理工作均能夠被規(guī)范落實，且取得相應的成效。

3.加大檔案信息化管理力度，維護檔案信息安全

首先，加大硬件網(wǎng)絡基礎建設力度。為保證公立醫(yī)院檔案管理工作具備完善的管理設備設施，應盡可能地為每位檔案管理人員配備內(nèi)、外網(wǎng)臺式計算機、筆記本電腦以及移動存儲設備設施等。同時，還要保證內(nèi)、外網(wǎng)設備設施均可獨立運轉(zhuǎn)，互不干擾。此外，還應該科學打造專門獨立的電子檔案儲存室，升級電腦內(nèi)存，擴大容量，加快其運行速度，并安裝光纖，構(gòu)建覆蓋面廣、運行速度快以及安全且穩(wěn)定的辦公網(wǎng)絡。

其次，重視檔案資料的安全管理。檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，并在保密規(guī)范的約束下落實各項管理工作，以此有效規(guī)避檔案信息被泄露、丟失等問題。同時，針對檔案資料的借閱，管理人員需要嚴謹對待并執(zhí)行有關(guān)手續(xù)，借出的檔案資料必須及時登記并歸檔、核實。不僅如此，離開檔案室時還需要封閉檔案柜，并做好安全防范措施。在銷毀檔案過程中，必須登記造冊且需要在監(jiān)管人的陪同下辦好簽字手續(xù)。

最后，檔案室應妥善完成防塵、防高溫以及防強光等安全保護工作，切實維護檔案資料的安全。

4.加強檔案管理人員的專業(yè)培訓與考核

為推動公立醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化建設，應從多方面著手加強檔案管理人員的專業(yè)培訓與考核。首先，醫(yī)院要建立常態(tài)化的檔案管理培訓機制，根據(jù)崗位需求及人員能力，制定有針對性的年度培訓計劃。培訓內(nèi)容應涵蓋檔案管理的基本理論、法律法規(guī)、業(yè)務流程以及信息化應用等方面，同時，還要緊跟檔案管理領域的前沿動態(tài)，適時開展新知識、新技能的培訓。其次，創(chuàng)新培訓形式，采取集中授課、案例分析、實操演練以及經(jīng)驗交流等多樣化方式，提高培訓的針對性和實效性。再次，醫(yī)院要將培訓與考核相結(jié)合，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務能力測試，客觀評估培訓成效?？己私Y(jié)果應作為員工職稱晉升、績效評定的重要依據(jù)強化檔案管理人員的責任心與使命感。最后，醫(yī)院還應鼓勵檔案管理人員主動學習，積極參加行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構(gòu)舉辦的培訓交流活動，不斷拓寬視野、更新知識和提升能力。持之以恒地加強專業(yè)培訓與考核，才能鍛造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊伍，為新形勢下公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設提供堅實的人才保障。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢背景下，檔案管理是各級公立醫(yī)院綜合管理體系中的重要組成部分，其不僅可以為醫(yī)院各項業(yè)務活動提供參考依據(jù)，保證其順利、穩(wěn)定運行，還能夠有效推動公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展，從而助力醫(yī)院真正實現(xiàn)可持續(xù)建設目標。因此，積極落實公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設工作至關(guān)重要且勢在必行。鑒于此，各級公立醫(yī)院管理人員應高度重視檔案管理的規(guī)范化建設，主動革新管理理念與模式，綜合考慮自身管理實況、發(fā)展經(jīng)營實況、發(fā)展戰(zhàn)略目標以及社會發(fā)展趨勢等因素，制定出針對性較強且科學、全面的檔案管理規(guī)范化建設方案，確保各項建設工作落到實處并取得成效，以此有效提高公立醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化建設效率與質(zhì)量，促進公立醫(yī)院的長遠發(fā)展。

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作者單位：福州大學附屬省立醫(yī)院

作者簡介：何麗鋒（1979—），女，漢族，福建永泰人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。