黃永忠 鄧衛(wèi)國 王祥 趙克敏 鄧東杰

摘? ? 要：目前在船舶設(shè)計(jì)領(lǐng)域，采用三維人機(jī)交互設(shè)計(jì)已經(jīng)非常普及，各種檔案資料、電子技術(shù)文件日益龐大，如何有效實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)成果的有效組織、科學(xué)管理、高效利用、提高工作效率、降低成本、創(chuàng)造新的價(jià)值成為船廠所面臨的新的課題。本文簡要介紹圖檔管理系統(tǒng)在某船舶企業(yè)中建立及其應(yīng)用效果，為推廣船廠建立與應(yīng)用資料管理系統(tǒng)提供參考。

關(guān)鍵詞：圖檔；管理；船廠應(yīng)用

中圖分類號：U662.2? ??? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Application of Drawings and Files Management System in Shipyard

Huang Yongzhong1，? Deng Weiguo1，? Wang Xiang 1，? ZHAO Kemin2，? DENG Dongjie1

（ 1. CSSC Gui Jiang Shipbuilding Co.， Ltd.，? Wuzhou 543004;? 2. Kunming Shipborne Equipment Research and Test Center，? Kunming 650051 ）

Abstract： At present， the use of three-dimensional human-computer interaction design has been very popular in the field of ship design. A variety of archives data and electronic technical documents are increasingly large. How to effectively achieve the effective organisation of the design results， scientific management， efficient use of the design results， efficiency improvement & costs reduction， as well as how to create new value would become a new task for shipyard to deal with. This article analyzes and discusses the application of drawing file management systems in a shipyard， provides reference for promoting the establishment and application of data management system in shipyards.

Key words： drawing files;? administration;? shipyard application

1? ? ?前言

目前在船舶設(shè)計(jì)領(lǐng)域，普遍采用三維人機(jī)交互設(shè)計(jì)模式。各種檔案資料、電子技術(shù)文件日益龐大，對電子化的技術(shù)文件管理工作提出了新的要求。強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品全壽命周期管理的背景下，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)成果的有效組織、科學(xué)管理、高效利用、提高工作效率、降低成本、創(chuàng)造新的價(jià)值成為船廠所面臨的新的課題。船舶建造企業(yè)應(yīng)用圖檔管理系統(tǒng)，可以有效的提高企業(yè)對技術(shù)文件、設(shè)計(jì)流程的管理能力，實(shí)現(xiàn)圖樣技術(shù)文件全過程管理。

圖檔管理系統(tǒng)將對企業(yè)有效掌握和共享設(shè)計(jì)信息資源，管理圖紙文件資料，促進(jìn)設(shè)計(jì)管理的信息化、規(guī)范化和集成化，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)全過程的智能化，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益起到積極作用，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)流程的改變與優(yōu)化。本文簡要介紹圖檔管理系統(tǒng)在某船舶企業(yè)中的應(yīng)用及其效果。

2? ? 圖檔管理系統(tǒng)的要點(diǎn)

圖檔管理系統(tǒng)是基于面向企業(yè)技術(shù)文件管理的通用化系統(tǒng)軟件，與我們常用的office、CAD等軟件不同，在引進(jìn)圖檔管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)根據(jù)每個(gè)企業(yè)自身企業(yè)文化、工藝流程、工藝習(xí)慣、質(zhì)量體系要求、企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品特性等的差異化，制定出圖檔管理系統(tǒng)在本企業(yè)的個(gè)性化的需求，可規(guī)范項(xiàng)目操作的各類程序文件，使項(xiàng)目執(zhí)行的整個(gè)過程具有可控性、連續(xù)性和可追溯性。

船舶建造的技術(shù)文件圖文檔管理系統(tǒng)，包括船舶建造項(xiàng)目技術(shù)管理、審批、歸檔全過程流程閉環(huán)管理、圖樣技術(shù)文件信息管理，如：設(shè)計(jì)計(jì)劃管理、設(shè)計(jì)過程管理、設(shè)計(jì)更改管理、圖紙檔案管理、圖紙打印管理等。從技術(shù)管理的源頭開始，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、校對、審核、歸檔、打印、發(fā)放、回收全過程管理。

3? ? 前期調(diào)研及技術(shù)準(zhǔn)備

在建立圖檔管理系統(tǒng)前期，須對其對象實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)研，并作出相對應(yīng)的技術(shù)準(zhǔn)備。

3.1? ?企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查

3.1.1企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)查

企業(yè)內(nèi)部需指定某一部門牽頭組織對圖檔管理系統(tǒng)的需求進(jìn)行策劃及組織實(shí)施，通常由企業(yè)技術(shù)部門為責(zé)任單位。調(diào)研內(nèi)容主要包括：企業(yè)質(zhì)量體系中對文件管理的要求； 技術(shù)文件送審、退審流程需求；技術(shù)文件的審簽流程與管理要求；企業(yè)工藝流程；企業(yè)工藝習(xí)慣；企業(yè)技術(shù)文件發(fā)放、使用、回收相關(guān)管理要求；企業(yè)技術(shù)文件版本管理要求； 企業(yè)產(chǎn)品特點(diǎn)；保密要求；企業(yè)技術(shù)文件電子化管理要求；企業(yè)檔案管理要求。

需要關(guān)注企業(yè)質(zhì)量管理體系與實(shí)行技術(shù)文件電子化管理之間的關(guān)系與管理流程是否相適應(yīng)。如果企業(yè)原制定的質(zhì)量管理體系是基于紙質(zhì)文件進(jìn)行管理的，則要考慮實(shí)行技術(shù)文件電子化后，原審簽流程、版本控制、修改控制、技術(shù)文件發(fā)放及回收等管理是否適應(yīng)網(wǎng)上電子化的管理，此時(shí)應(yīng)合理修訂企業(yè)質(zhì)量管理體系中相關(guān)要求。

3.1.2 企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查

以某企業(yè)為例，在實(shí)施圖檔管理系統(tǒng)前，其圖樣技術(shù)文件是由設(shè)計(jì)院的PDF和紙質(zhì)藍(lán)圖為主，采用的是紙質(zhì)輸出為透明描圖紙后曬圖的模式，由技術(shù)部門資料室對圖樣技術(shù)文件以人工方式進(jìn)行管理，紙介質(zhì)圖樣技術(shù)文件與電子版圖樣技術(shù)文件并存，而電子版圖樣技術(shù)文件又零散地存于各自的繪制者所在的計(jì)算機(jī)上，未集中的分層次、分類型進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理。圖樣技術(shù)文件的分類管理也只是用普通的目錄文件夾形式，未采用專業(yè)的圖紙管理系統(tǒng)，圖樣技術(shù)文件版本混亂，圖樣技術(shù)文件出處不一致，圖樣技術(shù)文件在企業(yè)內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)有效的共享及知識積累。經(jīng)常性出現(xiàn)紙介質(zhì)圖樣技術(shù)文件與電子版圖樣技術(shù)文件修改后相互不一致的情況，給產(chǎn)品完工歸檔、后續(xù)產(chǎn)品建造增加了極大的困難。這種管理模式最終導(dǎo)致技術(shù)文件難于修改、復(fù)制成本高、存儲成本高、圖樣技術(shù)文件版本難于統(tǒng)一、搜索、査閱等。

圖樣技術(shù)文件輸出勞動(dòng)力成本高、工作量大、管理難度高。造船企業(yè)的圖樣技術(shù)文件的圖幅多，往往一份圖樣技術(shù)文件中會出現(xiàn)多個(gè)圖幅，要先分類進(jìn)行曬圖、復(fù)印、打印，然后在如此浩瀚圖樣技術(shù)文件中再重新分類整理成一份份圖樣技術(shù)文件。工作繁雜、重復(fù)，且極易出錯(cuò)。

3.2? ?實(shí)施前的技術(shù)準(zhǔn)備

在項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)根據(jù)調(diào)研情況結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)做相應(yīng)的技術(shù)準(zhǔn)備。其主要內(nèi)容包括：修改完善基于技術(shù)文件電子化流程管理的圖樣技術(shù)文件各種圖幅的標(biāo)準(zhǔn)圖框、模板；明確設(shè)計(jì)審簽環(huán)節(jié)人員的分級、權(quán)限；明確設(shè)計(jì)審簽環(huán)節(jié)的流程設(shè)置、順序、人員組成；明確圖樣技術(shù)文件打印、發(fā)放、修改、回收的流程管理；圖樣技術(shù)文件審簽各環(huán)節(jié)人員的電子簽名制作；服務(wù)器硬件配置（含專用工程打印機(jī)）；圖樣技術(shù)文件電子化管理要求、保密要求的制定；數(shù)據(jù)安全及保密管理要求。

在此階段，主要是制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式固定的各類圖樣技術(shù)文件的圖框、內(nèi)頁格式。杜絕隨意修改格式，利于后續(xù)工作的電子審簽、存檔、集中打?。幻鞔_在圖檔管理系統(tǒng)中的管理層級、管理權(quán)限，即要避免出現(xiàn)流程臃腫、管理效率低下的情況，避免出現(xiàn)管理失控，權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象；結(jié)合企業(yè)質(zhì)量管理體系進(jìn)行合理制訂。

4? ? 應(yīng)用與實(shí)施

4.1? 圖檔管理系統(tǒng)

本圖檔管理系統(tǒng)是采用目前流行的.NET開發(fā)技術(shù)為基礎(chǔ)開發(fā)的一款C/S架構(gòu)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)架構(gòu)簡圖如下。

圖檔管理系統(tǒng)的要點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)船舶建造項(xiàng)目技術(shù)管理、審批、歸檔、回收全過程流程閉環(huán)管理及技術(shù)文件全生命周期信息管理，如設(shè)計(jì)計(jì)劃管理、設(shè)計(jì)過程管理、設(shè)計(jì)更改管理、圖紙檔案管理、圖紙打印管理等，從技術(shù)管理的源頭開始，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、校對、審核、歸檔、打印、發(fā)放全過程管理。其核心是通過檔案模塊管理圖紙目錄，實(shí)現(xiàn)圖紙的扁平化管理，同時(shí)加入檔案樹權(quán)限，使用戶查詢技術(shù)文件權(quán)限可以細(xì)分管理到目錄，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)限的可控管理。檔案模塊分配設(shè)計(jì)任務(wù)給設(shè)計(jì)師，設(shè)計(jì)師可通過任務(wù)看板方便的查看自己的設(shè)計(jì)任務(wù)。設(shè)計(jì)師收到設(shè)計(jì)任務(wù)后可通過系統(tǒng)的流程引擎實(shí)現(xiàn)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)任務(wù)的三審一簽管理，完成流程后的圖紙任務(wù)自動(dòng)歸檔至檔案模塊，歸檔完成的圖紙可進(jìn)行送審、退審，郵件發(fā)送，圖紙打印，技術(shù)文件共享查閱等使用。除此以外，系統(tǒng)還可以管理修改單和設(shè)備等技術(shù)資料。

4.2? ?實(shí)施

項(xiàng)目實(shí)施采用分階段有序推進(jìn)，在一定時(shí)間內(nèi)線上線下并存的方式，在不同產(chǎn)品上逐步擴(kuò)大應(yīng)用范圍，在實(shí)施過程中不斷解決問題。

4.2.1系統(tǒng)內(nèi)各模塊上線流轉(zhuǎn)階段

此階段主要是進(jìn)行系統(tǒng)演示、部署、培訓(xùn)，周期約為3個(gè)月。由軟件供應(yīng)商對相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的服務(wù)端、客戶端部署，對系統(tǒng)各項(xiàng)功能進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)試。同時(shí)將企業(yè)即時(shí)通訊軟件嵌入系統(tǒng)，定制修改單號規(guī)則，定義工作流程。在此階段將系統(tǒng)內(nèi)的檔案模塊、設(shè)計(jì)模塊上線流轉(zhuǎn)，讓系統(tǒng)使用人員盡快熟悉系統(tǒng)內(nèi)的各項(xiàng)流程，同時(shí)測試系統(tǒng)的流程的正確性、符合性。選取典型船型資料進(jìn)行了試運(yùn)轉(zhuǎn)，上傳、審簽、歸檔、打印技術(shù)文件。

4.2.2二次需求定制化開發(fā)階段

在上述階段運(yùn)轉(zhuǎn)3個(gè)月后，針對企業(yè)特點(diǎn)對圖檔管理系統(tǒng)進(jìn)行二次需求的定制開發(fā)，主要對更改模塊、打印模塊、送審、退審模塊進(jìn)行了專項(xiàng)定制開發(fā)，同時(shí)對檔案模塊增加了查詢等功能需求。產(chǎn)品應(yīng)用范圍逐步擴(kuò)展，將新建產(chǎn)品納入到此圖檔管理系統(tǒng)。

4.2.3全面應(yīng)用階段

如前述兩階段所出現(xiàn)的問題得以解決即可全面應(yīng)用。將打印設(shè)備集中配置，通過系統(tǒng)指派將技術(shù)文件輸出到指定的不同打印設(shè)備中。

圖檔管理系統(tǒng)的計(jì)劃管理、過程管理、更改管理、檔案管理、打印管理、安全管理等六大模塊均可全部上線運(yùn)行，客戶端也全面向各部門開放使用，將圖樣技術(shù)文件按分級、權(quán)限共享至一個(gè)系統(tǒng)平臺上，為生產(chǎn)制造提供了圖樣和數(shù)據(jù)，為企業(yè)內(nèi)生產(chǎn)管理部門、生產(chǎn)車間、質(zhì)量管理部門及物資采購部門提供實(shí)時(shí)檢索、查閱等功能。

4.3? ?實(shí)施后的改進(jìn)

在項(xiàng)目實(shí)施后，做了如下重要改進(jìn)：

1）在技術(shù)文件輸出時(shí)由系統(tǒng)自行將各部門的條形碼打印在技術(shù)文件封面或左上角，通過條形掃碼可清楚顯示技術(shù)文件所屬部門、數(shù)量、版本信息等；

2）增設(shè)開放修改單、聯(lián)系單下載權(quán)限；

3）增加技術(shù)文件所屬附件上傳的格式，允許上傳包括PDF、CAD、WORD、EXCEL等多種格式，特別是允許上傳如CAD、WORD、EXCEL的格式；

4）增加圖樣技術(shù)文件回收掃碼功能。

5? ? 應(yīng)用后評價(jià)

自圖檔管理系統(tǒng)上線試運(yùn)行以來，共涉及船舶建造、送審等項(xiàng)目90余個(gè)，實(shí)施率達(dá)到100%，累計(jì)上傳、審簽、歸檔、打印技術(shù)文件32 151份，已實(shí)現(xiàn)對產(chǎn)品建造技術(shù)文件管理的全覆蓋。系統(tǒng)正常運(yùn)行的模塊為：計(jì)劃、設(shè)計(jì)、更改、送退審、檔案、打印、交接、傳真等，涵蓋企業(yè)技術(shù)管理全過程，達(dá)到如下效果：

1）實(shí)施后圖樣技術(shù)文件的歸檔率達(dá)到了100%，使企業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)能夠有效集中管理；

2）支持圖樣技術(shù)文件的瀏覽、查看、下載等操作，可通過系統(tǒng)的權(quán)限管理模塊做到精確有序管理，并通過內(nèi)存看圖等功能進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，保證企業(yè)數(shù)據(jù)安全；

3）實(shí)現(xiàn)圖樣技術(shù)文件從計(jì)劃、設(shè)計(jì)、歸檔、檔案管理、修改、打印輸出、發(fā)放利用、回收的全程智能化管理；

4）引入的條碼管理使圖樣技術(shù)文件的各項(xiàng)查詢快速、準(zhǔn)確，產(chǎn)品版本管理有序、可控；

5）對產(chǎn)品圖紙的技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行精確管理，建立完善的更改管理體系和版本控制體系；

6）有效對圖樣技術(shù)文件計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，實(shí)時(shí)掌握計(jì)劃實(shí)施完成情況；

7）實(shí)現(xiàn)全數(shù)字化歸檔，取消底圖，提高圖樣技術(shù)文件存儲的時(shí)效性；

8）用先進(jìn)的打印管理模式取代原始的手工曬圖模式，提高工作效率，減輕人員勞動(dòng)強(qiáng)度，減輕了工作負(fù)擔(dān)和壓力，有效降低成本；

9）有效提升公司知識產(chǎn)權(quán)管理。在系統(tǒng)內(nèi)按權(quán)限進(jìn)行查閱相關(guān)資料，嚴(yán)格控制技術(shù)文件的輸入、輸出與打印，有利于企業(yè)加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)的管理與應(yīng)用工作；

10）提高工作效率和質(zhì)量。采用集中打印管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的曬圖方式，將圖樣技術(shù)文件發(fā)放、回收全過程智能化管理，提高了圖樣技術(shù)文件的發(fā)放速度和質(zhì)量。

6? ? 結(jié)束語

隨著圖檔管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，電子化技術(shù)文件越來越受到企業(yè)的青睞。企業(yè)技術(shù)文件資料是系統(tǒng)傳遞信息和知識的手段，是船舶設(shè)計(jì)管理、生產(chǎn)管理、信息化管理的依據(jù)和重要工具，利于企業(yè)有效掌握和共享設(shè)計(jì)信息資源，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)全過程的智能化管理，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

作者簡介：黃永忠（1972- ），男，工程師。從事技術(shù)管理工作。

鄧衛(wèi)國（1970- ），男，高級工程師。從事技術(shù)管理工作。

收稿日期：2023-01-16