季敏健
(廣西建工集團控股有限公司,廣西 南寧 530000)
建筑工程項目在規(guī)模和復(fù)雜性上逐年增加。這意味著更多與合同、數(shù)據(jù)和利益相關(guān)的人參與其中。傳統(tǒng)的合同管理方式已經(jīng)難以應(yīng)對這種復(fù)雜性。因此,信息化建設(shè)成為了必然的趨勢。信息化建設(shè)可以幫助合同管理變得更加高效、精確和可控,從而提高工程項目的整體績效。此外,建筑工程合同管理信息化建設(shè)也有助于更好地滿足法律和法規(guī)的要求,提高透明度和合規(guī)性。在一些國家和地區(qū),建筑工程合同管理信息化已經(jīng)成為法律要求,企業(yè)必須在項目中使用數(shù)字合同管理系統(tǒng)。這使得建筑公司不得不投資于信息化建設(shè),以遵守相關(guān)法規(guī)并減少潛在法律風險。
工程合同管理信息化是指將現(xiàn)代信息技術(shù)與建筑工程合同管理相結(jié)合,以實現(xiàn)更高效、透明、精確和可控的合同管理過程。這一概念旨在利用信息技術(shù)工具和系統(tǒng),如云計算、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等,優(yōu)化合同的簽訂、執(zhí)行、變更、索賠、結(jié)算等各個環(huán)節(jié),以提高建筑工程項目的質(zhì)量、進度和成本控制。合同管理信息化的核心目標是提高合同管理的質(zhì)量和效率,通過數(shù)字化合同文件、自動化合同履行監(jiān)控、實時數(shù)據(jù)分析以及智能決策支持系統(tǒng)的應(yīng)用,合同管理信息化可以幫助建筑項目管理者更好地了解項目進展、風險因素和潛在問題,從而及時采取措施來解決和預(yù)防合同糾紛,減少項目延誤和額外成本。此外,合同管理信息化也有助于提高合同管理的透明度,使各方可以更清晰地了解合同條款和執(zhí)行情況,減少信息不對稱情況的發(fā)生和減少爭議。工程合同管理信息化是一種現(xiàn)代化的管理方法,它將信息技術(shù)與建筑工程合同管理相融合,以提高管理效率、降低風險、改進決策質(zhì)量,為建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支持。
加強數(shù)據(jù)的積累是建立良好的信息交換窗口和為 PIP 技術(shù)提供數(shù)據(jù)來源的先決條件。然而,由于建筑工程施工合同的資料收集還不夠充分,相關(guān)的供應(yīng)商、設(shè)備型號和原材料的信息都很少。缺少資料的支持,也沒有統(tǒng)一的方案設(shè)計,導致材料、機械、供應(yīng)商等方面的數(shù)據(jù)化程度有很大差別,甚至同一工程的各個階段的數(shù)據(jù)都會有很大的差別。這就造成工程的整體管理難度提高,更談不上信息化的精確管理。
與此同時,數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性是另一個關(guān)鍵問題。不完整或錯誤的數(shù)據(jù)會導致信息化系統(tǒng)的不準確和不可靠,從而影響合同管理的效果。例如,如果付款記錄存在錯誤或缺失,可能會導致合同支付的不準確,進而引發(fā)糾紛。工程進度數(shù)據(jù)的不準確性可能導致項目進度控制的失敗。因此,建筑工程合同管理信息化建設(shè)需要解決數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性的問題,確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
工程建設(shè)與科技發(fā)展離不開高素質(zhì)的人才支持,特別是信息技術(shù)的應(yīng)用。在工程合同信息化建設(shè)中,建設(shè)工程承包信息化的建設(shè)和發(fā)展具有十分關(guān)鍵的作用。在深入分析了傳統(tǒng)施工企業(yè)的工程合同管理方式與信息技術(shù)模型后,還需不斷地招募具有高學歷、高技能、具有相關(guān)技術(shù)水平的信息化工程合同管理人員,為實現(xiàn)全面的信息化平臺建設(shè)提供助力。
與此同時,建筑工程合同管理的復(fù)雜性要求人才具備跨領(lǐng)域的知識和技能。建筑行業(yè)的合同管理涉及工程管理、法律法規(guī)、財務(wù)等多個方面,因此,需要掌握跨領(lǐng)域的知識。然而,傳統(tǒng)的教育體系往往將不同領(lǐng)域的知識進行了分隔教學,導致學生缺乏綜合應(yīng)用知識的能力。這使得建筑行業(yè)中缺乏能夠統(tǒng)籌各方面工作的復(fù)合型人才,從而制約了信息化平臺的綜合建設(shè)。
“信息孤島”的產(chǎn)生,折射出施工項目在信息化進程中存在一定的獨立性。目前,大部分的信息化項目都只是通過簡單的通信和聯(lián)網(wǎng)。而在實踐中,采用的方法是通過相關(guān)的軟件來構(gòu)建一個統(tǒng)一的平臺。而在信息化建設(shè)中,人們往往忽略了基礎(chǔ)資料的積累,缺少科學的規(guī)則來規(guī)范項目的執(zhí)行,造成了不同的信息資源和數(shù)據(jù)的缺乏,從而限制了信息的有效利用。
綜合來看,我國采用信息化模式進行合同管理的技術(shù)方法較為新穎,但其發(fā)展空間很大,原因之一在于我國的建設(shè)規(guī)模龐大。而在我國城市化的進程中,由于信息的傳播,必然會產(chǎn)生大量的虛假信息。而在國外,PIP 是一種很好的信息集成方式,可以有效地實現(xiàn)信息的集成,降低和避免差錯。其次,PIP 技術(shù)并不需要太多的技術(shù)。國內(nèi)的計算機技術(shù)發(fā)展也是蒸蒸日上。國家提倡低碳、節(jié)能、智能的建設(shè),而利用工程合同管理信息化發(fā)展流程進行優(yōu)化恰好可以有效避免資源浪費。如果能夠獲得大部分建筑工人的認同,能夠讓大量的青年工人和中堅力量學會使用這些技術(shù),那么,他們就可以制定出一套完整的信息系統(tǒng)來進行管理。讓所有人都能遵守行業(yè)規(guī)范,這樣才能使合同管理信息化的技術(shù)更易于實施。
近幾年,我國在施工項目合同信息化進程中,能自行開發(fā)的管理軟件寥寥無幾。很多目前使用的軟件都是從國外進口的。這些軟件都是按照國外的技術(shù)要求設(shè)計的,在國內(nèi)的施工合同中并沒有很好地應(yīng)用。另外,這些軟件都是前沿技術(shù),成本很高,而且購買之后,還要進行一些加工和改裝。這就占用了大量的建設(shè)經(jīng)費。有了這些軟件,就必須要有專門的技術(shù)人員來改造和利用,才能讓軟件的價值最大化。這就要求對該項目的技術(shù)人員進行相應(yīng)的培訓,不然就不能保證其使用的有效性。
第一,數(shù)據(jù)標準化和命名規(guī)范。在合同管理系統(tǒng)中,確保所有數(shù)據(jù)字段和表的命名都按照統(tǒng)一的規(guī)則進行,這包括使用統(tǒng)一的命名約定、數(shù)據(jù)類型和單位。這樣可以避免數(shù)據(jù)混亂和沖突,使不同部門和系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)更容易交互操作。
第二,數(shù)據(jù)集成和交互性。統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫管理可確保各個模塊和子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成無縫銜接。通過使用標準化的接口和數(shù)據(jù)格式,不同模塊能夠輕松地交互和共享信息,提高了合同管理流程的高效性和準確性。
第三,數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制。數(shù)據(jù)庫管理的統(tǒng)一性還包括訪問權(quán)限的一致性。不同用戶和角色應(yīng)該根據(jù)其職責和需求獲得適當?shù)臄?shù)據(jù)訪問權(quán)限。這需要實施強有力的身份驗證和授權(quán)機制,以確保只有授權(quán)人員可以訪問特定數(shù)據(jù)。與此同時,統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫管理還需要實施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理措施,以確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和一致性。數(shù)據(jù)清洗、驗證和驗證流程應(yīng)該成為信息化系統(tǒng)的一部分,以防止錯誤數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫管理統(tǒng)一性是一個綜合性的工作,需要綜合考慮技術(shù)、流程和人員培訓等多個方面,以確保信息系統(tǒng)的高效性和可維護性。
首先,一個全面完善的財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當具備強大的數(shù)據(jù)管理和分析功能。在建筑工程項目中,涉及大量的財務(wù)數(shù)據(jù),包括合同成本、費用、收入等。一個強大的財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行高效的管理和分析,以便項目管理人員能夠隨時獲取準確的財務(wù)信息,作出明智的決策。此外,系統(tǒng)應(yīng)當能夠生成各種財務(wù)報告,如損益表、資產(chǎn)負債表等,以滿足內(nèi)部和外部的報告需求。
其次,財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當具備靈活的預(yù)算管理功能。在建筑工程項目中,預(yù)算管理至關(guān)重要,因為它能夠幫助項目管理人員控制項目的成本,確保項目在預(yù)算范圍內(nèi)完成。一個全面完善的財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當能夠支持預(yù)算的制定、執(zhí)行和監(jiān)控,同時能夠進行預(yù)算與實際情況的比對,及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施加以糾正。此外,系統(tǒng)還應(yīng)當具備多版本預(yù)算的功能,以適應(yīng)項目變更和不同的管理需求。
最后,財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當具備風險管理功能。建筑工程項目常常伴隨著各種風險,如合同變更、供應(yīng)商問題、市場波動等。一個全面完善的財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當能夠幫助項目管理人員識別、評估和管理這些風險,以降低項目的潛在風險。系統(tǒng)應(yīng)當能夠建立風險預(yù)警機制,及時警示項目管理人員可能出現(xiàn)的問題,幫助他們采取適當?shù)拇胧﹣響?yīng)對風險。
首先,加強培訓和教育。為了提升信息化專業(yè)人才的素質(zhì),必須建立起完善的培訓和教育體系。這包括提供豐富的培訓課程,涵蓋信息技術(shù)、合同管理、數(shù)據(jù)庫操作等方面的知識,使員工具備必要的技能和知識儲備。同時,培訓也應(yīng)該定期更新,跟隨技術(shù)的發(fā)展和行業(yè)的變化,保證員工始終處于一個學習、進步的狀態(tài)。
其次,提供實踐機會和項目經(jīng)驗。理論知識的學習只是提升專業(yè)素質(zhì)的一部分,實踐經(jīng)驗同樣至關(guān)重要。通過參與實際的項目工作,員工可以將所學知識應(yīng)用到實際操作中,鍛煉解決問題的能力,提升工作的實操水平。同時,實踐也能夠讓員工更好地理解項目的特點和需求,從而更有效地進行合同管理。
最后,建立一個良好的團隊合作氛圍。團隊合作不僅可以促進成員之間的相互學習和交流,也能夠激發(fā)團隊的創(chuàng)新和合作精神。建立一個相互信任、相互支持的團隊,能夠使得每個成員在項目中發(fā)揮出最大的潛力,從而提升整個團隊的工作效率和質(zhì)量。
首先,系統(tǒng)功能全面、定制化優(yōu)化。建立一個全面、完善、符合實際合同管理需求的信息化系統(tǒng)軟件,包括合同管理的各個環(huán)節(jié),如合同起草、審批、簽訂、履行、變更、索賠等。根據(jù)不同企業(yè)的特點和需求進行定制化優(yōu)化,使軟件系統(tǒng)更符合企業(yè)的實際運營需求,提高軟件的適用性和實用性。同時,設(shè)計簡潔、直觀的用戶界面,確保合同管理人員能夠輕松上手,降低培訓成本。采用直觀的圖形、圖表、表格等方式展現(xiàn)數(shù)據(jù),讓用戶一目了然,快速找到需要的信息,提高操作效率,減少誤操作。
其次,智能化數(shù)據(jù)處理和分析功能。加強信息化系統(tǒng)軟件的智能化功能,能夠自動處理、分析合同管理相關(guān)的大量數(shù)據(jù),實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速匯總、分析和生成報表。例如,自動識別合同中的關(guān)鍵信息,自動生成合同摘要或提醒關(guān)鍵合同日期,輔助決策者作出及時、準確的決策。
最后,安全保障和數(shù)據(jù)隱私保護。信息化系統(tǒng)軟件要具備強大的安全保障機制,確保合同管理過程中的數(shù)據(jù)安全、隱私保護,避免信息泄露和惡意攻擊。采用先進的加密技術(shù)、權(quán)限控制等手段,保障系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。開發(fā)實時監(jiān)控和預(yù)警功能,及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的異常情況,如超時、預(yù)算超支等,以便及時采取措施進行調(diào)整,避免損失擴大。提供多種預(yù)警方式,如郵件、短信、系統(tǒng)消息等,確保管理人員能夠及時響應(yīng)。
建設(shè)項目合同的關(guān)鍵在于建設(shè)項目的合同信息數(shù)據(jù)庫,避免重復(fù)處理相同的問題,減少工期和人力。以系統(tǒng)軟件開發(fā)與應(yīng)用、主要因素集成化、電子商務(wù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為實現(xiàn)信息系統(tǒng)實現(xiàn)的重要手段,構(gòu)建符合工程項目實際運作的數(shù)據(jù)庫,為建筑工程合同管理信息化建設(shè)給予扎實的理論基礎(chǔ)。經(jīng)過本文研究,發(fā)現(xiàn)建筑工程合同管理信息化建設(shè)存在的問題包括缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、人才技能不足阻礙復(fù)合型信息化平臺建設(shè)、信息化系統(tǒng)缺乏聯(lián)動性、信息化系統(tǒng)軟件應(yīng)用效果不佳。最后,總結(jié)出建筑工程合同管理信息化建設(shè)的優(yōu)化建議包括數(shù)據(jù)庫管理統(tǒng)一性、全面完善財務(wù)系統(tǒng)的功能、提高信息化專業(yè)人才的素質(zhì)、提高信息化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用水平。希望經(jīng)過本文研究,可以幫助更多單位提高建筑工程合同管理信息化建設(shè)質(zhì)量水平,合理規(guī)避其中存在的風險,提高經(jīng)營管理實力。