楊敏

摘 要：高校校長辦公會會議檔案記錄著高校的行政決策全過程，對校領導科學、高效決策有著重要的參考意義。做好校長辦公會會議檔案管理優(yōu)化工作，是高校邁向高水平發(fā)展的內(nèi)在要求。文章以西北某所高校為例，通過對該校校長辦公會會議檔案管理現(xiàn)狀及其對學校治理影響因素的研究，提出了優(yōu)化校長辦公會會議檔案管理的三條思路，以期使校長辦公會會議檔案查閱更加方便、管理流程更加清晰、會議資料更加安全以及參考資料更加多元，切實為校領導決策發(fā)揮重要作用。

關鍵詞：校長辦公會會議檔案；校領導智囊團；會議檔案管理標準

中圖分類號：G272.2 文獻標識碼：A

高校檔案肩負著“存憑、留史、資政、育人”的使命，是高校人文底蘊的直觀體現(xiàn)，也是高校行政工作的參考依據(jù)。提升高校檔案工作質(zhì)量對于服務高校創(chuàng)新發(fā)展、推動校園文化建設都具有重要意義。在高校檔案中，校長辦公會會議檔案最具行政功能，它能最直觀體現(xiàn)學校行政事務辦理能力和行政管理水平，為校領導工作和業(yè)務管理提供證據(jù)和咨詢資料，加強校長辦公會會議檔案管理工作，對于保存高校歷史記憶、服務高校創(chuàng)新發(fā)展、推動高校管理升級意義重大。

一、高校校長辦公會會議檔案管理現(xiàn)狀

1.高校校長辦公會會議檔案管理的基本情況

以西北某高校為例，學校對校長辦公會會議檔案管理工作還沒有形成統(tǒng)一管理標準，會議材料大多由學校行政辦公室負責征集、整理留檔，且在行政事務中，普遍存在重過程執(zhí)行，輕會議材料檔案留存的現(xiàn)象。部分會議結(jié)束后會議文件被銷毀、散佚、隨意存放，給后期相關事項查證造成了許多困難，甚至存在重要事件決議泄密的情況。再加之，會議記錄重要信息漏記、少記，進一步加劇了查證困難，為后續(xù)校長辦公會決定事項執(zhí)行、督辦增加了阻礙，降低了學校行政工作效率。

2.高校校長辦公會議檔案管理的現(xiàn)狀分析

校長辦公會會議檔案從會議召開到檔案形成、后期管理一般遵循以下模式。

（1）會前準備階段

學校行政辦公室通過工作群、OA平臺、電話等形式下發(fā)會議通知，明確會議時間、會議地點、參會人員范圍及注意事項等，要求上會各部門上交議題紙質(zhì)版和電子版，隨通知一并下發(fā)議題上會材料模板。有議題各部門（單位）負責人與分管校領導溝通，確定上會議題，分管校領導同部門領導就議題情況一同向校長報備后簽署提交上會全套材料。

紙質(zhì)版上會材料必須包含議題申報表、上會申請及議題相關附件，部門領導和部門分管校領導須在議題申報表簽字，如議題涉及財務問題、法務問題或需要招標，還需有分管財務校領導、學校法律顧問簽字及招標辦負責人簽字。

學校行政辦公室根據(jù)各部門（單位）上交議題的輕重緩急，整理、歸納、排序形成議題單，并列出常規(guī)參會人員和列席會議人員報校長審示。校長根據(jù)行程安排，組織相關部門負責人召開議題審議會，逐個對議題開展審議，確定最終上會議題。學校行政辦公室將確定上會的議題紙質(zhì)材料和電子材料各準備一套，并通知相關參會部門領導按時參會。

（2）會中協(xié)調(diào)

學校行政辦公室負責會場布置、人員協(xié)調(diào)、會議保密以及會場材料準備等，并按照議題單順序做好匯報人員安排。以西北某高校為例，會前一天，辦公室負責人會建立會議群，議題單及注意事項都在群里發(fā)布。會上采取相關部門匯報，校領導、相關列席部門、法律顧問集體討論決議以及匯報結(jié)束即離會的方式推進，行政辦公室負責維護會場秩序，督促各部門簡單、清晰匯報議題，并做好會議記錄及會議全過程錄音。

（3）會后歸檔及管理

會議結(jié)束后，學校行政辦公室回收會場所有材料，包括但不限于全套上會紙質(zhì)材料，各部門匯報材料，各位領導案頭涉及議題決議的相關材料等，對紙質(zhì)材料采用分類整理，按照議題單順序，將所有上會議題紙質(zhì)材料裝訂成冊，上會電子版材料做好留存，相關材料及時銷毀以防泄密，并對會議記錄仔細檢查，確保無漏記、錯記，以待備查，并形成會議紀要。

此種校長辦公會會議檔案管理模式比較粗放，因為該校校長辦公會會議材料管理歸檔并沒有出臺相關要求，不在檔案館規(guī)定必須歸檔的文件之列，會后部分材料被整理成冊，部分被直接銷毀，還有部分因無人管理丟失，出現(xiàn)了歷史會議記錄無處查找、無人負責等管理亂象。

3.校長辦公會會議檔案管理中的突出問題

目前，該校校長辦公會材料管理存在的問題是沒有形成完備的管理模式、缺少規(guī)范性文件、多頭管理或無人管理以及管理手段原始單一等。存在以上問題的原因有，對校長辦公會會議檔案重視不夠、缺乏統(tǒng)一的管理模式、學校重大會議材料歸檔流程不清晰、會后材料收集不及時、分散出去的材料沒有統(tǒng)一收歸專人管理以及多人手頭保有會議材料，且各自管理一部分或者無人管理。同時，還存在會議材料查閱隨意、沒有通過流程手續(xù)留痕，也未限定查閱知悉范圍，導致部分工作內(nèi)容泄密，會議文件的管理歸檔工作沒有跟上時代步伐，沒有配套的電子信息管理系統(tǒng)。

二、高校校長會議檔案管理對高校治理的影響

校長辦公會議是高校行政議事決策的重要機制，是貫徹落實黨委領導下的校長負責制的重要手段之一，會議的決策水平直接影響高校行政效率，反映高校治理水平，間接影響高校辦學水平、科研水平、育人水平和建設水平等長遠發(fā)展。校長辦公會議決策不可避免需要借鑒過往議題決策情況，只有在原有決策基礎上不斷推動工作向更實、更細、更全面落實，才能逐步提升行政決策水平，科學決策、科學管理，推動高校不斷向高層次邁進。因此，完整保存、規(guī)范管理過往會議資料就顯得尤為重要。管理工作不到位，一是會給查詢資料設置門檻，延長了辦理時間，影響行政效率。二是管理不善，或沒有及時更新，容易造成決策滯后或失誤，影響學校長遠發(fā)展。三是會議文件丟失，尤其事關組織管理、人事調(diào)動等重要議題文件丟失，對于重大行政決策有極大風險。黨的十八大以來，黨中央高度重視高等教育，各個高校都大踏步向高層次、高質(zhì)量發(fā)展奮進，站在教育轉(zhuǎn)型的風口，這些影響因素不消除，限制的是學校整體發(fā)展水平，影響的是學校的聲譽和形象。

三、高校校長辦公會會議檔案管理優(yōu)化的思考

如上文所述，會議檔案留存管理對高校發(fā)展有著極大影響，學校應該提高重視，多方面思考如何提高校長辦公會議檔案管理水平。

1.探索建立數(shù)字化檔案庫之下的“校領導智囊團”

首先，建立“校領導智囊團”的必要性。一是輔助決策。校領導智囊團可以為學校領導提供建議參考，可以更高效地解決學校面臨的各種問題；二是創(chuàng)新思維。以往的典型案例在提供參考的同時，還可以提供更優(yōu)化的思路，激發(fā)校領導創(chuàng)新思維和前瞻性視野，推動學校的改革和發(fā)展；三是協(xié)調(diào)資源。校領導智囊團有利于直觀呈現(xiàn)學校人力、物力、財力各方面資源，以便于重新分配整合，提高學校的整體效益。

其次，“校領導智囊團”的一些功能構想。一是議題資料共享。會前，各部門可以將議題的相關材料通過“校領導智囊團”開展交流、共享，以便智囊團成員提前了解議題內(nèi)容，做好會議準備；二是實時討論和意見收集。團內(nèi)討論可以實時跟蹤記錄，智能歸納整理主旨內(nèi)容、初步意見等，作為學校的歷史資料存檔，為未來決策提供參考；三是文件和資料管理。可以設置文件和資料管理功能，方便管理人員上傳、共享和下載會議相關的文件和資料；四是權限管理。設置嚴格的權限管理功能，只有經(jīng)過授權的人員才能查看、編輯、刪除會議檔案信息。同時，系統(tǒng)還應該記錄每個用戶的操作行為，方便后續(xù)追溯和管理；五是動態(tài)共享。定期梳理推送有關教育、學校發(fā)展的各種動態(tài)，為校領導提供最新、最準確的信息和建議。在未來的發(fā)展中，“校領導智囊團”還可以不斷拓展其功能和作用，為學校的發(fā)展提供更加全面、專業(yè)的支持和幫助。

最后，建立“校領導智囊團”的預期效果。一方面，智囊團成員為校內(nèi)外的專家學者和行政領導提供專業(yè)、深入的建議和決策支持，使校領導更加全面、準確地了解學校的發(fā)展需求和外部環(huán)境的變化，從而做出更加科學、合理的決策；另一方面，可以實現(xiàn)查閱人員嚴格追溯，責任更加清晰，避免校長辦公會決策過程中推諉扯皮。此外，智囊團成員的專業(yè)知識和經(jīng)驗能夠為學校的發(fā)展提供有力的支持，提升學校的整體形象和聲譽，也有利于激發(fā)成員的工作熱情和創(chuàng)造力。

2.建立校長辦公會檔案管理標準

在高?？傮w檔案管理之下，探索建立校長辦公會會議材料收集、整理、歸檔規(guī)范。

（1）資料收集。建立完善校長辦公會資料收集制度，明確需要收集的資料范圍、收集時間、收集方式以及具體收集流程等，明確上交材料模板，按照學校發(fā)展實際，對材料歸類整理，大體包含資金類、人事類、制度類、學校重大項目建設類等。

（2）會議記錄。明確會議記錄的內(nèi)容、格式和整理方法，并要注重會議記錄的查閱、保存、保密工作，對各個環(huán)節(jié)作出明確要求。

（3）檔案裝訂。根據(jù)不同的檔案類型和用途，明確裝訂方式，如活頁裝訂、鐵環(huán)裝訂等，并制定檔案編頁、編碼規(guī)范。

（4）檔案移交。明確與檔案館的銜接流程，建立完善的移交制度，明確移交的流程和責任人，并注重移交材料的完整性和移交過程中的保密工作。

（5）電子化。建立完善的電子化管理制度，明確電子化管理的范圍、格式和存儲方式，加強電子檔案的安全保障工作。

3.配備校長辦公會會議檔案管理專業(yè)人員

校長辦公會會議材料涉及機要，可以考慮在學校行政辦公室收文室或?qū)W校秘書處設立專業(yè)崗位，匹配工作人員全程負責會議檔案線上線下管理工作，做好人員工作崗位勝任能力培訓，匹配相應工作績效和職稱評審渠道。也可以在綜合考慮學校人員編制情況的基礎上，通過招聘、選拔和培養(yǎng)的方式配備校長辦公會檔案管理專業(yè)人才，負責“校領導智囊團”線上運行管理和全程原始資料收集歸檔。

四、高校校長辦公會會議檔案管理優(yōu)化對高校治理的積極作用

優(yōu)化校長辦公會會議檔案管理工作，對高校各項事業(yè)發(fā)展意義重大，主要體現(xiàn)在：

1.信息檢索、查閱更加便捷，節(jié)省決策時間

通過數(shù)字化、信息化、規(guī)范化、分類化管理的會議檔案，可以快速定位、查找和瀏覽所需信息，突破以往查閱材料的時空及審批限制，為校領導提供更準確、及時的信息支持，避免重復開會，大幅節(jié)省時間成本。

2.優(yōu)化管理流程，提高學校檔案管理實效

優(yōu)化校長辦公會會議檔案管理工作，可以通過制定規(guī)范的檔案管理流程和制度，確保檔案的收集、整理、分類、存儲和備份等環(huán)節(jié)得到有效執(zhí)行，優(yōu)化了管理流程，減少了檔案管理中的錯誤和混亂，保證了檔案的完整性和準確性，提高了學校檔案管理效率。

3.保障會議檔案安全，防止決策信息被泄露

校長辦公會檔案涉及學校決策層面信息，通過一系列加密技術、權限控制和備份策略等手段可以有效防止檔案信息被泄露或損壞，既確保了檔案的安全性和完整性，也保障了學校的穩(wěn)定發(fā)展。

4.參考資料更加多元，可以有效提升決策科學性

長此以往，隨著校長辦公會會議檔案的不斷積累更新，校領導可以在了解先前的討論和決策的同時，從多維度對比研究，從而在新的會議中做出更明智的決策。通過對會議檔案的深入分析，也可以更全面地了解學校的運行狀況以及各項政策、決策的實施效果，有助于校領導在未來的決策中，更加科學、合理地制定和實施政策，提高決策科學性，更利于決策事項落地落實。

5.增強高校文化底蘊

校長辦公會會議檔案的留存、管理，記錄了學校許多歷史性的變革和重要的節(jié)點，本身就是高校文化內(nèi)涵的有機組成。一方面，參會人員可以更好地了解學校的歷史和文化，增強對學校的歸屬感和責任感；另一方面，會議檔案也可以成為學校每一屆領導人學習和研究的資料，公開部分可以用于校園文化宣傳，有利于涵養(yǎng)、塑造學校文化。

6.做好校長辦公會會議資料管理可以為行政事務督查督辦提供依據(jù)

通過系統(tǒng)、全面地整理和保存會議資料，可以確保各項工作的連續(xù)性和可追溯性。同時，也可以和學校的督察督辦機制對接，將會議決策事項轉(zhuǎn)化成督察督辦事項，下發(fā)相關業(yè)務部門執(zhí)行，定期上報落實結(jié)果，形成督察督辦報告，進一步促進各項決策事項落實。

7.吸引優(yōu)秀人才

校長辦公會檔案管理優(yōu)化展示了學校在管理方面的專業(yè)性和嚴謹性，可以為學校的學科建設、人才培養(yǎng)、科學研究等方面提供有力支撐，從而推動高水平高校建設和發(fā)展，增強學校的吸引力，打造品牌效應，吸引更多的優(yōu)秀人才和資源向?qū)W校聚集。

五、總結(jié)

校長辦公會會議檔案優(yōu)化管理可以使學校決策水平和決策效率大幅提升，使各項工作更高效落實，提高學校整體運營效率。學校應當重視校長辦公會會議檔案管理工作，配備專人，建立完善的檔案管理制度和信息技術支持體系，使會議檔案電子化存儲、系統(tǒng)化檢索，實現(xiàn)云端協(xié)作共享，并遵循保密原則，利用信息手段做好檔案資料的安全保密工作，確保會議檔案的完整性、準確性和合法性。與此同時，也要高度重視會議檔案的參考性價值，通過探索建立數(shù)據(jù)分析模型，為學校領導提供決策支持和預測預警，使校長辦公會會議檔案能夠立足學校實際，為工作提供有效的指導和支持，不斷推動學校行政管理工作向更科學、規(guī)范、精細的方向邁進。

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