文/浙江同濟(jì)科技職業(yè)學(xué)院 高潔 張靜怡

試卷檔案是指教師在教學(xué)工作中記錄考生相關(guān)學(xué)科知識(shí)能力和課程學(xué)習(xí)情況形成的資料，它是體現(xiàn)高職院校教學(xué)計(jì)劃、課程學(xué)習(xí)情況和教學(xué)管理的原始資料，除了試卷以外，還包括學(xué)生的考勤、作業(yè)、試題庫(kù)、試卷評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及試卷分析資料等與教學(xué)相關(guān)的記錄資料，這些記錄資料能夠更全面地體現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。試卷檔案作為高職院校教學(xué)檔案的重要組成部分，是教學(xué)評(píng)估中不可缺少的核心材料[1]，是全國(guó)高等學(xué)校教育質(zhì)量評(píng)估專(zhuān)家組檢查的重點(diǎn)指標(biāo)之一。試卷檔案的管理情況，可以反映高職院校的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平是否符合相關(guān)規(guī)定。因此，試卷檔案是教學(xué)管理的核心因素之一[2]。

一、試卷檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校的試卷形式和內(nèi)容較為豐富，在試卷檔案管理過(guò)程中涉及人員復(fù)雜，與學(xué)生、學(xué)科教師、教學(xué)秘書(shū)、教務(wù)試卷科管理教師都有著密切聯(lián)系，使得試卷檔案的歸檔管理較為復(fù)雜。隨著線上教學(xué)和在線考試的增多，試卷檔案管理的及時(shí)性、科學(xué)性、規(guī)范性受到了沖擊，傳統(tǒng)的管理模式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的變化。

（一）分散式管理存在隱患。大部分高職院校對(duì)試卷檔案管理采取學(xué)院分散管理模式，即由教務(wù)處教務(wù)科負(fù)責(zé)管理制度、管理規(guī)章的制定和工作的檢查監(jiān)督，而各學(xué)科的試卷檔案則分散到二級(jí)學(xué)院，由各二級(jí)學(xué)院進(jìn)行管理，這種分散式管理的目的是提高管理效能。但由于高職院校檔案機(jī)構(gòu)組織不完善，管理人員不夠?qū)I(yè)，在實(shí)際工作中管理標(biāo)準(zhǔn)難以落實(shí)，出現(xiàn)了一系列管理隱患。此外，大多數(shù)學(xué)校試卷檔案只保管期末考試卷，缺少試卷分析的材料、考勤情況、學(xué)生平時(shí)作業(yè)、學(xué)科補(bǔ)考試卷等反映教學(xué)工作的完整記錄，這不僅不利于試卷檔案的完整性和規(guī)范性，甚至?xí)?duì)教學(xué)評(píng)估工作造成不良影響。

（二）試卷檔案管理信息化水平低。首先，紙質(zhì)試卷在傳遞過(guò)程中容易出現(xiàn)各種安全隱患，由于途徑人手眾多，在傳遞、印制、存儲(chǔ)過(guò)程中容易出現(xiàn)試卷泄密風(fēng)險(xiǎn)。其次，印制會(huì)消耗大量紙張，造成資源的浪費(fèi)，大量紙質(zhì)試卷還會(huì)占用保管空間。同時(shí)，試卷裝訂后分量重，不易查找翻閱，容易被束之高閣，難以體現(xiàn)試卷檔案的價(jià)值。最后，試卷檔案以紙質(zhì)形式存放在文件柜或存檔室中，沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換或電子化管理，導(dǎo)致檔案檢索和管理效率低下。

（三）資源配備不合理。部分高職院校的試卷管理水平落后，管理資源較少。一些高職院校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，試卷裝訂完就堆放在教研室的某個(gè)區(qū)域。同時(shí)，保管檔案的配套設(shè)備較少，資源配備不足，缺乏專(zhuān)業(yè)的管理工作者及試卷管理的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致試卷檔案的管理工作難以開(kāi)展，規(guī)范性差。

二、構(gòu)建高職院校試卷檔案管理體系

教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條指出，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃[3]。試卷檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化是教與學(xué)的重要保障，為實(shí)現(xiàn)更高的教學(xué)質(zhì)量提供支持[4]。因此，高職院校應(yīng)該形成試卷檔案管理體系，提高科學(xué)化管理水平。

（一）完善試卷檔案管理制度。針對(duì)高職院校試卷檔案管理中分散式管理的隱患，高職院校應(yīng)先從完善試卷檔案管理制度入手，建立試卷檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。高職院校應(yīng)結(jié)合自身校情，制定完善的試卷檔案管理制度，科學(xué)利用教學(xué)評(píng)估相關(guān)的原始記錄，從而提高試卷檔案的利用率，提升檔案工作的效率。例如，可以通過(guò)分析試卷檔案來(lái)發(fā)現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而采取有針對(duì)性的教學(xué)措施。

標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的構(gòu)建主要涉及管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)方面，能從基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性等方面來(lái)保障檔案管理工作[5]。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)主要涉及工作中人員的權(quán)責(zé)劃分、監(jiān)督管理、考核培訓(xùn)等內(nèi)容；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面需要規(guī)范設(shè)備設(shè)施、檔案內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則等；工作標(biāo)準(zhǔn)主要涉及規(guī)范考試、閱卷、歸檔管理的全流程，其中包含試卷命題、印刷密封、考場(chǎng)編排與監(jiān)督、試卷回收與閱卷、檔案分類(lèi)整理、檔案存放、借閱利用和鑒定銷(xiāo)毀。此外，高職院校應(yīng)將管理前置化、完整化，讓試卷檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依，突出試卷檔案輔助教學(xué)管理的前瞻意識(shí)，提高檔案質(zhì)量，提升檔案管理工作水平。

（二）加強(qiáng)試卷檔案信息化建設(shè)。目前，試卷檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這種方式不僅效率低下，還存在試卷保管安全隱患。在信息化的大背景下，教學(xué)管理方式正在向創(chuàng)新管理和知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)新時(shí)期學(xué)校管理方式的變革，必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)[6]。加強(qiáng)試卷檔案信息化建設(shè)是提高試卷檔案管理效率和質(zhì)量的重要舉措。試卷管理是教學(xué)管理的一個(gè)分支，對(duì)教學(xué)工作的開(kāi)展和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要的意義。利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)可以加強(qiáng)試卷檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)的發(fā)展，使試卷檔案的保管和查詢更加便捷。

首先，高職院校試卷檔案的數(shù)據(jù)收集和整理是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和建立模型的基礎(chǔ)。高職院校需要考慮如何收集試卷數(shù)據(jù)、如何整理試卷數(shù)據(jù)及如何存儲(chǔ)試卷數(shù)據(jù)等問(wèn)題。數(shù)據(jù)的收集方式可以通過(guò)手動(dòng)輸入、掃描或自動(dòng)抓取等進(jìn)行。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，需要建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)收集和處理規(guī)范。同時(shí)，還需要考慮數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和安全問(wèn)題，以防止數(shù)據(jù)泄露。試卷數(shù)據(jù)收集的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：第一，試卷信息，包括試卷名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)型、所屬課程和難度等；第二，試題信息，試題是試卷的核心部分，需要收集試卷中所有的試題內(nèi)容，包括題型、分值、答案和解析等；第三，使用情況，包括試卷使用時(shí)間、地點(diǎn)和人員等信息；第四，評(píng)分情況，即試卷評(píng)分結(jié)果，包括每個(gè)學(xué)生的得分、總分和平均分等；第五，質(zhì)量評(píng)估，對(duì)試卷質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，需要收集試卷的命題、評(píng)分情況及學(xué)生答卷情況等數(shù)據(jù)；第六，學(xué)生信息，包括姓名、學(xué)號(hào)、班級(jí)和成績(jī)等；第七，教師信息，包括姓名、職稱(chēng)和教授課程等。分析試卷檔案數(shù)據(jù)可以幫助學(xué)校更好地了解試卷的使用情況、學(xué)生表現(xiàn)和教學(xué)質(zhì)量，為學(xué)校提供決策支持。數(shù)據(jù)分析的方法主要包括統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘和機(jī)器學(xué)習(xí)等。構(gòu)建試卷信息化管理系統(tǒng)可以將試卷檔案信息作為教務(wù)管理系統(tǒng)模塊之一，并與其他教務(wù)管理模塊共同組成一套適合高校課程評(píng)價(jià)的系統(tǒng)。例如，可以建立試卷質(zhì)量評(píng)估模型、試題命題難度評(píng)估模型和試題類(lèi)型分布模型等。同時(shí)，高職院校應(yīng)采用信息化管理，將檔案信息分類(lèi)存儲(chǔ)，形成完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)一站式檢索查詢?cè)嚲頇n案，滿足信息共享需求。其次，高職院校應(yīng)整合其他線上教學(xué)平臺(tái)，并將教學(xué)信息資源統(tǒng)一歸口，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)收集、整理和存儲(chǔ)試卷檔案。1.確定整合平臺(tái)。選擇一個(gè)合適的教學(xué)平臺(tái)，其應(yīng)具備信息收集、整理和存儲(chǔ)的功能，并能夠與其他教學(xué)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。該平臺(tái)可以是現(xiàn)有的教學(xué)管理系統(tǒng)或自行開(kāi)發(fā)的教學(xué)管理軟件。2.整合數(shù)據(jù)資源。將其他教學(xué)平臺(tái)的數(shù)據(jù)資源與整合平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，確保能夠獲取各個(gè)平臺(tái)的教學(xué)信息資源。這需要與各平臺(tái)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)合作，建立數(shù)據(jù)接口或使用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。3.設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)收集流程。制定一個(gè)信息收集流程，確保教學(xué)信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地被整合到平臺(tái)中。高職院?？梢栽O(shè)定上傳時(shí)間節(jié)點(diǎn)和規(guī)定教師上傳教學(xué)資料的方式，如上傳教案、試卷等，也可以考慮利用自動(dòng)化工具，如掃描儀或OCR文字識(shí)別技術(shù)，將紙質(zhì)試卷轉(zhuǎn)換為電子文檔。4.數(shù)據(jù)整理和存儲(chǔ)。針對(duì)不同的教學(xué)信息資源，設(shè)計(jì)合適的數(shù)據(jù)分類(lèi)和整理方法。高職院?？梢愿鶕?jù)學(xué)科、年級(jí)、教材等分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)試卷檔案進(jìn)行歸類(lèi)，建立目錄結(jié)構(gòu)或標(biāo)簽系統(tǒng)，可以考慮使用云存儲(chǔ)或本地服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.制定權(quán)限管理策略。高職院校應(yīng)為教師、管理員和學(xué)生等不同角色設(shè)定權(quán)限，限制他們對(duì)教學(xué)信息資源的訪問(wèn)和操作，確保數(shù)據(jù)的安全性。6.提供檢索功能。在整合平臺(tái)上建立強(qiáng)大的檢索功能，以便教師和管理人員能夠方便地找到所需的教學(xué)信息資源和試卷檔案。7.持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。高職院校應(yīng)定期評(píng)估整合平臺(tái)的使用情況和效果，收集用戶反饋，不斷改進(jìn)和優(yōu)化系統(tǒng)功能，并根據(jù)實(shí)際需求添加新的功能。最后，在經(jīng)費(fèi)允許的情況下，高職院?？刹捎肦FID等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)一步升級(jí)試卷檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物流管理與信息管理的完美結(jié)合，提高教務(wù)信息管理的智能化和自動(dòng)化水平。通過(guò)信息化建設(shè)，可以提高試卷檔案管理工作的效率、準(zhǔn)確性和便捷性，為教學(xué)管理提供更好的支持和保障，實(shí)現(xiàn)試卷檔案管理的數(shù)字化，進(jìn)一步發(fā)展智能化和自動(dòng)化的教務(wù)管理系統(tǒng)。

（三）加大資源支持力度。加大資源支持力度可以為試卷檔案信息化管理提供必要的條件和保障，促進(jìn)教學(xué)工作的科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。1.建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)，為高職院校試卷檔案管理體系提供技術(shù)支持。高職院校應(yīng)大力投資信息化建設(shè)，提供先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和軟件工具，以便教師和管理人員更好地進(jìn)行試卷管理。例如，提供掃描儀、電子文檔管理系統(tǒng)等工具，簡(jiǎn)化試卷的整理和存儲(chǔ)過(guò)程。2.建立高職院校試卷庫(kù)或共享平臺(tái)，提高試卷檔案管理的效率。平臺(tái)可供教師上傳和共享試卷資源，促進(jìn)教師之間的交流，提高試卷管理的效率。此外，高職院校應(yīng)該組織培訓(xùn)課程和研討會(huì)，向教師和管理人員傳授試卷檔案管理的知識(shí)和技巧。同時(shí)，提供指導(dǎo)文件和教程，幫助他們了解如何有效地管理和利用試卷資源。3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)。高職院校應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，采取技術(shù)手段加密和保護(hù)試卷檔案的數(shù)據(jù)安全，如數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理、加密傳輸?shù)?，防止?shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)，保護(hù)試卷數(shù)據(jù)不被未授權(quán)人員獲取或篡改。4.加強(qiáng)合作與交流，共享經(jīng)驗(yàn)和資源。高職院?？梢越M織試卷檔案管理的研討會(huì)，分享各自管理的經(jīng)驗(yàn)和做法，探討共同面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，共同尋求解決方案；開(kāi)展試卷檔案管理相關(guān)的合作研究項(xiàng)目，共同研究試卷檔案管理的新方法和新技術(shù)，為試卷檔案管理工作的提升提供理論和實(shí)踐支持，促進(jìn)試卷檔案管理領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)發(fā)展。

通過(guò)以上措施，可以為高職院校試卷檔案管理體系提供更多的資源支持，提高試卷檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)教學(xué)工作的順利開(kāi)展，為改進(jìn)教學(xué)提供數(shù)據(jù)支持。

三、結(jié)語(yǔ)

伴隨著高職院校教學(xué)改革創(chuàng)新工作的不斷發(fā)展，高職院校試卷檔案管理應(yīng)該是現(xiàn)代教育管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合[7]，檔案工作應(yīng)不斷適應(yīng)新發(fā)展要求。因此，作為高職院校檔案管理人員，我們應(yīng)該不斷推進(jìn)試卷檔案管理體系建設(shè)的進(jìn)程，正確把握好檔案提供利用與保密之間的關(guān)系。同時(shí)，積極參與學(xué)校的教學(xué)管理實(shí)施過(guò)程，為學(xué)校師生保存完整且準(zhǔn)確的試卷資料，為高職院校教學(xué)體系的完善提供有效支持。高職院校試卷檔案管理體系的研究具有廣闊的前景，可從以下幾個(gè)方面深入探索，以推動(dòng)試卷檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化和個(gè)性化發(fā)展。第一，智能化管理技術(shù)應(yīng)用。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展，未來(lái)可以探索將智能化技術(shù)應(yīng)用于試卷管理體系中，如自動(dòng)化評(píng)分系統(tǒng)、智能化試卷生成系統(tǒng)等，提高管理效率和準(zhǔn)確性。第二，移動(dòng)化管理平臺(tái)的建設(shè)。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，可以研究建設(shè)移動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教師和學(xué)生對(duì)試卷檔案的便捷訪問(wèn)，提高管理的靈活性。第三，教學(xué)評(píng)估和個(gè)性化教學(xué)的結(jié)合。將試卷管理與教學(xué)評(píng)估和個(gè)性化教學(xué)相結(jié)合，通過(guò)對(duì)試卷數(shù)據(jù)的分析和挖掘，為改進(jìn)教學(xué)和學(xué)生個(gè)性化學(xué)習(xí)提供數(shù)據(jù)支持。