【關(guān)鍵詞】文件；結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)；數(shù)據(jù)管理

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是指由二維表結(jié)構(gòu)來(lái)邏輯表達(dá)和實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)，如表格數(shù)據(jù)、面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)等。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要通過(guò)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，嚴(yán)格遵循數(shù)據(jù)格式與長(zhǎng)度規(guī)范，字段之間相互獨(dú)立，是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的主體[1]。在電子文件發(fā)展的初期，電子文件的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是電子文件的各類(lèi)元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，能夠有效記錄文件的各個(gè)活動(dòng)過(guò)程，能夠反映文件的形成階段。元數(shù)據(jù)是傳統(tǒng)文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的主體。

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)則或不完整，沒(méi)有預(yù)定義的數(shù)據(jù)模型，不方便用數(shù)據(jù)庫(kù)二維邏輯表來(lái)表現(xiàn)的數(shù)據(jù)。包括所有格式的辦公文檔、圖片、圖像、音頻、視頻信息等[2]。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)比結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更難理解和標(biāo)準(zhǔn)化，不便于數(shù)據(jù)應(yīng)用，如何將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的全生命周期管理，增強(qiáng)數(shù)據(jù)應(yīng)用效果，提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)利用率是本文要探討解決的問(wèn)題。

一、文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀

（一）文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)現(xiàn)狀

目前文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是文件元數(shù)據(jù)，雖然有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文件元數(shù)據(jù)原則》作為指導(dǎo)，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，各單位在進(jìn)行各類(lèi)文件元數(shù)據(jù)管理時(shí)仍然存在很多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要分為幾類(lèi)：一是同一個(gè)文件類(lèi)型下元數(shù)據(jù)重復(fù)，元數(shù)據(jù)名稱(chēng)不一致，但實(shí)際采集的數(shù)據(jù)值一樣，例如內(nèi)部文件責(zé)任單位、產(chǎn)生部門(mén)、發(fā)文單位等，實(shí)際在采集時(shí)都是文件產(chǎn)生部門(mén)，可以化繁為簡(jiǎn)；二是不同類(lèi)型元數(shù)據(jù)名稱(chēng)有差異，比如有的文件類(lèi)型是責(zé)任單位，有的文件類(lèi)型是責(zé)任單位名稱(chēng)，需要統(tǒng)一；三是元數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，以設(shè)備碼為例，有的著錄為1RPA001PO，有的著錄為1-RPA-001-PO，有的著錄是RPA＼001＼PO；四是元數(shù)據(jù)著錄不完整，大量非必填元數(shù)據(jù)在實(shí)際工作中并未著錄，沒(méi)有數(shù)據(jù)；五是著錄的元數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，如生效日期、保密期限等著錄錯(cuò)誤。

（二）文件非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)現(xiàn)狀

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)由于沒(méi)有前置的數(shù)據(jù)模型來(lái)收集、記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不完整、不規(guī)則，難以用數(shù)據(jù)庫(kù)二維邏輯表來(lái)表現(xiàn)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是目前文件的主體，其格式繁多，包括所有格式的辦公文檔、文本、圖片、XML、HTML、各類(lèi)報(bào)表、圖像和音頻/視頻信息等。[3]各組織普遍存在文件類(lèi)型多樣、數(shù)量龐大，文件利用需求高，目前多數(shù)文件只有文件元數(shù)據(jù)作為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)用，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)比結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更難標(biāo)準(zhǔn)化和理解，缺乏對(duì)文件內(nèi)容的深度標(biāo)引、挖掘。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛，不光在文件管理系統(tǒng)中生成，還在大量功能異構(gòu)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)往往缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，彼此孤立，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)缺乏有效的流動(dòng)、聯(lián)通、推送。有的組織已經(jīng)開(kāi)始重視在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)中建立接口，打通數(shù)據(jù)傳輸通道，但仍存在橫向數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一，即使建立接口以后也難以實(shí)現(xiàn)有效的集成和應(yīng)用。這些現(xiàn)狀都導(dǎo)致非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在應(yīng)用上非常局限，不僅不能支持移動(dòng)化、智能化的工作應(yīng)用場(chǎng)景，有的文件格式連全文檢索都不支持。例如，傳統(tǒng)非結(jié)構(gòu)化圖紙只能進(jìn)行低效的視覺(jué)瀏覽，不支持全文檢索，無(wú)法搜索定位，在圖紙上點(diǎn)擊某項(xiàng)設(shè)備圖例也無(wú)法跳轉(zhuǎn)到這個(gè)設(shè)備相應(yīng)的其他圖紙上；傳統(tǒng)版式管理制度難以實(shí)現(xiàn)與上游制度、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)聯(lián)動(dòng)等。

二、文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化的意義

（一）確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性

文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能夠更好地維護(hù)文件的原始記錄性，體現(xiàn)文件的憑證價(jià)值，通過(guò)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能夠記錄文件形成時(shí)的背景信息、結(jié)構(gòu)信息和相關(guān)的信息系統(tǒng)參數(shù)，記錄文件管理各個(gè)環(huán)節(jié)的有關(guān)信息，如文件的編制、審核、批準(zhǔn)、升版等環(huán)節(jié)相關(guān)信息，自動(dòng)記錄這些環(huán)節(jié)審批的日期、時(shí)間等。文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)能夠?qū)⒎墙Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，不光能記錄文件的形成、修訂過(guò)程，還能夠支持訪問(wèn)管理、隱私管理和權(quán)限管理，有利于確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性。

（二）創(chuàng)新文件應(yīng)用場(chǎng)景

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)比非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更易于理解和標(biāo)準(zhǔn)化，不僅能支持高效率的檢索，還能在文件與其形成的背景信息之間進(jìn)行邏輯鏈接，并以一種結(jié)構(gòu)化的、可靠的和有效的方式維護(hù)這種鏈接，維系文件間有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)建立在相關(guān)關(guān)系分析基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)，支持更多數(shù)字化、移動(dòng)化、智能化的應(yīng)用場(chǎng)景。

三、建立文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)

為增強(qiáng)數(shù)據(jù)應(yīng)用效果，提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)利用率，可以建立文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在建立平臺(tái)之前，先梳理文件管理系統(tǒng)和各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)上存儲(chǔ)的海量的各類(lèi)文件，選出復(fù)用率高的文件類(lèi)型，通過(guò)文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)將其非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，打通數(shù)據(jù)孤島，開(kāi)展數(shù)據(jù)治理，提高數(shù)據(jù)利用率。通常每個(gè)單位利用最頻繁的文件是管理制度、運(yùn)行或維修技術(shù)規(guī)定，可以從這兩類(lèi)文件入手推進(jìn)文件結(jié)構(gòu)化工作。

管理制度結(jié)構(gòu)化要從前端控制的角度，把管理制度內(nèi)容數(shù)字化，將原來(lái)的版式文件通過(guò)結(jié)構(gòu)化平臺(tái)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，使管理制度每個(gè)章節(jié)內(nèi)容都成為單獨(dú)的元數(shù)據(jù)，將管理制度與上游法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，當(dāng)上游法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度發(fā)生變化時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提醒編制單位、編制人開(kāi)展管理制度識(shí)別、修改，同時(shí)能夠提醒下載或打印過(guò)本管理制度的人有新的管理制度發(fā)布，讓用戶能夠及時(shí)利用新的管理制度。管理制度一般會(huì)規(guī)定與本制度相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)，往往當(dāng)組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)調(diào)整時(shí)，管理制度就需要修改相關(guān)內(nèi)容，通過(guò)管理制度結(jié)構(gòu)化，當(dāng)組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)變化時(shí)，結(jié)構(gòu)化平臺(tái)能精準(zhǔn)地識(shí)別需要修改的制度清單，并統(tǒng)一發(fā)起修訂流程。還可以導(dǎo)出制度規(guī)定的各單位、各崗位的職責(zé)數(shù)據(jù)，進(jìn)行對(duì)比分析和利用，或建立數(shù)據(jù)庫(kù)在制度編寫(xiě)時(shí)使用，使其管理規(guī)范化。在傳統(tǒng)管理制度發(fā)布前，需要由人工檢查、調(diào)整文件格式，通過(guò)文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)自動(dòng)規(guī)范管理制度格式，省去文檔檢查環(huán)節(jié)，能夠提高管理制度編制效率。

通過(guò)運(yùn)行或維修技術(shù)規(guī)定結(jié)構(gòu)化，以部件或設(shè)備作為數(shù)字化對(duì)象，建立維修、設(shè)備管理、備件管理、設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)“端到端”的數(shù)據(jù)互通應(yīng)用，以便負(fù)責(zé)人在現(xiàn)場(chǎng)使用移動(dòng)端完成技術(shù)規(guī)定相關(guān)工作的執(zhí)行，并結(jié)構(gòu)化地記錄現(xiàn)場(chǎng)檢查所得數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)工作過(guò)程移動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)運(yùn)行、維修人員無(wú)紙化辦公。依據(jù)結(jié)構(gòu)化技術(shù)規(guī)定的運(yùn)行活動(dòng)、運(yùn)行測(cè)量點(diǎn)編碼等，對(duì)編寫(xiě)生效的結(jié)構(gòu)化技術(shù)規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)控制和文檔屬性解釋?zhuān)瑥亩鴮?shí)現(xiàn)在工作執(zhí)行過(guò)程中記錄設(shè)備狀態(tài)變化、運(yùn)行參數(shù)信息，以及指令的執(zhí)行時(shí)間、執(zhí)行人資格授權(quán)、各類(lèi)管理控制點(diǎn)數(shù)據(jù)，并依據(jù)設(shè)備管理等需要提供相關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)記錄和觸發(fā)技術(shù)規(guī)定執(zhí)行過(guò)程的反饋。參數(shù)測(cè)量點(diǎn)錄入的數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)比對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)數(shù)據(jù)自動(dòng)提示，實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的比對(duì)和分析，趨勢(shì)判斷，實(shí)時(shí)讀取設(shè)備狀態(tài)參數(shù)，進(jìn)行報(bào)警提醒等應(yīng)用。

目前文件結(jié)構(gòu)化平臺(tái)轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)仍是較為規(guī)范、章節(jié)清晰的文件，對(duì)于沒(méi)有固定格式、清晰度差、有的還帶有云線標(biāo)識(shí)的圖紙，結(jié)構(gòu)化平臺(tái)將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的效果還不理想，需要結(jié)合海量存儲(chǔ)、智能檢索、知識(shí)挖掘等技術(shù)，識(shí)別分析各類(lèi)圖紙內(nèi)容數(shù)據(jù)，制定數(shù)據(jù)提取規(guī)則，提取文件關(guān)鍵內(nèi)容信息，如設(shè)備功能位置碼、管道號(hào)、支架號(hào)等。能夠?qū)崿F(xiàn)圖紙檢索定位，檢索到的內(nèi)容在圖紙上進(jìn)行高亮標(biāo)注或者提示，實(shí)現(xiàn)在文件上的快速定位等。

四、加強(qiáng)文件數(shù)據(jù)管理

（一）制定數(shù)據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

文件數(shù)據(jù)管理已成為文件管理中必不可少的一部分，制定文件數(shù)據(jù)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是順理成章的事。文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是文件數(shù)據(jù)的命名、定義、結(jié)構(gòu)和取值的規(guī)則，在設(shè)置的時(shí)候要從業(yè)務(wù)角度、文件管理角度、使用角度考慮，捕獲文件特征和文件背景信息，既包括文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和顯現(xiàn)的數(shù)據(jù)，也包括文件業(yè)務(wù)處理和文件使用過(guò)程中文件在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上發(fā)生變化的數(shù)據(jù)。

文件管理歸口部門(mén)在設(shè)置文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不光要考慮文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，還要考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，否則在后期要花大量精力開(kāi)展數(shù)據(jù)治理，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件歸檔時(shí)文件數(shù)據(jù)不全、不準(zhǔn)確等問(wèn)題會(huì)影響歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。尤其對(duì)于新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在編制業(yè)務(wù)需求書(shū)的階段就要把文件數(shù)據(jù)命名、定義、結(jié)構(gòu)和取值的規(guī)則落實(shí)到業(yè)務(wù)需求書(shū)中，在設(shè)置時(shí)還可以制定檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，例如設(shè)備功能位置碼，只能是2RPA001PO的格式，固化字符長(zhǎng)度和格式，如果錄入“-”等其他符號(hào)或長(zhǎng)度不符合要求都無(wú)法提交，并給用戶提示原因。增加文件捕獲節(jié)點(diǎn)自動(dòng)捕獲功能要求，由文件系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)捕獲編制人、編制單位、修改人、簽收人等信息，減少人員填寫(xiě)的工作量，并且能夠保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、不被篡改。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中還要確保相關(guān)接口標(biāo)準(zhǔn)落地，保證文件主要數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間能夠順利交互，還可以在文件產(chǎn)生時(shí)就將檔案分類(lèi)設(shè)置為一個(gè)數(shù)據(jù)，在產(chǎn)生時(shí)就確定檔案分類(lèi)，方便業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔時(shí)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)。通過(guò)建立統(tǒng)一的文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從源頭規(guī)范文件數(shù)據(jù)名稱(chēng)和內(nèi)容，提高文件數(shù)據(jù)質(zhì)量，才能保障文件數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為數(shù)據(jù)共享利用創(chuàng)造條件。

（二）對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施全生命周期管理

參考文件全生命周期理論，對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施全生命周期管理。數(shù)據(jù)全生命周期是指將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可用于行動(dòng)的知識(shí)的一組過(guò)程，包括數(shù)據(jù)規(guī)劃、獲取、傳輸、存儲(chǔ)、整合、分析、應(yīng)用、呈現(xiàn)、歸檔和銷(xiāo)毀等過(guò)程。對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施全生命周期管理，圍繞數(shù)據(jù)全生命周期各階段開(kāi)展一系列管理活動(dòng)，使數(shù)據(jù)在各個(gè)階段都處于良好的管理狀態(tài)，避免數(shù)據(jù)產(chǎn)生后才發(fā)現(xiàn)各種影響應(yīng)用的問(wèn)題，再開(kāi)展數(shù)據(jù)治理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還難以達(dá)到預(yù)期效果。

（三）對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施分級(jí)管理

分級(jí)管理有兩個(gè)維度，一是管理責(zé)任分級(jí)，二是數(shù)據(jù)分級(jí)管理。管理責(zé)任分級(jí)是指按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則開(kāi)展分級(jí)管理，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。文件歸口管理部門(mén)對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，制定文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)文件數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用的全面責(zé)任。業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和維護(hù)，對(duì)相應(yīng)文件數(shù)據(jù)質(zhì)量和應(yīng)用效果承擔(dān)主要責(zé)任。文件數(shù)據(jù)的使用單位對(duì)數(shù)據(jù)應(yīng)用效果進(jìn)行管理，并將數(shù)據(jù)需求、改進(jìn)建議反饋到業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)，對(duì)數(shù)據(jù)應(yīng)用效果承擔(dān)直接責(zé)任。數(shù)據(jù)分級(jí)管理是指將文件數(shù)據(jù)分為主數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)，文件主數(shù)據(jù)是文件管理必備的核心數(shù)據(jù)，會(huì)影響文件真實(shí)性、完整性、有效性的數(shù)據(jù)，或是需要跨系統(tǒng)、跨部門(mén)進(jìn)行共享的核心數(shù)據(jù)。文件主數(shù)據(jù)作為各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須配置的數(shù)據(jù)進(jìn)行推廣，其他數(shù)據(jù)可由業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)自行管理。

（四）做好數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

建立文件數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)，對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行考核，可從唯一性、完整性、準(zhǔn)確性、一致性、及時(shí)性五個(gè)維度設(shè)置。相同的文件元數(shù)據(jù)在同一系統(tǒng)中應(yīng)該有唯一命名、描述，對(duì)于舊的信息系統(tǒng)，可通過(guò)與新的數(shù)據(jù)命名建立對(duì)照關(guān)系來(lái)解決，使文件數(shù)據(jù)保持唯一性。文件數(shù)據(jù)的實(shí)體、屬性、字段值等要保持精確可靠，符合文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確無(wú)誤地表達(dá)其真實(shí)含義，在不同系統(tǒng)之間或同一系統(tǒng)內(nèi)不同類(lèi)型之間的定義和規(guī)則保持一致。文件數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)的設(shè)置和考核會(huì)推動(dòng)文件編寫(xiě)人、審核人、批準(zhǔn)人在編寫(xiě)、審批時(shí)除了關(guān)注文件內(nèi)容外，還會(huì)再關(guān)注文件數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

（五）增強(qiáng)數(shù)據(jù)共享和交易

做好文件數(shù)據(jù)管理工作的重要環(huán)節(jié)是規(guī)范文件數(shù)據(jù)共享，建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制和數(shù)據(jù)共享審批流程，用戶在申請(qǐng)文件數(shù)據(jù)共享時(shí)應(yīng)該明確需要共享的數(shù)據(jù)的目的、范圍、應(yīng)用場(chǎng)景、使用方式、期限等。在文件數(shù)據(jù)產(chǎn)生時(shí)，就確定文件數(shù)據(jù)資產(chǎn)共享屬性，有條件共享的文件數(shù)據(jù)使用需要經(jīng)過(guò)審批，不予共享的文件數(shù)據(jù)要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，采取措施防止數(shù)據(jù)泄露。從宏觀層面來(lái)說(shuō)，文件數(shù)據(jù)是資產(chǎn)，文件數(shù)據(jù)不僅是被交易的對(duì)象，還能夠支持交易，文件數(shù)據(jù)的價(jià)值不限于特定的用途，也不限于眼前的用途，它有更多的潛在價(jià)值，等著人們?nèi)グl(fā)現(xiàn)和挖掘。

數(shù)據(jù)已經(jīng)成為理解和解決許多問(wèn)題所不可或缺的重要工具，它不僅能幫助人們解決當(dāng)下的問(wèn)題，還能夠預(yù)測(cè)未來(lái)。而文件相關(guān)的數(shù)據(jù)是眾多數(shù)據(jù)中數(shù)量較為龐大的一類(lèi)，文件管理歸口部門(mén)要積極開(kāi)展文件數(shù)據(jù)管理工作，梳理、分析結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的全生命周期管理和分級(jí)分類(lèi)管理，推進(jìn)數(shù)據(jù)共享，增強(qiáng)數(shù)據(jù)應(yīng)用，充分發(fā)揮文件數(shù)據(jù)的價(jià)值，推動(dòng)組織和個(gè)人發(fā)展。