劉妍

現(xiàn)從新公共服務(wù)視角出發(fā)，分析學(xué)校檔案工作中存在的問題，如檔案管理制度不健全、數(shù)字化程度不高、資源共享難度大、檔案傳承意識不強等。針對這些問題提出健全檔案管理制度、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、促進(jìn)檔案資源共享及強化檔案傳承意識等優(yōu)化策略，以期全面優(yōu)化學(xué)校檔案工作，提升學(xué)校治理能力與服務(wù)水平，推動學(xué)校檔案管理工作提質(zhì)增效、創(chuàng)新發(fā)展。

新公共服務(wù)視角下探析學(xué)校檔案工作優(yōu)化策略對提升學(xué)校治理能力與服務(wù)水平具有重要意義。文章基于當(dāng)前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題探究檔案工作的優(yōu)化策略，以期為推動學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供一定的參考。

新公共服務(wù)視角下優(yōu)化學(xué)校檔案工作的意義

提升學(xué)校管理效率

學(xué)校管理離不開檔案工作的高效開展。新公共服務(wù)視角下，優(yōu)化學(xué)校檔案工作是提升學(xué)校管理效率的重要手段。學(xué)校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的見證，是學(xué)校開展各項工作的重要依據(jù)。優(yōu)化學(xué)校檔案工作可以幫助有關(guān)人員更好地利用檔案資源，提高學(xué)校管理的科學(xué)性和規(guī)范性。例如，通過電子化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，工作人員可以快速、準(zhǔn)確地查找和利用檔案信息，大大提高工作效率。同時，優(yōu)化檔案工作也有利于提高學(xué)校的決策水平，為學(xué)校制訂發(fā)展規(guī)劃和進(jìn)行決策提供有力支持，幫助學(xué)校更好地應(yīng)對當(dāng)前教育改革的要求。

保障學(xué)生權(quán)益

新公共服務(wù)理論強調(diào)公共利益和公眾參與。新公共服務(wù)視角下，優(yōu)化學(xué)校檔案工作是保障學(xué)生權(quán)益的重要方式。學(xué)生的學(xué)籍、成績、獎懲情況等重要信息都保存在檔案中，這些信息的準(zhǔn)確、完整與否直接關(guān)系到學(xué)生的權(quán)益。優(yōu)化檔案工作可以確保這些信息的準(zhǔn)確性和完整性，提高學(xué)校檔案工作的質(zhì)量和效率，提升學(xué)生對學(xué)校服務(wù)的滿意度，營造良好的校園氛圍。

推動學(xué)校發(fā)展

新公共服務(wù)視角下，優(yōu)化學(xué)校檔案工作對推動學(xué)校發(fā)展意義重大。一方面，優(yōu)化檔案工作可以為學(xué)校教育教學(xué)改革、科研創(chuàng)新、人才培養(yǎng)等工作的開展提供有力的支持，保障學(xué)校各項工作高效開展。另一方面，優(yōu)化檔案工作也可以提高學(xué)校的對外交流與合作能力，提升學(xué)校的社會影響力。例如，通過開放和共享檔案資源，學(xué)?？梢耘c社會公眾、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)等進(jìn)行更深入的交流與合作，推動學(xué)校發(fā)展。

新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀及問題分析

檔案管理制度不健全

部分學(xué)校檔案管理制度缺乏或不完善，出現(xiàn)了檔案管理混亂、信息不全面等問題。首先，部分學(xué)校缺乏完善的檔案管理制度，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案管理混亂。其次，部分學(xué)?，F(xiàn)有檔案管理制度內(nèi)容不夠詳盡、具體，缺乏可操作性。最后，學(xué)校檔案管理制度與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合不足。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理已成為發(fā)展趨勢，但一些學(xué)校仍未充分利用信息技術(shù)提高其檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

檔案數(shù)字化程度不高

在學(xué)校檔案管理過程中，許多檔案資料尚未數(shù)字化，導(dǎo)致訪問和檢索效率低下。數(shù)字化檔案管理是當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，然而部分學(xué)校在推動檔案管理工作數(shù)字化方面仍存在一些問題。首先，部分學(xué)校的檔案仍以紙質(zhì)檔案為主。大量紙質(zhì)檔案不僅占用了大量的存儲空間，也使得檔案的檢索和利用效率較低，難以滿足學(xué)校日益增長的信息化管理需求。其次，部分學(xué)校數(shù)字化檔案的覆蓋范圍較小，涉及的檔案類型和內(nèi)容有限，導(dǎo)致學(xué)校數(shù)字化檔案的全面性和完整性不足，難以充分滿足教學(xué)、科研、管理等方面的需求。

檔案資源共享難度大

如今，學(xué)校在進(jìn)行檔案資源共享時，仍面臨技術(shù)、管理和理念等方面的挑戰(zhàn)。首先，在技術(shù)層面，各個部門或?qū)W院采用不同的檔案管理系統(tǒng)或標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源的格式和結(jié)構(gòu)差異較大，不利于資源共享。此外，檔案資源的數(shù)字化程度和信息化水平也參差不齊，存在格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊的問題，給資源共享帶來了一定的難度。其次，在管理層面，檔案資源共享涉及部門之間的權(quán)限劃分、數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)等問題。各個部門擔(dān)心共享過程中可能會泄露敏感信息，在資源共享過程中往往有所保留。此外，缺乏統(tǒng)一的檔案資源管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也給資源共享帶來了一定的難度。最后，在理念層面，檔案資源共享需要各部門和各單位樹立合作共贏的理念，但現(xiàn)實中各部門及單位往往因存在相互競爭、獨立發(fā)展等思維模式阻礙了檔案資源共享的進(jìn)度。

檔案傳承意識不強

檔案傳承是指檔案資料的收集、整理、保存和利用等各種活動的持續(xù)性開展。然而，在學(xué)校檔案管理工作中，多數(shù)學(xué)校工作人員對檔案傳承的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。首先，在傳統(tǒng)觀念影響下，檔案資料被視為私人物品或機(jī)構(gòu)獨有的資源，相關(guān)人員缺乏對檔案傳承的全局性認(rèn)識。此外，檔案傳承需要長期的投入和支持，但一些學(xué)校和機(jī)構(gòu)只關(guān)注眼前的利益和實效，往往忽視了檔案傳承的意義和價值。其次，學(xué)校的檔案管理工作通常由檔案管理部門或宣傳部門負(fù)責(zé)，但在學(xué)校的業(yè)務(wù)流程中，檔案管理工作往往被視為邊緣性工作，沒有得到應(yīng)有的重視。再次，檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升，這一問題也影響了檔案的傳承。最后，在現(xiàn)代社會中，很多人對學(xué)校檔案傳承工作缺乏關(guān)注，對檔案傳承的重要性認(rèn)識不足。

新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案工作優(yōu)化策略探析

健全檔案管理制度

健全檔案管理制度對學(xué)校及其他機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的開展至關(guān)重要。完善的檔案管理制度可以提高檔案資源的利用效率，確保檔案的安全性和完整性，并為檔案傳承提供有力支持。新公共服務(wù)視角下，健全學(xué)校檔案管理制度須轉(zhuǎn)變管理理念，提升服務(wù)意識，從多方面健全檔案管理制度。第一，明確檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)。學(xué)校應(yīng)成立專門的檔案管理部門或設(shè)置檔案管理崗位，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作的專業(yè)性。同時，形成檔案管理部門與其他職能部門的協(xié)調(diào)機(jī)制，強化各個部門對檔案管理工作的支持。第二，明確檔案管理的流程和操作規(guī)范。檔案管理工作涉及檔案的收集、整理、保存、利用和傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)，需要明確每個環(huán)節(jié)的具體操作步驟和標(biāo)準(zhǔn)。例如，檔案資料的收集、整理和分類應(yīng)遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案的保存應(yīng)滿足特定的環(huán)境條件等。同時，應(yīng)制定檔案的安全管理及保護(hù)措施。檔案管理涉及大量的敏感信息和機(jī)密資料，必須加強對檔案的保護(hù)。例如，明確檔案的存儲設(shè)備和環(huán)境要求，規(guī)定檔案的訪問權(quán)限和使用范圍，加強檔案的備份和防火等安全措施。此外，還應(yīng)明確檔案的保密責(zé)任和違規(guī)處理措施，以確保檔案的安全性和完整性。第三，制定有效、明確的檔案共享及評估機(jī)制。各部門應(yīng)明確檔案共享原則，積極與不同部門和單位進(jìn)行交流和檔案共享。同時，應(yīng)注重檔案數(shù)據(jù)格式的規(guī)范化，注重數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)等方面。此外，應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行管理評估、內(nèi)部審計，以及由外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估，以確保檔案管理工作的規(guī)范性。第四，注重宣傳和培訓(xùn)。學(xué)校應(yīng)加強對檔案管理制度的宣傳和推廣，使全體員工了解檔案管理制度的內(nèi)容和重要性。同時，學(xué)校還應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其檔案管理的專業(yè)水平和服務(wù)意識。

推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

新公共服務(wù)視角下，推進(jìn)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)是重要發(fā)展方向，可以提高檔案管理的效率和便捷性，同時確保檔案信息的安全性和長期保存。學(xué)?？梢酝ㄟ^進(jìn)行檔案數(shù)字化規(guī)劃、建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描和轉(zhuǎn)換、加強數(shù)字檔案的存儲和備份、加強檔案數(shù)字化管理人員的培訓(xùn)和能力建設(shè)等措施推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。第一，進(jìn)行檔案數(shù)字化規(guī)劃。在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)之前，需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃和調(diào)研，明確數(shù)字化檔案的范圍、目標(biāo)和需求。規(guī)劃過程中應(yīng)考慮不同類型的檔案如紙質(zhì)檔案、電子檔案、多媒體檔案等，確定檔案數(shù)字化的優(yōu)先級和步驟，并制訂相應(yīng)的實施計劃。第二，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容，用于收集、整理、存儲和檢索數(shù)字化檔案。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的數(shù)據(jù)庫、完善的權(quán)限管理和訪問控制機(jī)制，以及便捷的查詢和檢索功能。此外，該系統(tǒng)還應(yīng)支持檔案的數(shù)字化處理和元數(shù)據(jù)的添加，以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。第三，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描和轉(zhuǎn)換。可以采用專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案掃描和轉(zhuǎn)換成電子文件。在轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)注意文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的可讀性和兼容性。同時，還需要對掃描后的電子文件進(jìn)行質(zhì)量檢查和元數(shù)據(jù)的添加，以便于后續(xù)的管理和利用。第四，加強數(shù)字檔案的存儲和備份。檔案數(shù)字化建設(shè)需要配備安全可靠的存儲設(shè)備和環(huán)境。可以選擇云存儲、硬盤陣列等技術(shù)手段進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程備份和容災(zāi)保護(hù)，以確保檔案的穩(wěn)定性和安全性。此外，還需要建立檔案的完整性和真實性驗證機(jī)制，以保證檔案信息的可信度和可靠性。第五，加強檔案數(shù)字化管理人員的培訓(xùn)和能力建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員進(jìn)行操作和管理，因此，需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)?？梢越M織相關(guān)的培訓(xùn)班和研討會，提供技術(shù)指導(dǎo)，使管理人員能夠熟練掌握檔案數(shù)字化管理的技術(shù)和方法。

促進(jìn)檔案資源共享

新公共服務(wù)視角下，促進(jìn)檔案資源共享對于檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要，有助于提升檔案資源共享的效率和水平，為廣大用戶提供更加豐富、便捷的數(shù)字化檔案服務(wù)。第一，建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺。該平臺應(yīng)當(dāng)具備良好的用戶界面和功能設(shè)計，使得用戶能夠便捷地檢索、瀏覽和下載所需的數(shù)字檔案資源。同時，平臺還應(yīng)當(dāng)具備完善的權(quán)限管理機(jī)制，確保不同用戶在遵守相關(guān)法律法規(guī)的前提下獲取想要的檔案資源。第二，加強檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化和分類管理。對數(shù)字檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化處理，包括元數(shù)據(jù)的添加、文件格式的規(guī)范等，以便用戶進(jìn)行有效的檢索和利用。同時，根據(jù)檔案資源的內(nèi)容和類型，進(jìn)行科學(xué)的分類管理，使得用戶能夠更加精準(zhǔn)地找到需要的檔案資源。第三，推動跨部門和跨地區(qū)的檔案資源共享。在建立數(shù)字檔案資源共享平臺的基礎(chǔ)上，通過協(xié)商和合作的方式，促進(jìn)不同部門和地區(qū)之間的檔案資源共享，實現(xiàn)檔案資源的互通互用，提高檔案資源的整體利用效率。第四，加強檔案資源的宣傳和推廣工作。可以利用各類宣傳渠道和媒介，向社會各界宣傳數(shù)字檔案資源的開放共享情況，鼓勵更多用戶利用檔案資源，加強社會對檔案資源共享的認(rèn)知和支持。第五，建立檔案資源共享的激勵機(jī)制。可以通過制定獎勵措施、開展評優(yōu)活動等方式，激勵各單位積極參與檔案資源的共享工作，推動檔案資源共享工作取得更好的成效。

強化檔案傳承意識

新公共服務(wù)視角下，增強檔案管理人員和使用者的檔案傳承意識與責(zé)任感也是提升學(xué)校檔案工作服務(wù)質(zhì)量的重要一環(huán)。第一，提升管理人員的傳承意識和技能。組織專業(yè)的培訓(xùn)班和研討會，培養(yǎng)和提升檔案管理人員的傳承意識和技能，使其能夠有效地保護(hù)、整理和利用檔案資源。第二，加強檔案傳承機(jī)構(gòu)的建設(shè)和支持。鼓勵各級政府和相關(guān)機(jī)構(gòu)加大資金和人力投入力度，建設(shè)檔案傳承中心、檔案館等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案資源的整理、保護(hù)和傳承工作。同時，為這些機(jī)構(gòu)提供必要的支持和政策保障，確保其順利開展檔案傳承工作。第三，加強檔案傳承的法律法規(guī)建設(shè)。制定和完善檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，明確檔案的保護(hù)和傳承責(zé)任，規(guī)范檔案傳承的程序和要求，加強對檔案傳承工作的監(jiān)督和檢查，確保檔案資源的合規(guī)性和安全性。第四，加強檔案傳承成果的利用和推廣。將檔案傳承成果應(yīng)用于教育、科研、文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)等領(lǐng)域，推動檔案資源的有效利用和價值發(fā)揮。同時，積極開展檔案展覽、數(shù)字化展示等活動，向公眾展示檔案的豐富內(nèi)涵和歷史價值，增強公眾對檔案傳承的認(rèn)同感。

綜上所述，從新公共服務(wù)視角分析學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀，能夠有效發(fā)現(xiàn)檔案管理制度、數(shù)字化建設(shè)工作、資源共享、傳承意識等方面存在的問題。通過落實健全檔案管理制度、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、促進(jìn)檔案資源共享、增強傳承意識等具體優(yōu)化策略，能夠全面優(yōu)化學(xué)校檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

（作者單位：甘南藏族自治州衛(wèi)生學(xué)校）