文/福建華電可門發(fā)電有限公司 曾瑩

近年來，隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展及科技水平的不斷提高，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模不斷拓寬，建設(shè)項(xiàng)目管理模式和方法在不斷發(fā)生變革?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，到2025年，“檔案資源建設(shè)邁出新步伐。檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，檔案‘應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收’有效落實(shí)?！盵1]這為建設(shè)項(xiàng)目檔案資源管理提出了總目標(biāo)?！吨腥A人民共和國檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的實(shí)施為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提出了具體的方法和要求。新形勢下，建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，突破傳統(tǒng)管理的束縛，緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，尋求適合的管理模式和手段，從而促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的不斷發(fā)展。本文結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)，分析總結(jié)建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用和目前存在的主要問題，深入剖析主要原因，提出應(yīng)對策略。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案的含義與作用

建設(shè)項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔，真實(shí)記載了項(xiàng)目建設(shè)過程的記錄。它涵蓋了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括文字、圖紙、圖表、聲像、實(shí)物等各種形式的材料。因此，建設(shè)項(xiàng)目檔案與建設(shè)項(xiàng)目息息相關(guān)，互相依存，能為全面鑒定建設(shè)工程質(zhì)量提供依據(jù)，在后續(xù)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中發(fā)揮重要作用。首先，建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄。建設(shè)項(xiàng)目檔案涵蓋從項(xiàng)目立項(xiàng)開始到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收全過程的各種形式的文件材料，各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)、性能參數(shù)等是建設(shè)過程中取得的真實(shí)記錄，可為后續(xù)的生產(chǎn)運(yùn)行管理提供科學(xué)的依據(jù)。其次，建設(shè)項(xiàng)目檔案是有力的法律依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目檔案客觀地記錄了建設(shè)期間的具體情況，文件上具有真實(shí)的歷史印記，如負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員的親筆簽名、單位或負(fù)責(zé)人的印章、事件過程中的原始聲音和影像等。這些原始材料和歷史憑證，可以作為查考、編研和處理問題的有力依據(jù)。例如，用地審批文件和征地補(bǔ)償協(xié)議可以作為處理征地補(bǔ)償糾紛案件的法律依據(jù)[2]。最后，建設(shè)項(xiàng)目檔案可以為后續(xù)項(xiàng)目的發(fā)展提供信息支持。完整的建設(shè)項(xiàng)目檔案可以為后期項(xiàng)目的檢修、改造的決策和方案提供科學(xué)可靠的信息支持，讓決策者能夠清晰地了解到建設(shè)項(xiàng)目的審批過程、建設(shè)環(huán)境、施工過程、投產(chǎn)竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體情況，使決策者可以因地制宜地采取正確的措施，避免決策者“走彎路”，造成時(shí)間延誤或資源浪費(fèi)。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

筆者針對以往參與的火電、抽水蓄能、風(fēng)電、光伏等多類建設(shè)項(xiàng)目檔案過程檢查和專項(xiàng)驗(yàn)收中出現(xiàn)的問題情況進(jìn)行分析總結(jié)，將目前建設(shè)項(xiàng)目檔案存在的問題分為四大類。

（一）文件歸檔不完整。1.單份文件組成部分不完整。如文件缺頁、紅頭文件缺少收文辦理單或發(fā)文稿紙、文件缺少部分附件、合同缺少合同審查單或部分附件等。2.關(guān)聯(lián)性文件不完整。例如，合同缺少商談會(huì)議紀(jì)要或補(bǔ)充協(xié)議、設(shè)計(jì)變更文件缺少執(zhí)行反饋文件或變更圖紙、各項(xiàng)檢查的問題清單缺少整改閉環(huán)文件、請示與批復(fù)文件不對應(yīng)或有遺漏、報(bào)告的歷次修改稿和最終稿有缺失等。3.同一事項(xiàng)過程文件不完整。例如，原材料進(jìn)場報(bào)審缺少見證取樣記錄或質(zhì)量證明文件、評標(biāo)過程文件缺少評標(biāo)記錄或中標(biāo)通知書、施工記錄缺少部分工序、質(zhì)量驗(yàn)收記錄缺少部分分項(xiàng)或檢驗(yàn)記錄等。4.各種特殊載體檔案的缺失。例如，照片、音視頻、探傷底片、礦樣等相關(guān)檔案資源，極容易丟失。

（二）文件信息不準(zhǔn)確。1.文件數(shù)據(jù)前后不一致。例如，試驗(yàn)報(bào)告上數(shù)量和內(nèi)容與見證取樣記錄臺(tái)賬不一致、原材料跟蹤記錄領(lǐng)用數(shù)量和使用部位與施工記錄不符等。2.各類報(bào)審表、評定表格不準(zhǔn)確。例如，表格形式不符合國家和行業(yè)規(guī)范、意見填寫不準(zhǔn)確、簽章手續(xù)不完備等。3.未以原件進(jìn)行歸檔。例如，使用掃描件、復(fù)印件歸檔且未說明原件存放單位和加蓋公章。4.竣工圖編制不準(zhǔn)確。例如，個(gè)別設(shè)計(jì)變更未在竣工圖上體現(xiàn)或不符合項(xiàng)目實(shí)際情況、竣工圖編制總說明和分冊編制說明內(nèi)容與實(shí)際情況不符等。

（三）文件排列不系統(tǒng)。第一，分類號(hào)錯(cuò)誤，不符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求；第二，未遵循文件的形成規(guī)律進(jìn)行排列，如原材料進(jìn)場報(bào)審和復(fù)審報(bào)告分開組卷難以查找、施工文件未按照工序進(jìn)行排列、同分類號(hào)下不同施工單位形成的案卷隨意穿插排列等。

（四）文件整理不規(guī)范。1.著錄不規(guī)范。例如，檔號(hào)、案卷題名、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者等重要著錄信息填寫不規(guī)范。2.裝訂不規(guī)范。例如，文件未拆訂裝訂、裝訂位置或使用材質(zhì)不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。3.書寫制成材料不規(guī)范。例如，紙張過薄或尺寸不規(guī)范、使用復(fù)寫紙或熱敏紙、使用不耐久墨水進(jìn)行書寫等。4.數(shù)字化不規(guī)范。例如，電子文件缺頁漏頁錯(cuò)頁、歪斜變形，出現(xiàn)黑線黑點(diǎn)、掛接錯(cuò)誤等。5.特殊載體整理不規(guī)范。例如，照片檔案、錄音、錄像檔案的著錄、載體、裝具、存放方法不規(guī)范等。

三、主要原因

（一）文件形成周期長，保存不易。建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工期較長，而文件材料是和建設(shè)項(xiàng)目同步產(chǎn)生的，因此，文件材料的形成周期也較長，給文件材料的保存帶來了很多不良影響。如保存環(huán)境不良，文件霉變；經(jīng)辦人員變動(dòng)，文件材料流轉(zhuǎn)中斷[3]；文件材料不準(zhǔn)確，但相關(guān)人員已離開，導(dǎo)致無法修正；文件材料收集不夠系統(tǒng)，竣工文件難以實(shí)現(xiàn)組卷齊全等。

（二）文件材料產(chǎn)生單位多、數(shù)量大，管理壓力大。建設(shè)項(xiàng)目的環(huán)節(jié)多，需要多家單位配合完成。從立項(xiàng)到竣工投產(chǎn)，涉及評估、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、物資招標(biāo)采購、施工、調(diào)試等環(huán)節(jié)，有時(shí)需要數(shù)十家單位參與建設(shè)。這些單位在建設(shè)過程中的每一個(gè)步驟、每一項(xiàng)施工任務(wù)均會(huì)產(chǎn)生施工文件，文件來源多、種類多、數(shù)量多，給檔案管理工作帶來了巨大的管理壓力。

（三）檔案管理意識(shí)淡薄。在建設(shè)過程中，各單位往往更加關(guān)注施工進(jìn)度、施工安全、施工管理等方面的工作，忽視了項(xiàng)目檔案管理，這給項(xiàng)目檔案管理工作帶來巨大阻礙。各單位未能充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重要性，未建立有效的項(xiàng)目檔案工作體制機(jī)制或未能正常運(yùn)作，項(xiàng)目檔案的收集整理工作與施工進(jìn)度不同步，甚至出現(xiàn)施工完成后尚未開展檔案收集整理工作的情況，導(dǎo)致了許多前期文件、施工記錄、檢驗(yàn)報(bào)告的丟失。

（四）檔案人員專業(yè)水平較低。建設(shè)單位檔案人員多是轉(zhuǎn)崗后才開始從事檔案工作，對工程項(xiàng)目不夠熟悉，專業(yè)水平有待提高。施工單位往往不夠重視檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，在實(shí)際工作中多為項(xiàng)目技術(shù)人員兼職檔案管理工作，無法對項(xiàng)目檔案進(jìn)行專業(yè)管理，生產(chǎn)資料常出現(xiàn)不符合規(guī)范表式、簽字蓋章及意見簽署不規(guī)范不完整、文件傳遞不規(guī)范、文件不具備系統(tǒng)性等問題，導(dǎo)致文件難以查找，文件格式或內(nèi)容不符合工程檔案管理要求，對整個(gè)工程檔案的完整性和系統(tǒng)性造成了巨大影響。

四、新形勢下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是工程管理的重要組成部分，要強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，就必須實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)的同步管理。在工程開工時(shí)，應(yīng)明確負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等單位組成的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)[4]，在制度中規(guī)定每個(gè)崗位人員的檔案管理工作職責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全管理工作同部署、同安排、同組織、同考核，落實(shí)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、各負(fù)其責(zé)、同步進(jìn)行的管理模式，確保建設(shè)項(xiàng)目的各類檔案收集、整理、保管、歸檔等工作的有序進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，打造高質(zhì)量檔案管理人才隊(duì)伍。1.加大宣傳力度，提高對檔案管理工作的重視程度。建設(shè)單位應(yīng)組織工程人員和檔案管理人員深入學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)變以往“重工程進(jìn)度、輕檔案管理”的思想觀念，提高對項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)管理水平的提升[5]。2.配備專職檔案管理人員，保持檔案管理人員的穩(wěn)定。相關(guān)單位需要加強(qiáng)檔案管理人才的儲(chǔ)備工作，通過培訓(xùn)和進(jìn)修深造等方式，逐步提高人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力，建立一支專業(yè)的人才隊(duì)伍[6]，形成人才管理體系，為檔案管理事業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）重視收集整理，強(qiáng)化過程管控。資料收集是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況，制定一個(gè)適用于本項(xiàng)目的檔案管理制度，確定檔案歸檔范圍和保管期限，明確列出需要?dú)w檔的文件材料范圍、歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、保管期限等。建設(shè)單位檔案管理部門在工程開工之前應(yīng)向各參建單位進(jìn)行檔案技術(shù)交底，傳達(dá)建設(shè)單位相關(guān)的歸檔實(shí)施細(xì)則、文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案，強(qiáng)調(diào)有關(guān)規(guī)定要求，讓各參建單位在資料收集、整理和組卷的過程中有章可循、有規(guī)可依。其次，要將檔案管理工作納入建設(shè)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程，明確可研、初設(shè)、招投標(biāo)、施工、設(shè)備開箱、質(zhì)量監(jiān)督到竣工驗(yàn)收各個(gè)階段產(chǎn)生文件的質(zhì)量要求，為工程項(xiàng)目文件材料收集的完整性奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，在施工過程中，檔案人員要參加工程協(xié)調(diào)會(huì)，了解工程進(jìn)展情況，再根據(jù)工程具體的進(jìn)度及時(shí)對項(xiàng)目資料進(jìn)行檢查，對不合格的資料提出整改意見，并及時(shí)督促整改，對未按要求進(jìn)行整改的參建單位依據(jù)項(xiàng)目檔案管理制度及合同約定進(jìn)行追責(zé)。

（四）發(fā)揮合同作用，保障檔案質(zhì)量。建設(shè)項(xiàng)目的工期長、參建單位多，為保證項(xiàng)目文件材料歸檔的齊全、完整，有必要在合同中明確各單位的歸檔責(zé)任和歸檔要求。在與制造商、供應(yīng)商、施工、設(shè)計(jì)、調(diào)試、監(jiān)理等單位簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)約定檔案專項(xiàng)條款或?qū)ｍ?xiàng)協(xié)議，明確各單位移交檔案的內(nèi)容、質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間和違約責(zé)任，并與合同付款掛鉤，如“未按要求進(jìn)行資料管理，一次扣3000元；未嚴(yán)格要求施工單位管理資料，一次扣2000元”。在合同付款時(shí)，切實(shí)做到檔案檢查問題整改不到位、檔案審核不通過，合同付款申請不得通過；檔案未按要求移交，不得支付合同檔案專項(xiàng)保證金等。通過以上措施全面有效地控制項(xiàng)目檔案和設(shè)備隨機(jī)資料的完整性。

（五）提高信息化水平，提升工作效率和質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，利用信息化管理方式，提高管理效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，從根本上改變了人們的生活方式，推動(dòng)了生產(chǎn)經(jīng)營工作方式的變革。檔案管理信息系統(tǒng)是信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的具體應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對檔案信息資源進(jìn)行處理、整合和開發(fā)，為生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。主要做法是：將建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案整理和歸檔程序、檔案分類規(guī)定等嵌入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目文件的智能控制；各參建單位在權(quán)限范圍內(nèi)向檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)輸入文件目錄，上傳電子文件，實(shí)現(xiàn)線上線下同步管理；有需求的部門通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢、借閱、歸還管理，提高檔案工作效率；檔案部門通過相關(guān)部門的實(shí)際要求及日常工作需要，利用大數(shù)據(jù)等信息化工具對檔案信息進(jìn)行編研，形成可有效輔助企業(yè)經(jīng)營的編研成果，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的重要價(jià)值。

五、結(jié)語

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是建設(shè)項(xiàng)目工程管理工作的重要組成部分[7]，對企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營發(fā)展至關(guān)重要。建設(shè)單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，積極研究檔案管理新理念，探索使用檔案管理新方式，提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率和文件歸檔質(zhì)量，保障項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行、改造、擴(kuò)建及其他同類型項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)決策提供客觀、真實(shí)的信息支撐。