摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)集中管控的趨勢(shì)越發(fā)明顯，企業(yè)集團(tuán)如何構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心，完善企業(yè)財(cái)務(wù)流程，降低運(yùn)營(yíng)成本變得日益重要。而費(fèi)用報(bào)銷作為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，政策性強(qiáng)、涉及面廣、質(zhì)量難以控制，其管控直接影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平與效率。本文以繽特力貿(mào)易（蘇州）有限公司財(cái)務(wù)共享中心為研究對(duì)象，分析了財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷模塊的流程，了解其在運(yùn)營(yíng)實(shí)施中的實(shí)際情況，挖掘其中存在的問(wèn)題并提出針對(duì)性建議，從而提升財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)水平，也給同行業(yè)企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享；財(cái)務(wù)共享中心；費(fèi)用報(bào)銷；流程優(yōu)化

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，尤其是人員冗余、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、分支眾多的大型企業(yè)，在面對(duì)復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境時(shí)，提高資源配置效率、降本增效迫在眉睫。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已難以滿足企業(yè)管理的需求，企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)集中管控的趨勢(shì)越發(fā)明顯，標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的數(shù)據(jù)需求愈發(fā)強(qiáng)烈。與此同時(shí)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)探索財(cái)務(wù)管理的發(fā)展與優(yōu)化提供了更多的可能性，財(cái)務(wù)共享中心成了眾多企業(yè)的選擇。在取得一些成效的同時(shí)，如何提高財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)效果、優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心流程成了眾多企業(yè)面臨的重要問(wèn)題。根據(jù)2022年中國(guó)共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報(bào)告顯示，受調(diào)研企業(yè)共享服務(wù)中心覆蓋度最高的業(yè)務(wù)流程是費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷作為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，政策性強(qiáng)、涉及面廣、質(zhì)量難以控制，其效率與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平與效率息息相關(guān)。

20世紀(jì)80年代，流程管理阻礙了企業(yè)集團(tuán)發(fā)展，許多企業(yè)患上“大企業(yè)病”導(dǎo)致運(yùn)營(yíng)效率低下，而財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的核心，將流程再造理論用于財(cái)務(wù)管理，兩者的結(jié)合產(chǎn)生了財(cái)務(wù)共享服務(wù)。熊磊（2015）認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)是標(biāo)準(zhǔn)化、流程化共享服務(wù)的財(cái)務(wù)工作新模式。楊寅等（2016）認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)是將企業(yè)集團(tuán)可標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和再造。何瑛、周訪（2013）以流程再造理論為基礎(chǔ)，驗(yàn)證成功實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的核心因素及相互關(guān)系。隨著對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的研究逐漸深入，也有一小部分學(xué)者將目光聚焦于財(cái)務(wù)共享模式下的某一模塊來(lái)進(jìn)行探析與優(yōu)化。費(fèi)用報(bào)銷是財(cái)會(huì)工作中占用時(shí)間最長(zhǎng)的流程，重復(fù)性較高，業(yè)務(wù)需求量不斷增加，適合應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式。周奇鳳學(xué)者在2020年對(duì)重慶鋼鐵在財(cái)務(wù)共享模式下的費(fèi)用報(bào)銷管理進(jìn)行了探析，結(jié)合具體的報(bào)銷流程，明確財(cái)務(wù)共享下費(fèi)用報(bào)銷管控的優(yōu)勢(shì)，并提出了改進(jìn)建議。深入推進(jìn)了對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用報(bào)銷模塊的研究。

目前關(guān)于財(cái)務(wù)共享中心的案例大多都集中在理論研究上，僅有少部分學(xué)者關(guān)注財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)的某一模塊。而本文的研究從企業(yè)財(cái)務(wù)共享下的費(fèi)用報(bào)銷模塊出發(fā)，從費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)這一微觀角度對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的報(bào)銷模塊中存在的問(wèn)題提出了具體的優(yōu)化方案，彌補(bǔ)以往財(cái)務(wù)共享服務(wù)理論研究全而不精不深的缺陷，補(bǔ)充拓展了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的內(nèi)容，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)理論研究做出了一定貢獻(xiàn)。

二、財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

1.公司簡(jiǎn)介

繽特力（Plantronics）于1990年成立，是一家通信系統(tǒng)設(shè)備制造企業(yè)。企業(yè)是一家綜合性的視頻會(huì)議、音頻會(huì)議系統(tǒng)制造商，專門開發(fā)、制造和銷售高質(zhì)量音視頻會(huì)議系統(tǒng)以及解決方案。在漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程中，繽特力于2019年完成了最后一次合并，在全球形成了75個(gè)辦公地點(diǎn)，擁有6500多名員工，僅國(guó)內(nèi)便有多家下屬公司，服務(wù)區(qū)域遍及中國(guó)各地，不僅有蘇州、深圳、北京、西安、濟(jì)南、沈陽(yáng)、上海、成都、廣州、中山共10個(gè)辦事處，還在北京、蘇州、深圳、上海、成都以及廣州設(shè)有分公司。

繽特力貿(mào)易（蘇州）有限公司財(cái)務(wù)共享中心于2007年在蘇州成立，財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)亞太地區(qū)的AP、AR等業(yè)務(wù)，包括報(bào)銷審批。其報(bào)銷服務(wù)范圍包括中國(guó)大陸、中國(guó)香港、中國(guó)臺(tái)灣、印度、印度尼西亞、日本、韓國(guó)、新西蘭、菲律賓、泰國(guó)等區(qū)域，服務(wù)對(duì)象多，服務(wù)范圍廣。

2.財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷流程

（1） 報(bào)銷申請(qǐng)

報(bào)銷人員用自己的賬號(hào)登錄報(bào)銷系統(tǒng)，在報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)新建報(bào)銷單。在報(bào)銷單內(nèi)將每筆費(fèi)用依次添加后保存報(bào)銷單并提交審核申請(qǐng)。系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)銷單封面，包含不同的編號(hào)、費(fèi)用類型、金額總數(shù)等信息。報(bào)銷單審核成功后，報(bào)銷人員需要將其打印裝訂投遞到相應(yīng)的地點(diǎn)并登記提交；外地分公司的員工則需要將紙質(zhì)版報(bào)銷單郵寄至財(cái)務(wù)共享中心，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行登記提交。

（2） 部門負(fù)責(zé)人審批

報(bào)銷單提交審核后，需要一系列相關(guān)人員進(jìn)行審批。報(bào)銷審批主要是在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行。首先進(jìn)行審批的就是所在部門的負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人需要登錄賬號(hào)，在待辦事項(xiàng)中對(duì)員工的報(bào)銷單進(jìn)行審批，負(fù)責(zé)查看此次報(bào)銷申請(qǐng)的事由和費(fèi)用支出是否符合本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展需要。

（3） 財(cái)務(wù)人員審批

部門負(fù)責(zé)人審批后，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的原始單據(jù)將在系統(tǒng)內(nèi)被轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門初審，財(cái)務(wù)人員在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)單據(jù)進(jìn)行審核，查驗(yàn)費(fèi)用類型是否填寫正確，審核發(fā)票的信息準(zhǔn)確與否、原始單據(jù)影像是否清晰完整以及交易時(shí)間、交易地點(diǎn)、交易方以及報(bào)銷金額的填寫是否與發(fā)票顯示一致、報(bào)銷金額是否符合規(guī)定等。審核無(wú)誤后財(cái)務(wù)人員將報(bào)銷單通過(guò)，進(jìn)入下一級(jí)財(cái)務(wù)主管審批，如果信息有誤，將退回至員工重新進(jìn)行提交。

（4） 財(cái)務(wù)主管審批

由財(cái)務(wù)人員審核后的報(bào)銷單最后需要由財(cái)務(wù)主管進(jìn)行統(tǒng)一審批，財(cái)務(wù)主管審批通過(guò)后，報(bào)銷單下一步將會(huì)轉(zhuǎn)移到付款單位，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行最后的紙質(zhì)單據(jù)審核。

（5） 紙質(zhì)版報(bào)銷單核驗(yàn)、付款與檔案整理

財(cái)務(wù)主管審批通過(guò)后，將由財(cái)務(wù)人員去指定地點(diǎn)收集報(bào)銷人員投遞的紙質(zhì)版報(bào)銷單，并在提交表中一一核對(duì)報(bào)銷單號(hào)、金額，填寫接收日期，完成紙質(zhì)報(bào)銷單的交接。將紙質(zhì)報(bào)銷單內(nèi)粘貼的紙質(zhì)發(fā)票與系統(tǒng)內(nèi)的影像進(jìn)行核驗(yàn)對(duì)比，核驗(yàn)金額等信息，核驗(yàn)無(wú)誤后，準(zhǔn)備進(jìn)行付款。將付款信息發(fā)送到相應(yīng)的付款單位，進(jìn)行網(wǎng)銀支付。報(bào)銷處理完成后，財(cái)務(wù)共享中心人員負(fù)責(zé)實(shí)物單據(jù)的歸檔整理（見(jiàn)圖1）。

三、財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷問(wèn)題分析

在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)總部與各個(gè)分公司之間建立了統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行了統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷管控，但是在運(yùn)行的過(guò)程中，還存在著一些問(wèn)題。

1.紙質(zhì)發(fā)票的大量使用浪費(fèi)大量人力物力

發(fā)票作為報(bào)銷最主要的憑證，在報(bào)銷過(guò)程中很多時(shí)候都會(huì)被使用。例如，提交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，員工需要上傳紙質(zhì)發(fā)票的影像以及電子發(fā)票，在報(bào)銷通過(guò)后，員工需要將紙質(zhì)發(fā)票和打印出來(lái)的電子發(fā)票郵寄回財(cái)務(wù)共享中心。與此同時(shí)，紙質(zhì)發(fā)票的拍照上傳、電子發(fā)票的下載與上傳以及電子發(fā)票的打印都耗費(fèi)了大量的人力和物力。發(fā)票的報(bào)銷、錄入等都需要耗費(fèi)大量的人力、物力。除此之外，還存在報(bào)銷票據(jù)造假、運(yùn)輸中丟失、儲(chǔ)藏破損等問(wèn)題，煩瑣的手續(xù)極大地造成了資源浪費(fèi)。所以，應(yīng)當(dāng)盡量增加電子發(fā)票比例，減少紙質(zhì)發(fā)票的使用，這是企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷自動(dòng)化的關(guān)鍵所在。

2.退回修改單據(jù)重復(fù)審批

本研究統(tǒng)計(jì)了2022年9月到2023年2月共6個(gè)月的數(shù)據(jù)，共涉及單據(jù)1755張，正常審批通過(guò)1452張，退回重新審核的有303張，正常通過(guò)率有82.7%，退回單據(jù)率達(dá)到17.3%。

企業(yè)內(nèi)部資料顯示，被退單的原因主要有：交易日期填寫錯(cuò)誤、費(fèi)用類型選擇錯(cuò)誤、附件影像不清晰、附件影像不全、票據(jù)開具有誤與其他共6條原因（見(jiàn)圖2）。由于報(bào)銷錄入、拍照上傳等環(huán)節(jié)都是人工完成的，這些問(wèn)題難免會(huì)出現(xiàn)，但這些問(wèn)題并不影響這筆支出的合理性，并不是實(shí)質(zhì)性的錯(cuò)誤，一些問(wèn)題并不需要部門領(lǐng)導(dǎo)的再次審批，如交易時(shí)間填寫錯(cuò)誤、費(fèi)用類型選擇錯(cuò)誤、附件影像不清晰、附件影像不全等問(wèn)題，僅需要簡(jiǎn)單修改就可以通過(guò)審核。

3.報(bào)銷制度不夠完善

雖然企業(yè)對(duì)報(bào)銷制度進(jìn)行了統(tǒng)一完善和規(guī)范，但是報(bào)銷制度和政策未對(duì)報(bào)銷流程最后的報(bào)銷單回收做出規(guī)定，出現(xiàn)了報(bào)銷單裝訂不統(tǒng)一以及回收時(shí)點(diǎn)混亂的問(wèn)題。一是報(bào)銷單裝訂不統(tǒng)一問(wèn)題，外地分公司郵寄回財(cái)務(wù)共享中心的報(bào)銷單裝訂不統(tǒng)一，時(shí)常出現(xiàn)未打印封面、封面與內(nèi)容不符、多個(gè)報(bào)銷單內(nèi)容混合的情況。二是回收時(shí)點(diǎn)混亂的問(wèn)題，為了方便，經(jīng)常有員工在報(bào)銷單還未完成審核的情況下就已經(jīng)將報(bào)銷單郵寄回了財(cái)務(wù)共享中心。當(dāng)報(bào)銷單被退回或部分退回，報(bào)銷單的編號(hào)和內(nèi)容就會(huì)發(fā)生改變，財(cái)務(wù)人員不僅要保管報(bào)銷單，更要關(guān)注報(bào)銷單是否被退回或部分退回，再對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行打印和整理。在這個(gè)過(guò)程中，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

四、財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷管理改進(jìn)建議

1.推動(dòng)影像系統(tǒng)升級(jí)，推廣電子發(fā)票的使用

對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票，可以利用OCR技術(shù)來(lái)識(shí)別，光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition OCR）是離線（Off-line）字符識(shí)別?，F(xiàn)有技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)多張發(fā)票混拍上傳，系統(tǒng)對(duì)混拍票據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分割、子圖自動(dòng)分類和子圖的結(jié)構(gòu)化識(shí)別，支持對(duì)增值稅發(fā)票、火車票、機(jī)票、出租車票、定額發(fā)票等常見(jiàn)發(fā)票的識(shí)別，準(zhǔn)確率超過(guò)99%。借助這項(xiàng)技術(shù)，員工可以隨時(shí)隨地使用智能手機(jī)進(jìn)行拍照上傳，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別多個(gè)發(fā)票，對(duì)發(fā)票進(jìn)行切割，提取關(guān)鍵文字，自動(dòng)填寫進(jìn)系統(tǒng)。另外，考慮到實(shí)際操作過(guò)程中存在發(fā)票墨水印字不清、紅章覆蓋驗(yàn)證碼等特殊場(chǎng)景導(dǎo)致OCR識(shí)別出現(xiàn)錯(cuò)漏，增設(shè)了手工補(bǔ)錄，員工稍加修改，便可以提交報(bào)銷申請(qǐng)。這樣可以大大減輕員工的報(bào)銷負(fù)擔(dān)，減少因填寫有誤而造成的退單情況。

2.優(yōu)化整合報(bào)銷流程，簡(jiǎn)化二次審批流程

在原來(lái)的報(bào)銷流程當(dāng)中，單據(jù)到達(dá)共享中心后，單據(jù)存在交易日期填寫有誤、費(fèi)用類型選擇有誤等非實(shí)質(zhì)性錯(cuò)誤會(huì)被退回，當(dāng)修改完單據(jù)后，還需要重新經(jīng)過(guò)所有審批，浪費(fèi)大量時(shí)間，因此在二次審批中應(yīng)取消部門負(fù)責(zé)人的審核，如圖3所示：

當(dāng)單據(jù)被財(cái)務(wù)共享中心退回時(shí)，修改后的單據(jù)可以直接提交到共享中心退單人處，由退單人進(jìn)行再次審核，該退單人熟悉該筆報(bào)銷單的情況，審核效率比其他人員快。因?yàn)閱螕?jù)此前已經(jīng)通過(guò)部門負(fù)責(zé)人的審批，取得了部門負(fù)責(zé)人的同意，所以直接跳過(guò)部門負(fù)責(zé)人的重復(fù)審批，簡(jiǎn)化流程，提高效率，不影響對(duì)費(fèi)用報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)的把控。經(jīng)過(guò)這樣的優(yōu)化，縮短了費(fèi)用報(bào)銷的流程，減少了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了大量的時(shí)間，減少了費(fèi)用報(bào)銷所耗費(fèi)的時(shí)間。

3.完善報(bào)銷政策，定期開展員工培訓(xùn)

針對(duì)報(bào)銷單回收過(guò)程中裝訂不統(tǒng)一以及回收時(shí)點(diǎn)混亂的問(wèn)題，需要對(duì)報(bào)銷單回收方面的制度加以完善。在報(bào)銷原始憑證的整理上，模板和報(bào)銷要求由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一制定，對(duì)于特殊的報(bào)銷情況說(shuō)明也要做出統(tǒng)一要求，并且在完善報(bào)銷政策后組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行座談、培訓(xùn)，增加對(duì)新規(guī)定的認(rèn)識(shí)和了解。組織全員進(jìn)行報(bào)銷政策和相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，請(qǐng)相關(guān)人員對(duì)報(bào)銷政策進(jìn)行解讀，提高大家對(duì)報(bào)銷政策的理解，以提高工作效率。

五、啟示

作為財(cái)務(wù)共享中心的重要組成部分，報(bào)銷管理并不是一步到位的，這是一個(gè)循序漸進(jìn)、持續(xù)完善的過(guò)程，更需要企業(yè)建立動(dòng)態(tài)化的長(zhǎng)效優(yōu)化機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型與突破。企業(yè)應(yīng)該對(duì)本企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行充分研究，結(jié)合自身?xiàng)l件，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和使用場(chǎng)景減少不必要或重復(fù)的流程，新增自動(dòng)化和智能化的系統(tǒng)和平臺(tái)，減少人工干預(yù)，從而改造成適合本企業(yè)發(fā)展的費(fèi)用報(bào)銷流程，降低報(bào)銷難度，減少退單，同時(shí)減輕財(cái)務(wù)共享中心員工的負(fù)擔(dān)，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：梁雅婷（1997.09— ），女，漢族，山西臨汾人，本科，桂林電子科技大學(xué)南寧研究院，研究方向：會(huì)計(jì)信息化。