潘延慶

射陽縣婦幼保健院，江蘇鹽城，224300

0 引言

信息化主要是指人類在社會建設(shè)和發(fā)展中，運用信息技術(shù)推動發(fā)展進程的方式。將電子信息技術(shù)運用在檔案管理的過程中，不僅能在不改變檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，促使檔案結(jié)構(gòu)和存在方式，能在信息化技術(shù)的加持下，便捷、快速、高效、精準地呈現(xiàn)用戶需要的內(nèi)容，并且能進行部門之間數(shù)據(jù)的有效共享，提升信息和數(shù)據(jù)的運用效能。同時，電子信息檔案的建設(shè)工作還能提升資源的存儲效果，進而避免信息和檔案的丟失與遺棄。由此可見，在醫(yī)院發(fā)展的過程中，有效、系統(tǒng)地構(gòu)建電子信息檔案具有重要意義。

1 醫(yī)院強化電子信息檔案建設(shè)的重要性

首先，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，不僅能有效地提升檔案管理工作水平，還能與時俱進，突破傳統(tǒng)檔案管理工作效能低、資源利用率低的束縛，進而在信息技術(shù)的加持下，使得檔案管理工作更具有科學性，整體配置更加合理，以促使醫(yī)院能為社會提供優(yōu)質(zhì)和高效的服務，使得現(xiàn)代化管理模式有效創(chuàng)新[1]。其次，實現(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)的有效融合，滿足檔案管理工作形勢發(fā)展的需要。電子信息檔案建設(shè)能有效地解決紙質(zhì)檔案在保存、管理、資源收集、信息運用方面存在的問題，且更易于保存和運用，進而契合時代發(fā)展要求和人們對于檔案資源管理與運用的需要。最后，強化醫(yī)院電子檔案信息建設(shè)工作，還能為線上會診、醫(yī)學交流、線上診斷病情等提供有力的技術(shù)支撐。由此可見，在信息技術(shù)的加持下，完善自身的電子信息檔案系統(tǒng)，能為醫(yī)療以及醫(yī)學工作的精準開展提供有力的資源、技術(shù)等方面的加持。

2 醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 重視程度有待提升

建立醫(yī)院電子信息檔案管理工作模式，是造福人民群眾、促進社會發(fā)展、提升醫(yī)院運行效能的舉措[2]。目前，隨著醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展，越來越多的關(guān)注集中在了醫(yī)療裝備和醫(yī)療科技發(fā)展方面，而目前，人們對于醫(yī)院的檔案管理工作并沒有給予足夠的關(guān)注，缺乏對其工作的有效監(jiān)管，因此實行高效、科學的管理工作具有一定的困難。在醫(yī)院的檔案管理工作中，醫(yī)院的管理觀念比較淡薄，這就造成了在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，電子信息檔案的管理工作進展緩慢，整體工作成效不高。

2.2 制度建設(shè)有待完善

目前，我國的醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展主要是以醫(yī)學研究和醫(yī)療事業(yè)為主，而對于醫(yī)院的檔案管理工作，則是缺乏相應的規(guī)范與體系，未能建立健全的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，導致工作職責不明、工作態(tài)度消極的問題，致使整體實際工作中，因檔案管理引起的有關(guān)問題不能得到及時、高效的處理[3]。因此，若是未能有效提升意識、制定相應的制度、有效完善管理工作，則其中的問題難以很好地解決。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施有待優(yōu)化

目前，國內(nèi)使用的醫(yī)院電子信息檔案管理裝置比較落后，無法與信息化的文件管理要求相適應[4]。利用電子信息技術(shù)，應具有良好的軟硬件條件來支持，并邀請學者、專家坐鎮(zhèn)，進行系統(tǒng)設(shè)施的全面優(yōu)化和完善。然而，由于缺乏對先進的檔案管理設(shè)備的認識，以及相關(guān)配套設(shè)備的不完善，導致了醫(yī)院電子信息檔案管理工作進展緩慢。

3 加強醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的有效方式

3.1 加強領(lǐng)導對建設(shè)和管理的重視程度

首先，在提高醫(yī)療質(zhì)量、設(shè)備管理等方面，醫(yī)院電子信息管理人員要提高檔案管理工作建設(shè)和管理的重視度，切實解決好醫(yī)生與病人的信息管理問題，以保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[5]。其次，要提高醫(yī)院檔案管理工作人員的現(xiàn)代管理觀念，提升對電子信息檔案工作的管理力度，增加經(jīng)費投入。醫(yī)院電子信息檔案管理是醫(yī)院運行管理工作的重要組成部分。為了加大對該項目的投資力度，檔案管理部門應加大對檔案資源的投入，力爭將檔案信息化建設(shè)列入醫(yī)療產(chǎn)業(yè)發(fā)展的專項建設(shè)基金之中，以獲得更多的財政資助。再次，因為電子信息檔案管理包含了文件管理、計算機技術(shù)運用兩個領(lǐng)域的專業(yè)知識，必須在建立與管理上給予足夠的關(guān)注，做好電子文件的建立與管理。最后，有關(guān)管理人員要具有創(chuàng)新意識，積極將信息化手段應用到日常管理中，這就要求電子信息檔案管理者不斷地更新自己的知識體系，提升自身的信息技術(shù)技能，提高整體創(chuàng)新能力，進而能運用電子技術(shù)進行醫(yī)院運行中文件數(shù)據(jù)的管理，根據(jù)工作的需要，制定完善的、合理的、規(guī)范的管理辦法，尤其是對一些特殊的檔案資料的管理，應提升重視度和保密性[6]。同時，還應保證電子檔案管理建設(shè)的穩(wěn)定性和工作運行的有效性，應在檔案管理工作中，增強電子檔案管理與業(yè)務實踐相互融合的效果，有關(guān)管理者應該重視業(yè)務和實際管理工作的聯(lián)系性，保障電子信息檔案管理工作的融合和引入。總之，對數(shù)據(jù)文件進行創(chuàng)新性管理，既要以信息技術(shù)平臺為基礎(chǔ)，又要遵守傳統(tǒng)的管理體制的規(guī)定，只有這樣，才能提升電子檔案管理的規(guī)范性和有效性，為建設(shè)單位提供所需的項目管理服務。

3.2 構(gòu)建完善的醫(yī)院電子信息檔案管理體系

其一，深化醫(yī)院有關(guān)工作人員和電子信息檔案管理的連接，增強醫(yī)院內(nèi)部的信息交換和共享效能，對各個機構(gòu)所生成的電子信息檔案進行標準化收集、整理、錄入和存儲[7]。按照電子信息檔案數(shù)據(jù)的種類，將其分為不同的程序和不同的層級，保證醫(yī)院的有關(guān)工作人員能對其進行準確了解，保證所搜集和儲存的電子檔案信息為醫(yī)院的各項工作的正常、有序進行提供依據(jù)。

其二，建立完備的電子信息檔案資料管理制度，建立健全的資料輸入制度，規(guī)范各科室的電子信息檔案信息輸入制度的細節(jié)和內(nèi)容，從而防止資料差錯問題的出現(xiàn)。

其三，強化對檔案管理員的管理，根據(jù)檔案管理員的專業(yè)背景和個人情況，建立一套完整的管理制度，對檔案管理員在檔案管理工作中的行為進行規(guī)范和約束，從而有效地提高醫(yī)院的管理水平和安全水平。

3.3 提升檔案管理人員的信息化專業(yè)素養(yǎng)水平

其一，當醫(yī)院引入有關(guān)電子信息檔案管理建立和管理的信息化技術(shù)后，需要派遣或聘請信息化技術(shù)專家到醫(yī)院，為醫(yī)院電子信息檔案管理人員提供信息化技術(shù)的實際運用方面的培訓。同時，還應邀請專業(yè)人士，評定檔案管理工作人員自身對于信息技術(shù)知識的理解、掌握及運用程度，并提供有目標的指引、意見或建議，讓檔案管理者 深入研究之后，能夠有所收獲。只有了解了信息化技術(shù)的運用要點，才能在醫(yī)院電子信息檔案管理的構(gòu)建和管理中進行合理、科學地運用，全方位地提高整個醫(yī)院的檔案管理能力[8]。

其次，加強對檔案工作人員的培養(yǎng)，對檔案管理人員進行考察，注重對其管理理論知識和實際技能能力的培養(yǎng)，并將其納入培養(yǎng)工作的績效考評體系中。對通過考試成績合格者，頒發(fā)相應的資格證書。對未通過考試的管理者再次進行培訓，直到通過考試，從而為醫(yī)院培育出一支理論知識豐富、實踐經(jīng)驗豐富的檔案管理團隊，從而為提升醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)和管理工作提供保障。

最后，貫徹落實科學的用人方針。人才政策主要體現(xiàn)在人才引進和使用兩個方面。此時，既要營造良好的軟硬件條件，制定切實可行的用人機制，采用多種方式，吸引高素質(zhì)的人才，又要在人才運用上，制定一套完善的人才評估制度，實行合理、規(guī)范的人才遴選考核制度，并為檔案管理人員創(chuàng)造良好的競爭環(huán)境。

3.4 建立科學、規(guī)范、高效的電子信息檔案

其一，增強信息管理安全意識。在醫(yī)院中，構(gòu)建醫(yī)院電子信息檔案，既要確保醫(yī)院的數(shù)據(jù)安全，又要促使該工作能為醫(yī)務工作者及病人提供完整的資料。同時，要根據(jù)我國有關(guān)的法律法規(guī)，制定相應的管理辦法，保證其安全、保密。在對醫(yī)院電子信息資源的開發(fā)與使用過程中，一定要增強對公開權(quán)、版權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等各項權(quán)益的維權(quán)意識，強化對作者的全面保護，推動信息和知識的流通。

其二，加大硬件和軟件的完善力度。在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，軟硬件設(shè)備的建設(shè)是基礎(chǔ)工作，要強化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，醫(yī)院電子信息檔案的建立，離不開現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施，要想讓電子信息檔案的工作更有效、更精準，就必須有先進的裝備和軟件，適時地對儀器、設(shè)備、軟件進行升級，進而有效地防范醫(yī)院的電子數(shù)據(jù)安全問題，促進醫(yī)院電子信息檔案工作的進步與發(fā)展，強化其自身的安全性。

另外，需要注意使用防火墻技術(shù)和安全密鑰技術(shù)，使用防火墻技術(shù)來阻止某些不正當?shù)娜肭?，使用安全密鑰技術(shù)來設(shè)定與醫(yī)院有關(guān)的電子信息檔案權(quán)限。此種方式的運用，能有效促使有權(quán)限的用戶按照自己的權(quán)限進行檢索、瀏覽和閱讀。為保障實際的信息安全性，還可以使用某些殺毒軟件來防止病毒對醫(yī)院的電子文件信息管理系統(tǒng)造成傷害，從而更好地保障電子文件信息資源的安全。此外，還需要采用高效安全的作業(yè)系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)庫進行周期性備份和交易記錄的更新，實行嚴密的使用者識別，或是其他技術(shù)，以免在人為因素的干擾下，出現(xiàn)信息丟失的問題。

4 結(jié)語

總而言之，在信息技術(shù)高速發(fā)展的過程中，將其運用在醫(yī)院的電子信息檔案管理工作中，不僅能有效地滿足醫(yī)院日益增長的數(shù)據(jù)、信息處理問題，還能提升信息、數(shù)據(jù)、資源的保障問題，使得醫(yī)院領(lǐng)導人員能站在醫(yī)院發(fā)展的角度，重視此方面的工作，并在電子檔案管理工作的優(yōu)化下，進行多方面的電子信息檔案建設(shè)和完善，進而促使醫(yī)院向著信息化的方向發(fā)展。