文/四川省通江縣民營經(jīng)濟工作領導小組辦公室 伏黎明

面對日益復雜的市場環(huán)境，市場監(jiān)管部門承擔著維護市場秩序、保護消費者權益的重要職責。作為市場監(jiān)管部門的服務對象，經(jīng)營主體在市場經(jīng)濟中發(fā)揮著關鍵作用，其合規(guī)經(jīng)營和檔案管理直接影響著市場監(jiān)管的有效性和服務質量。對此，市場監(jiān)管部門承擔著重要的責任和使命。經(jīng)營主體的檔案管理工作涉及對其注冊登記、經(jīng)營許可、合同備案、財務報表、產品質量等相關信息的記錄和歸檔。這些檔案記錄不僅是經(jīng)營主體合規(guī)經(jīng)營的重要依據(jù)，也是市場監(jiān)管部門了解經(jīng)營主體狀況、開展監(jiān)管工作的重要數(shù)據(jù)源。

一、經(jīng)營主體檔案管理工作的現(xiàn)狀

經(jīng)營主體檔案管理工作的規(guī)范化與標準化是指制定和遵循一系列的規(guī)范和標準，以確保檔案管理工作的有效性、一致性和高質量。經(jīng)營主體應該制定檔案管理政策和制度，明確檔案管理的目標、原則和責任分工，政策和制度應該包括檔案創(chuàng)建、獲取、組織、利用、保存和處置等方面的規(guī)定，以期指導和規(guī)范檔案管理工作的實施。規(guī)范化的檔案管理需要建立清晰的流程和程序，以確保檔案管理工作的有序進行，包括檔案的歸檔、編目、索引、檢索、傳遞、保存和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作流程和步驟，流程和程序應考慮到各個環(huán)節(jié)的規(guī)范要求和最佳實踐，提高檔案管理的效率和準確性[1]。

在當前的市場環(huán)境中，經(jīng)營主體的檔案管理水平存在著較大的差異。一些企業(yè)和組織重視檔案管理工作，建立了完善的檔案管理制度和流程，定期進行檔案整理和歸檔，并采用電子檔案管理系統(tǒng)進行管理。不過仍然有一部分經(jīng)營主體對檔案管理工作重視不夠，存在檔案記錄不完整、無序存放、無規(guī)范操作等問題。另外，部分經(jīng)營主體在檔案管理方面仍然依賴傳統(tǒng)的紙質檔案，存在存儲空間占用大、檢索效率低、易損壞等問題，對電子檔案管理系統(tǒng)的采用程度較低，缺乏對新技術的應用和推廣。在檔案管理的規(guī)范性和標準化方面，各個經(jīng)營主體之間存在顯著差異，還有一些經(jīng)營主體在檔案管理方面缺乏明確的制度和標準，導致檔案管理工作的規(guī)范性和一致性不足。

二、經(jīng)營主體檔案管理工作的特點

（一）法律合規(guī)性。經(jīng)營主體檔案管理需要符合相關的法律法規(guī)和政策要求。例如，企業(yè)需要遵守會計法、公司法等；組織需要遵守相關的行業(yè)規(guī)范和管理制度；個體經(jīng)營者需要遵守稅務法規(guī)和個體工商戶管理規(guī)定。經(jīng)營主體檔案中包含大量的敏感信息，如個人身份信息、財務數(shù)據(jù)、商業(yè)機密等，檔案管理必須遵守隱私和數(shù)據(jù)保護的法律要求，確保這些信息的安全，檔案管理人員需要采取適當?shù)募夹g和組織措施，如權限控制、數(shù)據(jù)加密等，防止未經(jīng)授權的訪問和泄露。不同類型的檔案有著不同的保存期限要求，經(jīng)營主體檔案管理必須根據(jù)法律規(guī)定和業(yè)務需要，確定檔案的保存期限，并在檔期到期后及時進行銷毀或轉移[2]。例如，稅務相關檔案通常需要保存一定年限，而合同文件可能需要保存至合同履行結束。

（二）保密性和安全性。經(jīng)營主體檔案中包含著大量的敏感信息，如財務數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密、個人隱私等。檔案管理需要確保這些信息的保密性和安全性，通過權限控制、加密技術和安全存儲設施等手段來防止信息泄露和損壞。例如，對于企業(yè)檔案，財務信息可能只授權給特定財務人員訪問，而人力資源檔案可能只授權給人力資源部門的工作人員訪問。對于電子檔案，加密技術是確保檔案信息安全的重要手段之一，敏感信息應采用適當?shù)募用芩惴ㄟM行加密存儲，防止不法分子竊取，此外，對于檔案的傳輸過程，應使用安全通道或加密協(xié)議，確保信息在傳輸過程中不被篡改或泄漏。經(jīng)營主體檔案應選擇安全的存儲介質，如安全服務器、網(wǎng)絡存儲設備或云存儲服務，以確保信息的安全性和完整性[3]。

（三）生命周期管理。經(jīng)營主體檔案管理工作特點中的生命周期管理指的是對檔案從創(chuàng)建到銷毀的全過程進行有效管理和控制。生命周期管理涵蓋檔案的各個階段，包括創(chuàng)建、獲取、組織、利用、保存和處置等環(huán)節(jié)。在經(jīng)營主體檔案管理工作中，檔案的創(chuàng)建和獲取是生命周期管理的起點，包括經(jīng)營活動中生成的各類文件、記錄和數(shù)據(jù)，如合同、報表、會議記錄、電子郵件等。在這一階段，需要確保檔案的正確性、完整性和可追溯性，采用標準化的記錄和歸檔方法。在獲取檔案后，經(jīng)營主體需要對檔案進行組織和分類，以便后續(xù)的管理和利用，包括對檔案進行歸檔、編目、索引和分類，建立檔案目錄和檔案庫等，組織和分類的目的是使檔案易于查找和使用，并確保檔案的結構和秩序[4]。

三、提高經(jīng)營主體檔案管理工作的規(guī)范化與標準化的策略

（一）建立完善的檔案管理制度。調查取證和處罰決定是市場監(jiān)管部門日常任務之一，旨在維護市場秩序和保護消費者權益。在這一過程中，建立完善的檔案管理制度具有重要意義。例如，市場監(jiān)管部門接到舉報稱某企業(yè)存在違法行為，需要開展調查取證并作出相應處罰決定，如果檔案管理制度不完善，調查過程中可能出現(xiàn)證據(jù)缺失、混淆或篡改等問題，導致調查結果不準確、不可靠[5]。市場監(jiān)管部門可制定相關的檔案管理規(guī)定和指南，明確檔案管理的責任部門和人員，規(guī)定檔案的歸檔、整理、檢索和銷毀等流程和要求。制度中應包括檔案管理的基本原則、操作規(guī)范以及涉及檔案保密和信息安全的措施。第一，市場監(jiān)管部門須明確檔案管理的目標，例如確保檔案的完整性、準確性、安全性和可訪問性。同時，明確檔案管理的基本原則，如信息真實性原則、權責清晰原則、審計追溯原則等。第二，明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的責任部門和人員，包括檔案管理部門、檔案管理員和相關崗位的職責。確保檔案管理工作有專人負責，明確各級管理人員對檔案管理工作的重要性和支持。第三，建立檔案的分類體系，根據(jù)檔案的性質、用途和重要性進行分類，制定檔案的歸檔規(guī)則。明確檔案的命名規(guī)則、編號規(guī)則和索引規(guī)則，使檔案能夠被快速檢索和追溯。第四，確定檔案的存儲方式和存儲設施，確保檔案的安全和完整性。對于紙質檔案，應建立適當?shù)拇鎯臻g，如檔案庫房或檔案柜；對于電子檔案，應采用可靠的存儲設備和數(shù)據(jù)備份機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。第五，制定檔案的使用規(guī)則和訪問權限管理制度，明確誰有權查閱檔案，以及查閱檔案的程序和限制。同時，加強檔案的保密意識教育，確保敏感信息和商業(yè)機密的安全。

（二）不斷促進檔案管理工作改革與創(chuàng)新。市場監(jiān)管部門需要不斷促進檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，以提高監(jiān)管效能，促進信息化發(fā)展，加強風險防控，促進公平競爭，保障信息安全。這將有助于實現(xiàn)市場監(jiān)管部門的職責使命，推動經(jīng)濟社會的健康發(fā)展。在提高經(jīng)營主體檔案管理工作的規(guī)范化與標準化過程中，不斷促進檔案管理工作改革與創(chuàng)新就顯得尤為重要。首先，要建立靈活、適應性強的檔案管理制度，鼓勵創(chuàng)新和改進，制定和修訂檔案管理政策和規(guī)章制度，使其能夠適應不斷變化的業(yè)務需求和技術發(fā)展，通過制度改革，為檔案管理工作提供更大的自主權和創(chuàng)新空間。其次，引入新的技術和工具，促進檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。例如，采用數(shù)字化管理工具、檔案管理系統(tǒng)、人工智能和大數(shù)據(jù)分析等技術，提高檔案管理的效率和準確性。同時，鼓勵檔案管理人員學習和掌握這些新技術，推動其在實際工作中的應用和創(chuàng)新。最后，建立創(chuàng)新平臺和機制，為檔案管理人員提供創(chuàng)新和改革的機會和空間，組織創(chuàng)新團隊、設立創(chuàng)新基金、開展創(chuàng)新項目等，通過鼓勵和支持檔案管理人員的創(chuàng)新思維和實踐，推動檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。

（三）建設現(xiàn)代化檔案管理機制。市場監(jiān)管部門采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，面臨著大量紙質檔案的存儲、檢索和管理難題，效率低下且易于遺失或損壞。為此，該部門決定進行檔案管理工作的數(shù)字化改革。引入先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將紙質檔案轉換為電子檔案，并建立起相應的電子檔案庫和檢索系統(tǒng)。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，市場監(jiān)管部門能夠實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、追溯和共享，大幅提升工作效率和數(shù)據(jù)的安全性，更好地支持市場監(jiān)管工作的開展。隨著信息技術的迅速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理和大數(shù)據(jù)分析等技術手段的應用已成為時代趨勢。市場監(jiān)管部門需要跟上信息化的步伐，推動檔案管理工作的數(shù)字化、智能化和自動化，提高數(shù)據(jù)的處理能力和利用能力。提高經(jīng)營主體檔案管理工作的規(guī)范化與標準化需要建設現(xiàn)代化檔案管理機制，確保檔案管理工作的高效性和可持續(xù)發(fā)展。經(jīng)營主體應設立專門的檔案管理部門或機構，負責檔案管理工作的組織和協(xié)調。同時，部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保存、利用和處置等工作。經(jīng)營主體應制定檔案管理政策和制度，明確檔案管理的目標、原則和要求，政策和制度應包括檔案管理的組織架構、職責分工、工作流程、規(guī)范和標準等內容，為檔案管理工作提供明確的指導和規(guī)范。還應該制定檔案管理流程和程序，確保檔案管理工作有序進行。流程和程序應包括檔案的獲取、登記、分類、編目、存儲、檢索、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作步驟和要求，通過建立標準化的流程和程序，提高檔案管理的效率和一致性。

（四）構建檔案管理安全體系。市場監(jiān)管部門經(jīng)常處理包含商業(yè)機密和敏感信息的檔案，如企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)、客戶隱私信息等。如果這些檔案未受到妥善保護，可能會導致商業(yè)機密泄露、信息濫用或數(shù)據(jù)丟失等風險。為此，市場監(jiān)管部門構建檔案管理安全體系，包括制定檔案保密措施、明確訪問權限管理制度、加強員工保密意識培訓等。通過這些措施，確保商業(yè)機密和敏感信息的安全，避免不必要的法律糾紛和損失。檔案中往往包含重要的商業(yè)機密和個人隱私信息，市場監(jiān)管部門需要不斷促進檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，加強信息安全保障措施，防止檔案信息被泄露、濫用或篡改，保障經(jīng)營主體和公眾的合法權益。構建檔案管理安全體系是提高經(jīng)營主體檔案管理工作的規(guī)范化與標準化的重要策略之一。第一，經(jīng)營主體應制定檔案管理安全政策和制度，明確對檔案的保密和安全要求，安全政策和制度應包括對檔案的訪問控制、傳輸安全、備份與恢復、災備等方面的規(guī)定，確保檔案管理工作符合相關法律法規(guī)和標準，保護檔案的機密性和完整性。第二，建立合理的訪問控制機制，限制檔案的訪問權限，對不同級別的檔案設定不同的訪問權限，確保只有授權人員可以訪問和操作檔案，采用身份驗證、密碼保護、訪問日志等技術手段，記錄和監(jiān)控檔案的訪問活動，保證檔案的安全性和可追溯性。第三，建立適當?shù)奈锢戆踩胧?，保護紙質檔案的安全，例如，設置安全門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控攝像頭、使用安全柜或保險箱等，防止未經(jīng)授權的人員進入檔案存儲區(qū)域，合理規(guī)劃檔案存儲空間，防止火災、水災等意外事件對檔案的損害。第四，針對電子檔案，采取必要的數(shù)字安全措施，保護檔案的機密性和完整性，使用防病毒軟件和防火墻，防止惡意軟件和網(wǎng)絡攻擊對檔案系統(tǒng)的侵入，對敏感數(shù)據(jù)和重要檔案進行加密和備份，確保檔案的安全存儲和傳輸。

四、結語

經(jīng)營主體檔案管理工作的規(guī)范化與標準化是市場監(jiān)管部門為服務經(jīng)營主體和廣大群眾而努力的重要舉措。通過建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理的質量和效率，市場監(jiān)管部門能夠更好地履行監(jiān)管職責，促進公平競爭和市場秩序的健康發(fā)展。同時，規(guī)范化和標準化的檔案管理也為經(jīng)營主體提供了便利和支持，提升了經(jīng)營效率和競爭力，實現(xiàn)了市場監(jiān)管部門與經(jīng)營主體的共贏局面。未來，市場監(jiān)管部門應繼續(xù)加強檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，積極應用新技術、新手段，推動數(shù)字化檔案管理和大數(shù)據(jù)分析的發(fā)展，進一步提升檔案管理的水平和能力。